Допълнение за поверителност за Excel

Разделът Създай (щракнете върху раздела Файл и след това щракнете върху Създай) може да ви предостави актуална помощ, изтеглена от Office.com за работни книги, базирани на шаблони. Можете също да изпратите обратна връзка за шаблоните и да предоставите числова оценка за всеки шаблон, който изтегляте.

Когато отворите шаблон или файл, базиран на шаблон, контактите на Excel (в зависимост от вашите настройки за онлайн помощ) Office.com. Той изпраща ИД за този шаблон, програмата и версията, които използвате в момента, заедно със стандартната информация за компютъра.

ИД на шаблона се използва за идентифициране на първоначалния шаблон, както е изтеглен от Office.com или включен във вашата инсталация на Excel. Тя не идентифицира по уникален начин вашата работна книга. ИД е един и същ за всички потребители на един и същ шаблон.

Ако изберете да създадете връзка към изображение, файл, източник на данни или друг документ на вашия твърд диск или на сървър, пътят до този файл се записва във вашата работна книга. В някои случаи връзката може да включва вашето потребителско име или информация за сървърите във вашата мрежа. В случай на връзка за данни можете да изберете да запишете потребителско име или парола във връзката за връзка с данни.

Освен това, когато приложите XML схема към работна книга, път към XML схемата, която сте създали, се записва в работната книга. В някои случаи този път може да включва вашето потребителско име.

Когато създавате функция за данни на лист или отчет с обобщена таблица от външен източник на данни, данните, които искате от този източник, се съхраняват като част от вашия работен лист заедно с уникален идентификатор за източника на данни. Потребителското име на лицето, което последно е обновило кеша, също се съхранява.

В зависимост от това как сте настроили своята работна книга или отчет с обобщена таблица, може да се покаже само подмножество от съхранените данни. За да премахнете всички тези съхранени данни, премахнете връзката към източника на данни от функциите за данни на листа и премахнете всички обобщения, препращащи към данните.

Когато създавате диаграма в Excel, можете да филтрирате данните, които сте избрали за диаграмата, така че да се показва само част от данните. Всички избрани данни обаче се съхраняват с диаграмата. За да попречите на други хора да променят вашата диаграма или да преглеждат данните й, когато я копирате в програма на Microsoft, поставете диаграмата като растерно изображение. Ако данните във вашата диаграма са от външен източник на данни, можете да защитите с парола диаграмата, за да попречите на други хора да актуализират диаграмата с най-новите данни от външния източник. Ако диаграмата ви е базирана на данните в работната ви книга, защитата с парола на диаграмата може да попречи на други хора да променят данните, които се показват в диаграмата ви.

Когато отпечатвате работна книга на Excel и след това записвате тази работна книга, Excel записва пътя към принтера с документа. В някои случаи пътят може да включва потребителско име или име на компютър.

Excel ви позволява да добавяте и редактирате алтернативен текст за таблици, фигури, картини, диаграми, графики SmartArt и други обекти във вашите работни книги. Алтернативният текст се записва с работната книга и може да съдържа лична информация, добавена от всеки сътрудник на презентацията. За някои обекти, като например картини, които вмъквате в работната книга, алтернативният текст по подразбиране включва пътя на файла за обекта, който вмъквате.

Алтернативният текст може да се използва от функции за достъпност, като например екранни четци. Алтернативният текст е наличен за всеки, който има достъп до вашия файл.

Excel ви позволява достъп до работна област за документи в SharePoint. Работната област за документи е споделено пространство, където можете да работите съвместно с други членове на екипа върху една или повече работни книги.

Когато получите достъп до работна област за документи, Excel изтегля данни от сайта "Работна област за документи", за да ви предостави информация за този сайт. Тези данни включват:

• Име на сайта

• URL адрес или адрес на сайта

• Имена, имейл адреси и нива на разрешение на потребителите на сайта

• Списъци с документи, задачи и друга информация, налична от сайта

Excel също така съхранява списък на сайтовете с работни области за документи, които сте посетили на вашия компютър под формата на бисквитки. Този списък се използва, за да ви предостави бърз достъп до сайтовете, които сте посетили по-рано. Списъкът със сайтове, които сте посетили, не се отваря от Microsoft и не се показва в интернет, освен ако не изберете да направите списъка по-широко достъпен.

