Всичко за работните потоци "Одобрение"

Информацията в тази статия е представена в десет разгъваеми сегмента.

Щракнете тук за няколко съвета как да се възползвате максимално от тази статия

Ако всичко, което трябва да направите, е да изпълните задача за работен поток "Одобрение"    Просто превъртете надолу до сегмента Завършване и го разгънете. Може засега да нямате нужда от никой от другите сегменти.

Ако искате да добавяте, стартирате, наблюдавате и поддържате работни потоци    Ако все още не сте запознати с тези задачи, може да сметнете за полезно да преминете през тази статия, сегмент по сегмент, първия път, когато проектирате и добавяте работен поток. След като сте запознати с информацията и оформлението на статията, ще можете да отидете директно към сегмента, който ви трябва, за всички посещения за връщане.

Одобрение на съдържание и одобрение за публикуване    Може да имате списъци или библиотеки, в които искате новите елементи и/или новите версии на текущите елементи да бъдат преглеждани за точността на тяхното съдържание или за уместността на тяхната форма и стил, преди да станат видими за всеки, който има достъп до списъка. Този процес на преглед се нарича одобрение на съдържание и можете да използвате работен поток "Одобрение", за да управлявате одобрението на съдържание в списък или библиотека. (Има и много подобен работен поток "Одобрение за публикуване", създаден специално за използване в сайтове на SharePoint, които публикуват уеб страници в интернет.)

Дума за отпечатването на тази статия    Това е дълга статия. Ако искате да отпечатате само избрани сегменти, уверете се, че само тези сегменти се разгъват, когато отпечатвате. (Освен това, ако искате да включите цялата графика в отпечатаното копие, отпечатайте в пейзажна ориентация, а не в портретна ориентация.)

И дума за търсенето    Преди да търсите текст или израз в тази статия, уверете се, че всички сегменти, в които искате да търсите, са разгънати.

Работният поток "Одобрение" е функция на SharePoint, която насочва документ или друг елемент, съхранен в списък или библиотека на SharePoint, към един или повече хора за тяхното одобрение или отхвърляне. Работният поток автоматизира, опростява и стандартизира целия процес.

Основният работен поток за одобрение, който е включен в продуктите на SharePoint, функционира като шаблон. Като използвате този шаблон, можете да добавите няколко работни потока за одобрение към вашите сайтове. Всеки работен поток, който добавите, е уникална версия на основния работен поток за одобрение, всеки със собствен специализиран начин на работа, базиран на настройките, които задавате, когато го добавяте.

Раздели в този сегмент

1. Какво може да направи за мен работният поток "Одобрение"?

2. Какво не може да направи работният поток "Одобрение"?

3. Кой може да използва този тип работен поток?

4. Как планирате, добавяте, изпълнявате и поддържате този тип работен поток?

1. Какво може да направи за мен работен поток "Одобрение"?

• Когато за първи път добавите работен поток "Одобрение" към вашия списък, библиотека или колекция от сайтове, можете да зададете колко участници да бъдат включени и да укажете дали техните задачи са възложени един след друг (последователно), или всички наведнъж (паралелно). Можете дори да решите дали да разделите задачите на участниците на два или повече отделни етапа, както и да зададете краен срок и/или времето, позволено за изпълнение на всяка задача. И всеки път, когато стартирате работния поток ръчно за даден елемент, можете да промените всяка от тези настройки.

• Работният поток възлага задача на всеки указан участник. Всеки участник избира измежду няколко възможни отговора: да одобри или отхвърли елемента, да поиска промяна в елемента, да възложи повторно задачата или да отмени или изтрие задачата.

• Докато работният поток се изпълнява, можете да наблюдавате напредъка и да правите корекции (ако е необходимо) от една-единствена централна страница за състоянието на работния поток.

• В продължение на 60 дни след завършването на работния поток списъкът с всички събития от работния поток, които са възникнали в хода на това изпълнение (или екземпляр) на работния поток, все още е наличен на страницата "Състояние на работния поток" за неофициални справки.

Можете също да използвате работен поток "Одобрение", за да управлявате процес на одобрение на съдържание за списък или библиотека. За повече информация вж. сегмента Контрола на тази статия.

2. Какво не може да направи работният поток "Одобрение"?

Участниците в работен поток "Одобрение" обикновено не могат да правят промени в прегледания елемент. Вместо това участниците могат да поискат да бъдат направени промени в елемента в хода на екземпляра на работния поток. Ако искате да добавите работен поток, в който участниците вмъкват коментари и проследени промени в самия елемент, вж. статията Всичко за работните потоци "Събиране на обратна връзка" в раздела Вж. също .

Освен това работните потоци за одобрение не са предназначени за събиране на подписи. Ако искате да използвате работен поток за събиране на подписи в документ на Microsoft Word, работна книга на Microsoft Excel или формуляр на Microsoft InfoPath, вж. статията Всичко за работните потоци "Събиране на подписи" в раздела Вж. също.

Най-горе на сегмента

3. Кой може да използва този тип работен поток?

За да добавите работен поток   По подразбиране трябва да имате разрешение за управление на списъци, за да добавите работен поток. (Групата "Собственици" има разрешение за управление на списъци по подразбиране; групата "Членове" и групата "Посетители" – не.)

За да стартирате работен поток   Освен това по подразбиране трябва да имате разрешение "Редактиране на елементи", за да стартирате работен поток, който вече е добавен. (Групата "Членове" и групата "Собственици" имат разрешението "Редактиране на елементи" по подразбиране; групата "Посетители" не.)

Като алтернатива собствениците могат да изберат да конфигурират определени работни потоци, така че да могат да бъдат стартирани само от членове на групата "Собственици". (За да направите това, отметнете квадратчето Изисквай разрешения за управление на списъци, за да стартирате този работен поток на първата страница на формуляра за асоцииране.)

Най-горе на сегмента

4. Как планирате, добавяте, изпълнявате и поддържате този тип работен поток?

Това са основните етапи:

• ПРЕДИ работният поток да се изпълни (план, добавяне, стартиране)   
  Преди да добавите работен поток, планирате къде искате да го добавите (за един списък или библиотека или за цялата колекция от сайтове) и подробности за това как ще работи. След като сте добавили и конфигурирали работния поток, всеки с необходимите разрешения може да стартира работния поток за конкретен елемент. Работният поток може да бъде настроен да се изпълнява автоматично. Автоматичните изпълнения могат да бъдат активирани на базата на едното или и двете активиращи събития: когато елемент се добави към или създаде в списък или библиотека или когато се промени елемент в списък или библиотека.

• ДОКАТО работният поток се изпълнява (завършено, наблюдаване, регулиране)   
  Докато работният поток се изпълнява, отделните участници завършват възложените им задачи. Автоматични напомняния се изпращат до участници, които не успяват да изпълнят крайните срокове на задачата. Междувременно напредъкът на работния поток може да бъде наблюдаван от централна страница за състоянието на работния поток за този конкретен екземпляр на работния поток. Корекции на работния поток, докато се изпълнява, могат да бъдат направени от същата страница; и, ако е необходимо, работният поток може да бъде отменен или прекратен оттам.

• СЛЕД като работният поток се изпълни (преглед, отчет, промяна)   
  Когато работният поток завърши, цялата хронология на този изпълним (или екземпляр) може да бъде прегледана за до 60 дни на страницата "Състояние на работния поток". От същата страница могат да бъдат създавани статистически отчети за производителността на тази версия на работен поток. И накрая, ако има нещо, което искате да промените в начина, по който работят функциите на работния поток, можете да отворите и редактирате формуляра за асоцииране, който сте завършили, когато сте добавили работния поток за първи път.

Следващата блоксхема илюстрира тези етапи от гледна точка на лицето, което добавя нов работен поток.

В този сегмент определяме решенията, които трябва да направите, и информацията, която трябва да съберете, преди да добавите версия на работния поток "Одобрение".

Ако вече сте запознати с това как да добавите този тип работен поток и се нуждаете само от напомняне за конкретните стъпки, можете да отидете направо на съответния сегмент Добавяне (списък/библиотека или колекция от сайтове) на тази статия.

Раздели в този сегмент

1. Шаблони и версии

2. Въвеждане на формуляра за асоцииране

3. Дванадесет въпроса, на които да отговорите

1. Шаблони и версии

Работните потоци, включени в продуктите на SharePoint, функционират като главни шаблони , на които се базират конкретните, отделни работни потоци, които добавяте към вашите списъци, библиотеки и колекция от сайтове.

Всеки път, когато добавите работен поток "Одобрение", например вие всъщност добавяте версия на общия шаблон за работен поток "Одобрение". Давате на всяка версия собствено име и собствени настройки, които задавате във формуляра за асоцииране, когато добавяте тази конкретна версия. По този начин можете да добавите няколко работни потока, всички версии, базирани на шаблона образец на работен поток за одобрение, но всяка от версиите с име и пригодено за конкретния начин, по който ще го използвате. Наименуваните версии могат да се наричат също екземпляри на работния поток.

Най-горе на сегмента

2. Въвеждане на формуляра за асоцииране

Всеки път, когато добавяте нова версия на работен поток, базирана на един от включените шаблони за работни потоци, попълвате формуляр за асоцииране , за да укажете начина, по който искате вашият нов екземпляр да работи.

В следващия раздел ще намерите списък с въпроси, които ще ви подготвят да попълните формуляра за асоцииране. Първо обаче отделете един-два секунди, за да прегледате формуляра и неговите полета.

First page of the association form

Second page of the association form

Полетата в червеното поле на тази втора страница също се показват във формуляра за иницииране, който се представя всеки път, когато работният поток се стартира ръчно, и могат да бъдат редактирани там за това еднократно изпълнение.

Най-горе на сегмента

3. Дванадесет въпроса, на които да отговорите

След като получите отговор на всички въпроси в тази секция, сте готови да добавите своя работен поток.

1. Това правилният тип работен поток ли е?

2. Един списък, библиотека или цялата колекция от сайтове? и един тип съдържание или всички типове съдържание?

3. Какво е добро име?

4. Списъци със задачи и списъци с хронология: Съществуващи или нови?

5. Как (и от кого) може да се стартира този работен поток?

6. Типовете съдържание, които се наследяват от този, получават ли и този работен поток?

7. Участници: Кои хора, в кой ред?

8. От каква допълнителна информация се нуждаят участниците?

9. Кога са дължими задачите?

10. Кога завършва този работен поток?

11. Кой трябва да бъде уведомен?

12. Този работен поток ще управлява ли одобрението на съдържанието?

01. Това правилният тип работен поток ли е?

Има няколко шаблона за работен поток, които имат думата "Одобрение" в имената си. Тази статия се отнася за шаблона за работен поток, който се появява в менюто като Одобрение – SharePoint 2010. Ако не сте сигурни, че този тип работен поток е най-добрият избор за вас, се върнете към сегмента LEARN на тази статия. За повече информация за другите налични шаблони за работни потоци вж. статията За работните потоци, включени в SharePoint, в раздела Вж. също .

Най-горе на сегмента

02. Един списък, библиотека или цялата колекция от сайтове? (и) за 2013 г. Един тип съдържание или всички типове съдържание?

Можете да направите вашата нова версия на работния поток "Одобрение" достъпна само в един списък или библиотека или можете да го направите достъпна в цялата колекция от сайтове.

• Ако добавите работния поток за един списък или библиотека, можете да го настроите да се изпълнява или за всички типове съдържание , или само за един тип съдържание.

• Ако обаче добавите работния поток за цялата колекция от сайтове, трябва да го настроите да се изпълнява само за един тип съдържание на сайт.

Какво е тип съдържание?

