在 Publisher 中建立合併列印或電子郵件合併

使用現有清單

1. 按一下 [郵件] > [選取收件者] > [使用現有清單]。

   根據預設，Publisher 會在 [我的資料來源] 資料夾中儲存資料來源。 您可能需要瀏覽以尋找資料來源。

2. 在 [選取資料來源] 對話方塊中，按一下所要的資料來源，然後按一下 [開啟]。

   視所選的資料來源類型而定，可能會出現要求特定資訊的其他對話方塊。 例如，如果您的資料來源是包含多個工作表資訊的 Excel 活頁簿，您必須選取包含所要資訊的工作表。

從 Outlook 連絡人選取

1. 按一下 [郵件] > [選取收件者] > [從 Outlook 連絡人選取]。

   如果您收到選擇郵件設定檔的提示，請按一下所要的設定檔，然後按一下 [確定]。

2. 在 [選取連絡人] 對話方塊中，按一下您要的連絡人清單，然後按一下 [確定]。

   資料夾中的所有連絡人都會出現在 [合併列印收件者] 對話方塊中，您可在其中篩選及排序要包含在合併中的收件者清單。

鍵入新清單

如果您沒有現有清單可連線，可以建立一個新清單。

1. 按一下 [郵件] > [選取收件者] > [鍵入新清單]。

2. 在 [新增通訊清單] 對話方塊中，為欄位中的第一個項目輸入郵件的相關資訊。

   附註:  若要變更預設欄位，請按一下 [自訂欄位]，然後新增、刪除、重新命名及重新排序清單中的欄位。

3. 完成第一個項目的資訊輸入後，按一下 [新增項目]。

4. 重複步驟 2 和步驟 3，直到您完成新增項目，再按一下 [確定]。

5. 在 [儲存通訊清單] 對話方塊中，於 [檔案名稱] 方塊內輸入通訊清單的名稱並儲存。

   附註: 根據預設，Publisher 會在 [我的資料來源] 資料夾中儲存通訊清單。 最好的方法是將通訊清單保留在這裡，因為此資料夾也是 Publisher 尋找資料來源的預設資料夾。

   新清單中的所有連絡人都會出現在 [合併列印收件者] 對話方塊中，您可在其中篩選及排序要包含在合併中的收件者清單。

選取收件者

在 [合併列印收件者] 對話方塊中，您可以選取要包含在合併中的收件者。 請選取要包含之收件者旁邊的核取方塊，並清除不想包含之收件者旁邊的核取方塊。

如果只想使用清單中的某些項目，您可以依特定欄位或準則篩選清單。 在篩選清單後，您可以使用核取方塊來包含和排除記錄。

篩選清單中的項目：

1. 在您要篩選之項目的欄位標題旁邊按一下箭號。

2. 執行下列任何一項操作：

   • [(空白)] 會顯示其中對應欄位為空白的所有記錄。

   • [(非空白)] 會顯示其中對應欄位包含資訊的所有記錄。

   • [(進階)] 會開啟 [篩選與排序] 對話方塊，您可以用來篩選多個準則。 您也可以在 [合併列印收件者] 對話方塊的 [調整收件者清單] 底下，按一下 [篩選] 以開啟 [篩選與排序] 對話方塊。

   • 若要快速選取或清除所有項目，請選取或清除核取方塊欄位標題。

     提示: 如果您的資料來源包含共用相同資訊的記錄，且欄位中有十個或更少的唯一值時，您可以依據特定資訊進行篩選。 例如，如果有多個地址將澳大利亞列為國家/地區，您可以篩選 [澳大利亞]。

     [合併列印收件者] 對話方塊只會顯示指定的記錄。 若要再次顯示所有記錄，請按一下 [(全部)]。

如果您想要依字母順序查看項目，可以排序清單中的項目。

排序清單中的項目：

• 在 [合併列印收件者] 對話方塊中，按一下您想要排序之項目的欄位標題。 例如，如果您想要依姓氏的字母順序來顯示清單，請按一下 [姓氏] 欄位標題。

• 若要使用多個準則進行排序，請在 [合併列印收件者] 對話方塊中按一下 [排序]。 在出現的 [篩選與排序] 對話方塊中，選取要做為排序依據的準則。

頁面頂端

插入文字方塊

1. 按一下 [插入] > [繪製文字方塊]。

2. 在出版物中，指向您想要文字方塊的某個角落出現的位置，然後拖曳對角線直到出現所需的文字方塊大小。

新增您想在每個版本中顯示的文字

• 在文字方塊內按一下，然後輸入您要在每個版本的合併列印出版物中顯示的文字。

將資料欄位新增至出版物

1. 在合併列印出版物中，按一下要插入資料欄位的文字方塊內部。

2. 插入下列任一項：

   • 含有名稱、地址與其他資訊的地址區塊：

     1. 在 [書寫與插入功能變數] 群組中，按一下 [地址區塊]。

     2. 在 [插入地址區塊] 對話方塊中，按一下您要包含的地址元素，然後按一下 [確定]。

        附註: 如果資料來源中的資料欄位名稱不符合 Publisher 使用於地址區塊的欄位名稱，您可能需要在 [插入地址區塊] 對話方塊中按一下 [符合欄位]。 在 [符合欄位] 對話方塊中使用下拉式清單，從對應至 Publisher 欄位的資料來源中選取欄位。