Факс услугата ви позволява да изпратите факс по интернет и да организирате факсове, които сте изпратили в Microsoft Outlook. За да използвате факс услугата, трябва да се запишете при доставчик на факс услуга, отделно от Microsoft, който обработва факсовете и ги изпраща по интернет. Microsoft не събира данни от функцията за факс услуга.

Когато се запишете за факс услугата, доставчикът на факс услуга създава регистрационен пакет, който се съхранява от доставчика на факс услугата и Excel. Пакетът се състои от адреса на уеб сайта на доставчика на факс услуга и "маркер", потвърждаващ достъпа ви до доставчика на факс услуга. Когато изпращате факс от Excel, този регистрационен пакет се добавя към документа.

Можете също да използвате факс услугата, за да изчислите цената на факса, без в действителност да изпращате факса. Ако решите да изчислите цената на факс, Excel използва шифрована връзка, за да изпрати вашия маркер за регистрация, телефонния номер, на който трябва да бъде изпратен факсът, и броя страници на факса до доставчика на факс услуга. Microsoft не получава и не съхранява тази информация.

Excel ви позволява да поискате информация за определен израз или фраза от редица първокласни доставчици на съдържание. Когато поискате търсене по определена дума или фраза, Excel използва интернет, за да изпрати поискания от Вас текст, софтуерния продукт, който използвате в момента, езиково-географската променлива, на която е зададена вашата система, и информация за удостоверяване, указваща, че имате право да изтеглите информация от изследването, ако е необходимо от третото лице.

Excel изпраща тази информация на услуга, предоставена от Microsoft или друг доставчик, който сте избрали. Тази услуга връща информация за думата или фразата, която сте заявили.

Често информацията, която получавате, включва връзка към допълнителна информация от уеб сайта на услугата. Ако щракнете върху тази връзка, доставчикът на услугата може да добави бисквитка към Вашата система, за да Ви идентифицира при бъдещи транзакции. Microsoft не носи отговорност за практиките за поверителност на уеб сайтове и услуги на трети лица. Microsoft не получава и не съхранява никаква част от тази информация, освен ако не сте заявили услуга, собственост на Microsoft.

Можете да изключите изследването и препратките, като направите следното:

Excel ви позволява да преведете целия документ или част от документа с помощта на двуезичен речник или машинен превод. Имате възможност за избор как искате да преведете документа.

Можете да изберете или въведете дума или фраза, която искате да преведете, или можете да изберете да преведете целия документ и в двата случая, като изберете опцията за приложим превод в екрана Изследване и справка.

Ако изберете или въведете дума или фраза, която искате да преведете, фразата, която сте въвели, се сравнява с двуезичния речник. Някои двуезични речници са включени с вашия софтуер, а други са налични от Office.com. Ако дадена дума или фраза, която въвеждате, не е в двуезичния речник, включен във Вашия софтуер, думата или фразата се изпраща без шифроване до Microsoft или до услуга за превод на трето лице.

Ако искате да преведете цялата работна книга, тя се изпраща нешифрована до Microsoft или до услуга за превод на трето лице. Както при всяка информация, която се изпраща нешифрована по интернет, е възможно други хора да видят думата, фразата или работната книга, която превеждате.

Ако изберете да използвате някой от речниците, налични в Office.com или услуга за превод на трето лице, Excel използва интернет, за да изпрати поискания от вас текст, типа на софтуера, който имате, и езиковата променлива и езика, на които е зададена вашата система. За услуги за превод на други разработчици Excel може също да изпрати предварително кеширана информация за удостоверяване, указваща, че преди това сте се регистрирали за достъп до уеб сайта.

Microsoft SharePoint предоставя споделени, уеб-базирани сайтове на работна област, където можете да работите съвместно по документи или събрания.

Когато получите достъп до сайт на SharePoint с помощта на вашия уеб браузър или някоя програма от Office, сайтът записва бисквитките във вашия компютър, ако имате разрешения за създаване на нов подсайт в този сайт. Взети заедно, тези бисквитки формират списък със сайтове, за които имате разрешения. Този списък се използва от няколко програми на Office, за да Ви се предоставя бърз достъп до сайтовете, които сте посетили по-рано.

