建立新資料庫

本文內容

• 概觀

• 使用範本建立資料庫

• 不使用範本即可建立資料庫

• 從其他來源將數據複製到 Access 資料表

• 從其他來源匯入、附加或連結至數據

• 新增應用程式元件

• 開啟現有的 Access 資料庫

概觀

當您第一次啟動 Access 時，或如果您在未關閉 Access 的情況下關閉資料庫，則會顯示 Microsoft Office Backstage 檢視。

Backstage 檢視是一個起點，您可以從中建立新資料庫、開啟現有的資料庫、檢視來自 Office.com 的精選內容—您可以使用 Access 對資料庫檔案或資料庫外部執行的任何動作，而非資料庫內。

使用範本建立資料庫

Access 隨附各種範本，您可以依原樣或起點使用。 範本是現成可用的資料庫，其中包含執行特定工作所需的所有數據表、查詢、表單、宏和報表。 例如，您可以使用一些範本來追蹤問題、管理連絡人，或記錄支出。 某些範本包含少數範例記錄，協助說明使用方式。

如果其中一個範本符合您的需求，使用它通常是開始使用資料庫最快的方法。 不過，如果您想要將另一個程式中的數據匯入 Access，建議您決定最好不使用範本來建立資料庫。 範本已定義數據結構，可能需要執行許多工作，才能將現有數據調整為範本的結構。

1. 如果您已開啟資料庫，請按兩下 [檔案] 索 引 標籤上的[ 關閉]。 Backstage 檢視會顯示 [ 新增] 索引標籤 。

2. 有數位範本可在 [ 新增 ] 索引標籤中使用，其中一些範本內建於 Access 中。 您可以從 Office.com下載其他範本。 如需詳細資訊，請參閱本文的下一節。

3. 選取您要使用的範本。

4. Access 會在 [檔名] 方塊中為資料庫建議 檔名 ，您可以視需要變更檔名。 若要將資料庫儲存在檔名方塊下方所顯示資料夾的其他資料夾中，請按兩下 [ ]，流覽至您要儲存它的資料夾，然後按下 [ 確定]。 或者，您可以建立資料庫並將它連結到 SharePoint 網站。

5. 按一下 [建立]。

   Access 會從您選擇的範本建立資料庫，然後開啟資料庫。 針對許多範本，會顯示表單，您可以在其中開始輸入數據。 如果您的範本包含範例數據，您可以按下記錄選取器 (記錄) 左側的陰影方塊或橫條，然後執行下列動作來刪除每一筆記錄：

   在 [常用] 索引標籤上，按一下 [記錄] 群組中的 [刪除]。

6. 若要開始輸入數據，請按兩下窗體上的第一個空白儲存格，然後開始輸入。 使用 瀏覽窗格 瀏覽您可能想要使用的其他表單或報表。 有些範本包含導覽表單，可讓您在不同的資料庫物件之間移動。

如需使用範本的詳細資訊，請參閱 使用範本建立 Access 桌面資料庫一文。

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不使用範本即可建立資料庫

如果您對使用範本不感興趣，可以建立自己的數據表、表單、報表及其他資料庫物件來建立資料庫。 在大多數情況下，這涉及下列一或兩個情況：

• 在您建立新資料庫時建立的數據表中輸入、貼上或匯入數據，然後使用 [建立] 索引標籤上的 [數據表] 命令，以您建立的新數據表重複此程式。

• 從其他來源匯入數據，並在程式中建立新數據表。

從其他來源將數據複製到 Access 資料表

如果您的數據目前儲存在其他程式中，例如 Excel，您可以將它複製並貼到 Access 數據表中。 一般而言，此功能最適合用在已經分隔的資料行資料，例如 Excel 工作表中的資料。 如果您的數據是在字處理程式中，建議您使用索引標籤來分隔數據域，或在複製數據之前，先在字處理程式中將數據轉換成數據表。 如果您的數據需要編輯或操作 (例如，將全名分隔為名字和姓氏) ，建議您在複製數據之前執行此動作，特別是如果您不熟悉 Access。

將資料貼上至空白資料表時，Access 會根據在何處找到的資料，來設定每個欄位的資料類型。 舉例來說，假如貼上的欄位只包含日期值，Access 會套用該欄位為日期/時間資料類型。 如果貼上的欄位只包含「是」和「否」的字詞，Access 會套用該欄位為是/否資料類型。

Access 根據貼上資料第一資料列中找到的內容來命名欄位。 如果貼上數據的第一列與後面的列類型類似，Access 會判斷第一列是數據的一部分，並指派 F1、F2 等 ) 一般名稱 (字段。 如果貼上數據的第一列與後面的列不類似，Access 會判斷第一列是由域名組成。 Access 會據此命名字段，並且不會在數據中包含第一列。

