Изпращане на имейл в работен поток

Отваряне на SharePoint Designer 2013 и свързване със сайт на SharePoint

SharePoint Designer 2013 се инсталира като приложение на Office 2013. За да отворите SharePoint Designer 2013 и да се свържете към сайт на SharePoint, изпълнете следните стъпки:

1. За да отворите SharePoint Designer 2013, изберете го от менюто "Старт". Изберете иконата Старт>Всички програми>Microsoft Office 2013>SharePoint Designer 2013.

2. На началната страница на SharePoint Designer 2013 изберете Отваряне на сайт.

3. Въведете сайта на SharePoint, с който искате да се свържете, например http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site.

4. За да отворите сайта, изберете Отвори.

5. Ако получите подкана, въведете идентификационните си данни. (Ако защитата не е интегрирана с компютъра, в който сте влезли, ще бъдете подканени да въведете идентификационните си данни.) Уверете се, че използвате идентификационни данни, които имат достъп до сайта на SharePoint.

Създаване на работен поток "Списък", базиран на платформата "Работен поток на SharePoint"

1. В навигационния екран изберете възела Работни потоци.

2. В секцията Създай на раздела Работни потоци изберете падащото меню Работен поток за списък.

3. Изберете списъка , който искате да свържете с новия работен поток.

4. В диалоговия прозорец Създаване на работен поток за списък въведете име и описание за работния поток и след това се уверете, че сте задали Тип платформа на работен поток на SharePoint 2013.

5. За да създадете работния поток, изберете OK.

Сега, след като работният поток е създаден, можете да добавите действия, условия, етапи, стъпки и цикли, за да създадете вашия работен поток. Тези компоненти на работния поток са налични в лентата на SharePoint Designer 2013.

За повече информация относно наличния списък с действия от работния поток вж. също.

Създаване на действието за изпращане на имейл

1. Изберете Действия, след което изберете Изпращане на имейл.

2. В действието изберете тези потребители.

3. В диалоговия прозорец Дефиниране на имейл съобщение изберете потребители от съществуващите потребители и Групи или въведете собствен имейл адрес в полето До.

   Забележки: 

   • За да изпратите имейл до външен имейл адрес. трябва да можете да извлечете информация от съответния имейл сървър.

   • Адресът " До " на имейл може да бъде конкретен, статичен адрес (например NORTHWINDTRADERS\junmin или junmin@northwindtraders.com) или справка за работен поток за променлива информация. За повече информация относно използването на справки за работен поток за динамично адресиране на имейли, изпратени от работния поток, вместо да използвате статични адреси, вижте Динамично избиране на потребители или групи за получаване на съобщението.

   • Адресът на подателя на рендирания имейл винаги ще бъде имейл адресът на администратора на сървъра, освен ако администраторът на сървъра не промени адреса на подателя за текущото уеб приложение или за всички уеб приложения. За да научите повече, прочетете Конфигуриране на изходящ имейл за конкретно уеб приложение.

4. В полето Тема въведете тема за имейла или за да дефинирате справка за работния поток за текста, който искате тук, изберете Показване на обвързване на данни .

   Забележка: За да се компилира правилно работният поток, трябва да направите запис в полето Тема.

5. В голямото поле под полето Тема въведете или поставете основния текст на имейла.

   

6. Изберете OK.

7. Изберете Действие>Преминаване към даден етап.

8. Изберете Край на работния поток.

9. Изберете Публикуване.

За по-разширени опции за промяна на съдържанието на имейла вижте разделите по-долу.

Най-горе на страницата

Използване на потребителски списък за съхраняване на адресите на получателите

Ако получателите се променят периодично, но не достатъчно често, че трябва да бъдат зададени във формуляр за иницииране всеки път, когато се стартира работният поток, можете да създадете потребителски списък на получателите, съдържащ по един списъчен елемент за всеки работен поток, който препраща към него, и след това да създадете колони, в които можете да съхранявате адресите, до които да се изпраща всеки имейл от всеки работен поток. Когато получателите за някое съобщение от работния поток се променят, трябва само да промените адресите в съответното поле в елемента от списъка Получатели за този работен поток.

За да използвате справка за работен поток в списък на получатели по избор:

1. В браузъра създайте потребителски списък с име Получатели със следните три колони:

   • Променете името на колоната за заглавие по подразбиране на Име на работен поток. Оставете всички други опции, както са. За повече информация за промяната на колона в списък или библиотека вж. Вижте също.

