Microsoft Access 提供數種不同的選項,讓您建立包含儲存在 Access 數據表中之數據的標籤。 最簡單的方法是使用 Access 中的標籤精靈來建立並列印格式化為符合標籤的報表。 標籤可以包含儲存在 Access 資料表中的數據,或是從 Microsoft Excel 活頁簿或 Microsoft Outlook 聯繫人清單等其他來源匯入或鏈接的數據。 您可以在 Access 中建立標籤做為報表,或是將數據「合併」至 Microsoft Word 檔,然後從 Word 列印卷標。 本文概述相關步驟。
您想要做什麼?
使用 Access 建立及列印標籤
在 Access 中,您可以將標籤建立為以小頁面大小格式化的報表,以符合您想要的標籤。 卷標最常見的用途是郵寄,但任何 Access 數據均可以標籤格式列印,以供各種用途使用。 若是郵寄標籤,報告會從包含地址的數據表或查詢取得地址數據。 列印報表可為來自基礎記錄來源的每個位址提供單一標籤。
如需連結或匯入其他來源的數據的詳細資訊, (例如 Microsoft Excel 或 Microsoft Outlook) 用於標籤,請參閱 匯入及導出數據簡介一文。
[卷標精靈] 會詢問您一系列關於標籤以及您想要在標籤上顯示的數據的問題。 精靈會建立報表,您可以視需要自定義報表。
在 Access 中使用 [捲標精靈] Create 卷標
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在 [導航窗格] 中,選取包含您要顯示在標籤上之資料的物件。 這通常是數據表、鏈接資料表或查詢,但您也可以選取表單或報表。
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在 [建立] 索引標籤上,按一下 [報表] 群組中的 [標籤]。
Access 會啟動 [卷標精靈]。
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如果您知道標籤的製造商和產品編號:
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在 [依 製造商篩選 ] 方塊中選擇製造商。
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在 [ 您想要什麼標籤大小?] 方塊中選取您的標籤。
否則,請嘗試尋找一個產品,其 維度 和 跨欄的數位 值與您的標籤相符。
如果您找不到類似的標籤:
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按兩下 [自定義] ,然後按兩下 [ 新增]。
隨即顯示 [ 新增卷標 ] 對話框。
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測量您的標籤,並在 [ 新增 卷標] 對話框的適當方塊中輸入度量單位。
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在 [標籤 名稱 ] 文字框中輸入自訂標籤的名稱,選擇您想要的標籤型態和方向,然後按兩下 [ 確定]。
如果您已經建立自定義標籤,並想要選取它:
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按兩下 [顯示自定義標籤大小],然後按下您要的自定義標籤。
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選取 [卷標類型] 底下的 [工作表摘要] 或 [接續本頁],然後按 [下一步]。
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在標籤上選取您要的字型名稱、大小、粗細和文字色彩,然後按 [ 下一步]。
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在精靈的 郵件標籤面上 ,從 [可用欄位] 清單中選擇您想要的標籤欄位,然後按兩下這些欄 位 以新增至 [ 原型捲標 ] 方塊。
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若要在 [ 原型] 卷標 方塊中的字段之間新增空格,請按空格鍵。
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若要建立新行,請按 ENTER。
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若要在欄位和線條之間移動,請使用箭頭鍵。
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若要從方塊中移除欄位,請按退格鍵。
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例如,若要新增其他文字或標點符號 (,請按下城市名稱) 後的逗號,將游標置於您要顯示文字的位置,然後開始輸入。 每一個標籤上的文字都會是相同的。
附註: 您只能使用標籤新增下列資料類型的欄位:簡短文字 (文字) 、長文字 (備忘) 、數位、日期/時間、貨幣、是/否或附件。 若要新增其他數據類型的欄位,請在完成 [卷標精靈] 之後,在 [設計檢視] 中開啟標籤,然後使用 [ 字段清單 ] 窗格新增欄位。 若要在 [設計視圖] 中開啟報表時開啟 [ 字段清單 ] 窗格,請按 ALT+F8。
當您將欄位以您想要的方式排列在標籤上時,請按 [ 下一步]。
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在下一頁,您可以選擇要排序標籤的欄位。 例如,您可能會想要依郵遞區編碼排序大型郵件。 從 [可用欄位] 清單中選擇您要排序的 欄位 ,然後按兩下這些欄位以新增至[ 排序方式] 方 塊。 完成時按一下 [下一步]。
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在最後一頁上,輸入標籤的名稱,然後按兩下 [ 完成]。
如果您選擇 [顯示卷標 精靈] 最後一頁的標籤外觀,Access 會在 [列印預覽] 中顯示標籤。 您可以按下標籤來放大和縮小,或使用狀態列上的縮放控件。
如果您在 [卷標精靈] 的最後一頁選擇 [修改卷標設計 ],Access 會在 [設計檢視] 中顯示標籤報表。
