在精簡版的 Outlook 中讀取和傳送電子郵件

電子郵件訊息會傳送至主控您信箱的伺服器。 根據預設，郵件會儲存在信箱的 [收件匣] 中。 郵件資料夾會以「粗體」顯示新郵件。 新郵件開啟之後，便會還原為一般字型。

若要依據任何欄進行排序，請選取欄標題。 例如，若要先看到最新的郵件，請選取 [收到日期] 欄標題。

您也可以使用資料夾來組織郵件。 您的信箱有一組預設的資料夾。 這些資料夾包括 (但不限於) [行事曆]、[連絡人]、[刪除的郵件]、[草稿]、[收件匣]、[垃圾郵件] 及 [寄件備份]。

根據預設，傳送給您的郵件會儲存在 [收件匣] 中。 但是您可以將郵件整理成階層式的資料夾系統，並隨著您的需求變更，持續進行調整。 例如，您可以建立一個名為「我的小組」的資料夾，且在其中為各個小組成員建立子資料夾。 如果有人離開小組，您可以刪除該人員的資料夾。 如果有人轉到另一個小組，則可將其資料夾移到該小組的資料夾。

檢視資料夾及資料夾內容

1. 在導覽頁面上，選取 按一下以檢視所有資料夾。 這會顯示在精簡版或標準版 Outlook或 Windows 版 Outlook等其他電子郵件程式中建立的任何資料夾。

2. 在下拉式方塊中，從清單中選取所要的資料夾，然後選取綠色箭號。

建立、 移動、 重新命名或刪除資料夾

在左側的功能窗格中選取 管理資料夾以開始。

• 使用建立新資料夾選擇上層資料夾並建立或命名新資料夾。

• 使用重新命名資料夾，選取並重新命名現有的資料夾。

• 使用移動資料夾來選取要移動的資料夾和 要移動到的位置。

• 使用刪除資料夾選取並刪除現有的資料夾。

將郵件移至其他資料夾

1. 選取您要移動之郵件旁的複選框，然後從郵件清單上方的功能表中選取 [移動 ]。

2. 選取您想要移動郵件的資料夾。 如果您沒有看到該資料夾，請使用 收件匣選項旁的下拉式功能表。

3. 選取 移動，將郵件移至所選資料夾。

如果決定不要移動郵件，請選取工具列上的 關閉，結束該畫面並返回上一個畫面。

刪除信箱中的某個項目時，該項目會移到 [刪除的郵件] 資料夾。 這表示您可以在 [刪除的郵件] 資料夾中找到該郵件並移回您的收件匣。

您可以刪除資料夾的全部內容，包括所有子資料夾，只要用滑鼠右鍵按一下該資料夾然後使用清空資料夾選項。

永久刪除 [刪除的郵件] 資料夾中的項目

1. 選取 [郵件] 中的 [刪除的郵件] 資料夾。

2. 若要永久刪除 [刪除的郵件] 資料夾中的全部內容，請以滑鼠右鍵按一下 清空資料夾。

3. 若只要永久刪除 [刪除的郵件] 資料夾中的某些項目，請選取您要刪除的每個項目旁的核取方塊，然後選取工具列上的 刪除。

建立新郵件時，可以使用新郵件表單。 這個表單和回覆或轉寄郵件所用的表單相同。 回覆郵件時，系統會自動為您填入標題資訊 (收件者、寄件者和主旨)。

1. 在 [郵件] 中，選取 [新郵件]。

2. 輸入郵件收件者地址：

   • 視情況在 [收件者]、[副本] 及 [密件副本] 方塊中，輸入預定收件者的名稱或電子郵件別名。 如有多個名稱，請以分號隔開。 使用工具列上的 [檢查名稱 ] 圖示來解析名稱。 如果可能的相符者不只一個，則未解析的名稱會以紅色顯示，而功能窗格上會出現一份清單。 選取該清單以從清單中選取所要的名稱。

   • 如需更多選項，請參閱 在精簡版 Outlook 中使用通訊簿。

3. 在 [主旨] 方塊中鍵入一行簡短的主旨。

4. 在郵件內文中鍵入訊息。

5. 選取郵件工具列上的 [傳送]，將郵件傳送給收件者。

6. 如果不想要立即傳送郵件，可以選取郵件工具列上的儲存。 郵件便會儲存在 [草稿] 資料夾中，直到您開啟並傳送為止。

郵件工具列上的其他選項。

• 選 取 [設定重要性 ]，將郵件的重要性設為 [高]、[標準] 或 [低]。

• 選取迴紋針 圖示可新增附件。

移至 [選項]，決定每頁要顯示多少專案，以及移動或刪除專案后或郵件具有已讀回執時的處理方式。 您無法變更精簡版Outlook 檢查新郵件的頻率，因為電子郵件伺服器一收到電子郵件，就會立即提供該電子郵件。 您可以重新整理瀏覽器頁面以查看是否有收到新郵件。