Всеки документ или друг елемент, съхранен в списък или библиотека на SharePoint, принадлежи на един или друг тип съдържание. Типът съдържание може да бъде базов и общ като електронна таблица на Документ или Excel или като високо специализиран като правен договор или спецификация за проектиране на продукт. Някои типове съдържание са налични в продуктите на SharePoint по подразбиране, но можете да ги персонализирате и да добавите други, които сте създали сами. За повече информация вижте Създаване или персонализиране на тип съдържание на сайт и Добавяне на тип съдържание към списък или библиотека.

Най-горе на сегмента

03. Какво е добро име?

Дайте име на версията на вашия работен поток, което:

• Ясно показва за какво се използва.

• Ясно го отличава от другите работни потоци.

Пример

Представете си, че сте член на група редактори. Вашата група иска да използва два различни работни потока за одобрение, за да управлява подаването на документи от външни сътрудници:

• Ще изпълните първия работен поток за всеки подаден документ, за да решите дали да го приемете за процеса на редактиране.

• След като приемете и редактирате подаден документ, ще изпълните втория работен поток в редактираната чернова, за да решите дали да го приемете като окончателен.

Може да наименуване на първия работен поток Приемане на одобрение за подаване и втория окончателен проект на одобрение.

Най-горе на сегмента

04. Списъци със задачи и списъци с хронология: Съществуващи или нови?

Можете да накарате вашия работен поток да използва списъка със задачи и списъка с хронология по подразбиране на сайта, да използва други съществуващи списъци със задачи и хронология или да поиска нови списъци само за този работен поток.

• Ако сайтът ви ще има множество работни потоци или ако някои работни потоци ще включват множество задачи, помислете дали да не поискате нови списъци за всеки работен поток. (Управлението на прекалено дълги списъци може да забави производителността. По-бързо и по-лесно е системата да поддържа няколко по-кратки списъка от един много дълъг.)

• Ако задачите и хронологията за този работен поток ще съдържат поверителни или поверителни данни, които ще искате да запазите отделени от общия списък със задачи, определено трябва да посочите, че искате нови, отделни списъци за този работен поток. (След като добавите работния поток, се уверете, че са зададени подходящи разрешения за новите списъци.)

Най-горе на сегмента

05. Как (и от кого) може да се стартира този работен поток?

Работният поток може да бъде настроен да се стартира само ръчно, само автоматично или по един от двата начина:

• Когато стартирате ръчно работен поток "Одобрение" за конкретен документ или елемент, се представя друг формуляр, формулярът за иницииране. Формулярът за иницииране съдържа повечето от настройките от втората страница на формуляра за асоцииране . По този начин, ако човекът, който стартира работния поток, иска да промени някоя от тези настройки (само за текущия екземпляр), той може да направи това, преди да щракне върху Старт. Отидете на списъка > контекстното меню "Елемент" > работни потоци > Изберете работния поток, за да го стартирате ръчно.

• С автоматично стартиране, разбира се, няма възможност да представите формуляр за иницииране, така че настройките по подразбиране, зададени във формуляра за асоцииране, се използват без никакви промени.

Следващата илюстрация показва разликата между ръчно стартиране и автоматично стартиране.

Всички промени, които правите във формуляра за иницииране, се прилагат само по време на текущия екземпляр на работния поток. За да промените постоянните настройки по подразбиране на работния поток, редактирате първоначалния формуляр за асоцииране, както е обяснено в сегмента ПРОМЯНА на тази статия.

Стартира се ръчно

Ако разрешите ръчно стартиране, всеки, който има необходимите разрешения, може да стартира работния поток за всеки отговарящ на условията елемент по всяко време.

Предимствата на ръчното стартиране са, че вие и колегите ви можете да изпълните работния поток само когато и ако решите, както и че всеки път, когато го изпълнявате, ще имате възможност да промените някои настройки с помощта на формуляра за иницииране.

Бърз пример    Ако искате да изпълните вашия работен поток само върху елементи, които са създадени от автор от външни за вашия екип елементи, стартирането му само ръчно ще попречи на автоматичното изпълнение на елементите, създадени от вас и вашите съекипи. (Алтернативно решение: Поддържайте един списък или библиотека за елементи от авторите във вашия екип и отделен списък или библиотека за елементи от всички други автори. По този начин можете да изпълните работния поток автоматично, но само в списъка с външни автори. Друго решение: добавете условие IF и задайте Създадено от за конкретното лице. Вижте Бърза справка за условията на работния поток за повече информация.)

Основният недостатък на ръчното стартиране е, че някой трябва да запомни да изпълни работния поток всеки път, когато е подходящо да го направите.

Автоматично стартиране

Можете да настроите работния поток да се стартира автоматично от всяко от следните събития:

• Някой се опитва да публикува основна версия на елемент.

• Създава се нов елемент във или се качва в списъка или библиотеката.

• Елемент, който вече е съхранен в списъка или библиотеката, е променен.

Предимството на автоматичното стартиране е, че никой не трябва да помни да стартира работния поток. То се изпълнява всеки път, когато възникне събитие за активиране.

Бърз пример    Ако сте отговорни за точността и уместността на елементите в списък, можете да добавите работен поток "Одобрение" към този списък и да зададете себе си като единствен участник. Можете да настроите работния поток да се стартира автоматично всеки път, когато елемент в списъка се променя и всеки път, когато се добавя нов елемент. По този начин винаги ще бъдете актуализирани.

Два недостатъка на автоматичните стартирания:

• Не можете да спрете изпълнението на работния поток всеки път, когато възникне събитие за активиране.

• Не можете да променяте никакви настройки в началото на отделния екземпляр.

За повече информация за автоматичното изпълнение на вашия работен поток "Одобрение" всеки път, когато някой се опита да публикува основна версия на елемент, вж. сегмента "Контрола" на тази статия.

Най-горе на сегмента

06. Типовете съдържание, които наследяват от този работен поток, получават ли и този работен поток?

Само когато добавите работен поток към тип съдържание за цялата колекция от сайтове, ви е дадена опция също да добавите работния поток към всички други типове съдържание в колекцията от сайтове, които се наследяват от типа съдържание, към който добавяте работния поток.

Бележки

• Операцията, която изпълнява цялото допълнително добавяне, може да отнеме много време, за да завърши.

• Ако наследяването е прекъснато за сайтове или подсайтове, в които искате този работен поток да бъде добавен към наследяването на типове съдържание, се уверете, че сте член на групата "Собственици" на всеки от тези сайтове или подсайтове, преди да изпълните тази операция.

Най-горе на сегмента

07. Участници: Кои хора, в какъв ред?

Ще трябва да предоставите името или имейл адреса на всяко лице, на което ще бъде възложена проверка на задачите.

Един етап или няколко етапа?    Можете да изберете да имате само един етап на задачи за преглед или няколко етапа. Ако имате повече от един етап, етапите ще се изпълняват един след друг.

Паралелни рецензии или последователни рецензии?    За участниците в който и да е етап можете да изберете или техните задачи за преглед да бъдат възложени едновременно (паралелно), или техните задачи за преглед да са възложени една след друга (последователно) в реда, който сте посочили. Опцията за сериен номер може да бъде полезна, ако например настройвате работния поток да завършва след първото отхвърляне – или ако искате участниците по-нататък да могат да преглеждат коментари от по-стари участници като част от контекста на техните рецензии.

Пример

Този прост сценарий илюстрира някои от предимствата на множество етапи и серийни прегледи:

Представете си, че Frank добавя нов работен поток за одобрение. Той иска колегите му Анна и Шон първо да прегледат всеки елемент, преди самият той да го прегледа. Той също така иска работният поток да приключи преди собствения си преглед, ако Или Анна, или Шон отхвърли елемента. Frank може да го настрои по два начина:

• С помощта на сериен преглед   Франк настройва едноетапен сериен преглед, в който Анна и Шон са първите двама участници, а той е третият; и избира опцията Край при първо отхвърляне .
  При това подреждане Анна трябва да одобри артикула преди възлагането на задачата на Шон, а след това Шон трябва да одобри т.е. преди задачата на Франк да бъде възложена. Ако Анна отхвърли артикула, на Шон или Франк няма да бъде възложена задача; и ако Анна одобри, но Шон отхвърли, работният поток все още свършва, преди задачата за преглед на Яворов да бъде възложена.
  Ето как Франк настройва своя едноетапен сериен преглед.
  
  

• С помощта на два етапа   Ако Франк иска Анна и Шон да получат рецензиите си едновременно, така че да не се налага Шон да чака Анна да приключи, за да може да започне, той може да настрои два етапа в работния поток: първия паралелен етап за прегледите на Анна и Шон, а вторият – отделен етап само за своя преглед. Отново, той избира опцията Край при първо отхвърляне . Вторият етап няма да започва, докато първият етап не завърши; така че отново, ако ИлиЯна или Шон отхвърли елемента, задачата за преглед на Явор никога няма да бъде възложена.
  Ето как Франк настройва паралелния си преглед на две стъпки.
  
  

Ето диаграми на двете решения.

Външни участници    Има специален процес за включване на участници, които не са членове на вашата организация на SharePoint. В този процес член на сайта действа като прокси сървър за външния участник.

Ето диаграма на този процес:

Да се възложи ли по една задача на всяка цяла група или по една на всеки член на групата?    Ако включите адрес на група или списък за разпространение сред участниците в работния поток, може работният поток да възложи една задача на всеки член на групата или да възложи само една задача на цялата група (но все пак да изпрати известие за тази единствена задача на всеки член). Когато е възложена само една задача на цялата група, всеки член на групата може да поиска и изпълни тази единствена задача. (Ще намерите инструкции за изискване на групова задача в сегмента Завършете на тази статия.)

Най-горе на сегмента

08. От каква допълнителна информация се нуждаят участниците?

Има текстово поле във формуляра за асоцииране, където можете да предоставите инструкции, подробни данни за изискванията, ресурсите и т.н.

Две неща, които може да включите:

• Информация за връзка, в случай че участниците имат трудности или въпроси.

• Ако работният поток ще възложи само една задача на всяка група или списък за разпространение, споменете тук, че един член на всяка такава група трябва да поиска задачата, преди да я изпълни. По този начин другите членове на групата не губят време, като започват същата задача. Можете да намерите подробностите за искането на групова задача в сегмента Завършете на тази статия

Най-горе на сегмента

09. Кога са дължими задачите?

Можете да укажете кога са дължими задачите от работния поток по един или и двата начина:

По календарна дата    Можете да зададете една календарна дата, до която да са дължими всички задачи.

• Ако настроите вашия работен поток да се стартира автоматично, обикновено не трябва да използвате тази опция. Това е така, защото зададената от вас стойност на дата няма да се настройва автоматично спрямо текущата дата всеки път, когато работният поток се стартира автоматично.

По времетраене на задачата    Можете да зададете брой дни, седмици или месеци, които са позволени за изпълнение на всяка задача, започвайки от възлагането на тази задача.

• Крайният срок на календара замества зададеното времетраене на задачата. Това е: Ако днес е 10 юни и ми е възложена задача днес, която има времетраене от три дни, но която също има краен срок в календара на 11 юни, тогава задачата ще бъде дължима на 11 юни (крайния срок на календара), а не на 13 юни (края на времетраенето от три дни).

Най-горе на сегмента

10. Кога завършва този работен поток?

За да избегнете изразходваното време за ненужни прегледи, можете да изберете работният поток да завършва незабавно (преди зададения или изчисляемия краен срок), когато възникне едно от следните две събития:

• Всеки участник отхвърля елемента.

• Елементът се променя по всякакъв начин.

Най-горе на сегмента

11. Кой трябва да бъде уведомен?

В полето "Як" , на втората страница на формуляра за асоцииране можете да въведете имена или адреси за всеки, който трябва да бъде уведомяван всеки път, когато този работен поток започва или свършва.

