لسنوات اعتمدت المؤسسات على مجموعات التوزيع للتواصل والتعاون مع مجموعات من الأشخاص داخل الشركة وخارجها. ومع ذلك، الآن، تقدم Microsoft 365 Groups في Outlook حلا أكثر قوة للتعاون.
تلميح: إذا كنت تبحث عن معلومات حول استخدام مجموعات جهات اتصال Outlook لإرسال رسالة بريد إلكتروني إلى قائمة من الأشخاص -مثل مجموعة من الأصدقاء- فاطلع على إنشاء مجموعة جهة اتصال أو قائمة توزيع في Outlook للكمبيوتر الشخصي.
ما هي مجموعات Microsoft 365 ؟
عند إعداد مجموعةMicrosoft 365 في Outlook، يمكنك اختيار مجموعة من الأشخاص الذين ترغب في التعاون معهم وإعداد مجموعة من الموارد لأولئك الأشخاص لمشاركتها بسهولة. لا داع للقلق بشأن تعيين الأذونات يدوياً لجميع تلك الموارد نظراً لأن إضافة أعضاء إلى المجموعة تمنحهم الأذونات التي يحتاجونها للأدوات التي تقدمها مجموعتك تلقائياً.
وتشمل هذه الموارد الإضافية ما يلي:
-
علبة الوارد المشتركة - حيث تتم المحادثات التي تجريها عادة في قوائم التوزيع. يمكن البحث في علبة الوارد المشتركة هذه بالكامل بحيث تنشئ أرشيفا حيا لرسائل المجموعة. يمكن للقادمين الجدد إلى المجموعة البحث أو التمرير للخلف عبر المحفوظات للوصول بسرعة إلى ما تم نشره في المجموعة مسبقا. راجع: إجراء محادثة جماعية في Outlook.
تلميح: إذا كان المستخدمون لا يزالون يريدون ظهور رسائل المجموعة في علبة الوارد الشخصية، كما فعلوا مع قائمة التوزيع، فإن كل ما يحتاجون إليه هو الاشتراك في المجموعة بالنقر فوق الزر عضوية على الشريط في Outlook.
-
مكتبة الملفات المشتركة - تحتوي مجموعتك على مكتبة ملفات SharePoint حيث يمكن للمستخدمين تخزين المستندات والمصنفات والعروض التقديمية والصور أو أي نوع آخر من الملفات التي يحتاجون إلى العمل عليها ومشاركتها والتعاون في العمل عليها. راجع: مشاركة ملفات المجموعة.
-
التقويم المشترك - تحصل مجموعتك على تقويم مشترك لنشر الأحداث المتعلقة بالمجموعة. تتم دعوة كل عضو اشترك في المجموعة تلقائيا إلى الأحداث المنشورة في التقويم بحيث يمكن أن تظهر هذه الأحداث أيضا على تقويماتهم الشخصية إذا رغبوا في ذلك. راجع: جدولة اجتماع على تقويم مجموعة في Outlook.
-
دفتر ملاحظات OneNote مشترك - تحتوي المجموعة تلقائيا على دفتر ملاحظات OneNote مشترك حيث يمكن لأعضاء المجموعة جمع المعلومات والتعاون في العمل عليها. تستخدم العديد من المجموعات دفتر الملاحظات لإنشاء wiki حي مع الأسئلة المتداولة والموارد الأخرى.
-
وصول الضيف - يمكنك إضافة جهات اتصال خارجية إلى مجموعات التوزيع من قبل، ولكن كل ما حصلت عليه هو البريد الإلكتروني. باستخدام المجموعات، يمكنك منح الضيوف حق الوصول إلى محادثات البريد الإلكتروني والملفات وحتى دفتر ملاحظات OneNote المشترك. راجع: وصول الضيف في مجموعات Microsoft 365.
-
المحتوى قابل للاكتشاف - المجموعات في Outlook عامة بشكل افتراضي، مما يعني أنه من السهل على الأشخاص الآخرين في مؤسستك اكتشاف المواد الموجودة في المجموعة والانضمام إليها أو مراجعتها. إذا كان محتوى المجموعة أكثر حساسية، يمكنك تبديل المجموعة إلى خاص، مما يخفي المحتويات عن غير الأعضاء ويتطلب من مالك المجموعة الموافقة على أي طلبات للانضمام.
