Applies ToWord за Microsoft 365 Word за Microsoft 365 за Mac Word 2019 Word 2019 for Mac Word 2016 Word 2016 for Mac Word 2013 Word 2010 Word 2007 Word for Mac 2011

Когато изпращате писма до пощенския си списък, съобщението може да бъде персонализирано – например включва думите "просрочени" за някои получатели – базирани на стойности в определени полета на източника на данни. Персонализацията се базира на правила, които се изпълняват, когато извършвате обединяването.

Примерът "просрочени" ще използва IF... След това... Друго правило е да укажете да включвате текста, "просрочени" за получатели, където стойността на полето за крайна дата е в миналото.

Настройването на правилата идва след избиране на получатели за циркулярните документи и след вмъкване на полета за обединяване в документа.

Отидете на пощенски съобщения> правилои изберете правило, базирано на описанията по-долу.

Да предположим, че изпращате една и съща покана за тримесечно събрание. Вашият източник на данни не съхранява датите на събранието и датата на събранието се появява повече от веднъж в поканата.

Чрез поставяне на показалци във вашия документ и включително поле ASK можете да изпълните едно и също обединяване за всяко събрание. Единственото нещо, което ще трябва да въведете, е датата на събранието и ще я въведете само веднъж.

  1. В циркулярния документ натиснете CTRL + F9 и след това въведете име, за да създадете показалец. Повторете това, като използвате едно и също име, на всяко място, където искате да се появи отговорът на полето ASK за документа.

  2. Поставете курсора някъде в документа, преди да се създаде първият показалец, който току-що създадохте.

  3. В раздела пощенски съобщения отидете на правила , за> попитате.

  4. Изберете показалеца, който току-що създадохте (или въведете името му), и въведете подкана, като например "дата на събитието", в полето подкана.

  5. Изберете OKи след това OK отново.

  6. В края на процеса, когато натиснете Finish & merge, изберете Редактиране на отделни документи. Ще получите подкана за отговор за всеки получател. Тази реакция ще бъде вмъкната в зададените от вас отметки в документите, които са резултат от обединяването.

Още информация: кодове на полета: поле ASK

Да предположим, че изпращате една и съща покана за тримесечно събрание. Вашият източник на данни не съхранява датите на събранието и датата на събранието се показва само веднъж в поканата.

Чрез поставяне на поле за запълване в документа можете да изпълните едно и също обединяване за всяко събрание. Единственото нещо, което ще трябва да въведете, е датата на събранието.

  1. Поставете курсора там, където искате да се намира текстът за запълване.

  2. В раздела пощенски съобщения отидете на правила> Fill-in.

  3. Въведете подкана, като например "дата на събитието", в полето подкана.

  4. Изберете OKи след това OK отново.

  5. В края на процеса, когато натиснете Finish & merge, изберете Редактиране на отделни документи. Ще получите подкана за отговор за всеки получател. Този отговор ще бъде вмъкнат в полето Fill-in в документите, които са резултат от обединяването.

Още информация: кодове на полета: поле Fill-in

Да предположим, че изпращате кореспонденция към списък на присъстващите на конференцията, които пътуват на национално и международно ниво. Полето за страна/регион във вашия източник на данни може да е празно за местните участници. Можете да използвате IF... След това... Друго... правило за персонализиране на съобщението за всички получатели. Например получателите, чието поле за страна/регион е празно, може да видят "ще бъдете добре дошли при пристигането ви на портата", докато всички други получатели могат да видят ", ще бъдете посрещнати в бюрото близо до митници."

  1. Поставете курсора там, където искате да се намира условният текст.

  2. В раздела пощенски съобщения отидете на правилата> Ако... След това... Друг.

  3. В списъка име на поле изберете полето от вашия източник на данни, който ще определи условния текст.

  4. В списъка за сравнение изберете начин за сравняване на стойността на данните.

  5. В полето Сравняване с въведете стойността за сравнение (пропуснете това, ако сте избрали е празно или не е празно като сравнение).

  6. В полето Вмъкване на този текст въведете текста, който се намира в документа, когато са изпълнени критериите за сравнение.

  7. В иначе Вмъкване на това текстово поле въведете текста, който е в документа, когато не е спазен критерия за сравнение.

  8. Изберете OK.

Още информация: кодове на полета: поле If

Да предположим, че искате да се показва кореспонденцията за всеки получател в waitlist. Можете да сортирате списъка на получателите в хронологичния ред на регистрациите, а след това да използвате циркулярен документ # Rule, за да покажете номерираната позиция на получателя в списъка.

Номерът на запис отразява всяко сортиране или филтриране, които сте приложили към източника на данни преди обединяването.

Съвет: Използвайте обединяване за Rec # Rule до поле за дата за печат, за да създадете уникални номера на фактури.

  1. Поставете курсора там, където искате да се появи номерът на записа.