如果 Access 指定通用欄位名稱，則應該儘快重新命名欄位，避免造成混淆。 請使用下列程序：

1. 按 CTRL+S 以儲存表格。

2. 在 [數據工作表檢視] 中，按兩下每個欄名，然後輸入每個欄的描述性域名稱。

3. 再次儲存資料表。

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從其他來源匯入、附加或連結至數據

您可能有儲存在其他程序中的數據，而您想要將該數據匯入到新數據表，或將它附加到 Access 中的現有資料表。 或者，您可能與將資料保存在其他程式中的人員合作，而您想要透過連結在 Access 中使用這些資料。 無論是哪種方式，Access都可讓您輕鬆處理來自其他來源的數據。 您可以從 Excel 工作表、另一個 Access 資料庫的數據表、SharePoint 清單或各種其他來源匯入數據。 您使用的程式會根據您的來源而稍有不同，但下列程式會協助您開始使用。

1. 在 Access 的 [ 外部資料] 索 引標籤上，選 取 [匯入 & 連結 ] 群組中的 [ 新增數據源]，然後選取您要匯入之檔類型的命令。

   例如，如果您要從 Excel 工作表匯入數據，請按兩下 [從檔案] > [新增數據源] > Excel。

   附註: 如果您在 [匯入 & 連結 ] 群組中找不到正確的格式類型，您可能需要啟動您最初建立數據的程式，然後使用該程式將數據儲存為一般檔格式 (例如 分隔符號文字檔) ，才能將該數據匯入 Access。

2. 在 [ 取得外部數據 ] 對話框中，按兩下 [ 瀏覽 ] 以尋找源數據檔，或在 [ 檔名 ] 方塊中輸入源數據檔的完整路徑。

3. 按下您要 (所有程式都可匯入的選項，有些則可讓您在 [ 指定目前資料庫中的數據儲存方式與位置] 下方附加或連結) 。 您可以建立使用匯入數據的新數據表，或搭配某些程式 () 您可以將數據附加至現有數據表，或建立鏈接數據表，以維護原始程式中數據的連結。

4. 如果精靈啟動，請依照精靈接下來幾頁的指示操作。 在精靈的最後一頁，按一下 [完成]。

   如果您從 Access 資料庫匯入物件或連結資料表，就會出現 [ 匯入物件 ] 或 [ 鏈接資料表 ] 對話方塊。 選擇您想要的項目，然後按兩下 [ 確定]。

   確切的程式取決於您選擇匯入、附加或鏈接數據。

5. Access 會提示您是否要儲存剛完成之匯入作業的詳細數據。 如果您認為未來會再次執行相同的匯入作業，請按兩下 [ 儲存匯入步驟]，然後輸入詳細數據。 之後，您可以按兩下 [外部數據] 索引標籤上 [匯入 & 連結] 群組中的 [儲存的匯入 ，輕鬆地在未來重複此作業。 若不想儲存作業的詳細資料，請按一下 [關閉]。

如果您選擇匯入數據表，Access 會將數據匯入至新數據表，然後在 [導航窗格] 的 [數據 表 ] 群組底下顯示數據表。 如果您選擇將數據附加到現有數據表，數據會新增至該數據表。 如果您選擇連結至數據，Access 會在 [導航窗格] 的 [資料 表 ] 群組底下建立連結數據表。

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新增應用程式元件

您可以使用應用程式元件，將功能新增至現有的資料庫。 應用程式元件可以像單一數據表一樣簡單，也可以包含多個相關物件，例如數據表和系結表表表。

例如，[批註] 應用程式元件包含一個含有 [自動編號標識符] 字段的數據表、一個日期字段和一個備忘字段。 您可以將它新增至任何資料庫並依原樣使用，或以最少的自定義方式使用。

1. 開啟您要新增應用程式元件的資料庫。

2. 按一下 [建立] 索引標籤。

3. 在 [ 範本] 群組中，按兩下 [ 應用程式元件]。 可用元件清單隨即開啟。

4. 按兩下您要新增的應用程式元件。

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開啟現有的 Access 資料庫

1. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [開啟舊檔]。

2. 在 [ 開啟 ] 對話框中，流覽至您要開啟的資料庫。

3. 執行下列其中一個動作：

   • 按兩下資料庫，以 [ Access 選項 ] 對話框或系統管理原則所設定的模式中所指定的預設模式開啟資料庫。

   • 按兩下 [開 啟] 以在多使用者環境中開啟共用存取的資料庫，讓您和其他使用者可以讀取及寫入資料庫。

   • 按兩下 [ 開 啟] 按鈕旁的箭號，然後按兩下 [開啟唯讀 ] 以開啟資料庫以進行唯讀存取，讓您可以檢視但無法編輯。 其他使用者仍然可以讀取及寫入資料庫。

   • 按兩下 [ 開 啟] 按鈕旁的箭號，然後按兩下 [ 獨佔式開 啟] 以使用專屬存取開啟資料庫。 當您開啟具有專屬存取權的資料庫時，任何嘗試開啟資料庫的人都會收到「檔案已在使用中」訊息。

   • 按兩下 [ 開 啟] 按鈕旁的箭號，然後按兩下 [ 獨佔式只讀 ] 開啟資料庫以進行唯讀存取。 其他使用者仍然可以開啟資料庫，但僅限於唯讀模式。