無論您是從 Microsoft 範本 開始,或是更新您自己的範本,Word 的內建工具都可協助您更新範本以符合您的需求。 若要更新範本,請開啟檔案、進行您要的變更,然後儲存範本。
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在 [檔案] 索引 標籤上,選取 [開啟]。
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按兩下 [本機]。
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流覽至 [我的文件] 底下的 [自定義 Office 範本] 資料夾。
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選擇您的範本,然後選取 [開啟]。
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進行您想要的變更,然後儲存並關閉範本。
新增建置組塊到範本
建置組塊是指可重複使用的內容組件,或其他儲存在圖庫中的文件組件,可供隨時存取及重複使用。 您也可以使用範本來儲存及發佈建置組塊。
例如,您可以建立一個報告範本,為範本使用者提供兩種封面信件,供他們在根據您的範本建立自己的報告時從中選擇。
新增內容控制項到範本
透過新增及設定 RTF 控制項、圖片、下拉式清單或日期選擇器等內容控制項,讓您的範本具有彈性。
例如,您可能會想建立含有下拉式清單的範本。 如果您允許他人編輯下拉式清單,他們便可以依據自己的需求來變更清單選項。
若要新增控件,請使用功能區上的 [ 開發人員 ] 索引標籤。 如果您需要新增 [開發人員] 索引標籤,方法如下。
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在 [檔案] 索引 標籤上,選取 [選項],然後選擇 [自定義功能區]。
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選取 [自訂功能區] 下的 [主要索引標籤]。
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在清單中,選取 [ 開發人員] 複選框,然後選取 [確定]。
新增內容控制項
在 [開發人員] 索引標籤上,選 [控件] 群組中的 [設計模式],然後插入您要的控件。
插入可供使用者輸入文字的文字控制項
在 RTF 內容控制項中,使用者可以將文字的格式設為粗體或斜體,也可以輸入多個段落。 如果您要限制使用者可以新增的項目,請插入純文字內容控制項。
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在檔中,選取您要插入控制元件的位置。
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在 [ 開發人員] 索引標籤上,選取 RTF 內容控制 項] 或 [控制項] 群組中的 [ 純文字內容控制件 ] 。
插入圖片內容控制項
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選取您要插入控制項的位置。
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在 [開發人員] 索引標籤上,選 [控件] 群組中的 [圖片控件]。
插入下拉式方塊或下拉式清單
在下拉式方塊中,使用者可以從您提供的選擇清單中選取,或是自行輸入自己的資訊。 在下拉式清單中,使用者僅能從選擇清單中選取。
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在 [開發人員] 索引標籤上,選 下拉式方塊內容控件或 控件] 群組中的下拉式清單內容控制件。
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選取內容控件,然後選擇 [內容]。
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若要建立選項清單,請選取 [下拉式方塊內容] 或 [下拉式清單內容] 底下的 [新增]。
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在 [顯示名稱] 方塊中輸入選擇,例如「是」、「否」或「可能」。 重複此步驟,直到所有選項都列在下拉式清單中。
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填入任何其他您想要的內容。
附註: 如果您選擇 [ 內容無法編輯 ] 複選框,用戶將無法選取選項。
插入日期選擇器
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選取您要插入日期選擇器控制元件的位置。
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在 [開發人員] 索引標籤上,選 [控件] 群組中的 [日期選擇器內容控制件]。
插入核取方塊
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選取您要插入複選框控制元件的位置。
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在 [開發人員] 索引標籤上,選取 [控件] 群組中的 [ 複選框內容控件]。
插入建置組塊庫控制項
您希望他人選擇特定的文字區塊時,可以使用建置組塊控制項。
舉例來說,若您正在設定合約範本,而且需要根據合約的特定需求新增不同的重複使用文字,建置組塊控制項便會非常實用。 您可以針對各個重複使用文字版本建立 RTF 內容控制項,然後使用建置組塊庫控制項作為 RTF 內容控制項的容器。
您也可以在表單中使用建置組塊控制項。
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選取您要插入控制項的位置。
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在 [開發人員] 索引標籤上,選 [控件] 群組中的 [建置組塊庫內容控件]。
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選擇要選取的內容控制件。
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在 [開發人員] 索引標籤上,選取 [控件] 群組中的 [屬性]。
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選 取您 要在建置元件中使用的組塊庫和 類別 。
設定或變更內容控制項屬性
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選取內容控件,然後選取 [控件] 群組中的 [內容]。
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在 [內容控制項屬性] 對話方塊中,選擇當他人使用您的範本時,是否可以刪除或編輯內容控制項。
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若要將數個內容控件或甚至一些段落的文字放在一起,請選擇控件或文字,然後選取 [控件] 群組中的 [組]。
例如,假設您的免責聲明有三段。 若您使用 [群組] 命令將三個段落聚集到同一個群組,則這個三段式免責聲明就無法加以編輯,並且只能以群組的方式予以刪除。
新增說明文字到範本
說明文字可提升您所建立範本的可用性。 您可以變更內容控制項中的預設說明文字。
若要為範本使用者自訂預設說明文字,請執行下列動作:
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在 [開發人員] 索引標籤上,選 控件] 群組中的 [設計模式]。
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選取您要修改佔位元說明文字的內容控制件。
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編輯預留位置文字,並依您的喜好設定格式。
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在 [開發人員] 索引標籤上,選 [控件] 群組中的 [設計模式] 以關閉設計功能並儲存說明文字。
對範本增添保護
您可以新增對範本中個別內容控制項的保護,以防止有人刪除或編輯特定的內容控制項或控制項群組,您也可以用密碼來保護所有的範本內容。
對範本的某些部分增添保護
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開啟您要新增保護功能的範本。
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選取要限制變更的內容控制項。
提示: 選取控件時,按住 CTRL 鍵以選取多個控件。
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在 [開發人員] 索引標籤的 [控件] 群組中,選取 [控件]群組中的 [群組],然後再次選取 [群組]。
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在 [開發人員] 索引標籤上,選取 [控件] 群組中的 [屬性]。
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在 [內容控制項屬性] 對話方塊的 [鎖定] 底下,執行下列任何一項動作:
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選取 [內容控制項無法刪除] 核取方塊,這個選項可讓您編輯控制項的內容,但是無法將控制項本身從範本或以範本為依據的文件中刪除。
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選取 [內容無法編輯] 核取方塊,這個選項可讓您刪除控制項,但是不能編輯控制項的內容。
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若要為文字提供保護 (如果有加入該段文字的話),請使用此設定。 例如,如果您通常會加入免責聲明,便可協助確保文字的一致性,並在不需要免責聲明的文件中刪除此項聲明。
為範本指派密碼
若要為文件指定密碼,限制只有知道密碼的檢閱者才能移除保護,請執行以下步驟:
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開啟要指派密碼的範本。
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在 [校閱] 索引標籤上,選 [保護] 群組中的 [限制編輯]。
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在 [ 開始強制執行] 底下,選取 [是,開始強制保護]。
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在 [輸入新密碼 (選用)] 方塊中輸入密碼,然後確認該密碼。
重要: 如果您選擇不使用密碼,任何人都可以變更您的編輯限制。
請使用結合大小寫字母、數字和符號的強式密碼。 未結合這些元素的密碼則為弱式密碼。 強密碼: Y6dh!et5。 弱式密碼:House27。 密碼長度至少應有 8 個字元。 一般而言,密碼長度越長越安全。
警告: 您必須記住密碼。 若忘記了密碼,Microsoft 亦無法擷取該密碼。 請將您寫下的密碼儲存在安全之處,不要將所保護的資訊存放在同一處。