  2. В раздела пощенски съобщения отидете на правила> обединяване на запис #.

Още информация: кодове на полета: поле MergeRec

Да предположим, че искате кореспонденцията да показва на всеки получател общия брой хора, които са се записали за събитие. Поредицата за обединяване # правило ви дава броя на записите в циркулярния документ.

  1. Поставете курсора там, където искате да се появи номерът на записа.

  2. В раздела пощенски съобщения отидете на правила> последователността за обединяване #.

Още информация: кодове на полета: поле MergeSeq

Представете си, че използвате циркулярни документи, за да отпечатате списъка си с контакти на един лист хартия. Използвайте правилото за следващ запис, за да укажете на Word да премине към следващия запис, без да започва нова страница.

Забележка: Лист с пощенски етикети е изложен като таблица в Word. За да поставите следващия адрес в етикета, Word използва следващото правило за запис във всяка клетка от таблицата.

  1. Поставете курсора там, където искате да се появят данни от следващия запис.

  2. В раздела пощенски съобщения отидете на правила> следващия запис.

  3. Вмъкване на поле за обединяване за данните, които искате да бъдат следващи Например списък с имена на фирми може да изглежда така:

    «Company_Name» «Следващ запис» «Company_Name» «Следващ запис» «Company_Name»

Още информация: кодове на полета: поле Next

Да предположим, че искате списък с участниците в конференцията за местно пътуване на един лист хартия и международни участници, които са описани на друг лист хартия. Полето за страна/регион във вашия източник на данни може да е празно за домашните пътници. Можете да използвате Следващ запис, ако правило, за да не позволите на Word да започне нова страница, докато не стигне до получатели, чието поле за страна/регион не е празно. За да постигнете това, би трябвало първо да сортирате източника на данни по страна/регион.

  1. Поставете курсора там, където искате да се появят данни от следващия запис.

  2. В раздела пощенски съобщения отидете на правила> Следващ запис, ако.

  3. В списъка име на поле изберете името на полето за обединяване, като например " град".

  4. В списъка за сравнение изберете начин за сравняване на стойността на данните. Например за да отделите получателите в определен град, изберете Равно на.

  5. В полето Сравняване с въведете стойността, която искате да използвате. Например за да обедините получатели в Токио, въведете Токио (пропуснете това, ако сте избрали е празно или не е празно като сравнение).

Още информация: кодове на полета: поле NextIf

Да предположим, че подготвяте покани за конференция, където основният оратор все още не е финализиран. Можете да оставяте контейнерите за името на високоговорителя в целия документ и да включвате набор правила за показалци, където въвеждате името на високоговорителя веднъж и то се появява във всички контейнери.

Контейнерите са полета REF; правилото за набор показалци Вмъква поле, което не се показва в документа (освен ако не натиснете ALT + F9, за да разкриете кодовете на полета).

  1. Поставете курсора на произволно място в документа.

  2. В раздела пощенски съобщения отидете на правила> Задаване на показалеци въведете име и след това изберете OK.

  3. Поставете курсора там, където искате да се появи текстът на показалеца.

  4. В раздела Вмъкване отидете на полетобързи части > и изберете реф.

  5. Изберете името на показалеца, който току-що създадохте, и изберете OK.

  6. Вмъкване на полето REF навсякъде, където искате да се появи текстът на показалеца.

  7. Преди да изпълните обединяването, щракнете с десния бутон върху полето SET, изберете Редактиране на полеи въведете текста, който искате, в текстовото поле.

  8. Изберете OK.

Още информация: кодове на полета: поле SET 

Да предположим, че притежавате Магазин за облекло и намерите презареждане на конкретна тениска, но не и в най-популярния размер. Когато сте готови да изпратите Флаер за продажби, ще изключите клиенти, които носят определен размер. Използвайте командата пропускане на запис, ако е правило за сравняване на съдържанието на данни за размер на клиентите до размера, който искате да изключите.

  1. В раздела пощенски съобщения отидете на правила> пропускане на запис, ако.

  2. В списъка име на поле изберете името на полето за обединяване, като например размер.

  3. В списъка за сравнение изберете начин за сравняване на стойността на данните. Например за да обедините клиенти, които носят определен размер, изберете равно на.

  4. В полето Сравняване с въведете стойността, която искате да използвате. Например за да обедините клиенти, които носят размер Екстра-потапя, изберете XS (пропуснете това, ако сте избрали е празно или не е празно като сравнение).

Още информация: кодове на полета: поле SkipIf

Нуждаете ли се от още помощ?

Искате ли още опции?

Разгледайте ползите от абонамента, прегледайте курсовете за обучение, научете как да защитите устройството си и още.

Общностите ви помагат да задавате и отговаряте на въпроси, да давате обратна връзка и да получавате информация от експерти с богати знания.