使用交談清理刪除多餘的郵件

何謂交談？

您可能知道「依電子郵件對話」這個字詞「交談」。 「交談」是一連串完整的電子郵件，從第一封郵件到所有回覆都包括在內。 「交談」的郵件都具有相同的主旨。

例如，當您傳送郵件給某人，然後他們會回覆「交談」結果。 在許多「交談」中，可能有許多往返的回覆。 許多人可能會在「交談」中回覆不同的訊息。

「交談清理」的功能為何？

「交談清理」會評估「交談」中每封郵件的內容。 如果某封郵件完全包含在其中一個回覆中，就會刪除前一封郵件。 請試想下例。

亞力將訊息傳送給庭亭和安東。 庭亭在她的 Outlook 郵件本文中同時回覆給亞力和安東，其中也包含了亞力的完整原始郵件。 現在，安東可以看到庭亭的郵件，也可以同時回覆給亞力和庭亭。 安東的回覆會包含「交談」中所有先前的郵件。 「交談清理」可以刪除所有的郵件，只剩下最後一封來自安東的郵件，因為該郵件內有所有先前郵件的複本。

「交談清理」最適合用於有許多往返回覆、特別是有許多收件者的「交談」。

移除多餘的郵件

1. (傳統功能區) 在 [ 常用 ] 索引標籤上，按兩下 [ 刪除 ] 群組中的 [ 清理]。

   

   (簡化功能區) 在 [ 常用 ] 索引標籤上，按兩下 [刪除] 旁邊的箭號。 

   

2. 選取下列其中一個選項：

   • 清理交談    系統會檢閱目前的 「交談」，並刪除多餘的郵件。

   • 清理資料夾    系統會檢閱所選資料夾中的所有交談，並刪除多餘的郵件。

   • 清理子資料夾 & 資料夾    系統會檢閱所選資料夾中的所有 [交談]，以及其中包含的任何資料夾，並刪除多餘的郵件。

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變更交談清理選項

您可以指定哪些郵件可免於「清理」，以及要將刪除的郵件移至哪個位置。

1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

2. 按一下 [選項]。

3. 按一下 [郵件]。

4. 在 [交談清理] 底下，執行下列其中一項操作：

   • 若要變更項目移動的目標位置，請針對 [清理的項目將會移至此資料夾]，按一下 [瀏覽]，然後選取 Outlook 資料夾。 根據預設，郵件會移到 [刪除的郵件] 資料夾。 如果您的 Outlook 設定檔中有多個電子郵件帳戶，每個帳戶都會有自己的 [刪除的郵件] 資料夾。 郵件會移到對應至各電子郵件帳戶的 [刪除的郵件] 資料夾。

   • 若要複製 [清理] 所刪除的項目資料夾結構 (當使用 [清理資料夾及子資料夾] 命令時)，請選取 [清理子資料夾時，會在目標資料夾中重建資料夾階層]。

     附註: 如果目的地是 [刪除的郵件] 資料夾，則無法使用這個選項。

   • 若要永遠保留尚未讀取的郵件，請選取 [不移動未讀取的郵件] 核取方塊。 建議您不要選取此選項。 剩餘的「交談」郵件會包含刪除的郵件，包括您可能尚未讀取的郵件。

   • 若要永遠保留已分類的郵件，請選取 [不移動已分類的郵件] 核取方塊。 建議您選取此選項。 分類會套用至特定的郵件，而刪除已分類郵件會造成已分類郵件遺失。

   • 若要永遠保留已標幟的郵件，請選取 [不移動已標幟的郵件] 核取方塊。 建議您選取此選項。 標幟會套用至特定的郵件，而刪除已標幟郵件會造成已標幟郵件遺失。

   • 若要永遠保留具有數位簽章的郵件，請選取 [不移動有數位簽章的郵件] 核取方塊。 建議您選取此選項。

   • 當有人變更包含在回覆中的郵件時，若要永遠保留原始郵件，請選取 [回覆中修改郵件時，不移動原始郵件] 核取方塊。 建議您選取此選項。 這可讓您擁有「交談」中所有內容的完整記錄，以免有人變更包含在回覆內的郵件。

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