• Въвеждането на име тук не води до възлагане на задача от работен поток на това лице.

• Когато работният поток се стартира ръчно, човекът, който го стартира , получава известията за начало и край, без да е необходимо да се задава в това поле.

• Когато работният поток се стартира автоматично, човекът, който първоначално го е добавил , получава известията за начало и край, без да е необходимо да се задава в това поле.

Най-горе на сегмента

12. Този работен поток ще управлява ли одобрението на съдържанието?

Може да имате списъци или библиотеки, в които искате новите елементи и/или новите версии на текущите елементи да бъдат преглеждани за точността на тяхното съдържание или за уместността на тяхната форма и стил, преди да станат видими за всеки, който има достъп до списъка. Този процес на преглед се нарича одобрение на съдържанието.

В продукти на SharePoint можете да използвате работен поток "Одобрение", за да направите процеса на одобрение на съдържанието още по-лесен и ефективен. За повече информация вж. сегмента за одобрение на съдържание "Управление " на тази статия.

Какво следва?

Ако сте готови да добавите вашия нов работен поток за одобрение към вашия списък, библиотека или колекция от сайтове, отидете на съответния сегмент Добавяне (Списък/библиотека или Колекция от сайтове) на тази статия.

Може да имате списъци и библиотеки, в които искате новите елементи и/или новите версии на текущите елементи да бъдат преглеждани за точността на тяхното съдържание или уместността на техния формуляр и стил, преди те да станат видими за всеки, който има достъп до списъка. Този процес на преглед се нарича одобрение на съдържанието.

В продуктите на SharePoint можете да управлявате ръчно одобрението на съдържанието без работен поток; но работният поток за одобрение на SharePoint може да направи процеса още по-лесен и по-ефективен.

Ако все още не сте запознати с функциите за създаване на версии и одобрение на съдържание в продукти на SharePoint, ви препоръчваме да започнете с преглед на следните статии:

• Изискване на одобрение за елементи в списък на сайта или библиотека

• Одобрение или отхвърляне на елементи или файлове в списък или библиотека на сайт

• Разрешаване и конфигуриране на версии за списък или библиотека

Има два начина, по които работният поток "Одобрение" може да управлява процеса на одобрение на съдържанието – по всеки начин, свързан с една контрола във формулярите за асоцииране, които попълвате, когато добавяте работния поток за първи път. Можете да използвате вашия работен поток за един или и за двата.

Управление на публикуването на основни версии

В областта Опции за стартиране на първата страница на формуляра за асоцииране има опция за Стартиране на този работен поток за одобрение на публикуването на основна версия на елемент. Няколко неща, които да обърнете внимание:

• Тази опция е налична само за работен поток за одобрение, който се изпълнява на всички типове съдържание в един списък или библиотека, а не за всеки работен поток, който се изпълнява само върху елементи от един тип съдържание.

• За да бъде налична тази опция, одобрение на съдържанието трябва да е разрешено за списъка или библиотеката на страницата Настройки на версиите, а опцията Създаване на основни и второстепенни (чернови) версии трябва да бъде избрана на същата страница.

• Ако изберете тази опция, двете опции, които я следват, стават недостъпни: Стартирай този работен поток, когато се създаде нов елемент , и Стартирай този работен поток, когато даден елемент бъде променен.

• Ако изберете тази опция, вашият работен поток ще се изпълнява автоматично върху елемент само когато някой се опита да публикува основна версия на този елемент.

• Във всеки един списък или библиотека може да има само един работен поток за одобрение, който се използва за одобряване на публикация на основни версии. Ако се опитате да обозначите втори работен поток в същия списък или библиотека за тази функция, ще получите подкана да изберете единия или другия.

Контролата не е базирана на версии

В областта Разрешаване на одобрение на съдържание на втората страница на формуляра за асоцииране има опция за Актуализиране на състоянието на одобрение след завършване на работния поток (използвайте този работен поток, за да управлявате одобрението на съдържание)..

Тази опция е налична във формуляра дали се изисква одобрение на съдържанието в списъка или библиотеката. И в двата случая стойността в полето Одобрение за елемента се актуализира на базата на резултата от работния поток.

Като използвате тази опция, можете да:

• Винаги изпълнявай работния поток ръчно или

• Изберете една или повече от опциите за автоматично стартиране в първата страница на формуляра за асоцииране или

• Разрешаване както на ръчно, така и на автоматично стартиране

Контрола на съдържание за сайтове за публикуване в уеб

Контролата на съдържание е специализиран процес в сайтове, които публикуват страници в уеб. Съответно има специализиран работен поток "Одобрение за публикуване", който да се използва в сайтовете за публикуване, както и шаблон за сайт (наречен сайт за публикуване с работен поток), който включва версия на този работен поток, която вече е персонализирана за използване в уеб публикуване.

Какво следва?

Ако сте готови да добавите вашия нов работен поток за одобрение към вашия списък, библиотека или колекция от сайтове, отидете на съответния сегмент Добавяне (Списък/библиотека или Колекция от сайтове) на тази статия.

Ако все още не сте запознати с добавянето на работни потоци, може да сметнете за полезно да прегледате сегмента LEARN и сегмента plan в тази статия, преди да продължите със стъпките в този сегмент.

Раздели в този сегмент

1. Преди да започнете

2. Добавяне на работния поток

1. Преди да започнете

Две неща трябва да бъдат подредени, преди да можете да добавите работен поток:

Имейл    За да може работният поток да изпраща имейл известия и напомняния, имейлът трябва да е разрешен за вашия сайт на SharePoint. Ако не сте сигурни дали това вече е направено, консултирайте се с администратора на SharePoint. Вижте също SharePoint 2013 Стъпка по стъпка: Настройка на настройката за изходящ имейл.

Разрешения    Настройките по подразбиране на SharePoint изискват да имате разрешение за управление на списъци, за да добавяте работни потоци за списъци, библиотеки или колекции от сайтове. (Групата "Собственици" има разрешение за управление на списъци по подразбиране; групата "Членове" и групите "Посетители" – не. За повече информация относно разрешенията вж. сегмента НАУЧАВА на тази статия.)

Най-горе на сегмента

2. Добавяне на работния поток

Изпълнете следните стъпки:

1. Отворете списъка или библиотеката, за които искате да добавите работния поток.

2. На лентата щракнете върху раздела Списък или Библиотека .

   Забележка: Името на раздела може да се различава в зависимост от типа на списъка или библиотеката. Например в списък с календари разделът се нарича Календар.

3. В групата Настройки щракнете върху Настройки на работния поток.

4. На страницата Настройки на работния поток, под Показване на асоциациите на работни потоци от този тип задайте дали искате работният поток да се изпълнява в документа, списъка или папката и след това щракнете върху Добавяне на работен поток.

5. Попълнете първата страница на формуляра за асоцииране.
   (Инструкциите следват илюстрацията.)

   

   	Тип съдържание Запазете селекцията по подразбиране като Всички или изберете конкретен тип съдържание.
   	Шаблон Изберете шаблона Одобрение – SharePoint 2010 . Забележка: Ако шаблонът "Одобрение – SharePoint 2010 " не се показва в списъка, обърнете се към администратора на SharePoint, за да разберете дали е активиран за вашата колекция от сайтове или работна област. Ако сте администратор, отидете на Настройки на сайта > Функции на колекцията от сайтове > активиране на работни потоци .
   	Име Въведете име за този работен поток. Името ще идентифицира този работен поток за потребителите на този списък или библиотека. За предложения за наименуване на вашия работен поток вижте сегмента plan на тази статия.
   	Списък със задачи Изберете списък със задачи, който да се използва с този работен поток. Можете да изберете съществуващ списък със задачи или да щракнете върху Нов списък със задачи , за да създадете нов списък. За информация относно причините за създаване на нов списък със задачи (за разлика от избора на съществуващ такъв), вижте сегмента plan на тази статия.
   	History List Изберете списък с хронооните, който да се използва с този работен поток. Можете да изберете съществуващ списък с хронолони или да щракнете върху Хронология на работния поток (нова), за да създадете нов списък. За информация относно причините за създаване на нов списък с хронолони (за разлика от избора на съществуващ такъв) вижте сегмента plan на тази статия.
   	Опции за "Старт" Задайте начина или начините, по които този работен поток може да бъде стартиран. За информация относно избирането на опции за стартиране вж . сегмента plan на тази статия. За информация относно използването на работния поток за управление на одобрението на съдържание, включително публикуването на основни версии, вж. сегмента "Контрола" на тази статия. Обърнете внимание, че опцията Стартиране на този работен поток за одобрение на публикуването на основна версия на елемент не се показва, ако добавяте работния поток само за един тип съдържание. Също така обърнете внимание, че ако изберете Стартирай този работен поток, за да одобрите публикуването на основна версия на елемент, следните две квадратчета стават недостъпни.

6. Когато всички настройки в този формуляр са по желания от вас начин, щракнете върху Напред.

7. Попълнете втората страница на формуляра за асоцииране.
   (Инструкциите следват илюстрацията.)

   Забележка: Продуктите на SharePoint ви представят първите няколко опции на тази втора страница на формуляра за асоцииране – цифрите от една до седем в следващата илюстрация от Одобряващи до ЯК – всеки път, когато стартирате работния поток ръчно, така че да можете да правите промени в тези опции само за този екземпляр.

   

   	Възлагане на Въведете имената или адресите за хората, на които искате работният поток да възложи задачи. Ако задачите ще бъдат възложени една по една (последователно)    Въведете имената или адресите в реда, в който трябва да бъдат възложени задачите. Ако всички задачи ще бъдат възложени едновременно (паралелно)    Няма значение редът на имената или адресите. Ако възлагате задача на някого извън вашата организация    на SharePoint За повече информация относно включването на външни участници вж. сегмента Завършете на тази статия.
   	"ред" Задайте дали задачите трябва да бъдат възлагани една по една (последователно), или всички наведнъж (паралелно). За повече информация относно използването на сериен ред и паралелен ред вижте сегмента plan на тази статия.
   	Добавяне на нов етап Добавете желаните етапи след първия, който току-що конфигурирахте. За да изтриете цял етап, щракнете в полето Възлагане на за този етап и след това натиснете CTRL+DELETE. За повече информация относно използването на няколко етапа вж . сегмента plan на тази статия.
   	Разгъване на групи За да бъде възложена една задача на всеки член на всяка група , която въведете в полето Възлагане на, отметнете това квадратче. (Всеки член на групата ще получи известие за задачата и всеки член ще има своя задача, която трябва да изпълни.) Изчистете отметката от това квадратче, за да бъде възложена само една задача на всяка цяла група, която сте въвели в полето Възлагане на. (Всеки член на групата ще получи известие за задачата, но всеки един член може да поиска и изпълни единичната задача от името на цялата група. Ще намерите инструкции за изискване на групова задача в сегмента "Завършени" на тази статия.)
   	Искане Всеки текст, който включите тук, ще бъде включен във всяко известие за задача, изпращано от работния поток. Не забравяйте да включите допълнителни инструкции или ресурси, от които участниците може да се нуждаят, включително: Информация за връзка. Ако е необходимо, бележка за отделни задачи, възложени на цели групи или списъци за разпространение. (Ще намерите инструкции за изискване на групова задача в сегмента Завършете на тази статия.)
   	Крайни срокове и времетраене на задача Задайте краен срок за целия работен поток и/или задайте броя на дните, седмиците или месеците, разрешени за изпълнение на всяка задача от момента на нейното възлагане. Ако този работен поток някога ще се стартира автоматично, обикновено е добре да оставите полето Краен срок за всички задачи празно и да използвате двете полета за времетраене, за да управлявате крайния срок. Винаги можете да зададете точен краен срок във формуляра за иницииране, ако и когато стартирате работния поток ръчно. За повече информация кога да използвате крайните срокове и кога да използвате времетраенето на задачата, вж. сегмента plan на тази статия.
   	CC Въведете имената или имейл адресите на всеки, който трябва да бъде уведомяван всеки път, когато работният поток започва или свършва. Въвеждането на име тук не води до възлагане на задача от работен поток. Когато работният поток се стартира ръчно, човекът, който го стартира , получава известията за стартиране и спиране, без да е необходимо да се задава в това поле. Когато работният поток се стартира автоматично, човекът, който първоначално го е добавил , получава известията за стартиране и спиране, без да е необходимо да се задава в това поле.
   	Завършване на работния поток Изберете нито една от двете, или и двете от тези опции. За повече информация относно тези опции вж . сегмента plan на тази статия.
   	Разрешаване на одобрение на съдържание Отметнете това квадратче, ако ще използвате този работен поток за управление на одобрение на съдържание. За повече информация относно използването на работния поток за управление на одобрението на съдържание, включително публикуването на основни версии, вж. сегмента "Контрола" на тази статия.