-
إنشاء الخدمة الذاتية - لا يتعين على تكنولوجيا المعلومات أن تتعثر بطلبات من المستخدمين لإنشاء مجموعات. يمكن للمستخدمين إنشاء مجموعاتهم الخاصة حسب الحاجة. إذا كنت تريد التحكم في المستخدمين في مؤسستك الذين يمكنهم إنشاء مجموعات، فشاهد: إدارة من يمكنه إنشاء مجموعات Microsoft 365.
هذه ليست سوى عدد قليل من الميزات التي تجعل المجموعات حلا أكثر قوة من مجموعات التوزيع.
إدارة مجموعاتك
يوفرMicrosoft 365 عددا من الأدوات والقدرات المفيدة لإدارة مجموعاتك وإدارتها بسهولة أكبر. لمزيد من المعلومات حول كل من هذه المزايا، انقر فوق العناوين أدناه.
يعد الحفاظ على الدليل الخاص بك تحت السيطرة مصدر قلق لكل مسؤول. فيما يلي بعض الأدوات Microsoft 365 العروض للمساعدة في تسهيل ذلك:
-
نهج التسمية - تسمح لك نهج التسمية بتعريف الأسماء المقبولة لمجموعاتك، وهي غير مقبولة. وهذا يمنع المستخدمين من إعطاء أسماء نابية أو محظورة للمجموعات. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك فرض بادئات أو لاحقات قياسية للشركة على أسماء المجموعات.
العضوية الديناميكية - تتيح لك العضوية الديناميكية تعيين عضوية المجموعة حسب القاعدة، والتي تضيف (أو تزيل) أعضاء المجموعة استنادا إلى بيانات التعريف (مثل القسم أو الدور) في الدليل النشط. راجع استخدام السمات لإنشاء قواعد متقدمة لمزيد من المعلومات حول إنشاء عضوية ديناميكية.
-
العضوية المخفية - إذا كان لديك سبب للرغبة في أن تكون عضوية مجموعتك سرية، على سبيل المثال إذا كان الأعضاء طلابا، يمكنك إخفاء العضوية من جهات خارجية.
-
أذونات الإنشاء - قد يكون هناك بعض الأشخاص في مؤسستك لا تريد أن يكونوا قادرين على إنشاء مجموعات جديدة. هناك العديد من التقنيات لإدارة أذونات الإنشاء في الدليل الخاص بك. راجع إدارة إنشاء مجموعة Microsoft 365.
-
سجلات التدقيق - يمكنك الحصول على مزيد من الثقة مما يسمح للمستخدمين بإنشاء مجموعات وإدارة عضوية المجموعة لأن سجلات تدقيق Microsoft 365 المجموعات تتيح لك تعقب من أنشأ مجموعة معينة أو حذفها أو أجرى تغييرات على عضوية المجموعة. راجع: ابحث في سجل التدقيق في مركز التوافق & أمان Microsoft 365.
تمنحك إدارة التسليم بعض الطرق للتعامل مع كيفية إرسال الرسائل أو تلقيها من قبل المجموعة. بالإضافة إلى ذلك، هناك أدوات لمراقبة تدفق هذه الرسائل.
-
إرسال باسم أو إرسال نيابة عن - تسمح هذه الإعدادات للمستخدمين المحددين بإرسال رسائل البريد الإلكتروني كما لو أنهم أتوا من المجموعة أو هم نيابة عنها.
-
قيود المرسل - تسمح لك هذه الإعدادات بالتحكم في من يسمح له بإرسال رسائل إلى المجموعة. يمكن تكوين المجموعة للسماح بالبريد الإلكتروني من جهات خارجية، ولكن قد ترغب في تقييد ذلك على أطراف خارجية محددة فقط.
-
دعم المستخدم الخارجي - من خلال دعوة الضيوف إلى مجموعتك، يمكنك اختيار تضمينهم في محادثات البريد الإلكتروني في المجموعة. راجع: وصول الضيف في مجموعات Microsoft 365.
-
قواعد النقل - تعمل قواعد النقل للمجموعات تماما كما تعمل مع خادم Exchange. يمكن أن تبحث القواعد عن الرسائل التي تفي بشروط محددة ويمكنها بعد ذلك اتخاذ إجراء بشأن هذه الرسائل.
