無論您是從 Microsoft範本 開始,或是更新您自己的範本,Word 的內建工具都可協助您更新範本以符合您的需求。 若要更新範本,請開啟檔案、進行您要的變更,然後儲存範本。
在Microsoft Word 中,您可以將文件儲存為 .dotx 檔案、.dot 檔案或 .dotm fie (.dotm 文件類型,以建立範本,讓您在檔案) 中啟用宏。
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按一下 [檔案] > [開啟舊檔]。
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按兩下 [本機]。
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瀏覽至 [我的文件] 下的 [自訂 Office 範本] 資料夾。
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按一下您的範本,再按一下 [開啟]。
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進行您想要的變更,然後儲存並關閉範本。
新增內容控制項到範本
透過新增及設定 RTF 控制項、圖片、下拉式清單或日期選擇器等內容控制項,讓您的範本具有彈性。
例如,您可能會想建立含有下拉式清單的範本。 如果您允許他人編輯下拉式清單,他們便可以依據自己的需求來變更清單選項。
附註: 如果內容控制項無法使用,表示您可能開啟了以舊版 Word 建立的文件或範本。 若要使用內容控件,您必須按兩下 [ 檔案] > [資訊] > [轉換],然後按兩下 [ 確定],將文件轉換成較新的檔格式。 轉換文件或範本之後,請儲存。
在您顯示 [開發人員] 索引標籤之後,才能夠新增內容控制項。
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按一下 [檔案] > [選項] > [自訂功能區]。
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選取 [自訂功能區] 下的 [主要索引標籤]。
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選取清單中的 [開發人員] 核取方塊,然後按一下 [確定]。
新增內容控制項
在 [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [設計模式],然後插入您要的控制項。
插入可供使用者輸入文字的文字控制項
在 RTF 內容控制項中,使用者可以將文字的格式設為粗體或斜體,也可以輸入多個段落。 如果您要限制使用者可以新增的項目,請插入純文字內容控制項。
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在文件中按一下您要插入控制項的位置。
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在 [ 開發人員] 索引標籤的 [ 控制項] 群組中,按兩下 [ RTF 內容控制 件 或 純文字內容控制 項 。
插入圖片內容控制項
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按一下要插入控制項的位置。
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在 [ 開發人員] 索引標籤的 [ 控制項] 群組中,按兩下 [ 圖片控制 件 ] 。
插入下拉式方塊或下拉式清單
在下拉式方塊中,使用者可以從您提供的選擇清單中選取,或是自行輸入自己的資訊。 在下拉式清單中,使用者僅能從選擇清單中選取。
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在 [ 開發人員] 索引標籤的 [ 控制項] 群組中,按兩下 [ 下拉式方塊內容控制 件 或 下拉式清單內容控制 件 。
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選取內容控制項,然後在 [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [屬性]。
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若要建立選擇清單,請按一下 [下拉式方塊內容] 或 [下拉式清單內容] 下的 [新增]。
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在 [顯示名稱] 方塊中輸入選擇,例如「是」、「否」或「可能」。 重複此步驟,直到所有選項都列在下拉式清單中。
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填入任何其他您想要的內容。
附註: 若您選取 [內容無法編輯] 核取方塊,使用者就無法按一下選項。
插入日期選擇器
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按一下您要插入日期選擇器控制項的位置。
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在 [ 開發人員] 索引標籤的 [ 控制項] 群組中,按兩下 [ 日期選擇器內容控制 件]。
插入核取方塊
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按一下您想要插入核取方塊控制項的位置。
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在 [ 開發人員] 索引標籤的 [ 控制項] 群組中,按兩下 [ 複選框內容控制 件]。
插入建置組塊庫控制項
您希望他人選擇特定的文字區塊時,可以使用建置組塊控制項。
舉例來說,若您正在設定合約範本,而且需要根據合約的特定需求新增不同的重複使用文字,建置組塊控制項便會非常實用。 您可以針對各個重複使用文字版本建立 RTF 內容控制項,然後使用建置組塊庫控制項作為 RTF 內容控制項的容器。
您也可以在表單中使用建置組塊控制項。
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按一下要插入控制項的位置。
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在 [ 開發人員] 索引標籤的 [ 控制項] 群組中,按兩下 [ 建置元件庫內容控制 件 ] 。