8. Когато в тази страница имате всички настройки по желания от вас начин, щракнете върху Запиши , за да създадете работния поток.

Ако все още не сте запознати с добавянето на работни потоци, може да сметнете за полезно да прегледате сегмента LEARN и сегмента plan в тази статия, преди да продължите със стъпките в този сегмент.

Раздели в този сегмент

1. Преди да започнете

2. Добавяне на работния поток

1. Преди да започнете

Две неща трябва да бъдат подредени, преди да можете да добавите работен поток:

Имейл    За да може работният поток да изпраща имейл известия и напомняния, имейлът трябва да е разрешен за вашия сайт. Ако не сте сигурни дали това вече е направено, консултирайте се с администратора на SharePoint. Вижте също SharePoint 2013 Стъпка по стъпка: Настройка на настройката за изходящ имейл.

Разрешения    Настройките по подразбиране на SharePoint изискват да имате разрешение за управление на списъци, за да добавяте работни потоци за списъци, библиотеки или колекции от сайтове. (Групата "Собственици" има разрешение за управление на списъци по подразбиране; групата "Членове" и групите "Посетители" – не. За повече информация относно разрешенията вж. сегмента НАУЧАВА на тази статия.)

Най-горе на сегмента

2. Добавяне на работния поток

Изпълнете следните стъпки:

1. Отидете на началната страница за колекцията от сайтове (а не началната страница за сайт или подсайт в рамките на колекцията).

2. Щракнете върху иконата Настройки и след това щракнете върху Настройки на сайта.

3. На страницата Настройки на сайта, под Галерии на Web Designer щракнете върху Типове съдържание на сайт.

4. На страницата Типове съдържание на сайт щракнете върху името на типа съдържание на сайта, за който искате да добавите работен поток.

   Забележка: Работен поток, добавен към цялата колекция от сайтове, трябва да бъде добавен само за елементи от един тип съдържание.

   

   1. На страницата за избрания тип съдържание, под Настройки щракнете върху Настройки на работния поток.
      

   2. На страницата Настройки на работния поток щракнете върху връзката Добавяне на работен поток .
      

   3. Попълнете първата страница на формуляра за асоцииране.
      (Инструкциите следват илюстрацията.)

   

   	Шаблон Изберете шаблона Одобрение – SharePoint 2010 . Забележка: Ако шаблонът "Одобрение – SharePoint 2010 " не се показва в списъка, обърнете се към администратора на SharePoint, за да разберете дали е активиран за вашата колекция от сайтове или работна област. Ако сте администратор, отидете на Настройки на сайта > Функции на колекцията от сайтове > активиране на работни потоци.
   	Име Въведете име за този работен поток. Името ще идентифицира този работен поток за потребителите на тази колекция от сайтове. За предложения за наименуване на вашия работен поток вижте сегмента plan на тази статия.
   	Списък със задачи Изберете списък със задачи, който да се използва с този работен поток. Можете да изберете съществуващ списък със задачи или да щракнете върху Нов списък със задачи , за да създадете нов списък. За информация относно причините за създаване на нов списък със задачи (за разлика от избора на съществуващ такъв), вижте сегмента plan на тази статия.
   	History List Изберете списък с хронооните, който да се използва с този работен поток. Можете да изберете съществуващ списък с хронолони или да щракнете върху Хронология на работния поток (нова), за да създадете нов списък. За информация относно причините за създаване на нов списък с хронолони (за разлика от избора на съществуващ такъв) вижте сегмента plan на тази статия.
   	Опции за "Старт" Задайте начина или начините, по които този работен поток може да бъде стартиран. За информация относно избирането на опции за стартиране вж . сегмента plan на тази статия.
   	Да се добави ли този работен поток към типове съдържание наследник? Задайте дали този работен поток трябва да бъде добавен към (асоцииран с) всички други типове съдържание на сайтове и списъци, които се наследяват от този тип съдържание. Операцията, която изпълнява цялото допълнително добавяне, може да отнеме много време, за да завърши. Ако наследяването е прекъснато за сайтове или подсайтове, в които искате този работен поток да бъде добавен към наследяването на типове съдържание, се уверете, че сте член на групата "Собственици" на всеки от тези сайтове или подсайтове, преди да изпълните тази операция.

5. Когато всички настройки на тази страница са по желания от вас начин, щракнете върху Напред.

6. Попълнете втората страница на формуляра за асоцииране.
   (Инструкциите следват илюстрацията.)

   Забележка:  SharePoint продукти ви предоставя първите няколко опции на тази втора страница от формуляра за асоцииране – цифрите от една до седем в следващата илюстрация от Одобряващи до ЯК – всеки път, когато стартирате работния поток ръчно, така че да можете да правите промени в тези опции само за този екземпляр.

   

   	Възлагане на Въведете имената или адресите за хората, на които искате работният поток да възложи задачи. Ако задачите ще бъдат възложени една по една (последователно)    Въведете имената или адресите в реда, в който искате да бъдат възложени задачите. Ако всички задачи ще бъдат възложени едновременно (паралелно)    Няма значение редът на имената или адресите. Ако възлагате задача на някого извън вашата организация    на SharePoint За повече информация относно включването на външни участници вж. сегмента Завършете на тази статия.
   	"ред" Задайте дали задачите трябва да бъдат възлагани една по една (последователно), или всички наведнъж (паралелно). За повече информация относно използването на сериен ред и паралелен ред вижте сегмента plan на тази статия.
   	Добавяне на нов етап Добавете желаните етапи след първия, който току-що сте конфигурирали. За да изтриете цял етап, щракнете в полето Възлагане на за този етап и след това натиснете CTRL+DELETE. За повече информация относно използването на няколко етапа вж . сегмента plan на тази статия.
   	Разгъване на групи За да бъде възложена една задача на всеки член на всяка група , която въведете в полето Възлагане на, отметнете това квадратче. (Всеки член на групата ще получи известие за задачата и всеки член ще има своя задача, която трябва да изпълни.) Изчистете отметката от това квадратче, за да бъде възложена само една задача на цялагрупа, която сте въвели в полето Възлагане на. (Всеки член на групата ще получи известие за задачата, но всеки един член може да поиска и изпълни единичната задача от името на цялата група. Ще намерите инструкциите за изискване на групова задача в сегмента Завършете на тази статия.)
   	Искане Всеки текст, който включите тук, ще бъде включен във всяко известие за задача, изпращано от работния поток. Не забравяйте да включите допълнителни инструкции или ресурси, от които участниците може да се нуждаят, включително: Информация за връзка. Ако е необходимо, бележка за отделни задачи, възложени на цели групи или списъци за разпространение. (Ще намерите инструкции за изискване на групова задача в сегмента Завършете на тази статия.)
   	Крайни срокове и времетраене на задача Задайте краен срок за целия работен поток и/или задайте броя на дните, седмиците или месеците, разрешени за изпълнение на всяка задача от момента на нейното възлагане. Ако този работен поток някога ще се стартира автоматично, обикновено е добре да оставите полето Краен срок за всички задачи празно и да използвате двете полета за времетраене, за да управлявате крайния срок. Винаги можете да зададете точен краен срок във формуляра за иницииране, ако и когато стартирате работния поток ръчно. За повече информация кога да използвате крайните срокове и кога да използвате времетраенето на задачата, вж. сегмента plan на тази статия.
   	CC Въведете имената или имейл адресите на всеки, който трябва да бъде уведомяван всеки път, когато работният поток започва или свършва. Въвеждането на име тук не води до възлагане на задача от работен поток. Когато работният поток се стартира ръчно, човекът, който го стартира , получава известията за стартиране и спиране, без да е необходимо да се задава в това поле. Когато работният поток се стартира автоматично, човекът, който първоначално го е добавил , получава известията за стартиране и спиране, без да е необходимо да се задава в това поле.
   	Завършване на работния поток Изберете нито една от двете, или и двете от тези опции. За повече информация относно тези опции вж . сегмента plan на тази статия.
   	Разрешаване на одобрение на съдържание Отметнете това квадратче, ако ще използвате този работен поток за управление на одобрение на съдържание. За повече информация относно използването на работния поток за управление на одобрението на съдържание, включително публикуването на основни версии, вж. сегмента "Контрола" на тази статия.

7. Когато в тази страница имате всички настройки по желания от вас начин, щракнете върху Запиши , за да създадете работния поток.

Какво следва?

Ако сте готови, отидете в сегмента "СТАРТ" на тази статия и стартирайте първия екземпляр, за да тествате вашия нов работен поток.

Работният поток може да бъде настроен да се стартира само ръчно, само автоматично или по един от двата начина:

• Ръчно по всяко време от всеки, който има необходимите разрешения.

• Автоматично всеки път, когато възникне зададено събитие за активиране. Т.е. когато даден елемент бъде добавен към списъка или библиотеката и/или когато елемент в списъка бъде променен по някакъв начин и/или когато някой се опита да публикува основна версия на елемент).
  (Събитието или събитията, които задействат, са зададени на първата страница на формуляра за асоцииране по време на първоначалното асоцииране и конфигуриране на работния поток. За повече информация вж . сегмента plan на тази статия.)

Раздели в този сегмент

1. Автоматично стартиране на работния поток

2. Ръчно стартиране на работния поток

3. Ръчно стартиране от списъка или библиотеката

4. Ръчно стартиране от програма на Microsoft Office

1. Стартирайте работния поток автоматично

Ако работният поток е конфигуриран да се стартира автоматично, всеки път, когато възникне събитие за активиране, работният поток се изпълнява върху елемента, който го е задействал.

Когато се стартира работният поток, той възлага първата задача или задачи и изпраща известие за задачата на всеки възложител. Междувременно то също изпраща стартиращи известия (различни от известията за задачи) на лицето, което първоначално е добавило работния поток, и на всеки, който присъства в полето "Як " на втората страница на формуляра за асоцииране.

Най-горе на сегмента

2. Стартирайте ръчно работния поток

Бележка за разрешенията    Обикновено трябва да имате разрешение "Редактиране на елементи", за да стартирате работен поток. (По подразбиране и групата "Членове", и групата "Собственици" имат това разрешение, но групата "Посетители" – не. Обаче собственикът може също да избира за всеки работен поток по работен поток да изисква разрешение за управление на списъци за хората, които стартират работния поток. Като изберат тази опция, собствениците могат по същество да зададете, че само те и другите собственици могат да стартират определен работен поток. За повече подробности вижте сегмента Научете на тази статия.)

Две места, от които да започнете

Можете да стартирате работен поток ръчно от двете места:

• От списъка или библиотеката , където се съхранява елементът

• От самия елемент, отворен в програмата на Microsoft Office, в която е създаден. (Обърнете внимание, че това трябва да бъде инсталираната програма, а не версия на уеб приложение.)