-
MailTips - MailTips عبارة عن رسائل إعلامية يتم عرضها للمستخدمين أثناء قيامهم بإنشاء رسالة. يمكن أن تساعد في تقليل NDRs عن طريق تحذير المستخدم إذا كان من المحتمل أن تنتقل رسالته إلى أطراف خارجية، أو تتجاوز حصص الرسائل.
-
عناوين وكيل متعددة - يمكن أن تحتوي المجموعة على أسماء مستعارة تماما كما تفعل علبة بريد المستخدم. يمكن أن تكون عناوين الوكيل الإضافية مفيدة لقبول الرسائل المرسلة إلى تلك الأسماء المستعارة الأخرى أو لتسهيل الوصول إلى مجموعة لها اسم طويل أو يصعب إملاءه. راجع: دعم متعدد المجالات لمجموعات Microsoft 365 - تعليمات مسؤول
-
الحد الأقصى لحجم الإرسال/التلقي - يمكن أن تساعد هذه الحصص النسبية في تقليل المشكلات المتعلقة بالمجموعة التي تتلقى (أو ترسل) رسائل كبيرة للغاية من أجل إدارة متطلبات التخزين وعرض النطاق الترددي بشكل أفضل.
يمنحكMicrosoft 365 أيضا بعض الأدوات لإدارة نوع المحتوى الذي تتم مشاركته في مجموعتك.
-
إرشادات الاستخدام - ستتمكن من تحديد إرشادات الاستخدام لمجموعات Microsoft 365- لتثقيف المستخدمين حول أفضل الممارسات التي تساعد في الحفاظ على فعالية مجموعاتهم وتثقيفهم بشأن نهج المحتوى الداخلي.
-
تصنيف البيانات - ستتمكن من إنشاء نظام تصنيف بيانات قابل للتخصيص لمجموعات Microsoft 365 يسمح بفصل المجموعات حسب نوع النهج (على سبيل المثال، "غير مصنف" أو "سري للشركة" أو "سري للغاية"). بهذه الطريقة، يمكن لمجموعاتك عرض نهج المحتوى الآخر في مؤسستك. يسمح النهج القابل للتوسيع لمؤسستك بتكوين نقطة نهاية يتم استدعاؤها كلما تم إنشاء مجموعة أو تغييرها - ويمكنك بعد ذلك تنفيذ النهج الخاصة بك لإنشاء المجموعة أو تغييرها.
إدارة التغيير
في بعض الأحيان يكون المستخدمون غير مرتاحين للتغيير لذلك من المهم التواصل مع الأعضاء الحاليين في قوائم التوزيع الخاصة بك لإعلامهم بما يمكن توقعه. فيما يلي بعض المعلومات التي يجب تضمينها في هذه الرسالة، إلى جانب بعض الإجابات التي قد تجدها مفيدة:
ما هي المجموعات في Outlook؟
Microsoft 365 المجموعات في Outlook هي حل تعاون واحد للفرق/المجموعات التي تريد مكانا لمشاركة المناقشات والملفات والتقويمات والملاحظات بطريقة موحدة يسهل العثور عليها. ربما تكون أفضل ميزة هي أن علبة الوارد للمجموعة تحتفظ بمحفوظات المناقشات، ما يسهل البحث في المناقشات السابقة.
لماذا نجري هذا التغيير؟
طلب الأشخاص بشكل متكرر القدرة على البحث في الرسائل المنشورة في قائمة التوزيع الخاصة بنا من أجل العثور على المعلومات التي تمت مناقشتها في الماضي. ترقية قائمة التوزيع إلى مجموعة يعني أنه لا يتعين على الأشخاص طرح الأسئلة نفسها أو الإجابة عليها.
كما ستتضمن المجموعة الجديدة تقويما لأحداث مجموعتنا ومكتبة ملفات مشتركة ودفتر ملاحظات OneNote حيث يمكننا التعاون وجمع المعلومات للرجوع إليها في المستقبل.
هل أحتاج إلى القيام بأي شيء للانضمام إلى هذه المجموعة إذا كنت بالفعل عضوا في قائمة التوزيع؟
لا، إذا كنت بالفعل عضوا في قائمة التوزيع، فستكون تلقائيا عضوا في المجموعة الجديدة.
