在傳統 Outlook 中,您可以在 To-Do 列中結合書寫和電子待辦事項清單,以及增強的提醒和追蹤。
傳統版 Outlook 的 To-Do 列是 Outlook 右側的窄窗格,您可以開啟以隨時檢視行事曆事件、工作或聯繫人。 顯示 To-Do 列時,您可以輕鬆地將專案拖曳至該列,以建立可協助您保持進度的工作。
附註: To-Do 列可在傳統版 Outlook 中使用。 在新 Outlook 和 Microsoft 365 中,工作會與 [我的一天] 一起顯示,並使用 [待辦事項] 應用程式進行管理。 如需詳細資訊,請參閱在 Outlook 中使用 To Do 建立工作。
檢查功能區上是否有 [ 檔案] 索引標籤,以瞭解您正在使用哪個版本的 Outlook。 如果您有 [檔案] 索引標籤,表示您使用的是傳統版 Outlook。 如果沒有顯示 [檔案],表示您正在使用新的 Outlook。
建立工作
在 Outlook 中建立工作和待辦事項清單,協助您井然有序。
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選 取導航窗 格中的 [ 任務],然後選擇 [ 新工作],選取 [ 新專案 ] > [ 工作],或按 Ctrl+Shift+K。
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在 [ 主旨] 方 塊中,輸入工作的名稱。 最好保持名稱簡短,然後在工作本文中新增詳細數據。
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如果有固定的開始或結束日期,請設定 [開始日期] 或 [到期日]。
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使用 [優先順序],設定工作的優先順序。
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如果您需要快顯提醒,請核取 [提醒],然後設定日期與時間。
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選取 [任務 > 儲存 & 關閉]。
從 Outlook 專案建立工作
您可以從任何 Outlook 專案建立工作,例如電子郵件訊息、聯繫人、行事曆專案或記事。
執行下列其中一個動作:
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將電子郵件訊息拖曳到 To-Do 列
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將專案拖曳到 [導航窗格] 中的 [工作] 圖示。
提示: 若要將項目當做附件新增至新工作,而不是將文字貼到工作本文,請以滑鼠右鍵按兩下專案並將其拖曳至工作清單,然後選取 [以附件將這裡複製為工作]。
從郵件建立工作與標幟郵件
當您為電子郵件訊息加上標幟時,郵件會出現在 [工作] 中的 [To-Do 列表] 和 [工作預覽] 中。 不過,如果您刪除郵件,郵件也會從 [工作] 和 [工作預覽] 的 [To-Do 列表] 中消失。 為郵件加上標幟並不會建立個別的工作。
如上所述,從郵件建立工作,新的個別工作與郵件無關。 如果刪除原始郵件,仍然可以使用工作,包括郵件的複製內容。
在 To-Do 列中建立工作
若要在 To-Do 列中建立工作,請執行下列其中一項操作:
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在 [To-Do 列] 中,選取 [ 輸入新工作 ] 方塊,然後輸入工作描述。 按 Enter 以完成作業。 工作會顯示在含有今天日期的 To-Do 清單中。
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在 [To-Do 列] 中,按兩下 [ 輸入新工作 ] 方塊以開啟新的工作視窗。 您可以輸入工作的更多詳細數據。
提示: 若要開啟並顯示 To-Do 列中的工作,請在 [ 檢視 ] 索引標籤的 [ 版 面配置] 群組中,選取 [ 待辦事項列 ],然後選取 [ 工作]。 如需 To-Do 列的詳細資訊,請參閱在傳統 Outlook 中自定義 To-Do 列。
檢視您的工作
檢視您的工作。 工作會顯示在 Outlook的三個位置:[ 待辦事項列]、[ 工作] 和 [ 行事歷] 的 [每日工作列表]。 如果您訂閱 SharePoint 工作清單,從此清單指派給您的任何工作也會出現在這三個位置。
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在 [ 瀏覽列] 上,選取 [工作]。
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選取工作以在 讀取窗格中檢視,或按兩下以在新視窗中開啟工作。
另一個查看工作的方式,包括已標幟的待辦事項,就是 [工作預覽]。
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指向 瀏覽列 上的 [工作]。
[工作預覽] 會隨即顯示。 若要讓 [工作預覽] 保持在檢視中,請選取 [] 來釘選它。
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選取 [常 用] > [工作 ] 並選擇 許多可用的 [ 目前檢視 ] 選項之一,來排序您的工作清單。
在傳統 Outlook 中使用 To Do 應用程式
如果您有 Microsoft 365 訂閱的合格使用者和 Microsoft To Do 應用程式的使用者授權 ,您可以使用 Microsoft To Do 應用程式在 Windows 版 Outlook 中管理您的工作。 To Do 可讓您快速存取行事曆專案和工作,以及電子郵件和行事曆等主要 Outlook 功能,這些功能現在會垂直顯示在資料夾窗格左側。 您可以在帳戶資訊中檢查您獲授權的訂閱。 登入 www.office.com、選取右上角的個人檔案圖片、選取 [檢視帳戶],然後選取 [訂閱]。
開啟 To Do 應用程式
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在 Outlook 視窗的左邊界上,選取 [待辦事項] 圖示 。
讓 To Do 應用程式成為您慣用的工作管理體驗
使用 Microsoft 365 訂閱,您可以在 Windows 版 Outlook 中指定管理工作的慣用體驗。 設定此選項的方法有幾種不同。
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在教學圖說文字上,選取 [試試看]:
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在 [工作] 中,選取黃色列上的 [試試看 ]:
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流覽至 [ 檔案 > 選項> 工作],然後選取 [待辦事項] 應用程式中的 [開啟工作]。 您可以隨時取消選取此設定,切換回 Outlook 工作。
運作方式
當您選取在 To Do 中開啟工作的選項時,會進行下列變更:
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() 的工作圖示會從 Outlook 視窗左邊界的導覽列 (中取消釘選,) 並移至導覽列上 [其他應用程式 ]下方。 [待辦事項] 應用程式圖示仍會固定並顯示。
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當您選取 [ 新專案 >工作] 時,它會開啟 [待辦事項] 應用程式,而非傳統的 Outlook 工作應用程式。
當您從 [待辦事項列]、[提醒] 視窗或行事曆上的 [每日工作] 列表 開 啟工作時,它會在 [待辦事項] 應用程式中開啟工作。
其他資訊
即使 To Do 設定為慣用的工作管理體驗,Outlook 工作也會用於下列情況:
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管理非Microsoft 365 帳戶的工作:僅支援 Microsoft 365 (Exchange Online) 企業帳戶和消費者帳戶的 [待辦事項]。
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直接從 [其他應用程式] 功能表開啟 Outlook 工作:當您直接從 Outlook 工作模組建立或檢視工作時,將不會將您重新導向至 To Do 應用程式。
您必須連線至 Microsoft 365,才能使用 To Do 應用程式。 如果您在離線時嘗試開啟 To Do 應用程式,您會看到下列錯誤訊息:「連線到此應用程式時發生問題」。