   • Добавяне на колона "Лице" или "Група", наречена "До". В тази колона разрешете избор както на Хора, така и на Групи, но не разрешавайте множество селекции. Оставете всички други опции, както са. За повече информация относно създаването на колона в списък или библиотека вж. Вижте също.

   • Добавяне на колона с едноредов текст с име "Як". Оставете всички други опции, както са.

2. В списъка Получатели създайте нов елемент и след това направете следното:

   • В полето Име на работен поток въведете Преглед на документа, което е името на примерния работен поток, използван тук.

   • В полето До изберете Адресна книга и след това в диалоговия прозорец Избор на Хора и Групи изберете един човек или група за адресиране на имейлите.

   • В полето Як въведете имейл адресите на получателите, за да адресирате копията, като разделите няколко адреса с точка и запетая.

3. Създаване на нов работен поток.

4. Изберете Действия, след което изберете Изпращане на имейл.

5. В действие изберете тези потребители.

6. В диалоговия прозорец Дефиниране на имейл съобщение , в края на полето До щракнете върху Адресна книга .

7. В диалоговия прозорец Избор на потребители, в списъка Или изберете от съществуващи потребители и Групи изберете Търсене на работен поток за потребител и след това изберете Добави.

8. В диалоговия прозорец Търсене на лице или група изберете следните опции:

   • Източник на данни: Получатели или името на вашия потребителски списък.

   • Поле от източник: До или полето, което съдържа адреса, който искате, в реда До.

   • Връщане на полето като: Име за влизане. Това решава формата на полето "До" в имейла.

   • Поле: Получатели: Име на работния поток

   • Стойност: Въведете Преглед на документ или името на текущия работен поток.

     

     Тази справка гласи "От списъка получатели изберете стойността на полето "До", където името на работния поток е равно на "Преглед на документ".

     Горната половина на диалоговия прозорец задава списъка и колоната; долната половина на диалоговия прозорец задава реда.

9. В диалоговия прозорец Справка за лице или група изберете OK.

10. В имейла за гарантиране на уникални справки изберете OK.

11. За да затворите диалоговия прозорец Избор на потребители , изберете отново OK .

12. В диалоговия прозорец Дефиниране на имейл съобщение , в края на полето "Як" изберете Адресна книга .

13. В диалоговия прозорец Избор на потребители, в списъка Или изберете от съществуващи потребители и Групи изберете Търсене на работен поток за потребител и след това изберете Добави.

14. В диалоговия прозорец Дефиниране на справка за работен поток изберете следните опции:

    • Източник на данни: Получатели или името на вашия потребителски списък.

    • Поле от източник: "Як" или полето, съдържащо адреса, който искате, в реда "Як".

    • Връщане на полето като: Име за влизане. Това решава формата на полето "До" в имейла.

    • Поле: Получатели: Име на работния поток

    • Стойност: Въведете Преглед на документ или името на текущия работен поток.

      

      Тази справка гласи "От списъка получатели изберете стойността на полето "Як", където името на работния поток е равно на "Преглед на документ".

15. Изберете OK и в предупредителното съобщение изберете отново OK .

16. За да затворите диалоговия прозорец Избор на потребители , изберете OK.

Сега, когато работният поток изпрати този имейл, той го изпраща до адресите, изброени в полетата "До" и "Як" на елемента "Преглед на документ" в списъка "Получатели по избор". За да промените получателите, просто направете желаните промени в елемента от списъка.

Един работен поток може да изпрати няколко имейла и имейлите може да не се изпращат до едни и същи получатели. За да съхранявате други адреси за допълнителни имейли, изпратени от този работен поток, можете да добавяте колони към списъка, за да съхранявате другите адреси. В този случай може да искате да наименуване на колоните "Първо съобщение до", "Второ съобщение до" и т.н.

Като алтернатива можете да проектирате списъка, така че да създадете по един елемент за всеки имейл, изпращан от работния поток, вместо по един елемент за всеки работен поток. В този случай се уверете, че името, използвано за идентифициране на всеки имейл, е уникално, така че справките, които извличат адресите, да връщат уникалната стойност, която искате.

Използване на формуляра за иницииране на работен поток за задаване на получатели

Ако искате получателите да бъдат задавани всеки път, когато даден работен поток се стартира ръчно, можете да персонализирате формуляра за иницииране на работен поток, за да съберете адресите от лицето, което стартира работния поток. След това работният поток може просто да използва въведените адреси директно или да ги копира в полета в текущия елемент , където те все още ще бъдат достъпни за справка, след като работният поток завърши текущия си екземпляр. Ако работният поток е настроен така, че да се стартира автоматично, можете да зададете адреси по подразбиране във формуляра за иницииране всеки път, когато възникне автоматично стартиране.