Останалите два раздела в този сегмент предоставят инструкции и за двата метода.

Най-горе на сегмента

3. Стартирайте ръчно от списъка или библиотеката

1. Отидете в списъка или библиотеката, където се съхранява елементът, в който искате да изпълните работния поток.

2. Щракнете върху многоточието до името на елемента и след това в диалоговия прозорец щракнете върху многоточието, за да отворите менюто с елементи , и след това щракнете върху Работни потоци от падащото меню.

3. На страницата Работни потоци: Име на елемент , под Стартиране на нов работен поток щракнете върху работния поток, който искате да изпълните.
   

4. На страницата Промяна на работен поток, във формуляра за иницииране направете всички промени, които искате да приложите към този конкретен екземпляр на работния поток.

   Забележка: Промените, направени тук, във формуляра за иницииране, се използват само по време на текущия екземпляр на работния поток. Ако искате да направите промени, които ще се прилагат всеки път, когато работният поток се изпълнява, или ако искате да промените настройките на работния поток, които не се показват в този формуляр, вж. сегмента CHANGE на тази статия.

   

   	Възлагане на Направете всички промени в списъка с хора, на които искате работният поток да възлага задачи. Ако задачите ще бъдат възложени една по една    Въведете имената или адресите в реда, в който трябва да бъдат възложени задачите. Ако всички задачи ще бъдат възложени едновременно    Няма значение редът на имената или адресите. Ако възлагате задача на някого извън вашата организация    на SharePoint За повече информация относно включването на външни участници вж. сегмента Завършете на тази статия
   	"ред" Уверете се, че спецификациите за това дали задачите трябва да бъдат възложени една по една (последователно), или всички наведнъж (паралелно), са както желаете. За повече информация относно използването на сериен ред и паралелен ред вижте сегмента plan на тази статия.
   	Добавяне на нов етап Добавете или желаните етапи отвъд този или тези, които са конфигурирани в момента. За да изтриете цял етап, щракнете в полето Възлагане на за този етап и след това натиснете CTRL+DELETE. За повече информация относно използването на няколко етапа вж . сегмента plan на тази статия.
   	Разгъване на групи За да бъде възложена една задача на всеки член на всяка група, която въведете в полето Възлагане на, отметнете това квадратче. (Всеки член на групата ще получи известие за задачата и всеки член ще има своя задача, която трябва да изпълни.) Изчистете отметката от това квадратче, за да бъде възложена само една задача на всяка цяла група, която сте въвели в полето Възлагане на. (Всеки член на групата ще получи известие за задачата, но всеки един член може да поиска и изпълни единичната задача от името на цялата група. Ще намерите инструкциите за изискване на групова задача в сегмента Завършете на тази статия.)
   	Искане Всеки текст, който включите тук, ще бъде включен във всяко известие за задача, изпращано от работния поток. Не забравяйте да включите допълнителни инструкции или ресурси, от които участниците може да се нуждаят, включително: Информация за връзка за въпроси и проблеми Ако е приложимо, бележка за отделни задачи, възложени на цели групи или списъци за разпространение (Ще намерите инструкции за изискване на групова задача в сегмента Завършване на тази статия.)
   	Крайни срокове и времетраене на задача Задайте краен срок за целия работен поток и/или задайте броя на дните, седмиците или месеците, разрешени за изпълнение на всяка задача от момента на нейното възлагане. За повече информация кога да използвате крайните срокове и кога да използвате времетраенето на задачата, вж. сегмента plan на тази статия.
   	CC Направете желаните от вас допълнения или премахвания. Не забравяйте, че: Въвеждането на име тук не води до възлагане на задача от работен поток. Тъй като стартирате работния поток ръчно, ще получавате известия за стартиране и спиране независимо дали сте в това поле, или не.

5. Когато имате всички настройки в формуляра за иницииране по желания от вас начин, щракнете върху Старт , за да стартирате работния поток.

Работният поток възлага първата задача или задачи, а междувременно изпраща на вас и на всеки, който е посочен в полето "Як" на формуляра за иницииране.

Най-горе на сегмента

1. Отворете елемента в инсталираната програма от Office на вашия компютър.

2. В отворения елемент щракнете върху раздела Файл , щракнете върху Запиши & Изпрати и след това щракнете върху работния поток, който искате да изпълните върху елемента.

3. Ако видите следното съобщение, което ви казва, че работният поток трябва да вкара файла обратно, щракнете върху бутона Синхронизиране на работата.

4. Щракнете върху големия бутон Начало на работен поток .

5. На страницата Промяна на работен поток, във формуляра за иницииране направете всички промени, които искате да приложите към този конкретен екземпляр на работния поток.

   Забележка: Промените, направени тук, във формуляра за иницииране, се използват само по време на текущия екземпляр на работния поток. Ако искате да направите промени, които ще се прилагат всеки път, когато работният поток се изпълнява, или ако искате да промените настройките на работния поток, които не се показват в този формуляр, вж. сегмента CHANGE на тази статия.

   

	Възлагане на Направете всички промени в списъка с хора, на които искате работният поток да възлага задачи. Ако задачите ще бъдат възложени една по една (последователно)    Въведете имената или адресите в реда, в който трябва да бъдат възложени задачите. Ако всички задачи ще бъдат възложени едновременно (паралелно)    Няма значение редът на имената или адресите. Ако възлагате задача на някого извън вашата организация    на SharePoint За повече информация относно включването на външни участници вж. сегмента Завършете на тази статия.
	"ред" Уверете се, че спецификациите за това дали задачите трябва да бъдат възложени една по една (последователно), или всички наведнъж (паралелно), са както желаете. За повече информация относно използването на сериен ред и паралелен ред вижте сегмента plan на тази статия.
	Добавяне на нов етап Добавете или желаните етапи отвъд този или тези, които са конфигурирани в момента. За да изтриете цял етап, щракнете в полето Възлагане на за този етап и след това натиснете CTRL+DELETE. За повече информация относно използването на няколко етапа вж . сегмента plan на тази статия.
	Разгъване на групи За да бъде възложена една задача на всеки член на всяка група, която въведете в полето Възлагане на, отметнете това квадратче. (Всеки член на групата ще получи известие за задачата и всеки член ще има своя задача, която трябва да изпълни.) Изчистете отметката от това квадратче, за да бъде възложена само една задача на всяка цяла група, която сте въвели в полето Възлагане на. (Всеки член на групата ще получи известие за задачата, но всеки един член може да поиска и изпълни единичната задача от името на цялата група. Ще намерите инструкциите за изискване на групова задача в сегмента Завършете на тази статия.)
	Искане Всеки текст, който включите тук, ще бъде включен във всяко известие за задача, изпращано от работния поток. Не забравяйте да включите допълнителни инструкции или ресурси, от които участниците може да се нуждаят, включително: Информация за връзка за въпроси и проблеми. Ако е приложимо, бележка за отделни задачи, възложени на цели групи или списъци за разпространение. (Ще намерите инструкциите за изискване на групова задача в сегмента Завършете на тази статия.)
	Крайни срокове и времетраене на задача Задайте краен срок за целия работен поток и/или задайте броя на дните, седмиците или месеците, разрешени за изпълнение на всяка задача от момента на нейното възлагане. За повече информация кога да използвате крайните срокове и кога да използвате времетраенето на задачата, вж. сегмента plan на тази статия.
	CC Направете желаните от вас допълнения или премахвания. Не забравяйте, че: Въвеждането на име тук не води до възлагане на задача от работен поток. Тъй като стартирате работния поток ръчно, ще получавате известия за стартиране и спиране, независимо дали сте посочени в това поле.

1. Когато имате настройките във формуляра за иницииране по желания от вас начин, щракнете върху Старт , за да стартирате работния поток.

Работният поток възлага първата задача или задачи, а междувременно изпраща на вас и на всеки, който е посочен в полето "Як" на формуляра за иницииране.

Какво следва?

• Ако това е първият път, когато този работен поток е бил изпълнен, другите участници може да се нуждаят от информация и помощ, за да изпълнят възложените им задачи. (Той може да намери сегмента Завършете на тази статия полезен.)

• Освен това е добра идея да проверите дали участниците получават своите имейл известия и особено дали известията не се обработват погрешно от филтрите за нежелана поща.

• И разбира се, може да имате една или повече задачи от работния поток, за да завършите себе си. Отидете на сегмента Complete на тази статия за подробности как да ги завършите.

• Междувременно, за информация как можете да следите напредъка на текущия екземпляр на работния поток, отидете на сегмента МОНИТОР на тази статия.

Ако това е първият път, когато ви е възложена задача в работен поток "Одобрение", може да сметнете за полезно да прегледате изцяло този сегмент от статията, преди да завършите задачата си. По този начин ще бъдете наясно с всички опции, които може да са отворени за вас.

Първо, уверете се, че имате правилната статия

Различните типове работни потоци изискват различни действия за задача.

Така че преди да започнете, се уверете, че задачата, която ви е възложена, наистина е задача от работен поток "Одобрение", а не задача за друг тип работен поток.

Потърсете текста Моля, одобрите в някое от следните местоположения:

• В реда "Тема" на за уведомяване за
  задачата

• На лентата за съобщения в елемента, който трябва да бъде прегледан
  

• В заглавието на задачата на страницата
  "Състояние на работния поток"

Ако не виждате текста Please approve в тези местоположения, консултирайте се с лицето, което е стартирало или първоначално добавило работния поток, за да разберете на кой шаблон за работен поток се базира – или е работен поток по избор. Ще намерите връзки към статии за това как да използвате другите типове работни потоци, включени в продуктите на SharePoint, в раздела Вж. също на тази статия.

Ако обаче вашата задача е задача за одобрение, продължете право да четете!

Раздели в този сегмент

1. Общ преглед на процеса

2. Достъп до елемента и формуляра за задача от съобщението за уведомяване за задачата

3. Достъп до елемента и формуляра за задача от списъка или библиотеката

4. Преглед на елемента

5. Попълване и подаване на формуляра за задача

6. Просрочени известия

7. Изискване и изпълнение на групова задача (незадължително)

8. Искане за промяна на елемента (по избор)

9. Повторно възлагане на вашата задача "Одобрение" на някого другиго (по избор)

10. Изпълнение на задача от името на външен участник (незадължително)

1. Общ преглед на процеса

Когато ви е възложена задача в работен поток, обикновено разбирате за задачата по един от трите начина:

• Получавате известие за имейл задача.

• Отваряте документ на Microsoft Office и виждате лента за съобщения, която ви информира, че ви е възложена свързана задача.

• Проверявате сайта на SharePoint и откривате, че в момента ви са възложени една или повече задачи.

Когато разберете, че ви е възложена задача от работен поток "Одобрение", обикновено правите две неща:

• Преглед на елемента    Разберете дали можете да одобрите елемента в текущото му състояние.

• Завършване на вашата задача    Използвайте формуляра за задача, за да подадете резултатите от вашия преглед.

Поради това често следните три елемента участват във вашето изпълнение на задачата:

• Уведомителното съобщение (което получавате като имейл)

• Елементът, подаден за вашето одобрение (който отваряте и преглеждате)

• Формулярът за задача (който отваряте, попълвате и подавате)

Ето как изглеждат тези три елемента.

Най-горе на сегмента

2. Отидете до елемента и формуляра за задачата от съобщението за уведомяване за задачата

Изпълнете следните стъпки:

1. В съобщението за уведомяване за задачата, в инструкциите За да завършите тази задача , щракнете върху връзката към елемента.

2. В отворения елемент щракнете върху бутона Отвори тази задача в лентата за съобщения.

