تصدير بيانات Access إلى مستند Word

في هذا المقال

• تصدير البيانات إلى Word: الأساسيات

• تصدير البيانات إلى Word‏

• التعرّف على كيفية تصدير Access للعناصر إلى Word‏

• ما الذي أحتاج إلى معرفته أيضاً؟

تصدير البيانات إلى Word: الأساسيات

يمكنك تصدير جدول أو استعلام أو نموذج أو تقرير إلى Microsoft Word. عند تصدير عنصر باستخدام المعالج "تصدير ملف RTF"، سينشئ Access نسخة من بيانات العنصر في ملف Microsoft Word بتنسيق Rich Text Format (*.rtf)‎. بالنسبة للجداول والاستعلامات والنماذج، تظهر الحقول والسجلات المرئية كجدول في مستند Word. عند تصدير تقرير، سيقوم المعالج بتصدير بيانات التقرير والتخطيط  — محاولاً جعل مستند Word مشابهاً للتقرير إلى أقصى حد ممكن.

• بدء العملية من Access‏    لتصدير البيانات من Access إلى Word، عليك العمل في Access. لا توجد وظيفة في Word يمكنك من خلالها استيراد البيانات من قاعدة بيانات Access. ولا يمكنك أيضاً حفظ قاعدة بيانات أو جدول في Access كمستند Word باستخدام الأمر حفظ باسم في Access.

• عناصر يمكنك تصديرها    يمكنك تصدير جدول أو استعلام أو نموذج أو تقرير. كما يمكنك تصدير السجلات المحددة فقط في العرض. ولا يمكنك تصدير وحدات الماكرو والوحدات النمطية. عند تصدير نموذج أو ورقة بيانات تحتوي على نماذج فرعية أو أوراق بيانات فرعية، سيتم تصدير ورقة البيانات أو النموذج الأساسي فقط. وتحتاج إلى تكرار عملية التصدير لكل نموذج فرعي وورقة بيانات فرعية تحتاج إلى عرضها في Word. وعلى العكس من ذلك، عند تصدير تقرير، سيتم تصدير النماذج الفرعية والتقارير الفرعية المضمنة في التقرير إلى جانب التقرير الأساسي.

• نتيجة العملية    يقوم معالج الملفات Export - RTF دائما بتصدير البيانات المنسقة. وهذا يعني أنه يتم تصدير الحقول والسجلات المرئية في عنصر أو طريقة عرض فقط مع إعدادات تنسيق العرض. لا يتم تصدير الأعمدة والسجلات المخفية، بسبب إعدادات التصفية. بالنسبة للتقرير، يتم أيضا الاحتفاظ بتخطييط التقرير عند تصديره.

• الدمج مع مستند موجود    عند التصدير من Access إلى مستند Word، سيتم تصدير البيانات دائماً إلى ملف Word جديد. إذا أردت إدراج البيانات في مستند Word موجود، فعليك أولاً تصديرها من Access إلى مستند Word جديد، ثم نسخ البيانات من مستند Word ولصقها في المستند الموجود. يمكنك، بدلاً من ذلك، نسخ الصفوف مباشرة من تقرير أو نموذج أو استعلام أو جدول في Access، ثم لصقها في المستند الموجود.

تصدير البيانات إلى Word

تأتي خطوة تصدير البيانات إلى مستند Word بعد تلك الخطوات الأساسية:

• قم بتحضير بيانات المصدر لإجراء عملية التصدير. وكجزء من تلك الخطوة، تأكد من أن البيانات ليس بها أي أخطاء ويمكنك تحديد ما إذا كنت تريد تصدير بعض البيانات الموجودة في الجدول المصدر أو جميعها.

• تشغيل المعالج "تصدير ملف RTF".

• يمكنك حفظ الإعدادات اختيارياً كمواصفة تصدير لإعادة استخدامها لاحقاً.

تشرح الخطوات الموجودة في الأقسام التالية كيفية تنفيذ كل مهمة.

التعرّف على كيفية تصدير Access للعناصر إلى Word‏

يوضح الجدول التالي كيفية تصدير Access للعناصر والقيم المختلفة إلى Word. قد يساعدك ذلك على معرفة الخطأ الذي قد يقع إذا لم تعمل عملية التصدير على النحو الذي توقعته.

ما الذي يجب أن أعرفه أيضاً؟

• للحصول على معلومات حول كيفية حفظ تفاصيل التصدير في مواصفة يمكنك إعادة استخدامها في وقت لاحق، راجع المقالة حفظ تفاصيل عملية استيراد أو تصدير كمواصفة.

• للحصول على معلومات حول كيفية تشغيل مواصفات التصدير المحفوظة، راجع المقالة تشغيل عملية استيراد أو تصدير محفوظة.

• للحصول على معلومات حول كيفية جدولة المواصفات ليتم تشغيلها في أوقات معينة، راجع المقالة جدولة عملية استيراد أو تصدير.

• للحصول على معلومات حول كيفية تغيير اسم مواصفة أو حذف مواصفات أو تحديث أسماء الملفات المصدر في المواصفات، راجع المقالة إدارة مهام البيانات.

أعلى الصفحة