استخدام قالب موقع فريق Contracts Management الذي تدعمه Microsoft Syntex

أولا، اتبع إرشادات حول كيفية إضافة قالب موقع إلى موقع SharePoint جديد أو موجود.

استكشف محتوى الموقع وأجزاء الويب والصفحات التي تم ملؤها مسبقا وقرر تخصيصات الموقع التي ستكون ضرورية للتوافق مع العلامة التجارية لمؤسستك وصوتها وهدفها التجاري العام. 

صفحات الموقع التي تم ملؤها مسبقا:

• الصفحة الرئيسية - توفر مكانا للزوار لمراجعة الأخبار المتعلقة بالأزمات المستمرة وتحديثات الاستجابة ومعلومات حول السياسات والإجراءات والموارد المفيدة.

• العملاء - توفر هذه الصفحة معلومات العميل في موقع مناسب واحد.

• رسائل التأكيد - تعقب المراسلات التي ترسم شروط الاتفاقيات بين عملائك ومؤسستك. 

• قوالب العقد - حدد قالب العقد المناسب لنوع العقد، مثل اتفاقيات عدم الإفصاح واتفاقيات الخدمة وبيانات العمل. 

• طلبات العقد - استخدم قائمة ما قبل البناء لتتبع العقود المطلوبة وحالتها أو إرسال طلب مباشرة إلى فريقك. تخصيص قالب القائمة هذا عن طريق تحرير حقول نص القائمة.

• النماذج - تخزين مكتبة من النماذج لاستخراج بيانات التعريف وتصنيف المعلومات من المستندات باستخدام Microsoft Syntex. يأتي مع نموذجي عقد منسقين مسبقا. 

• المناطق - استخدم هذه المكتبة التي تم إنشاؤها مسبقا لتصنيف مستندات العقد حسب المنطقة الجغرافية أو البلد أو المنطقة.

• اتفاقيات الخدمة - تتميز بقائمة ما قبل البناء للمساعدة في تتبع حالة اتفاقيات الخدمة وتوفر نظرة عامة على تفاصيل العقد.

• عبارات العمل - ميزات قائمة مخصصة تم تكوينها مسبقا لمساعدتك في تنظيم عبارات العمل الخاصة بك في طريقة عرض اللوحة.

• سلة المحذوفات - توفر الوصول إلى محتوى الفريق الذي تم تجاهله مؤخرا.

بمجرد إضافة قالب موقع فريق Contracts Management، حان الوقت لتخصيصه وجعله خاصا بك. 

استخدم البرنامج التعليمي المتوفر على Microsoft Syntex - يوضح كيفية تشغيل موقع إدارة العقد حتى تتمكن من تعلم طرق استخدام نماذج المستندات الخاصة بك وإنشاءها. يستخدم أجزاء ويب النص والصورة لتوفير محتوى جذاب ويمكن تحريره أو إزالته.  عرض الأخبار والإعلانات الهامة - استخدم جزء الويب Hero لتمييز النهج والتحديثات والموارد المفيدة الأخرى الهامة. امنح الارتباطات زرا حتى تبرز - استخدم جزء ويب الزر لمساعدة الارتباطات الهامة على التميز على موقعك.  توفير وصول سهل إلى المستندات - استخدم جزء ويب مكتبة المستندات لتوفير الوصول السريع إلى قوالب العقد والمستندات. مراجعة نشاط موقع الفريق الأخير - استخدم جزء ويب نشاط الموقع لعرض المحتوى الذي تم الوصول إليه مؤخرا من قبل أعضاء الفريق الآخرين. تمييز الارتباطات إلى الموارد المستخدمة بشكل متكرر - استخدم جزء ويب الارتباطات السريعة لتوفير الوصول السهل إلى الموارد. توفير الوصول إلى جهات الاتصال الرئيسية - استخدم جزء ويب الأشخاص لسرد جهات الاتصال الرئيسية لفريق إدارة العقود.

قم بتخصيص مظهر موقعك والتنقل في الموقع وأجزاء الويب والمحتوى ليناسب احتياجات المشاهدين والمؤسسة. عند إجراء التخصيصات، تأكد من أن الموقع في وضع التحرير عن طريق تحديد تحرير في أعلى يمين الموقع. أثناء العمل، احفظ كمسودة، أو أعد نشر التغييرات لجعل عمليات التحرير مرئية للمشاهدين.