Най-горе на сегмента

3. Отидете до елемента и формуляра за задачата от списъка или библиотеката

Изпълнете следните стъпки:

1. В списъка или библиотеката, където се съхранява елементът за преглеждане, щракнете върху връзката В ход , свързана с елемента и работния поток.

2. На страницата Състояние на работния поток щракнете върху заглавието на вашата задача.

3. Във формуляра за задача, в тази задача от работния поток се отнася за лентата за съобщения щракнете върху връзката към елемента.

Най-горе на сегмента

4. Прегледайте елемента

В този пример елементът е документ на Microsoft Word.

Обърнете внимание на двете жълти ленти за съобщения в горния край на документа:

• Сървър само за четене   Този документ е отворен в режим само за четене – т.е. можете да четете документа, но не можете да правите промени в него.
  (Обърнете внимание, че когато изпълнявате задача за работен поток "Одобрение", обикновено не правите никакви промени директно в самия елемент. Вместо това можете да използвате формуляра за задача, за да регистрирате всички свои отговори.)

• Задача от работен поток   Когато сте готови да регистрирате отговора си във формуляра за задача, щракнете върху бутона Отвори тази задача .

Най-горе на сегмента

5. Попълнете и подайте формуляра за задача

Формулярът за задача за задача от работен поток "Одобрение" изглежда по подобен начин.

Обърнете внимание, че първите два елемента (Изтриване на елемент и Тази задача от работния поток се отнасят за заглавието на елемента) не се показват във формуляра за задача, когато се отворят вътре в елемента за преглед.

	Изтриване на елемент За да изтриете тази задача от текущия екземпляр на работния поток, щракнете върху този бутон. Изтриването на задачата не изтрива елемента, който трябва да бъде прегледан. Ако изтриете задачата, това действие функционира като (и се записва в хронологията като) отхвърляне на документа. Така че ако работният поток е конфигуриран да завършва при първото отхвърляне, изтриването й завършва работния поток. Задача, която е изтрита, вече не се показва в областта "Задачи " на страницата "Състояние на работния поток". (Изтриването и последващото автоматично отхвърляне обаче все още се записват в областта Хронология на страницата.) Забележка: Ако не сте стартирали този екземпляр на работния поток, може да поискате да се консултирате с лицето, което го е стартирало, преди да изтриете задачата.
	Тази задача на работен поток се отнася за заглавие на елемент За да отворите елемента за преглед, щракнете върху връзката тук.
	Status, Requested By, Consolidated Comments, Due Date Не можете да редактирате или променяте записи в тези четири полета, но можете да намерите информацията в тях полезна. Обърнете внимание, че полето Консолидирани коментари съдържа не само допълнителни инструкции как да изпълните задачата си, но също така всички коментари, подадени от участници, които вече са завършили своите задачи в същия екземпляр на работния поток. По същия начин, след като подадете свой собствен формуляр, всички коментари, които включите в полето Коментари (4), ще се показват и в полето Консолидирани коментари за следващите участници.
	Коментари Всеки текст, който въведете тук, ще бъде записан в хронологията на работния поток и също така ще се показва в полето "Консолидирани коментари " (3) за следващите участници.
	Approve За да одобрите елемента, първо въведете коментарите, които искате да допринесете, в полето Коментари (4), след което щракнете върху този бутон.
	Отхвърли За да отхвърлите елемента, първо въведете коментарите, които искате да допринесете, в полетоКоментари (4), след което щракнете върху този бутон.
	Отказ За да затворите формуляра за задача, без да записвате промените или отговорите, щракнете върху този бутон. Задачата ще остане непълна и ще ви бъде възложена.
	Искане на промяна За да поискате промяна на елемента, който преглеждате, щракнете върху този бутон. За илюстрация на формуляра, където ще въведете подробностите за заявката си, и за допълнителни инструкции отидете на раздел 8 в този сегмент Поискайте промяна на елемента. Забележка: Тази опция може да е изключена за някои задачи от работния поток.
	Повторно възлагане на задача За да възложите повторно задачата Одобрение на някой друг, щракнете върху този бутон. За илюстрация на страницата, където ще въведете подробностите за повторното възлагане, а за допълнителни инструкции отидете на раздел 7 в този сегмент, възложете повторно задачата за одобрение на някого другиго. Забележка: Тази опция може да е изключена за някои задачи от работния поток.

Най-горе на сегмента

6. Просрочени известия

Ако е просрочена задача или цял екземпляр на работен поток за завършване, известията се изпращат автоматично до:

• Лицето, на което е възложена задачата

• Лицето, което е стартирало работния поток (или, ако стартирането е автоматично, за лицето, което първоначално е добавило работния поток)

Най-горе на сегмента

7. Поискайте и завършете групова задача (по избор)

Ако само една задача е възложена на цяла група, към която принадлежите, всеки член на групата може да поиска и изпълни тази единствена задача от името на цялата група.

Поискайте задачата, преди да прегледате елемента. Веднага щом поискате задачата, тя е възложена на вас и никой друг член на групата не може да я завърши. (По този начин само един човек извършва необходимата работа.)

1. На страницата Състояние на работния поток посочете името на задачата, възложена на вашата група, докато не се появи стрелка

2. Щракнете върху стрелката, щракнете върху Редактиране на елемент и след това във формуляра за задача щракнете върху бутона Изискване на задача .
   

Когато страницата Състояние на работния поток се обнови, можете да видите, че задачата вече не е възложена на групата, а специално за вас.

По-късно, ако искате отново да освободите задачата за групата, без да я изпълнявате, използвайте същите стъпки, за да се върнете към формуляра за задача, но сега щракнете върху бутона Освобождаване на задача .

Най-горе на сегмента

8. Искане за промяна на елемента (незадължително)

Преди да започнете този процес, обърнете внимание, че работният поток може да бъде настроен да завършва незабавно , ако в елемента е направена промяна. Може да е добра идея да се консултирате с човека, който е стартирал или първоначално е добавил работния поток, за да се уверите, че промяната трябва да бъде направена, както и дали работният поток да приключи на този етап.

Ще демонстрираме опцията за искане за промяна, като я вложим в сценарий:

Първо, представете си, че се казвате Франк.

След това представете си, че колега на име Анна е започнал работен поток "Одобрение" в документ, който тя е създала.

Когато преглеждате новия документ на Анна, смятате, че Въведението е твърде дълго.

Щракнете върху бутона Искане за промяна в дъното на формуляра за задача от работния поток и след това попълнете този формуляр.

	Искане за промяна от Въведете името или имейл адреса на лицето, от което искате промяната. (За да изпратите вашето искане на лицето, което е стартирало това изпълнение на работния поток – или, ако работният поток е стартиран автоматично, на лицето, което първоначално е добавило този работен поток за одобрение – можете също да оставите това поле празно.)
	Ново искане Опишете промяната, която искате да направите, и дайте всякаква информация, от която ще се нуждае лицето, което прави промяната. (Всеки текст, който въведете тук, ще бъде добавен в областта "Консолидирани коментари ".)
	Ново времетраене Направете едно от следните три неща: За да запазите съществуващия краен срок    Оставете това поле празно. За да премахнете напълно крайния срок    Въведете числото 0. За да зададете нов краен срок    Въведете число тук и след това задайте единиците за продължителност в полето по-долу. Взети заедно, двата записа идентифицират периода преди датата на изпълнение на задачата за промяна.
	Единици за ново времетраене Ако задавате ново времетраене на задачата, използвайте това поле заедно с полето Ново времетраене , за да определите периода преди крайния срок на задачата. (Например: 3 дни или 1 месец или 2 седмици.)

Когато имате всички записи във формуляра по желания от вас начин, щракнете върху Изпрати и текущата ви задача е маркирана катоЗавършена. (Но още не сте готови. Ще ви бъде възложена задача за одобрение отново, след като Анна завърши задачата за промяна).

Междувременно Анна получава следното имейл известие:

Анна може да каже само след един поглед на реда за тема (номер 1 на илюстрацията), че това не е обикновено известие за одобрение, а искане да промените нещо в елемента. Тя намира информацията за конкретната промяна, която е била поискана, в исканата промяна на текста (число 2).

Анна извлича елемента, прави исканите промени, след което записва промените си и проверява елемента обратно.

След това тя отива на страницата "Състояние на работния поток" и отваря задачата за искане на промяна от областта "Задачи" там.

Анна добавя информацията, която иска, в полето Коментари , след което щраква върху Изпращане на отговор. Работният поток извършва две действия:

• Тя маркира задачата за искане за промяна на Анна като завършена.

• Тя ви възлага нова задача за одобрение (с коментарите на Анна, добавени в полето "Консолидирани коментари ") и ви изпраща известие за тази задача.

Сега можете да продължите и да завършите прегледа на променения елемент.

Междувременно всички тези действия се проследяват и виждат в секцията Хронология на работния поток на страницата Състояние на работния поток, както е показано на илюстрацията по-долу.

Ето диаграма на целия процес.

Най-горе на сегмента

9. Възложете повторно вашата задача за одобрение на някого другиго (по избор)

Ако искате някой друг да завърши задача от работен поток, която ви е възложена, щракнете върху бутона Преназначаване на задача във формуляра за задача от работния поток.

Този формуляр се показва.

	Повторно възлагане на задача на Въведете името или адреса на лицето, на което искате да възложите тази задача. За да възложите тази задача на лицето, което е стартирало работния поток – или, ако работният поток е стартиран автоматично, на лицето, което първоначално е добавило този работен поток – оставете това поле празно.
	Ново искане Предоставете цялата информация, която лицето, на което възлагате задачата, ще трябва да изпълни задачата. (Всеки текст, който въведете тук, ще бъде добавен в областта "Консолидирани коментари ".)
	Ново времетраене Направете едно от следните три неща: За да запазите съществуващия краен срок    Оставете това поле празно. За да премахнете напълно крайния срок    Въведете числото 0. За да зададете нов краен срок    Въведете число тук и след това задайте единиците за продължителност в полето по-долу. Взети заедно, двата записа идентифицират периода преди датата на изпълнение на задачата за промяна.
	Единици за ново времетраене Ако задавате ново времетраене на задачата, използвайте това поле заедно с полето Ново времетраене , за да определите периода преди крайния срок на задачата. (Например: 3 дни или 1 месец или 2 седмици.)

Когато формулярът завърши, щракнете върху Изпрати. Вашата задача е маркирана като Завършена, нова задача се възлага на лицето, което сега отговаря за задачата, и се изпраща известие за задачата.

Всяка нова информация, която сте предоставили, се включва в текста Делегиран от в известието за новата задача (номер 1 на илюстрацията по-долу).

Междувременно всички тези промени се проследяват и виждат в разделите Задачи и хронология на страницата Състояние на работния поток, както е показано тук.

Най-горе на сегмента

10. Изпълнение на задача от името на външен участник (незадължително)

Има специален процес за включване на участници, които не са членове на вашата организация на SharePoint. В този процес член на сайта действа като прокси сървър за външния участник:

1. Включете имейл адреса на външния участник в съответния етап "Възлагане на" на втората страница на формуляра за асоцииране.

2. Работният поток действително възлага задачата на външния участник на члена на сайта, който стартира работния поток – или, ако работният поток се стартира автоматично, на члена, който първоначално е добавил работния поток. Това лице, на което е възложена задачата, действа като прокси сървър за външния участник.

3. Този член на сайта получава известие за задача с инструкции за изпращане на копие на елемента за преглед до външния участник. (Междувременно външният участник получава копие на известието за задачата, което може да функционира като полезно предупреждение или предупреждение.)

4. Членът на сайта, на когото в действителност е възложена задачата, изпраща копие на елемента до външния участник.

5. Външният участник преглежда елемента и изпраща обратно своя отговор на члена на сайта.

6. Когато пристигне отговорът на външния участник, членът на сайта завършва задачата от името на външния участник.