   • 問候行

     1. 在 [書寫與插入功能變數] 群組中，按一下 [問候行]。

     2. 在 [問候行] 對話方塊中，選取問候行格式，其中包括問候語、名稱格式及其後的標點符號。

     3. 選取 Publisher 無法解譯收件者的姓名時 (例如，當資料來源沒有包含收件者的姓氏或名字，而只有包含公司名稱時) 要顯示的文字，再按一下 [確定]。

        附註:  如果資料來源中的資料欄位名稱不符合 Publisher 使用於問候行的欄位名稱，您可能需要在 [問候行] 對話方塊中按一下 [符合欄位]。 在 [符合欄位] 對話方塊中使用下拉式清單，從對應至 Publisher 欄位的資料來源中選取欄位。

   • 圖片

     1. 在 [書寫與插入功能變數] 群組中，按一下 [圖片]，然後按一下 [插入圖片欄位]。

     2. 在 [插入圖片欄位] 對話方塊中，選取要插入的圖片欄位。

     3. 附註: 如果您想要將圖片合併到出版物頁面中，您的資料來源必須包含想要合併之圖片檔案的檔案名稱或路徑。 請勿在資料來源中包含實際的圖片或圖像。

   • 個別資訊欄位

     • 在 [書寫與插入功能變數] 群組中，選取 [插入合併功能變數]，然後按一下想要包含在文字方塊中的欄位。

設定資料欄位的格式

您可以將格式套用至資料欄位及您已新增的任何其他文字 (像是「您好」問候語或類似「親愛的...」這類問候語)，以變更合併資料的外觀。 若要設定合併資料的格式，您需要設定合併列印出版物中的資料欄位格式。

在合併列印出版物中，選取您想要為其設定格式之資訊所在的欄位。

• 如果欄位是 [地址區塊] 或 [問候行]，請在 [書寫與插入功能變數] 群組中選取 [格式]。

• 如果欄位是個別的資料欄位，請在 [文字方塊工具格式] 功能表上按一下 [字型]，然後選取所要的選項。

• 如果 Publisher 將選取的欄位識別為數字、貨幣、日期或時間，請按一下 [格式]，並變更這些欄位類型的顯示格式。

預覽出版物資料欄位中的收件者資料

您可以檢閱出版物顯示合併欄位中實際資料的方式。

若要預覽出版物，請按一下 [預覽結果]，然後執行下列任何一項操作：

• 若要依序預覽項目，請按一下導覽按鈕 來查看合併的出版物中每個項目的外觀。

  資料來源第一筆記錄中的資訊會填入合併欄位。 您無法在出版物頁面上編輯資料來源項目，但可以在那裡格式化、移動或刪除資料欄位。

• 若要尋找並預覽資料來源中的特定項目，請按一下 [尋找收件者]，然後在 [尋找項目] 對話方塊中輸入搜尋準則。

如有需要，您可以變更收件者清單。 執行下列任何一項操作：

• 若要從合併中排除特定的收件者，請按一下 [排除收件者]。

• 若要變更收件者清單，請按一下 [編輯收件者清單]，然後在 [合併列印收件者] 對話方塊中進行變更。

完成合併列印出版物並插入所有合併欄位後，前往 [檔案] > 按一下 [另存新檔]，為出版物命名，最後按一下 [儲存]。

頁面頂端

列印合併的出版物

1. 按一下 [合併至印表機]。

2. 在 [列印] 空間中，選取您想要的選項，然後按一下 [確定]。

   重要: 若要在每紙張上列印不同的合併資料集 (例如，不同的名稱和地址)，請在 [列印選項] 區段中按一下 [每張多頁]。 如果您選擇 [每張多份]，每張紙會包含相同資料的多個複本。

   

儲存合併的出版物供稍後使用

如果您想要編輯合併的頁面、儲存它們供以後使用，或稍後列印這些頁面，您可以收集所有合併的頁面，並將它們儲存為單一的全新合併出版物，其中包含實際的資料而非合併欄位。

1. 按一下 [合併到新的出版物]。

2. 在新的出版物中，按一下 [合併列印] 工作窗格中的 [儲存此出版物]。 為新的出版物命名，並按一下 [儲存]。

將合併的頁面新增到現有出版物

如果您計劃將合併的頁面加到現有出版物的結尾處，請確定您的合併列印出版物在下列方面符合現有的出版物：

• 頁面大小 (高度與寬度)

• 頁面檢視 (單頁模式或兩頁模式)

• 出版物類型 (網路或列印)

• 頁面順序 (從左至右或從右至左)

Publisher 會將合併的頁面新增至全新或現有的出版物，但無法將它們新增至已開啟的出版物。 如果要合併的出版物已經開啟，請務必在完成合併之前儲存並關閉它。

1. 按一下 [新增至現存的出版物]。

2. 在 [開啟出版物] 對話方塊中，找出要新增合併頁面的出版物，然後按一下 [開啟]。

3. 在現有的出版物中，按一下 [合併列印] 工作窗格中的 [儲存此出版物] 以儲存更新。

傳送電子郵件訊息

如果您正在建立電子郵件合併，則 [完成與合併] 底下可用的唯一選項將會是 [傳送電子郵件訊息]。

1. 按一下 [傳送電子郵件訊息]。

2. 在 [合併列印: 到電子郵件] 對話方塊中，從 [收件者] 下拉式清單中選取收件者欄位。 在大多數情況下，這將會是 [電子郵件地址]。

3. 在 [主旨] 底下輸入主旨列。 在 [要插入的項目] 底下，按一下您要在主旨列中插入的任何資料欄位。

4. 按一下 [選項] 來指定您想要的任何其他選項，如副本或密件副本收件者或是郵件附件，然後按一下 [傳送]。

儲存合併列印出版物

若同時儲存包含合併欄位的出版物，您可以返回並編輯欄位，然後建立新的合併出版物。 若要儲存合併的出版物，請執行下列動作：

1. 按一下 [檔案] > [儲存]。

2. 為出版物命名，然後按一下 [儲存]。

頁面頂端