附註: [列印預覽] 是唯一可讓您在放置欄時查看欄的檢視。 如果您在 [報表檢視] 或 [版面配置檢視] 中檢視報表,Access 會在單一欄中顯示所有數據。
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自訂標籤標的外觀
如果產生的標籤外觀不符合您的需求,您可以在 [設計檢視] 中開啟報表並進行變更,藉此自定義版面配置。 使用標籤時,通常更容易使用 [設計檢視],您可以更精確地控制版面配置。 若要查看您在 [設計視圖] 中所做的變更結果,請切換到 [列印預覽]。
如果 Access 顯示有關沒有足夠的水準空間來顯示資料的訊息
此訊息出現時,會是某些標籤量的副作用。 通常當標籤非常接近標籤的左右邊緣時發生。 這可能會導致精靈指定一些超出一般列印範圍的度量,進而導致郵件在您預覽或列印卷標時出現。
如果您滿意標籤上文字的對齊方式,而且沒有每隔一頁都顯示空白頁,那麼您可能會想要讓報表的設計保持一樣,而且每次出現時,只要在郵件上按兩下 [確定]。 否則,您可以嘗試調整一些版面設定選項,如下一節所述。
如果您的數據未正確對齊標籤
在許多情況下,您可以在 [設計視圖] 中進行調整,以修正卷標版面配置的次要問題。 您可以移動控件,也可以變更 [詳細數據] 區段的寬度或高度來調整標籤大小。
若要切換到 [設計視圖],請以滑鼠右鍵單擊 [導航窗格] 中的報表,然後單擊快捷方式功能表上的 [ 設計視圖 ]。
如果您需要變更標籤之間的邊界或間距,您可以在 [設計檢視] 中使用 [ 版面設定 ] 對話框:
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在 [ 版面設定] 索引標籤 的 [ 版面 配置] 群組中,按兩下 [ 欄]。
[ 版面設定 ] 對話框隨即顯示,且已選取 [ 欄] 索引 標籤。
您可以在 [ 版面 設定] 對話框的三個區段中變更下列設定:
區段 |
選項 |
描述 |
格線設定 |
欄數 |
這應該等於整個頁面的標籤。 |
列距 |
輸入新的值以增加或減少標籤之間的垂直間距。 |
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欄間距 |
輸入新的值以增加或減少標籤之間的水準間距。 |
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欄大小 |
Width |
設定此值時,請記住邊界設定和欄距。 您可以按下 [版面設定] 對話方塊中的 [列印選項] 來檢查及調整邊界。 |
Height |
視需要調整每個標籤的高度。 |
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與詳細數據相同 |
選取此選項時,請在 [設計檢視] 中將欄寬和高度設定為等於 [詳細數據] 區段的寬度和高度。 |
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欄版面配置 |
向下鍵,然後 [跨] |
選取此選項時,標籤數據會向下列印至第一欄,然後向下列印第二欄,依此類操作。 |
橫向,然後向下鍵 |
選取此選項時,標籤數據會橫跨第一列,然後橫跨第二列,依此類操作。 |
附註: 您也可以按兩下 [列印預覽] 索引標籤上的 [欄],在 [列印預覽] 中開啟 [版面設定] 對話框。 當您按下 [ 確定 ] 關閉對話框時,您的變更會立即反映在 [列印預覽] 中。
列印標籤
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在任何檢視 (中開啟報表,或在 [導航窗格]) 中選取報表。
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在 [ 檔案] 索引 標籤上,按兩下 [ 列印],然後按兩下 [ 列印]。
Access 會顯示 [列印] 對話方塊。
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輸入您選擇的選項,例如印表機、列印範圍及列印份數。
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按一下 [確定]。
在 Microsoft Word 中使用郵件合併精靈列印 Access 數據
如果您的位址儲存在 Access 中,但您想要匯出至 Word,以便使用其郵件合併功能來格式化及列印標籤,您可以使用 Word 中的郵件合併精靈。
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在 [導航窗格] 中,選取包含您要列印之數據的數據表或查詢。
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在 [外部數據] 索引標籤的 [導出] 群組中,按兩下 [Word 合併]。
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在 [Microsoft Word 郵件合併精靈] 對話框中,如果您已經建立檔,而且想要將數據連結到該檔,請按兩下 [將您的數據連結至現有的 Microsoft Word 檔。 否則,請按下 Create 新文件,然後將數據連結至該檔。
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按一下 [確定]。
如果您選擇 [將數據連結至現有的 Microsoft Word 檔,[選取 Microsoft Word 檔案] 對話框會隨即開啟。 選取您要的檔,然後按下 [ 開啟]。 檔將會在 Word 中開啟。
如果您選擇建立新檔,Word 會以空白文件開啟。
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在 Word 中,依照 [郵件合併] 工作窗格中的指示進行。 當您抵達 [Word 郵件合併] 程式的步驟 3 (選取收件者) 時,系統會選取您在本程式步驟 1 中選擇的數據源。
如需 Word 郵件合併精靈的詳細資訊,請參閱 Word 說明]。
附註: 無論位址儲存在何處,都可以使用 Word 來列印位址。 從 Word,您可以連線到儲存在各種程式中的位址清單,例如 Excel、Outlook 和 Access。 或者,如果您沒有通訊清單,您可以在 Word 中建立位址清單,然後列印標籤。 如需詳細資訊,請參閱 Word 說明]。