Списъкът със сайтове, които сте посетили, не се отваря от Microsoft и не се показва в интернет, освен ако не изберете да направите списъка по-широко достъпен.

В SharePoint, когато създавате нов уеб сайт или списък или добавяте или каните хора към съществуващ уеб сайт или списък, сайтът записва следното за всеки човек, включително вашия:

• Пълно име

• Имейл адрес

Потребителски ИД се добавя към всеки елемент, който Вие или другите потребители на сайта добавят към или променят в сайта. Както и при цялото съдържание на сайта на SharePoint, само администраторите и членовете на самия сайт трябва да имат достъп до тази информация.

Всички елементи на сайта на SharePoint включват две полета: Създадено от и Променено от. Полето Създадено от се попълва с потребителското име на лицето, което първоначално е създало елемента, и датата на създаването му. Полето Променено от се попълва с потребителското име на лицето, което последно е променило работната книга, и датата на последната й промяна.

Администраторите на сървърите, където се хостват сайтове на SharePoint, имат достъп до някои данни от тези сайтове, които се използват за анализиране на моделите на използване на сайта и подобряване на процента от времето, през което сайтът е наличен. Тези данни са достъпни само за администраторите на сървъра и не се споделят с Microsoft, освен ако Microsoft не хоства сайта на SharePoint. Специално записаните данни включват имената, имейл адресите и разрешенията на всеки с достъп до сайта.

Всички потребители с достъп до конкретен сайт на SharePoint могат да търсят в цялото съдържание, налично в сайта, и да го преглеждат.

Microsoft SharePoint предоставя функции за проверка, които позволяват на администраторите да проследяват надеждно начина, по който потребителите работят с определено съдържание.

Когато администраторите на SharePoint разрешат функцията за проверка, сървърът автоматично записва в базата данни за съдържание на SharePoint определени действия, извършени от потребителя. Тези действия включват преглед, редактиране, вкарване и извличане. За всяко записано действие сървърът записва информация за файла, действието и потребителския ИД в SharePoint. Не се изпращат данни до Microsoft като част от тази функция.

Тази функция е изключена по подразбиране и е достъпна само за администратори на сайтове на SharePoint, където се съхранява съдържание.

Excel ви предоставя възможността да изпращате незабавни съобщения от самата програма и ви дава възможност да бъдете известявани, когато хората са онлайн или когато се правят определени промени в споделени работни книги или работни области.

Excel може да използва клиент за незабавни съобщения, за да ви предостави възможността да виждате онлайн присъствието на други хора и да им изпращате съобщения. Excel включва уеб контрола, която позволява наличността на незабавни съобщения да се показва в дадена уеб страница. Страниците на Microsoft SharePoint използват тази контрола. Тези страници не предават данни за наличност обратно на уеб сървъра.

Тази уеб контрола може да се използва за предаване на данни за наличност от вашата програма за незабавни съобщения до уеб сървъра. По подразбиране данните за наличност могат да се изпращат само до интранет сайтове, надеждни сайтове и сайтове на локалния компютър.

Excel използва файлови формати, базирани на XML. Тези XML файлови формати са разширяеми, което означава, че потребителите могат да задават допълнителни схеми или етикети във файловете. Добавката или друг код на друг доставчик може също да прикачи допълнителна информация за метаданни към тези XML файлови формати, които не са видими в Excel.

Можете да проверите метаданните, които са свързани с XML файл, като го прегледате във визуализатор на текст.

По подразбиране, ако записвате коментари във файл, Excel добавя инициалите ви към всеки коментар. След това тази информация е налична за всеки потребител, който има достъп до Вашия файл.

Можете да премахнете личните си данни от тези коментари, като направите следното:

1. Щракнете върху раздела Файл.

2. Щракнете върху Информация.

3. Щракнете върху Проверка за проблеми и след това щракнете върху Преглед на документ.

