Applies ToMicrosoft 365 Access Access 2024 Access 2021 Access 2019 Access 2016

Microsoft Access 提供數種不同的選項,讓您建立包含儲存在 Access 數據表中之數據的標籤。 最簡單的方法是使用 Access 中的標籤精靈來建立並列印格式化為符合標籤的報表。 標籤可以包含儲存在 Access 資料表中的數據,或是從 Microsoft Excel 活頁簿或 Microsoft Outlook 聯繫人清單等其他來源匯入或鏈接的數據。 您可以在 Access 中建立標籤做為報表,或是將數據「合併」至 Microsoft Word 檔,然後從 Word 列印卷標。 本文概述相關步驟。

您想要做什麼?

使用 Access 建立及列印標籤

在 Access 中,您可以將標籤建立為以小頁面大小格式化的報表,以符合您想要的標籤。 卷標最常見的用途是郵寄,但任何 Access 數據均可以標籤格式列印,以供各種用途使用。 若是郵寄標籤,報告會從包含地址的數據表或查詢取得地址數據。 列印報表可為來自基礎記錄來源的每個位址提供單一標籤。

如需連結或匯入其他來源的數據的詳細資訊, (例如 Microsoft Excel 或 Microsoft Outlook) 用於標籤,請參閱 匯入及導出數據簡介一文。

[卷標精靈] 會詢問您一系列關於標籤以及您想要在標籤上顯示的數據的問題。 精靈會建立報表,您可以視需要自定義報表。

在 Access 中使用 [捲標精靈] Create 卷標

  1. 在 [導航窗格] 中,選取包含您要顯示在標籤上之資料的物件。 這通常是數據表、鏈接資料表或查詢,但您也可以選取表單或報表。

  2. 在 [建立] 索引標籤上,按一下 [報表] 群組中的 [標籤]。

    Access 會啟動 [卷標精靈]。

    [標籤精靈] 的第一頁

    1. 如果您知道標籤的製造商和產品編號:

      • 在 [依 製造商篩選 ] 方塊中選擇製造商。

      • 在 [ 您想要什麼標籤大小?] 方塊中選取您的標籤。

        否則,請嘗試尋找一個產品,其 維度跨欄的數位 值與您的標籤相符。

        如果您找不到類似的標籤:    

      • 按兩下 [自定義] ,然後按兩下 [ 新增]

        隨即顯示 [ 新增卷標 ] 對話框。

        [標籤精靈] 的 [新增標籤] 頁面

      • 測量您的標籤,並在 [ 新增 卷標] 對話框的適當方塊中輸入度量單位。

      • 在 [標籤 名稱 ] 文字框中輸入自訂標籤的名稱,選擇您想要的標籤型態和方向,然後按兩下 [ 確定]

        如果您已經建立自定義標籤,並想要選取它:    

      • 按兩下 [顯示自定義標籤大小],然後按下您要的自定義標籤。

    2. 選取 [卷標類型] 底下的 [工作表摘要] 或 [接續本頁],然後按 [下一步]

    3. 在標籤上選取您要的字型名稱、大小、粗細和文字色彩,然後按 [ 下一步]

    4. 在精靈的 郵件標籤面上 ,從 [可用欄位] 清單中選擇您想要的標籤欄位,然後按兩下這些欄 以新增至 [ 原型捲標 ] 方塊。

      在 [標籤精靈] 中新增欄位至標籤

      • 若要在 [ 原型] 卷標 方塊中的字段之間新增空格,請按空格鍵。

      • 若要建立新行,請按 ENTER。

      • 若要在欄位和線條之間移動,請使用箭頭鍵。

      • 若要從方塊中移除欄位,請按退格鍵。

      • 例如,若要新增其他文字或標點符號 (,請按下城市名稱) 後的逗號,將游標置於您要顯示文字的位置,然後開始輸入。 每一個標籤上的文字都會是相同的。

        附註:  您只能使用標籤新增下列資料類型的欄位:簡短文字 (文字) 、長文字 (備忘) 、數位、日期/時間、貨幣、是/否或附件。 若要新增其他數據類型的欄位,請在完成 [卷標精靈] 之後,在 [設計檢視] 中開啟標籤,然後使用 [ 字段清單 ] 窗格新增欄位。 若要在 [設計視圖] 中開啟報表時開啟 [ 字段清單 ] 窗格,請按 ALT+F8。

        當您將欄位以您想要的方式排列在標籤上時,請按 [ 下一步]

    5. 在下一頁,您可以選擇要排序標籤的欄位。 例如,您可能會想要依郵遞區編碼排序大型郵件。 從 [可用欄位] 清單中選擇您要排序的 欄位 ,然後按兩下這些欄位以新增至[ 排序方式] 方 塊。 完成時按一下 [下一步]

      [標籤精靈] 中設定排序順序

    6. 在最後一頁上,輸入標籤的名稱,然後按兩下 [ 完成]

      [標籤精靈] 的最後一頁

      如果您選擇 [顯示卷標 精靈] 最後一頁的標籤外觀,Access 會在 [列印預覽] 中顯示標籤。 您可以按下標籤來放大和縮小,或使用狀態列上的縮放控件。

      縮放控制項

      如果您在 [卷標精靈] 的最後一頁選擇 [修改卷標設計 ],Access 會在 [設計檢視] 中顯示標籤報表。

      附註:  [列印預覽] 是唯一可讓您在放置欄時查看欄的檢視。 如果您在 [報表檢視] 或 [版面配置檢視] 中檢視報表,Access 會在單一欄中顯示所有數據。

自訂標籤標的外觀

如果產生的標籤外觀不符合您的需求,您可以在 [設計檢視] 中開啟報表並進行變更,藉此自定義版面配置。 使用標籤時,通常更容易使用 [設計檢視],您可以更精確地控制版面配置。 若要查看您在 [設計視圖] 中所做的變更結果,請切換到 [列印預覽]。

