使用規則來建立 [不在辦公室] 訊息

使用規則在您離開的期間回覆收到的電子郵件

當您在 Outlook 中按一下 [檔案]，您應該會看到類似畫面：

如果您看到顯示為 [自動回覆] 的按鈕，請參閱從 Outlook 傳送 [不在辦公室] 自動回覆。 否則，請使用下列步驟建立範本來回覆郵件，並將 Outlook 設定為回覆每一封您所收到的郵件。

建立 [不在辦公室] 範本

1. 在 Outlook 中建立新電子郵件訊息。

2. 針對您的 [不在辦公室] 範本輸入主題和郵件內文。

   

3. 選取 [檔案] > [另存新檔]。

4. 為範本命名，並在 [檔案類型] 下拉式清單中，選取 [Outlook 範本 (*.oft)]。

5. 您可以變更範本的位置，但是您也能挑選預設位置，通常是 c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates。 按一下 [儲存]。

您可以在每次您不在辦公室時建立新的範本，或重複使用現有的範本。 現在您已經準備好使用該範本來建立您的 [不在辦公室] 規則。

建立 [不在辦公室] 規則

1. 在 [ 檔案] 索引 標籤上，選 取 [管理規則 & 通知]。

2. 在 [ 規則與通知] 對話方塊的 [ 電子郵件規則] 索引 標籤上，選取 [新增規則]。

   

3. 在 [從空白規則開始] 下，按一下 [將規則套用至我收到的郵件]，然後按一下 [下一步]。

4. 若要回覆所有收到的電子郵件訊息，請保持 [步驟 1] 和 [步驟 2] 核取方塊未變更，然後再按一下 [下一步]。 當 Outlook 詢問您是否要將此規則套用到所有郵件時，請選取 [是]。

5. 在 [您處理郵件的方式是] 底下的 [步驟 1: 選取動作] 中選取 [使用特定的範本回覆]。

6. 在 [步驟 2: 編輯規則描述]，按一下特定範本加上底線的文字。

7. 在 [選取回覆範本] 方塊頂端的 [查詢] 方塊內，選取 [檔案系統中的使用者範本]。

8. 選取上方建立的範本，然後選取 [開啟] 和 [下一步]。

9. 您可以新增任何所需的例外狀況，然後選取 [下一步]。

10. 為規則命名，例如不在辦公室。

    根據預設，已選取 [啟用這個規則]。 如果您準備好現在開啟您的 [不在辦公室] 回覆，請選取 [完成]。 否則，請取消選取此方塊。 您可以在日後啟用規則。

注意：您必須在離開的期間讓 Outlook 繼續執行，規則才會自動回覆收到的電子郵件。

啟用規則

如果您已經在您需要 [不在辦公室] 範本與規則的幾天前建立，請使用下列步驟啟用規則。

1. 選取 [檔案] > [管理規則及通知]。

2. 在 [規則及通知] 對話方塊中的 [電子郵件規則] 索引標籤上，尋找您所建立的規則，並選取規則左邊的方塊。 然後選取 [確定]。