Най-горе на страницата

Ако текущият елемент е документ в библиотека с документи

В примера с известието за стартиране на работния поток може да искате да предоставите връзка към самия нов документ:

1. Въведете или поставете статичния текст, в който искате да се появи връзката.

2. Изберете текста и изберете Редактиране на хипервръзка.

3. В диалоговия прозорец Редактиране на хипервръзка изберете функция (fx).

   Съвет: След като вмъкнете справка, не можете да я плъзнете в ново местоположение. (Възможно е обаче да "преместите" справка, като плъзнете друг текст около нея.) По същия начин не е възможно да изрежете, копирате или поставите справка или текст, който включва справка.

4. В диалоговия прозорец Справка за низ, в полето Източник на данни изберете Текущ елемент.

5. В полето Поле от източник изберете Кодиран абсолютен URL адрес и след това изберете OK.

   

Когато получателят на имейла избере връзката, документът се отваря за преглед или редактиране.

Ако текущият елемент е елемент от списък

Когато създавате връзка към елемент от списък – например съобщение или календарно събитие – можете да изберете връзката да се отваря или формулярът за показване (DispForm.aspx), или формулярът за редактиране (EditForm.aspx) на елемента от списъка.

За да създадете връзка, която отваря елемента от списъка:

1. В браузъра се придвижете до списъка, в който искате да създадете този работен поток.

2. Отворете елемента от списъка за всеки съществуващ документ в библиотеката, като използвате Преглед на елемент , ако искате връзката да отвори формуляра за показване, или Редактиране на елемент , ако искате връзката да отвори формуляра за редактиране.

3. Копирайте адреса в адресната лента от началото на http: или https: през първия знак за равенство (=).

   

4. Текстът ?ID= е параметър на низа за заявка, който указва на страницата да показва формуляра за всеки елемент в текущия списък или библиотека с ИД на списък, който следва знака за равенство (=), който в този пример ще бъде ИД на списъка на текущия елемент, както е идентифициран от справката за работния поток.

   Забележка: Ако текущият елемент е задача, която е създадена от едно от трите действия за задача от работния поток и ако искате връзката да отвори потребителския формуляр за задача (а не формуляра за показване или редактиране по подразбиране за списъка със задачи), вижте Ако текущият елемент е формуляр за задача по избор. За задачи, които не са създадени от действие за задача от работен поток, и за показването на формуляри дори на тези задачи, създадени от едно от действията за задача от работния поток, текущата процедура е всичко, което ви трябва.

5. В диалоговия прозорец Дефиниране на имейл съобщение въведете или поставете статичния текст, в който искате да се появи връзката, например – за да видите елемента от списъка, щракнете тук.

6. Изберете текста и изберете Редактиране на хипервръзка.

7. В полето Редактиране на хипервръзка, за полето за адрес изберете Конструктор на низове.

8. В диалоговия прозорец На конструктора на низове поставете адреса.

9. Позиционирайте точката на вмъкване непосредствено след знака за равенство (=) и след това изберете Добавяне или Промяна на справка.

10. В диалоговия прозорец Справка за низ , в полето Източник изберете Текущ елемент и в полето Полеот източника изберете ИД.

    

11. Изберете OK.

    Последният низ в string Builder трябва да започва с http:// или https:// и да завършва с [%Current Item:ID%].

    Важно: Макар че справката за текущия елемент с ИД е полезна при създаването на връзки към текущия елемент от списък, следните справки могат да представят грешки в рендирания път и ние не ги препоръчваме за включване в имейл връзки: път, относителен URL адрес на сървъра, URL адрес на източника и URL път.

12. Изберете OK два пъти.

Вашите връзки ще се показват в син текст с подчертаване в имейла.

Ако планирате да използвате връзката повече от веднъж, продължете към следващия раздел.

Съхраняване на адрес на елемент от списък като променлива на работен поток

Можете да съхраните URL адреса на формуляра за показване или да редактирате формуляра на елемент от списък в променлива на работен поток, така че да можете да го използвате на множество места в един и същ работен поток.

1. В прозореца workflow Designer изберете Actions и след това изберете Extract Substring от Index of String.

   

2. В етапа изберете низ и изберете бутон многоточие [...].

3. В диалоговия прозорец На конструктора на низове поставете статичната текстова част от URL адреса (но не и справката за текущия ИД на елемент).

   

4. Поставете точката на вмъкване след знака за равенство (=) и след това изберете Добавяне или Промяна на справка.