如果 Access 顯示有關沒有足夠的水準空間來顯示資料的訊息

此訊息出現時,會是某些標籤量的副作用。 通常當標籤非常接近標籤的左右邊緣時發生。 這可能會導致精靈指定一些超出一般列印範圍的度量,進而導致郵件在您預覽或列印卷標時出現。

如果您滿意標籤上文字的對齊方式,而且沒有每隔一頁都顯示空白頁,那麼您可能會想要讓報表的設計保持一樣,而且每次出現時,只要在郵件上按兩下 [確定]。 否則,您可以嘗試調整一些版面設定選項,如下一節所述。

如果您的數據未正確對齊標籤

在許多情況下,您可以在 [設計視圖] 中進行調整,以修正卷標版面配置的次要問題。 您可以移動控件,也可以變更 [詳細數據] 區段的寬度或高度來調整標籤大小。

若要切換到 [設計視圖],請以滑鼠右鍵單擊 [導航窗格] 中的報表,然後單擊快捷方式功能表上的 [ 設計視圖 ]。

如果您需要變更標籤之間的邊界或間距,您可以在 [設計檢視] 中使用 [ 版面設定 ] 對話框:

  • 在 [ 版面設定] 索引標籤 的 [ 版面 配置] 群組中,按兩下 [ 欄][ 版面設定 ] 對話框隨即顯示,且已選取 [ 欄] 索引 標籤。

[版面設定] 對話方塊中的 [欄] 索引標籤

您可以在 [ 版面 設定] 對話框的三個區段中變更下列設定:

區段

選項

描述

格線設定

欄數

這應該等於整個頁面的標籤。

列距

輸入新的值以增加或減少標籤之間的垂直間距。

欄間距

輸入新的值以增加或減少標籤之間的水準間距。

欄大小

Width

設定此值時,請記住邊界設定和欄距。

您可以按下 [版面設定] 對話方塊中的 [列印選項] 來檢查及調整邊界。

Height

視需要調整每個標籤的高度。

與詳細數據相同

選取此選項時,請在 [設計檢視] 中將欄寬和高度設定為等於 [詳細數據] 區段的寬度和高度。

欄版面配置

向下鍵,然後 [跨]

選取此選項時,標籤數據會向下列印至第一欄,然後向下列印第二欄,依此類操作。

橫向,然後向下鍵

選取此選項時,標籤數據會橫跨第一列,然後橫跨第二列,依此類操作。

附註:  您也可以按兩下 [列印預覽] 索引標籤上的 [],在 [列印預] 中開啟 [版面設定] 對話框。 當您按下 [ 確定 ] 關閉對話框時,您的變更會立即反映在 [列印預覽] 中。

列印標籤

  1. 在任何檢視 (中開啟報表,或在 [導航窗格]) 中選取報表。

  2. 在 [ 檔案] 索引 標籤上,按兩下 [ 列印],然後按兩下 [ 列印]

    Access 會顯示 [列印] 對話方塊。

  3. 輸入您選擇的選項,例如印表機、列印範圍及列印份數。

  4. 按一下 [確定]。

頁面頂端

在 Microsoft Word 中使用郵件合併精靈列印 Access 數據

如果您的位址儲存在 Access 中,但您想要匯出至 Word,以便使用其郵件合併功能來格式化及列印標籤,您可以使用 Word 中的郵件合併精靈。

  1. 在 [導航窗格] 中,選取包含您要列印之數據的數據表或查詢。

  2. 在 [外部數據] 索引標籤的 [出] 群組中,按兩下 [Word 合併]

  3. 在 [Microsoft Word 郵件合併精靈] 對話框中,如果您已經建立檔,而且想要將數據連結到該檔,請按兩下 [將您的數據連結至現有的 Microsoft Word 檔。 否則,請按下 Create 新文件,然後將數據連結至該檔

  4. 按一下 [確定]。

    如果您選擇 [將數據連結至現有的 Microsoft Word 檔,[選取 Microsoft Word 檔案] 對話框會隨即開啟。 選取您要的檔,然後按下 [ 開啟]。 檔將會在 Word 中開啟。

    如果您選擇建立新檔,Word 會以空白文件開啟。

  5. 在 Word 中,依照 [郵件合併] 工作窗格中的指示進行。 當您抵達 [Word 郵件合併] 程式的步驟 3 (選取收件者) 時,系統會選取您在本程式步驟 1 中選擇的數據源。 如需 Word 郵件合併精靈的詳細資訊,請參閱 Word 說明]。

附註:  無論位址儲存在何處,都可以使用 Word 來列印位址。 從 Word,您可以連線到儲存在各種程式中的位址清單,例如 Excel、Outlook 和 Access。 或者,如果您沒有通訊清單,您可以在 Word 中建立位址清單,然後列印標籤。 如需詳細資訊,請參閱 Word 說明]。

頁面頂端

需要更多協助嗎?

想要其他選項嗎?

探索訂閱權益、瀏覽訓練課程、瞭解如何保護您的裝置等等。

社群可協助您詢問並回答問題、提供意見反應,以及聆聽來自具有豐富知識的專家意見。