1. استخدام أجزاء ويب النص والصورة لتوفير محتوى جذاب 

1. ابدأ بتحديد جزء ويب Text وحدد Edit properties ().

2. قم بتحرير النص مباشرة في جزء ويب. 

3. حدد جزء ويب الصورة واختر تحرير الخصائص ().

4. حدد تغيير وحدد مصدر صورة. 

5. بمجرد اختيار صورتك، حدد إدراج.  

تعرف على المزيد حول تحرير أجزاء ويب النصوالصورة.

2. استخدم جزء ويب Hero لتسليط الضوء على النهج والتحديثات والموارد المفيدة الأخرى المهمة

1. ابدأ بتحديد جزء الويب Hero وحدد Edit properties ().

2. ثم حدد خيارات الطبقةوالتجانب التي تناسب احتياجات المؤسسة على أفضل نحو.

اطلع على تخطيطات مختلفة وتعرف على المزيد حول تحرير جزء ويب Hero.

3.  استخدام جزء ويب الزر لمساعدة الارتباطات الهامة على التميز على موقعك

1. حدد جزء ويب الزر واختر تحرير الخصائص ().

2. قم بإجراء تغييرات على تسمية الزر والارتباط والمحاذاة.

تعرف على المزيد حول استخدام جزء ويب الزر. 

4. استخدم جزء ويب مكتبة المستندات لتوفير الوصول السريع إلى قوالب العقد والمستندات

1. لتغيير طريقة العرض أو مصدر المجلد لجزء ويب مكتبة المستندات، حددتحرير الخصائص   ().

2. لتحرير مجلدات مكتبة المستندات والتسميات والمحتوى، انتقل إلى المكتبة في محتوى الموقع، وقم بإجراء عمليات التحرير، ثم ترى تحديث المحتوى في جزء ويب.

تعرف على المزيد حول تحرير جزء ويب مكتبة المستندات.

5. استخدم جزء ويب نشاط الموقع للبقاء على اطلاع دائم بنشاط الفريق

1. ابدأ بتحديد جزء ويب نشاط الموقع وحدد تحرير الخصائص ().

2. أدخل رقما في مربع الأدوات ضمن إظهار هذا العدد من العناصر في كل مرة.

تعرف على المزيد حول استخدام جزء ويب نشاط الموقع.

6. استخدام جزء ويب الارتباطات السريعة لتوفير الوصول السهل إلى الموارد

1. انتقل إلى جزء ويب الارتباطات السريعة، وحدد الارتباط، ثم حدد تحرير الخصائص ().

2. قم بتحرير الارتباط والعنوان والأيقونة والوصف إذا لزم الأمر.

3. لإضافة ارتباط، حدد + إضافة ارتباطات.

اطلع على تخطيطات مختلفة وتعرف على المزيد حول تحرير جزء ويب الارتباطات السريعة.

7.  استخدام جزء ويب الأشخاص لسرد جهات الاتصال الرئيسية لفريق إدارة العقود

1. ابدأ بحذف جزء ويب الأشخاص النائب.

2. ابحث عن مربع الأدوات () على اليمين. حدد عرض جميع أجزاء الويب، ثم حدد الأشخاص أو اسحبهم وأسقطهم من قائمة أجزاء الويب. 

3. حدد تحرير الخصائص ().

4. اضبط التخطيط وأدخل اسم شخص أو مجموعة، ثم حدد حفظ.

تعرف على المزيد حول جزء ويب الأشخاص.

تخصيص الصفحات التالية داخل الموقع 

• العملاء - احتفظ بقائمة بمعلومات العميل لسهولة الوصول إليها. تخصيص هذه القائمة عن طريق تحرير قالب القائمة. 

• رسائل التأكيد - تنظيم الوثائق المهمة بين عملائك ومؤسستك.  قم بتحرير مكتبة المستندات عن طريق تحديث أسماء المجلداتوتحميل الموارد.

• قوالب العقد - استخدم بعض قوالب العقد المتوفرة أو قم بتخزين القوالب المخصصة التي يمكن لفريق إدارة العقود الوصول إليها بسهولة. قم بتحرير مكتبة المستندات عن طريق تحديث أسماء المجلداتوتحميل الموارد.

• طلبات العقد - استخدم قائمة ما قبل البناء لتتبع العقود المطلوبة وحالتها. تخصيص هذه القائمة عن طريق تحرير قالب القائمة. 