По подразбиране, когато правите промени във файл с включена функция "Проследяване на промени", вашето потребителско име и/или инициали се съхраняват в работната книга и се свързват с направените от вас промени. След това тази информация, включително първоначалния и коригирания текст, е достъпна за всеки, който има достъп до вашия файл.

След като тези промени бъдат приети или отхвърлени, вашето име се премахва. Можете също така да премахнете личните си данни от тези промени, като направите следното:

1. Щракнете върху раздела Файл.

2. Щракнете върху Информация.

3. Щракнете върху Проверка за проблеми и след това щракнете върху Преглед на документ.

В определени случаи Excel съхранява името ви, за да ви предостави по-добра среда за работа при използване на някои функции. Например вашето име се съхранява на следните места:

• Полета за автор

• Свойство на файл AuthorName

Можете да премахнете името си от тези полета и свойства, като направите следното:

1. Щракнете върху раздела Файл.

2. Щракнете върху Информация.

3. Щракнете върху Проверка за проблеми и след това щракнете върху Преглед на документ.

Решенията на Microsoft Office, създадени от други фирми, може също да включват вашето име или друга лична информация в свойствата по избор, свързани с вашия файл.

Ако използвате уеб контролата на Microsoft Office, Достъпа до данни на Microsoft Excel, DataCalc или други функции, които ви позволяват да се свързвате директно с друг източник на данни, вашата информация за удостоверяване (потребителски ИД и парола) може да бъде записана в работната ви книга. За да промените или изтриете тази информация за удостоверяване, ще трябва да промените свойствата на връзката, като използвате метода, специфичен за метода на свързване.

По подразбиране всеки файл, записан от Excel, включва свойства на файл, като например следните:

• Автор

• Ръководител

• Фирма

• Записан последно от

• Имена на проверяващите на работната книга

Освен това във файла може да се запишат други свойства в зависимост от функциите или решенията на други разработчици, които използвате. Ако например работната ви книга е част от работен поток на документ, се записват допълнителни свойства на файла за проследяване на работния поток.

След това тази информация е налична за всеки потребител, който има достъп до Вашия файл.

Можете да премахнете името си от тези свойства, като направите следното:

1. Щракнете върху раздела Файл.

2. Щракнете върху Информация.

3. Щракнете върху Проверка за проблеми и след това щракнете върху Преглед на документ.

Функцията "Преглед на документ" може да се използва и за премахване на други типове данни, които може да не са налични във всички изгледи, като например коментари и редакции. Microsoft препоръчва да се изпълнява Преглед на документ за всяка работна книга, която планирате да направите публично достъпна.

Скритите данни и метаданните също могат да бъдат включени във файлове на Microsoft Office с помощта на обектния модел на Microsoft Office. Можете например да направите картините невидими в обектния модел на Microsoft Office, което означава, че те не могат да се видят, когато отворите файла, но картината се съхранява във файла и по-късно може да стане видима.

Записването на макроси ви позволява да запишете поредица от действия, така че да можете да възпроизведете действията по-късно. Ако изберете да запишете макрос, вашето потребителско име се записва като коментар в кода при първоначалното създаване на макроса. Можете ръчно да премахнете потребителското си име от това местоположение.

Цифровият подпис е незадължителна функция, която може да ви помогне да удостоверите самоличността на лицето, което ви е изпратило работна книга. Цифровият подпис е уникална шифрована стойност на данните в работната книга, която подписвате. Когато изпратите работна книга с цифров подпис, подписът се изпраща до получателя, заедно с данните в работната книга и надежден цифров сертификат от вас (подателя). Цифровият сертификат се издава от сертифициращ орган, като например VeriSign, и съдържа информация за удостоверяване на подателя и проверка дали оригиналното съдържание на работната книга не е променено. Excel може автоматично да се свърже с сертифициращия орган онлайн, за да провери цифровия подпис.

Когато подпишете работна книга, виждате диалогов прозорец, който показва информацията, която е включена в цифровия подпис, като например вашата системна дата и час, номера на версията на операционната система, номера на версията на Microsoft Office и номера на версията на Excel.