Ето диаграма на процеса.

Централното местоположение, от което можете да наблюдавате, настройвате или спирате изпълняван работен поток, е страницата "Състояние на работния поток" за този екземпляр на работния поток.

Първо ще ви покажем как да стигнете до тази страница, след което ще ви покажем как да използвате опциите и информацията, която намирате там. И накрая, ще ви покажем две други страници, където можете да получите допълнителна информация за наблюдение.

Раздели в този сегмент

1. Достъп до страницата "Състояние на работния поток"

2. Използване на страницата "Състояние на работния поток" за наблюдение на хода на работния поток

3. Промяна на активните задачи (вече присвоени задачи)

4. Промяна на бъдещи задачи (все още не са възложени задачи)

5. Отмяна или прекратяване на изпълнението на този работен поток

6. Разберете кои работни потоци се изпълняват за даден елемент

7. Следене на работни потоци за цялата колекция от сайтове

1. Отидете на страницата "Състояние на работния поток"

В списъка или библиотеката, където се намира елементът, щракнете върху връзката В ход за елемента и работния поток, които искате.

В този пример елементът е документът с име "Чернова на ключова бележка", а работният поток е "Одобрение 3".

Отваря се страницата Състояние на работния поток.

Най-горе на сегмента

2. Използвайте страницата "Състояние на работния поток", за да следите напредъка на работния поток

Тук, под илюстрацията на всеки раздел на страницата "Състояние на работния поток" ще намерите въпросите за наблюдение, за които отговаря разделът.

Секция ''Информация за работния поток''

Отговорено на въпроси:

• Кой е стартирал този екземпляр на работния поток?

• Кога е стартиран този екземпляр?

• Кога е възникнало последното действие в този екземпляр?

• На кой елемент се изпълнява този екземпляр?

• Какво е текущото състояние на този екземпляр?

Раздел ''Задачи''

Отговорено на въпроси:

• Кои задачи вече са създадени и възложени и какво е текущото им състояние?

• Кои задачи вече са завършени и какъв е резултатът от всяка от тези задачи?

• Какъв е крайният срок за всяка задача, която вече е създадена и възложена?

Задачите, които са изтрити, и задачите, които още не са възложени, не се показват в този раздел.

Секция ''Хронология на работния поток''

Отговорено на въпроси:

• Какви събития вече са възникнали в този екземпляр на работния поток?

• Обърнете внимание, че просрочени задачи и известия за просрочени задачи не се показват в тази област.

Най-горе на сегмента

3. Промяна на активните задачи (вече присвоени задачи)

Има два начина за промяна на задачи, които вече са възложени, но все още не са завършени:

• Промяна на една активна задача

• Промяна на всички активни задачи

Промяна на една активна задача

Разрешения   За да извършите промяна в отделна задача, която е възложена на някого, различен от вас, трябва да имате разрешението за управление на списъци. (Групата "Собственици" има разрешение за управление на списъци по подразбиране; групата "Членове" и групите "Посетители" – не. Така че е възможно например да имате разрешения, които ви позволяват да стартирате работен поток, но не и да правите промени в задачата на друг участник.)

Ако имате необходимите разрешения:

1. Щракнете върху заглавието на задачата в списъка Задачи .
   

2. Използвайте формуляра за задача, за да завършите, изтриете или възложите отново задачата.

За по-подробни инструкции как да използвате формуляра за задача, вижте сегмента Завършете на тази статия.

Промяна на всички активни задачи

Разрешения    И четирите командни връзки на илюстрацията по-долу се показват на страницата Състояние на работния поток на всеки, който има разрешение за управление на списъци. Първите три връзки се показват на страницата на лицето, което е стартирало екземпляра на работния поток, но връзката Прекратяване на този работен потокне се показва, освен ако това лице също има разрешение за управление на списъци. (Отново групата "Собственици" има разрешение "Управление на списъци" по подразбиране; групата "Членове" и групите "Посетители" – не.)

1. В областта точно под визуализацията на работния поток щракнете върху връзката Актуализиране на активните задачи за одобрение .

2. Направете промените във формуляра, който се отваря, и след това щракнете върху OK.

   • Съобщения, които отразяват вашите промени, се изпращат на хората, на които в момента са възложени задачи в това изпълнение.

   • Задачите вече са завършени или изтрити и задачите, които още не са възложени, не се влияят от промените, които правите в този формуляр.

   • Ако искате да направите промени в задачи, които все още не са възложени, вижте следващия раздел Промяна на бъдещи задачи.

Времетраене на задача, единици за времетраене За да запазите съществуващия краен срок    Оставете Времетраене на задача празно и не променяйте единиците за времетраене. За да премахнете крайния срок, така че да няма    Въведете числото 0 в Времетраене за задача. За да преместите крайния срок навън чрез разширяване на времетраенето на задачата    Използвайте и двете полета за времетраене, за да зададете броя и типа единици, с които искате да удължите времетраенето.

Искане За да промените текста на искането    Направете желаните промени в текстовото поле.

1. Когато всички полета във формуляра са така, както желаете, щракнете върху OK.

Всички активни задачи в текущия екземпляр се актуализират.

Най-горе на сегмента

4. Промяна на бъдещи задачи (задачи, които още не са възложени)

Разрешения    И четирите командни връзки на илюстрацията по-долу се показват на страницата Състояние на работния поток на всеки, който има разрешение за управление на списъци. Първите три връзки се показват на страницата на лицето, което е стартирало екземпляра на работния поток, но връзката Прекрати този работен поток сегане се показва, освен ако това лице също има разрешение за управление на списъци. (Отново групата "Собственици" има разрешение "Управление на списъци" по подразбиране; групата "Членове" и групите "Посетители" – не.)

1. На страницата Състояние на работния поток, в областта точно под визуализацията на работния поток щракнете върху връзката Добавяне или актуализиране на одобряващи за одобрение .

2. Направете промените във формуляра, който се отваря, и след това щракнете върху АКТУАЛИЗИРАЙ.

   Забележка: Задачите, които вече са създадени и възложени, не се влияят от промените, които правите в този формуляр.

	Участници, подреждане, разгъване на групи Добавяне или премахване на участници или промяна на реда на задачите    Добавяне, премахване и/или пренареждане на имената или адресите на участниците в полетоУчастници . За да премахнете цял етап    Щракнете в полето Възлагане на за този етап и след това натиснете CTRL+DELETE. Забележка: Можете да използвате квадратчето за отметка Разгъване на групи , за да укажете дали групите за разпространение в списъка трябва да имат присвоена само една задача за цялата група или една задача на член. За повече информация относно използването на тези полета вж. сегмента PLAN и подходящия сегмент Add (Списък/библиотека или Колекция от сайтове) на тази статия.
	Искане За да промените текста на искането    Направете желаните промени в текста в полето.
	Краен срок за всички задачи, времетраене на задача, единици за времетраене За да промените или премахнете крайния срок на календара    Изтрийте съществуващата дата и след това или въведете нова, или, за да премахнете изцяло определената крайна дата, оставете полето празно. (Не въвеждайте нула в това поле. Това поле трябва или да съдържа стойност на календарна дата, или да бъде празно.) За да запазите съществуващата продължителност    Оставете Времетраене на задача празно и не променяйте единиците за времетраене. За да премахнете времетраенето, така че да няма    Въведете числото 0 в Времетраене за задача. За да удължите времетраенето на задачата    Използвайте и двете полета за времетраене, за да зададете броя и типа единици, с които искате да удължите времетраенето. (За повече информация относно задаването на крайни срокове и времетраене вж . сегмента plan на тази статия.)

1. Когато всички полета във формуляра са така, както желаете, щракнете върху OK.

Всички бъдещи задачи в текущия екземпляр ще отразяват вашите промени.

Най-горе на сегмента

5. Отменете или прекратете изпълнението на този работен поток

Има два начина, по които можете да спрете изпълнявания екземпляр на работен поток, преди той да завърши:

• Отмяна на работния поток    Всички задачи се отменят, но се запазват в областта "Задачи " на страницата "Състояние на работния поток".

• Прекратяване на работния поток    Всички задачи се отменят и се изтриват от областта "Задачи " на страницата "Състояние на работния поток". (Те обаче все още се отразяват в областта Хронология на работния поток.)

Следвайте инструкциите и за двата метода.

Отказ (всички задачи са отменени, но се запазват както в списъка със задачи, така и в хронологията)

Разрешения    И четирите командни връзки на илюстрацията по-долу се показват на страницата Състояние на работния поток на всеки, който има разрешение за управление на списъци. Първите три връзки се показват на страницата на лицето, което е стартирало екземпляра на работния поток, но връзката Прекратяване на работния потокне се показва, освен ако това лице също има разрешение за управление на списъци. (Отново групата "Собственици" има разрешение "Управление на списъци" по подразбиране; групата "Членове" и групите "Посетители" – не.)

Ако текущият екземпляр на работен поток вече не е необходим, той може да бъде спрян.

• На страницата Състояние на работния поток, в областта точно под визуализацията на работния поток щракнете върху връзката Отмяна на всички задачи за одобрение .

• За потвърждение щракнете върху Да.

Всички текущи задачи се отменят и работният поток завършва със състояние "Отменено". Отменените задачи все още са изброени както в областта Задачи , така и в областта Хронология на работния поток .

Прекрати (всички задачи са изтрити от списъка със задачи, но се запазват в хронологията)

Разрешения    И четирите командни връзки на илюстрацията по-долу се показват на страницата Състояние на работния поток на всеки, който има разрешение за управление на списъци. Първите три връзки се показват на страницата на лицето, което е стартирало екземпляра на работния поток, но връзката Прекратяване на този работен потокне се показва, освен ако това лице също има разрешение за управление на списъци. (Отново групата "Собственици" има разрешение "Управление на списъци" по подразбиране; групата "Членове" и групите "Посетители" – не.)

Ако възникне грешка или ако работният поток спре и не успее да отговори, той може да бъде прекратен.

На страницата Състояние на работния поток, в областта точно под визуализацията на работния поток щракнете върху Край на този работен поток и след това щракнете върху Да, за да потвърдите.

Всички задачи, създадени от работния поток, се отменят и се изтриват от областта "Задачи " на страницата "Състояние на работния поток", въпреки че все още се отразяват в областта " Хронология на работния поток" . Работният поток завършва със състояние " Отменен работен поток".

Най-горе на сегмента

6. Разберете кои работни потоци се изпълняват за даден елемент

На страницата Работни потоци за всеки елемент ще намерите списък с работните потоци, които се изпълняват в момента за този елемент.

1. Отидете в списъка или библиотеката, където се съхранява елементът.

2. Посочете името на елемента, щракнете върху стрелката, която се появява, и след това щракнете върху Работни потоци в падащото меню.

3. На страницата Работни потоци: Име на елемент , под Изпълнявани работни потоци ще намерите списък с екземпляри, които в момента се изпълняват върху елемента.

Най-горе на сегмента

7. Следене на работни потоци за цялата колекция от сайтове

Администраторите на колекцията от сайтове могат да преглеждат с един поглед:

• Колко работни потока, базирани на всеки шаблон за работен поток, съществуват в момента в колекцията от сайтове.

• Дали всеки шаблон за работен поток в момента е активен, или неактивен в колекцията от сайтове.

• Колко екземпляра на версии на работен поток, базирани на всеки шаблон на работен поток, се изпълняват в момента в колекцията от сайтове.

Ето как става това:

1. Отворете началната страница за колекцията от сайтове (а не началната страница за сайт или подсайт в рамките на колекцията).

2. Щракнете върху иконата Настройки и след това щракнете върху Настройки на сайта.

3. На страницата Настройки на сайта, под Администриране на сайта щракнете върху Работни потоци.