• النماذج - استخدم نماذج العينة المكونة مسبقا لاستخراج المعلومات وتصنيفها من المستندات. يأتي مع نموذجي عقد منسقين مسبقا. تعرف على المزيد حول استخدام Microsoft Syntex هنا. 

• المناطق - تخزين مستندات العقد حسب المنطقة الجغرافية أو البلد أو المنطقة. قم بتحرير مكتبة المستندات عن طريق تحديث أسماء المجلداتوتحميل الموارد.

• اتفاقيات الخدمة - تتميز بقائمة ما قبل البناء للمساعدة في تتبع حالة اتفاقيات الخدمة وتوفر نظرة عامة على تفاصيل العقد. تخصيص هذه القائمة عن طريق تحرير قالب القائمة. 

• عبارات قائمة العمل - ميزات قائمة مخصصة تم تكوينها مسبقا لمساعدتك في تنظيم عبارات العمل في طريقة عرض اللوحة. تخصيص هذه القائمة عن طريق تحرير قالب القائمة. 

تخصيص الشكل والتنقل في الموقع

قبل مشاركة موقعك مع الآخرين، ضع اللمسات الأخيرة على موقعك من خلال التأكد من أن المستخدمين يمكنهم العثور على الموقع، والتنقل عبر الارتباطات والصفحات بسهولة، والوصول بسرعة إلى المحتوى على الموقع.

• تحرير مكتبات المستندات عن طريق تحديث أسماء المجلداتوتحميل الموارد.

• تحرير التنقل في الموقع وتخصيصه.

• يمكنك تغيير مظهر موقعك من خلال تخصيص النسق والشعار وتخطيطات الرأس ومظهر موقعك.

• إضافة صفحات إلى هذا الموقع أو التنقل في الموقع أو إزالتها لاستيعاب المحتوى الموجود.

• اختر إقران هذا الموقع بموقع مركز داخل مؤسستك، أو أضف هذا الموقع إلى تنقل موقع مركز موجود إذا لزم الأمر.

شارك موقعك مع الآخرين بعد تخصيص موقعك ومراجعته ونشر المسودة النهائية. 

1. حدد الإعدادات ثم أذونات الموقع.

   

2. حدد إضافة أعضاء ثم حدد إضافة أعضاء إلى المجموعة.

   

3. حدد إضافة أعضاء ثم أدخل اسم (أسماء) جميع المستخدمين الذين تريد منحهم حق الوصول الكامل إلى محتوى موقع الفريق والموارد المشتركة مثل تقويم Outlook للفريق وحقوق التحرير للموقع. 

4. حدد حفظ عند الانتهاء من إضافة الأعضاء وتعيين الأذونات.

تعرف على المزيد حول إدارة إعدادات موقع الفريق ومعلومات الموقع والأذونات.

بعد إنشاء موقعك وتشغيله، فإن المرحلة المهمة التالية هي الحفاظ على محتوى الموقع. تأكد من أن لديك خطة للحفاظ على تحديث المحتوى وأجزاء الويب. 

أفضل ممارسات صيانة الموقع:

• التخطيط لصيانة الموقع - وضع جدول زمني لمراجعة محتوى الموقع كلما لزم الأمر لضمان أن المحتوى لا يزال دقيقا وملائما.

• نشر الأخبار بانتظام - توزيع أحدث الإعلانات والمعلومات والحالة عبر المؤسسة.  تعرف على كيفية إضافة منشور أخبار على موقع فريق أو موقع اتصال، واعرض على الآخرين الذين سينشرون إعلانات كيف يمكنهم استخدام أخبار SharePoint.

• التحقق من الارتباطات وأجزاء الويب - حافظ على تحديث الارتباطات وأجزاء الويب للتأكد من أنك تستفيد من القيمة الكاملة لموقعك.

• استخدم التحليلات لتحسين التفاعل - عرض استخدام الموقع باستخدام تقرير بيانات الاستخدامالمضمن للحصول على معلومات حول المحتوى الشائع وزيارات المواقع والمزيد.

• مراجعة إعدادات الموقع بشكل دوري - بمجرد إنشاء موقع في SharePoint، يمكنك إجراء تغييرات على الإعدادات ومعلومات الموقع والأذونات الخاصة بالموقع.