Управлението на правата за достъп до информация (IRM) ви позволява да дадете на определени потребители или групи право на достъп и промяна на работна книга. Въпреки някои сходства IRM не е същото като защитата на документи. IRM ви позволява да зададете разрешения за цялата работна книга за много конкретни действия, като например отпечатване на документа или препращане на документа до други хора, както и за четене или редактиране на работната книга.

Когато съхранявате работна книга с разрешено IRM, Excel записва в работната книга списък на всеки потребител, който има права върху тази работна книга и какви са разрешенията му. Тази информация е шифрована, така че само собствениците на работната книга да имат достъп до тази информация.

Освен това работните книги с разрешено IRM съдържат лицензи за съдържание. Лицензът за съдържание съдържа имейл адрес, разрешение и информация за удостоверяване. Всеки път, когато някой се опита да отвори работна книга с разрешена IRM, Excel проверява лицензите за съдържание, записани в работната книга, спрямо самоличността на потребителя. Ако потребителят никога не е отварял работната книга преди, Excel се свързва с IRM сървър, проверява самоличността на потребителя, изтегля нов лиценз за съдържание за потребителя (при условие че потребителят има необходимите права) и записва този лиценз за съдържание в работната книга.

Собствениците на работни книги имат опцията да избегнат записването на лицензи за съдържание в работната книга. Ако обаче този лиценз за съдържание не е записан в работната книга, Excel трябва да се свързва с IRM сървъра при всяко отваряне на работната книга. Ако Excel не е свързан към мрежа или не може да се свърже с IRM сървъра, работната книга не може да се отвори.

"Защита на работна книга" ви позволява да защитите работната книга на Excel по различни начини, като например даване на право само на определени потребители да редактират, да правят коментари или да четат работната книга.

Когато използвате "Защита на работна книга", получавате подкана да въведете потребителските ИД. Тези потребителски ИД може да са във вид на акаунти в домейн за Windows NT (например ДОМЕЙН\потребителско име) или имейл адреси на Windows Live ID (например someone@example.com). Тези потребителски ИД се съхраняват всеки път, когато дадете на потребителя право да чете или променя диапазон от текст.

Възможно е да защитите работната книга на Excel, без да използвате парола. Ако изберете да защитите работната книга без парола, всеки, който чете работната книга, може да вижда потребителските ИД на тези, на които е даден достъп. Освен това, ако работната книга е записана като XML или HTML, потребителските ИД са достъпни за всеки, който чете файла.

Ако искате да ограничите допълнително достъпа до потребителските ИД, можете да изберете да запишете този файл с парола или с управлението на правата за достъп до информация (IRM). Само вие и другите хора, на които е даден достъп, можете да виждате тези потребителски ИД.

Когато отворите някои по-стари версии на файлове на Excel в Microsoft Office, проверката на файлове на Office проверява дали файловата структура отговаря на спецификация от Microsoft за този файлов формат. Ако проверката на файла е неуспешна, Microsoft Office го отваря в защитен изглед.

Копие на всеки файл, при който проверката на файл на Office е неуспешна, се записва на компютъра ви, след като излезете от Excel. Функцията "Съобщаване за грешки на Microsoft" периодично Ви пита дали се съгласявате да изпратите копие на тези файлове на Microsoft. За повече информация относно съобщаването за грешки на Microsoft, включително пълната декларация за поверителност, вж. Декларацията за поверителност при съобщаване за грешки на Microsoft.

Excel автоматично записва копията на вашата работна книга, докато ги редактирате. Това ви помага да възстановите работни книги, ако случайно затворите работна книга, без да записвате промените. Можете да изберете да не записвате автоматично копия на работните книги, като направите следното:

Можете да отваряте и изтривате последните записани версии на предварително записани работни книги, като щракнете върху раздела Файл , щракнете върху Информация и след това щракнете върху желаната работна книга под Версии. Можете да отваряте и изтривате последните автоматично записани версии за новосъздадени работни книги, като щракнете върху раздела Файл , щракнете върху Информация, щракнете върху Управление на версии и след това щракнете върху Възстановяване на незаписани работни книги. Excel периодично изтрива автоматично записаните работни книги, ако не ги отваряте и не ги използвате. За повече информация вижте Възстановяване на файлове на Office.

Най-горе на страницата