حفظ نسخة قبل التحرير لمنع تغيير الملف الأصلي

فتح الملف الذي تريد نسخه

تستخدم إنغا تقريرا شهريا عن ميزانية Excel أنشأته لتتبع نفقات فريقها لسداد التكاليف.

أصبح تود مؤخرا مديرا لفريقه الخاص ويريد تعقب نفقاته الشهرية. بدلا من القيام بالعمل من البداية، قرر أنه سيكون من الأكثر كفاءة استخدام تقرير ميزانية Inga كقالب.

حفظ نسخة لاستخدامها كنقطة بداية

ينتقل Todd إلى موقع SharePoint الخاص بفريق Inga ويفتح تقرير ميزانية Excel لآخر شهر. نظرا لأن جدول البيانات موجود في السحابة، يعرف Todd أن الحفظ التلقائي سيحفظ تغييراته تلقائيا في الملف إذا قام بإجراءها.

لأنه لا يريد الكتابة فوق بيانات Inga، قبل أن يقوم بأي تغييرات، ينتقل إلى ملف وانقر فوق حفظ نسخة لتنزيل نسخة من التقرير في OneDrive الخاص به.

إجراء تغييرات على الملف المنسخ

بعد الحفظ في OneDrive، يفتح Office الملف تلقائيا في Excel. الآن يعمل Todd في نسخته من تقرير إنجا وهو آمن لإجراء تغييرات دون القلق بشأن تغيير بياناتها.

يغير العنوان ورقم مركز التكلفة للتقرير ويمسح الحقول التي يحتاجها لجعله جاهزا لملئها. يعرف Todd أنه مع الحفظ التلقائي، سيحفظ تقريره دائما أحدث التغييرات.

تجاهل عمليات التحرير غير المرغوب فيها باستخدام محفوظات الإصدارات

وقد أدلى Todd عدة نسخ من تقريره الميزانية استعدادا للأشهر المقبلة. ومع ذلك، أدرك للتو أن التقرير الذي كان يقوم بتحديثه بأرقام للشهر القادم، هو في الواقع تقرير الشهر الماضي. على الرغم من أن تغييراته كانت تحفظ تلقائيا على بياناته، إلا أن Todd ليس قلقا لأنه يمكنه استعادة إصدار سابق من ملف باستخدام محفوظات الإصدارات.

يختار عنوان تقرير ميزانيته ويختار محفوظات الإصدارات. يمكنه رؤية النقاط المختلفة في الوقت الذي أنشأ فيه Excel إصدارا من ملفه ويفتح الإصدار دون تغييراته العرضية في نافذة جديدة. الآن ، وقال انه يمكن بسهولة استعادة ملفه دون أي ضرر القيام به!