以下是準備 Excel 試算表進行合併列印的一些祕訣。 請務必確認:
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試算表的欄名稱符合您要插入合併列印的欄位名稱。 例如,若要在文件中以讀者的名字稱呼他們,您需要在分開的欄輸入名字和姓氏。
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所有要合併的資料都在試算表的第一個工作表中。
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試算表中包含百分比、貨幣和郵遞區號的資料項目都要有正確的格式,這樣 Word 才能正確讀取其值。
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合併列印中要使用的 Excel 試算表儲存在本機電腦上。
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若要變更試算表或增加項目,必須在連線至 Word 的合併列印文件之前完成。
附註:
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您可以透過匯入逗號分隔值 (.csv) 或文字 (.txt) 檔案中的資訊,接著使用文字匯入精靈建置新的試算表,從 Excel 試算表匯入資訊。
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如需詳細資訊,請參閱準備 Word 合併列印用的 Excel 資料來源。
連線並編輯郵寄清單
連線至您的資料來源。 如需詳細資訊,請參閱可用於合併列印的資料來源。
編輯您的郵寄清單
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選擇 [編輯收件者清單]。
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在 [合併列印收件者] 中,在您不希望收到您郵件的人員名稱旁,清除其核取方塊。
附註: 您也可以排序或篩選清單,以便更容易找到名稱和地址。 如需詳細資訊,請參閱排序資料以進行合併列印或篩選資料以進行合併列印。
您可以插入一個或多個合併列印功能變數,從試算表提取資訊並放入文件中。
在信封、標籤、電子郵件訊息或信件上插入合併功能變數
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移至 [郵件] > [地址區塊]。
如需詳細資訊,請參閱插入地址區塊
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若要新增問候行,請選擇 [問候行]。
如需詳細資訊,請參閱插入問候行。
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若要新增其他合併功能變數,例如發票編號,請參閱插入合併列印功能變數。
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選擇 [確定]。
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選擇 [檔案] > [儲存]。
如果您想要深入了解設定電子郵件訊息的選項,請參閱 Word 的電子郵件合併。
插入所需的合併欄位之後,預覽結果以確認內容無誤。 接著,就能完成合併程序。
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移至 [郵件] > [預覽結果]。
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選擇 [下一個] 或 [上一個],在資料來源的記錄間移動,然後檢視記錄在文件中顯示的方式。
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移至 [完成與合併] > [列印文件] 或 [傳送電子郵件訊息]。
當您儲存合併列印文件時,該文件會保持連接至資料來源。 您可以重複使用合併列印文件,以便在下次傳送大宗郵件時使用。
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開啟合併列印文件,當 Word 提示您是否保留連線時,選擇 [是]。
以下是準備 Excel 試算表進行合併列印的一些祕訣。 請務必確認:
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試算表的欄名稱符合您要插入合併列印的欄位名稱。 例如,若要在文件中以讀者的名字稱呼他們,您需要在分開的欄輸入名字和姓氏。
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所有要合併的資料都在試算表的第一個工作表中。
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試算表中包含百分比、貨幣和郵遞區號的資料項目都要有正確的格式,這樣 Word 才能正確讀取其值。
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合併列印中要使用的 Excel 試算表儲存在本機電腦上。
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若要變更試算表或增加項目,必須在連線至 Word 的合併列印文件之前完成。
如需詳細資訊,請參閱準備 Word 合併列印用的 Excel 資料來源。
連線並編輯郵寄清單
連線至您的資料來源。 如需詳細資訊,請參閱可用於合併列印的資料來源。
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選擇 [編輯收件者清單]。
如需詳細資訊,請參閱合併列印:編輯收件者。
如需排序以及篩選的詳細資訊,請參閱排序資料以進行合併列印或篩選資料以進行合併列印。
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選取 [確定]。
您可以插入一個或多個合併列印功能變數,從試算表提取資訊並放入文件中。
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移至 [郵件] > [插入合併功能變數]。
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新增您要的欄位。
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視需要重複步驟 1 和 2。
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選擇 [檔案] > [儲存]。
如果您想要深入了解設定電子郵件訊息的選項,請參閱 Word 的電子郵件合併。
插入所需的合併欄位之後,預覽結果以確認內容無誤。 接著,就能完成合併程序。
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移至 [郵件] > [預覽結果]。
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選擇 [下一個] 或 [上一個],在資料來源的記錄間移動,然後檢視記錄在文件中顯示的方式。
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移至 [完成與合併] > [列印文件] 或 [合併到電子郵件]。
當您儲存合併列印文件時,該文件會保持連接至資料來源。 您可以重複使用合併列印文件,以便在下次傳送大宗郵件時使用。
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開啟合併列印文件,當 Word 提示您是否保留連線時,選擇 [是]。