Access 桌面資料庫的基本工作
Applies ToAccess for Microsoft 365 Access 2024 Access 2021 Access 2019 Access 2016

Access 資料庫可協助您儲存及追蹤幾乎任何種類的資訊,例如庫存、連絡人或商務程式。 讓我們逐步了解可用來建立 Access 桌面資料庫、為其新增資料的途徑,然後深入了解自訂和使用新資料庫的後續步驟。

本文內容

選擇範本

Access 範本具備內建資料表、查詢、表單與報表,均已就緒可供使用。 啟動 Access 時,您首先會看到範本選項,亦可在線上搜尋更多範本。

Access 中啟動畫面上的範本檢視

  1. 在 Access 中,按一下 [檔案] > [新增]。

  2. 選取桌面資料庫範本,然後在 [檔名] 底下輸入資料庫 的名稱。 (如果您沒有看到適合您的範本,請使用 [ 搜尋在線範本] 方塊 。)

  3. 您也可以使用 Access 在 [檔案名稱] 方塊下顯示的預設位置,或按一下資料夾圖示,從中挑選。

  4. 按一下 [建立]

從範本建立 Access 桌面應用程式

視範本而定,您可能必須執行下列任一動作以開始使用:

  • 如果 Access 顯示內含空白使用者清單的 [ 登入 ] 對話框:

    1. 按一下 [新增使用者]

    2. 填寫 [使用者詳細資料] 表單。

    3. 按一下 [儲存並關閉]。

    4. 選取您剛才輸入的使用者名稱,然後按一下 [登入]。

  • 如果 Access 在訊息列顯示 [安全性警告] 訊息,而您信任範本來源,請按一下 [啟用內容]. 如果資料庫需要登入,請再次登入。

如需詳細資訊,請參閱 從範本建立 Access 桌面資料庫

從頭開始建立資料庫

如果沒有範本符合您的需求,您可能會以空白桌面資料庫開始使用。

  1. 從 Access,按一下 [新增] > [空白桌面資料庫]

  2. [檔案名稱] 方塊輸入資料庫名稱。

  3. 您也可以使用 Access 在 [檔案名稱] 方塊下顯示的預設位置,或按一下資料夾圖示,從中挑選。

  4. 按一下 [建立]

新增資料表

在資料庫中,您的資訊是儲存在多個相關的資料表中。 若要建立資料表:

  1. 當您第一次開啟資料庫時,會在 [資料工作表檢視] 中看到一個可用來新增資料的空白資料表。 若要新增另一個數據表,請按兩下 [建立 > 表]。 您可在空白欄位 (儲存格) 中開始輸入資料,或貼上來自 Excel 活頁簿等其他來源的資料。

  2. 若要重新命名欄 (欄位),請按兩下欄名,然後輸入新名稱。

    提示:  有意義的名稱可讓您無須查看內容即可知道每個欄位中的內容。

  3. 按一下 [檔案] > [儲存]

  • 若要新增更多欄位,請在 [按一下以新增] 欄中輸入。

  • 若要移動欄,請按一下欄名加以選取,再將之拖曳到所需的位置。 您亦可選取連續的欄,將之全部拖曳到新位置。

如需詳細資訊,請參閱資料表簡介

複製與貼上資料

您可從 Excel 或 Word 等其他程式複製資料,並貼上至 Access 資料表。 若資料分散到各欄中,效果最佳。 若資料位於文字處理程式 (例如 Word) 中,請使用標籤來分隔欄,或轉換為資料表格式,再進行複製。

  1. 如果資料需要編輯,例如將完整姓名分成名字和姓氏,請先在來源程式中完成。

  2. 開啟來源,然後複製 (Ctrl + C) 資料。

  3. 開啟您要在資料工作表檢視中新增資料的 Access 資料表,然後將其貼上 (Ctrl + V)。

  4. 按兩下每個欄名,輸入有意義的名稱。

  5. 按一下 [檔案] > [儲存],並為新資料表命名。

    附註: Access 會根據您貼上各欄第一列的資訊,設定各欄位的資料類型,因此請確認後續各列的資訊與第一列相符。

匯入或連結至資料

程序會根據資料來源而有些微不同,但這些指示可帶您入門:

  1. 在 [ 外部數據] 索 引卷標的 [ 匯入 & 連結 ] 群組中,按兩下 [ 新增數據源] ,然後從列出的子功能表選項中選取您要匯入或連結到的數據格式。

    附註: 若您仍找不到正確格式,您必須先將資料匯出為 Access 支援的檔案格式 (如分隔符號文字檔)。

  2. 依照 [ 取得外部數據 ] 對話框中的指示進行。

當您連結時,有些格式僅能以唯讀的方式使用。 以下外部來源可供您匯入資料,或從這些外部來源建立連結:

匯入

連結

Microsoft Excel

是的 (唯讀)

Microsoft Access

ODBC 資料庫,例如 SQL Server

文字或逗點分隔值 (CSV) 檔案

是的 (只在) 新增記錄

SharePoint 清單

XML

資料服務

是的 (唯讀)

HTML 文件

Outlook 資料夾

如需詳細資訊,請參閱 匯入或連結至另一個 Access 資料庫中的數據

使用資料表分析組織資料

您可使用 [資料表分析精靈],快速識別多餘資料。 精靈會提供簡單的方式,將資料組織為個別資料表。 Access 會保留原始資料表做為備份。

  1. 開啟包含要分析之資料表的 Access 資料庫。

  2. 按一下 [資料庫工具] > [分析資料表]

    精靈的前兩頁包含有範例的簡短教學課程。 若您看到標示為 [要顯示簡介頁嗎?] 的核取方塊,請核取此方塊,再按兩次 [上一步] 查看簡介。 若您不希望再次查看簡介頁,請取消核取 [要顯示簡介頁嗎?]

如需詳細資訊,請參閱 使用 [數據表分析器] 將您的數據正規化

頁面頂端

後續步驟

其餘的設計程序視您的用途而異,但您可考慮建立查詢、表單、報告和巨集。 以下文章可提供協助:

頁面頂端

Need more help?

Want more options?

探索訂閱權益、瀏覽訓練課程、瞭解如何保護您的裝置等等。

社群可協助您詢問並回答問題、提供意見反應,以及聆聽來自具有豐富知識的專家意見。