كيف أعمل الوصول إلى المجموعة الجديدة في Outlook؟ ماذا عن Outlook على ويب؟
للوصول إلى المجموعة الجديدة في Outlook، ما عليك سوى الانتقال إلى فئة المجموعات في أسفل جزء التنقل على اليسار. إذا كنت تستخدم هذه المجموعة، فغالبا ما تفكر في تثبيتها كمفضلة بالنقر بزر الماوس الأيمن عليها واختيار إظهار كمفضلة.
بالإضافة إلى ذلك، هناك عملاء جوال مجانيون لمجموعات Microsoft 365 متوفرة على كل نظام أساسي للجوال (iOS وAndroid وما إلى ذلك) حتى تتمكن من الوصول بسهولة إلى المجموعة أثناء التنقل.
لا يمكنني الاستمرار في البريد الإلكتروني
نعم بالطبع. سيظل الاسم المستعار للبريد الإلكتروني نفسه الذي استخدمته لقائمة التوزيع يعمل بشكل جيد للمجموعة في Outlook.
أيضاً...
تذكر أن تخبرهم عند حدوث هذا التغيير ومن يجب عليهم الاتصال به إذا كانت لديهم أسئلة أخرى.
ترحيل قوائم التوزيع
هل أنت جاهز لترقية قائمة التوزيع إلى مجموعة؟ راجع ترحيل قوائم التوزيع إلى مجموعات Microsoft 365 - مسؤول التعليمات.
ما هي قوائم التوزيع التي لا يمكن ترقيتها إلى مجموعات Microsoft 365؟
يمكنك ترقية قوائم التوزيع المدارة بواسطة السحابة والبسيطة وغير المتداخلة فقط إلى مجموعات Microsoft 365. راجع تعذر ترقية قوائم التوزيع إلى مجموعات Microsoft 365 - Exchange | Microsoft Learn
ما هو التالي؟
بمجرد ترقية مجموعة التوزيع الخاصة بك إلى مجموعةMicrosoft 365 ، هناك بعض مهام المتابعة التي قد ترغب في القيام بها لضمان سيرها بسلاسة.
-
المتابعة مع المستخدمين - تحقق معهم مباشرة بعد اكتمال الترقية، ثم مرة أخرى بعد بضعة أيام. إن إظهار أنك تستمع وتستجيب لأي أسئلة قد تكون لديهم ستمضي شوطا طويلا نحو جعلها سعيدة ومريحة مع التغيير.
-
مراقبة تقارير التفاوض - يحتوي مدخل Microsoft 365 مسؤول على بعض التقارير الجيدة التي يمكن أن توضح لك عدد المستخدمين الذين يستخدمون المجموعة وعدد المرات والميزات التي يستخدمونها. يمكن أن تساعدك هذه التقارير على تصميم المتابعة وتدريب المستخدم بالإضافة إلى تمييز المكان الذي يحصل فيه المستخدمون على أكبر قيمة من المجموعة الجديدة. راجع: تقارير النشاط في مركز مسؤولي Microsoft 365.
-
مشاركة تجربتك - دع الفرق الأخرى في شركتك تعلم أنك قمت بترقية مجموعة التوزيع الخاصة بك وما هي الخطوات التي اتخذتها لإنجاحها! يمكن أن تساعد مشاركة هذه المعلومات تلك الفرق الأخرى على اتباع المثال الخاص بك وتملك ترقية ناجحة خاصة بها.
إطلع أيضاً على
هل لديك أسئلة حول مجموعات Microsoft 365 ؟
تفضل بزيارة مجتمع مجموعات Microsoft 365 التقني.
نتوق لسماع اقتراحاتك وملاحظاتك
تم آخر تحديث لهذه المقالة في 16 أكتوبر 2020 نتيجة لملاحظاتك. إذا وجدت أنه قد أرشدك إلى معلومات مفيدة، وخاصة إذا لم تكن كذلك، فالرجاء النقر فوق عناصر التحكم في الملاحظات أدناه وترك لنا بعض التعليقات البناءة حتى نتمكن من الاستمرار في تحسينها. شكراً لك!