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按一下內容控制項加以選取。
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在 [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [屬性] 。
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按一下 [圖庫] 及 [類別] 選擇您想要在建置組塊控制項中使用的建置組塊。
設定或變更內容控制項屬性
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選取內容控制項,然後按一下 [控制項] 群組中的 [屬性]。
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在 [內容控制項屬性] 對話方塊中,選擇當他人使用您的範本時,是否可以刪除或編輯內容控制項。
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若要將數個內容控制項或甚至某些文字段落擺在一起,請選取這些控制項或文字,然後按一下 [控制項] 群組中的 [群組]。
例如,假設您的免責聲明有三段。 若您使用 [群組] 命令將三個段落聚集到同一個群組,則這個三段式免責聲明就無法加以編輯,並且只能以群組的方式予以刪除。
新增說明文字到範本
說明文字可提升您所建立範本的可用性。 您可以變更內容控制項中的預設說明文字。
若要為範本使用者自訂預設說明文字,請執行下列動作:
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在 [開發人員] 索引標籤上,按一下 [控制項] 群組中的 [設計模式]。
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按一下您要修改預留位置說明文字的內容控制項。
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編輯預留位置文字,並依您的喜好設定格式。
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在 [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [設計模式],關閉設計功能並儲存說明文字。
對範本增添保護
您可以新增對範本中個別內容控制項的保護,以防止有人刪除或編輯特定的內容控制項或控制項群組,您也可以用密碼來保護所有的範本內容。
對範本的某些部分增添保護
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開啟您要新增保護功能的範本。
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選取要限制變更的內容控制項。
提示: 按住 CTRL 鍵,同時按一下多個控制項,以選取多個控制項。
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在 [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [群組],然後再按一下 [群組]。
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在 [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [屬性] 。
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在 [內容控制項屬性] 對話方塊的 [鎖定] 底下,執行下列任何一項動作:
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選取 [內容控制項無法刪除] 核取方塊,這個選項可讓您編輯控制項的內容,但是無法將控制項本身從範本或以範本為依據的文件中刪除。
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選取 [內容無法編輯] 核取方塊,這個選項可讓您刪除控制項,但是不能編輯控制項的內容。
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若要為文字提供保護 (如果有加入該段文字的話),請使用此設定。 例如,如果您通常會加入免責聲明,便可協助確保文字的一致性,並在不需要免責聲明的文件中刪除此項聲明。
為範本指派密碼
若要為文件指定密碼,限制只有知道密碼的檢閱者才能移除保護,請執行以下步驟:
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開啟要指派密碼的範本。
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在 [校閱] 索引標籤上,按一下 [保護] 群組中的 [限制編輯]。
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在 [開始強制] 下,按一下 [是,開始強制保護]。
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在 [輸入新密碼 (選用)] 方塊中輸入密碼,然後確認該密碼。
重要: 如果您選擇不使用密碼,任何人都可以變更您的編輯限制。
請使用結合大小寫字母、數字和符號的強式密碼。 未結合這些元素的密碼則為弱式密碼。 強密碼: Y6dh!et5。 弱式密碼:House27。 密碼長度至少應有 8 個字元。 一般而言,密碼長度越長越安全。
您必須記住密碼。 若忘記了密碼,Microsoft 亦無法擷取該密碼。 請將您寫下的密碼儲存在安全之處,而不要將其與密碼保護的資訊存放在同一處。
範本是一種檔類型,會在您開啟時建立自己的複本。
例如,商務方案是以 Word 撰寫的常見檔。 您可以使用預先定義的版面配置、字型、邊界和樣式範本,而不用從頭開始建立商務方案的結構。 您只需要開啟範本並填入檔的特定文字和資訊即可。 當您將檔案儲存為 .docx 或 .docm 檔案時,您會將檔與檔所在的範本分開儲存。
在範本中,您可以提供建議的節或必要文字供其他人使用,以及內容控件,例如預先定義的下拉式清單或特殊標誌。 您可以為範本區段新增保護,也可以將密碼套用至範本,以協助保護範本的內容免於變更。
您可以在 Office.com 上找到適用於大多數檔案類型的 Word 範本。 如果您有因特網連線,請按兩下 [ 檔案] 索引 標籤,按兩下 [ 新增],然後按兩下所要的樣本類別。 您也可以建立自己的範本。