5. В диалоговия прозорец Справка за низ, в полето Източник на данни изберете Текущ елемент и в полето Поле от източник изберете ИД.

   

6. Изберете OK.

   Справката се добавя към текста в диалоговия прозорец.

   

7. За да затворите диалоговия прозорец На конструктора на низове , изберете OK.

8. Изберете 0 в Започни от 0 и го замести с 1.

   Забележка: Когато началната стойност има стойност, по-голяма от 1, последният низ съдържа премахнати знаци.

9. Изберете Променлива: подниз или Променлива: подниз1 в Изход към променлива: подниз.

10. В списъка изберете Създаване на нова променлива и след това в диалоговия прозорец Редактиране на променлива въведете име за новата променлива.

11. Уверете се, че Type е зададено на String и след това изберете OK.

12. Изберете под действието, което току-що създадохте, и Добавете действието Изпращане на имейл към Действия, след което изберете тези потребители в действието.

13. За да използвате новата променлива в диалоговия прозорец Дефиниране на имейл съобщение , въведете или поставете текста, в който искате да се показва връзката в основния текст на имейла. Изберете текста и от менюто форматиране изберете Редактиране на хипервръзка. Изберете бутона [fx] или изберете бутона с многоточие [...], след което изберете Добавяне или Промяна на търсенето.

14. В диалоговия прозорец Справка за низ, в списъка Източник на данни изберете Променливи на работния поток и Параметри.

15. В списъка Полеот източник изберете Променлива: име на променлива и след това изберете OK и изберете OK iв следващото поле.

    

Сега можете да вмъкнете тази променлива навсякъде, където искате да бъде в текущия работен поток.

Най-горе на страницата

Основни съвети за отстраняване на неизправности 

Следният списък с въпроси може да ви помогне да определите причината за проблем при създаването на работен поток:

1. Можете ли да създадете друг тип работен поток в същия списък? Например опитайте да създадете работен поток за одобрение.

2. Можете ли да създадете същия работен поток:

   • в друг списък на същия сайт?

   • в друг сайт под една и съща колекция от сайтове?

   • в друга колекция от сайтове под същото уеб приложение?

   • в друго уеб приложение?

   • сте влезли с друг акаунт?

   • използвате друг компютър?

 Съвети за разширено отстраняване на неизправности

Ако нито един от основните съвети за отстраняване на неизправности не помогне да се определи причината за проблем с работния поток, използвайте тези стъпки:

1. Уверете се, че имате необходимите разрешения на ниво сайт и работен поток. Отидете на Настройки на сайта>Разрешения за сайт>Проверка на разрешения/настройки на списък>разрешения за този списък и проверете дали проверката на резултатите от разрешенията съвпада със следното:

   1. Минимални разрешения за проектиране на работен поток (записване и публикуване):

      1. в сайта на SharePoint: Проектиране

      2. в списъка SharePoint: Редактиране

   2. Минимални разрешения за стартиране на работен поток:

      1. в сайта на SharePoint: Само преглед/четене

      2. в списъка SharePoint: Сътрудничество

2. Уверете се, че настройките за изходяща поща са зададени на правилния Exchange сървър.

   1. Отваряне на "Команден прозорец" като администратор

   2. Изпълнете nslookup <Exchange server address>. Например: nslookup exch.contoso.com

   3. Би трябвало да видите разрешения IP адрес на Exchange сървър в изхода. Ако не, обърнете се към администратора на Exchange и попитайте за правилния Exchange потребителски домейн в пълен вид (FDQN).

3. Изпратете имейл до същия човек, като използвате функцията SendEmail от класа SPUtility , с обвивката на SharePoint за управление, като изпълните стъпките по-долу.

   1. Отворете обвивката SharePoint управление като администратор. (Щракнете с десния бутон върху SharePoint Management Shell>Run as administrator)

   2. Изпълнете следния скрипт: Ако скриптът отговаря с True и потребителят получи имейл от SharePoint, SMTP е конфигуриран правилно в SharePoint.

   $Site = "Your Site Name"
   $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
   $Subject = "Subject Line with the email"
   $Body = "Test Email Body"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
   
   # Below is the same script with sample data              
   $Site = "http://sp/"
   $Email = "User1@contoso.com"
   $Subject = "Test Email from SharePoint"
   $Body = "This is a Test Email"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)

4. Като използвате функцията SMTP, изпратете имейл до същия потребител от сървъра на SharePoint. Следвайте стъпките в Използване на Telnet за тестване на SMTP комуникация.