Отваря се страницата Работни потоци, показваща информацията.

Какво следва?

Ако това е първият път, когато тази версия на работен поток се изпълнява, можете да използвате инструкциите в сегмента REVIEW на тази статия, за да видите събитията в екземпляра и да откриете дали работният поток функционира по желания от вас начин.

След като екземплярът на вашия работен поток завърши, можете да прегледате събитията, записани в неговата хронология. (Можете да осъществите достъп до записа за всеки екземпляр в продължение на до 60 дни, след като екземплярът завърши.)

Можете също да изпълнявате отчети за цялостната производителност на работния поток в различни екземпляри.

Раздели в този сегмент

1. Преглед на събития в най-новия екземпляр

2. Достъп до хронологията на екземплярите за период до 60 дни

3. Създаване на отчети за производителността на работния поток

1. Преглед на събитията в най-новия екземпляр

Докато даден елемент остане в същия списък или библиотека и докато същият работен поток не бъде изпълнен отново за същия елемент, хронологията на най-новия екземпляр ще бъде достъпна от списъка или библиотеката.

За да видите страницата "Състояние на работния поток" за най-новия екземпляр на работен поток, който се изпълнява за всеки елемент:

• В списъка или библиотеката, където се намира елементът, щракнете върху връзката за състояние за елемента и работния поток, които искате.

В този пример елементът е документът със заглавие Чернова на бележка на ключ , а работният поток е "Одобрение на нов документ".

На страницата "Състояние на работния поток" секцията "Хронология на работния поток" се намира близо до долната част.

Най-горе на сегмента

2. Достъп до хронологията на екземплярите в продължение на до 60 дни

Какво да направите, ако искате да прегледате хронологията на екземпляр, след като изпълните отново същия работен поток за същия елемент?

Всъщност можете да направите това в продължение на до 60 дни от една от двете входни точки: списъка или библиотеката или известието за завършване на работния поток.

От списъка или библиотеката

1. Отидете в списъка или библиотеката, където се съхранява елементът.

2. Посочете името на елемента, щракнете върху стрелката, която се появява, и след това щракнете върху Работни потоци в падащото меню.

3. На страницата Работни потоци: Име на елемент , под Завършени работни потоци щракнете върху името или състоянието на екземпляра на работния поток, който искате да прегледате.
   
   Отваря се страницата Състояние на работния поток за този екземпляр.

От известието за завършване на работния поток

• Отворете известието за завършване на работния поток за екземпляра, който искате да прегледате, и след това щракнете върху връзката Преглед на хронологията на работния поток .

Отваря се страницата Състояние на работния поток за този екземпляр.

За да запазите всичките си известия за завършване, може да искате да създадете правило на Outlook. Настройте правилото, за да копирате всички входящи съобщения, на които текстът е завършен, в реда "Тема" в отделна папка. (Уверете се, че вашето правило на Outlook копира входящите съобщения и не ги премества просто, иначе те няма да се показват и във вашата папка "Входящи".)

Най-горе на сегмента

3. Създаване на отчети за производителността на работния поток

За да научите как една от версиите на вашия работен поток работи обикновено – с течение на времето и в течение на няколко екземпляра – можете да създадете един или и двата предварително зададени отчета:

• Отчет за продължителност на дейността    Използвайте този отчет, за да видите средната стойност за това колко време отнема на всяка дейност в работен поток да завърши, както и колко време отнема на всяко пълно изпълнение или екземпляр на този работен поток да завърши.

• Отчет за отмяна и грешка    Използвайте този отчет, за да видите дали даден работен поток често се отменя или се натъква на грешки преди завършването.

Създаване на наличните отчети за работен поток

1. В списъка или библиотеката, в колоната Състояние за този работен поток щракнете върху някоя връзка към информация за състоянието.
   

2. На страницата Състояние на работния поток, под Хронология на работния поток щракнете върху Преглед на отчети на работен поток.
   

3. Намерете работния поток, за който искате да видите отчет, и след това щракнете върху името на отчета, който искате да прегледате.
   

4. На страницата Персонализиране запазете или променете местоположението, където ще бъде създаден файлът на отчета, и след това щракнете върху OK.
   
   Отчетът се създава и записва в указаното местоположение.

5. Когато отчетът завърши, можете да щракнете върху връзката, показана на следващата илюстрация, за да го прегледате. В противен случай щракнете върху OK , за да завършите и затворите диалоговия прозорец. (По-късно, когато сте готови да прегледате отчета, ще го намерите в местоположението, което посочихте в предишната стъпка.)
   

Какво следва?

Ако вашият работен поток функционира по желания от вас начин, значи сте готови да започнете да го използвате.

Ако има нещо, което искате да промените в начина му на работа, вижте сегмента ПРОМЯНА на тази статия.

След като изпълните първия екземпляр на вашия нов работен поток за одобрение и прегледате резултатите, може да искате да направите една или повече промени в начина, по който е конфигуриран работният поток.

Освен това може да искате в различни моменти в бъдеще да правите по-нататъшни промени в конфигурацията.

И накрая, може в някакъв момент да поискате да забраните работния поток за по-кратък или по-дълъг период, но да не го премахнете – или в действителност може да поискате да го премахнете напълно.

Раздели в този сегмент

1. Промяна на постоянните настройки за работен поток

2. Забраняване или премахване на работен поток

1. Промяна на постоянните настройки за работен поток

За да направите постоянни промени в настройките за съществуващ работен поток, отваряте и редактирате формуляра за асоцииране, който първоначално сте използвали, за да го добавите.

Ако работният поток се изпълнява само в един списък или библиотека

1. Отворете списъка или библиотеката, в която се изпълнява работният поток.

2. На лентата щракнете върху раздела Списък или Библиотека .

   Забележка: Името на раздела може да се различава в зависимост от типа на списъка или библиотеката. Например в списък с календари разделът се нарича Календар.

3. В групата Настройки щракнете върху Настройки на работния поток.

4. На страницата Настройки на работния поток, под Име на работен поток (щракнете, за да промените настройките) щракнете върху името на работния поток, за който искате да промените настройките.

   Забележка: Ако работният поток за одобрение, който искате, не се показва в списъка, той може да е свързан само с един тип съдържание. Кои работни потоци се показват в този списък, се управляват от тези работни потоци са конфигурирани да се изпълняват за елементи от този тип контрола, разположени точно под списъка. (Вижте илюстрацията.) Щракнете върху опциите за тип съдържание в падащото меню, за да откриете кой от тези опции показва желания работен поток. Когато работният поток, който искате, се появи в списъка, щракнете върху името му.

5. В същите две страници на формуляра за асоцииране, които първоначално са използвани за добавяне на работния поток, направете и запишете желаните промени.

   За повече информация за полетата и контролите във формуляра за асоциация вж. сегмента plan и подходящия сегмент Add (Списък/библиотека или Колекция от сайтове) на тази статия.

Ако работният поток се изпълнява във всички списъци и библиотеки в колекцията от сайтове

1. Отворете началната страница за колекцията от сайтове (а не началната страница за сайт или подсайт в рамките на колекцията).

2. Щракнете върху иконата Настройки и след това щракнете върху Настройки на сайта.

3. На страницата Настройки на сайта, под Галерии на Web Designer щракнете върху Типове съдържание на сайт.

4. На страницата Типове съдържание на сайт щракнете върху името на типа съдържание на сайта, на който се изпълнява работният поток.
   

5. На страницата за избрания тип съдържание, под Настройкищракнете върху Настройки на работния поток.
   

6. На страницата Настройки на работния поток, под Име на работен поток (щракнете, за да промените настройките) щракнете върху името на работния поток, за който искате да промените настройките.
   

7. В същите две страници на формуляра за асоцииране, които първоначално са използвани за добавяне на работния поток, направете и запишете желаните промени.

   За повече информация за полетата и контролите във формуляра за асоциация вж. сегмента plan и подходящия сегмент Add (Списък/библиотека или Колекция от сайтове) на тази статия.

Най-горе на сегмента

2. Забраняване или премахване на работен поток

Ако работният поток се изпълнява само в един списък или библиотека

1. Отворете списъка или библиотеката, в която се изпълнява работният поток.

2. На лентата щракнете върху раздела Списък или Библиотека .

   Забележка: Името на раздела може да се различава в зависимост от типа на списъка или библиотеката. Например в списък с календари разделът се нарича Календар.

3. В групата Настройки щракнете върху Настройки на работния поток.

4. На страницата Настройки на работния поток щракнете върху връзката Премахни, Блокирай или Възстанови работен поток .

5. Използвайте формуляра на страницата "Премахване на работни потоци", за да забраните, разрешите отново или премахнете работни потоци.
   

Във формуляра има пет колони:

• Поток    Име на работния поток.

• Случаи    Брой екземпляри на работния поток, който в момента се изпълнява върху елементи.

• Позволи    Опция, която позволява на работния поток да продължи да работи нормално.

• Няма нови екземпляри    Опция, която позволява на всички изпълняващи се в момента екземпляри на работния поток да завършат, но забранява работния поток, като го прави недостъпен за изпълнение на нови екземпляри. (Това действие е обратимо. За да разрешите отново работния поток по-късно, върнете се на тази страница и изберете Разреши.)

• Премахване    Опция, която премахва работния поток от списъка или библиотеката изцяло. Всички изпълняващи се екземпляри се прекратяват незабавно и колоната за този работен поток вече не се показва на страницата за списъка или библиотеката. (Това действие не е обратимо.)

Ако работният поток се изпълнява във всички списъци и библиотеки в колекцията от сайтове

1. Отворете началната страница за колекцията от сайтове (а не началната страница за сайт или подсайт в рамките на колекцията).

2. Щракнете върху иконата Настройки и след това щракнете върху Настройки на сайта.

3. На страницата Настройки на сайта, под Галерии щракнете върху Типове съдържание на сайт.

4. На страницата Типове съдържание на сайт щракнете върху името на типа съдържание на сайта, на който се изпълнява работният поток.
   

5. На страницата за избрания тип съдържание, подНастройки щракнете върху Настройки на работния поток.
   

6. На страницата Настройки на работния поток щракнете върху връзката Премахни, Блокирай или Възстанови работен поток .

7. Използвайте формуляра на страницата "Премахване на работни потоци", за да забраните, разрешите отново или премахнете работни потоци.
   

Във формуляра има пет колони:

• Поток    Име на работния поток.

• Случаи    Брой екземпляри на работния поток, който в момента се изпълнява върху елементи.

• Позволи    Опция, която позволява на работния поток да продължи да работи нормално.

• Няма нови екземпляри    Опция, която позволява на всички изпълняващи се в момента екземпляри на работния поток да завършат, но забранява работния поток, като го прави недостъпен за изпълнение на нови екземпляри. (Това действие е обратимо. За да разрешите отново работния поток по-късно, върнете се на тази страница и изберете Разреши.)

• Премахване    Опция, която премахва изцяло работния поток от колекцията от сайтове. Всички изпълняващи се екземпляри се прекратяват незабавно и колоната за този работен поток вече не се показва на страницата за списъка или библиотеката. (Това действие не е обратимо.)

Какво следва?

Ако сте направили промени, изпълнете пробен екземпляр на работния поток, за да проверите двукратно ефекта от промените.

По-нататъшно персонализиране

Има много начини за по-нататъшно персонализиране на работните потоци, включени в продуктите на SharePoint.

Можете дори да създавате работни потоци по избор от самото начало.

Можете да използвате някоя или всички от следните програми:

• Microsoft SharePoint Designer 2013    Персонализиране на формуляри, действия и поведения на работния поток.

• Microsoft Visual Studio    Създайте свои собствени действия за работен поток по избор.

За повече информация вж. помощната система на Microsoft Software Developer Network (MSDN).