1. 在功能窗格中，選取 郵件。

2. 選取含有您要讀取的郵件的資料夾。 新的電子郵件一律送達收件匣中，並以粗體字型顯示。

3. 選取要讀取的郵件主旨加以開啟。

開啟電子郵件訊息時，標題上會顯示下列資訊：

• 主旨：郵件的主旨。

• 寄件者：寄件者或組織的名稱或電子郵件位址。

• 已傳送：郵件傳送的日期和時間。

• 收件者：主要收件者的名稱或電子郵件位址。

• 副本：副本 (副本的名稱或電子郵件位址) 收件者。

如需寄件者或收件者的詳細資訊，例如，對方的街道地址或電話號碼，請在 [寄件者]、[收件者] 或 [副本] 行上選取其名稱。

回覆郵件時，畫面上會開啟新的郵件表單，收件者 和 副本 方塊中會包含相關名稱。 如果需要的話，可以新增或移除名稱。 轉寄郵件時，必須自行填入所有的收件者。

移至 [選項]，設定不在辦公室 (自動回復) 會在您不在辦公室時傳送給傳送訊息給您的人員的訊息。

回覆郵件的寄件者

1. 在已讀取的郵件表單工具列上，選取 回覆。 選取 回覆 後，收件者 行便會直接填入原始郵件寄件者的地址。

2. 系統會自動填入 [主旨]。

3. 系統會將原始郵件的文字複製到郵件內文中。 在寄件者的原始訊息內或上方，鍵入您的回覆。

回覆郵件寄件者及所有其他收件者

1. 在已讀取的郵件表單工具列上，選取 全部回覆。 選取 全部回覆 後，收件者 和 副本 行便會直接填入寄件者以及原始郵件所有其他收件者的地址。

2. 系統會自動填入 [主旨]。

3. 系統會將原始郵件的文字複製到郵件內文中。 在寄件者的原始訊息內或上方，鍵入您的回覆。

轉寄郵件

1. 在已讀取的郵件表單工具列上，選取 轉寄。

2. 在 收件者 行，鍵入您要轉寄郵件的收件者電子郵件地址。

3. 系統會將原始郵件的文字複製到郵件內文中。 在寄件者的原始訊息內或上方，鍵入任何您想要新增的資訊。

填妥回應後，請選取郵件工具列上的 [傳送]。

附件可以是使用任何程式建立的檔案，例如 Word 文件、Excel 試算表、.wav 檔案或點陣圖。 您可以將任何可以從電腦或網路存取的檔案附加到以精簡版 Outlook建立的任何專案。 您也可以將附件自某項目中移除。

如果郵件包含附件，則在郵件清單中，該郵件旁邊會顯示迴紋針圖示。 行事曆項目會在行事曆檢視中的其中一個角落顯示迴紋針圖示，並在項目開啟時，顯示附件清單。 [連絡人] 則會在連絡人被開啟時顯示附件清單。

包含附件的項目開啟時，附加檔案的名稱會顯示在附件清單中。 某些附件例如 .txt 和 .gif 檔案，可以透過網頁瀏覽器開啟。

將檔案附加至電子郵件訊息或其他項目

1. 建立郵件、約會或連絡人時，從工具列中選取郵件上的插入 > 附件。 郵件在標題上即會顯示附件 連結。 行事曆項目在工作列上即會顯示 附件連結，或者如果該項目為會議，則會顯示在郵件內文的正上方。 連絡人的 附件 連結則是顯示在 [連絡人] 頁面的底部。

2. 在 [選擇要上傳的檔案] 中，輸入檔名，或選取 [搜尋 ] 以找出檔案。

3. 找到要附加的檔案後，選取 開啟 以將其新增至附件清單。

4. 選取您想要附加的項目。針對每個您要附加的額外檔案，重複步驟 1-3。

附加檔案之前可能會截斷較長的檔案名稱。 這不會影響到檔案的內容。

從項目中移除一或多個附件

1. 開啟郵件。

2. 選取您想要移除的檔案旁的 x 圖示。

回覆郵件時，系統並不會複製附件。 出現的會是預留位置圖示，而非檔案。 若要包含附件，請轉寄郵件，而不是回覆郵件。 編輯附加檔案之前，您必須先將其下載至電腦上。

讀取或儲存附件

• 選取附件檔案名稱。 您可以選擇是要使用適當的應用程式來開啟附件，還是將附件儲存至磁碟。

• 對於某些附件類型，您可以使用 開啟為網頁（或 在瀏覽器中打開），運用網頁瀏覽器以可檢視的網頁形式開啟附件。 能以網頁形式開啟的檔案類型包括：

  • Word檔案

  • Excel檔案

  • PowerPoint檔案

  • Adobe Acrobat .pdf 檔案

傳送附件

若要傳送編輯過的附件，則電腦上必須安裝用來建立該附件的應用程式。 例如，如果要編輯的附件屬於 Word 檔案，電腦上就必須安裝 Word。

1. 開啟含原始附件的郵件。

2. 選取附件，然後選取 [儲存]，將附件儲存至電腦。

3. 從附件的儲存位置開啟附件，然後進行所需的變更。

4. 儲存變更並關閉文件。

5. 返回 Outlook並開啟原始郵件。

6. 如果要從郵件中移除原始附件，然後附加您修改過的版本，請選取 [回覆]。

7. 如果要同時加入原始附件與您修改過的版本，請選取 [轉寄]。

如果預期要收到的電子郵件不在您的收件匣中，以下疑難排解方法供您參考：

• 檢查 [垃圾郵件] 資料夾。

• 如果電子郵件訊息位於連線的帳戶中，每小時會將它拉入精簡版的 Outlook一次。

• 請與寄件者確認，以確定訊息傳送至正確的電子郵件地址。

• 重新整理瀏覽器。 郵件在伺服器接收後，即可供使用。

精簡版的 Outlook訊息選項比標準版本少。 例如，您無法在精簡版本中執行下列工作：

• 管理收件匣規則，或設定轉寄功能。

• 將影像加入至您的電子郵件簽名，或使用多個電子郵件簽名。

• 預覽郵件，或使用讀取窗格。

• 設定提醒或通知收到郵件。

• 變更字型大小的郵件、 使用 rtf 文字或 HTML 格式、 使用信紙信頭。

• 連線或中斷連線其他電子郵件帳戶或開啟其他人的信箱。

若要深入瞭解精簡版的Outlook，例如如何回到標準版或功能和限制是什麼，請參閱 深入瞭解精簡版 Outlook。