您可以在 Microsoft Access 中用運算式進行多種工作，像是進行數學計算、合併或擷取文字，或是驗證資料。 本文提供運算式的概觀資訊，包括使用時機、其組成部分，以及與 Microsoft Excel 公式的相互比較等等。
本文內容
運算式概觀
您可以將這想像成：若要 Access 執行某項工作，您就必須使用它的語言。 舉例來說，假設您想要告訴 Access：「查看 Customers 資料表的 BirthDate 欄位，並告訴我客戶出生的年份。 」那麼您可以將運算式寫成：
DatePart("yyyy",[Customers]![BirthDate])這個運算式由 DatePart 函數及 "yyyy" 和 [Customers]![BirthDate] 這兩個引數值所組成。
現在就讓我們更詳細地解析這個運算式。
1 DatePart 是一個能檢查日期，並傳回特定部分的函數。 這個例子用了前兩個引數。
2 interval 引數會告訴 Access 要傳回日期的哪個部分，在這個例子中，"yyyy" 告訴 Access 您只想要傳回日期中的年份。
3 date 引數會告訴 Access 要找的是哪裡的日期值，在這個例子中，[Customers]![BirthDate] 告訴 Access 要尋找 Customers 資料表 BirthDate 欄位中的日期。
使用運算式的方式
您可以透過下列方式使用運算式：
-
計算值：計算並非直接存在資料中的值。 您可以計算資料表中的欄位和查詢中的值，也可以計算表單和報表上控制項中的值。
-
定義預設值：為資料表欄位或是表單或報表上的控制項定義預設值。 每當您開啟資料表、表單或報表時，就會顯示這些預設值。
-
建立驗證規則：建立驗證規則以控制使用者可以在欄位或控制項中輸入的值。
-
定義查詢準則：定義查詢準則以將結果限制為想要的子集。
計算值
在 Access 中，運算式最常見的使用方式之一是計算不直接位於您資料中的值。 資料表或查詢中的資料行，是透過計算所得的結果，就稱為「導出欄位」。 您可以建立合併兩個或多個資料表欄位的導出欄位。 例如，許多資料表將名字與姓氏儲存在兩個不同的欄位中。 如果您想要合併名字和姓氏，然後將它們顯示在單一欄位中，您可以在資料表或查詢中建立導出欄位：
[FirstName] & " " & [LastName].
在這個例子中，& 符號 (&) 會合併 FirstName 欄位的值、空白字元 (以引號括住空格) 以及 LastName 欄位中的值。
定義預設值
您也可以用 Access 運算式為資料表欄位或控制項提供預設值。 例如，若要將某個日期欄位的預設值設定為目前日期，您可以在該欄位的 [預設值] 屬性方塊中輸入：
Date()
建立驗證規則
此外，您也可以使用運算式設定驗證規則。 例如，您可以在控制項或資料表欄位中使用驗證規則，要求輸入的日期大於或等於目前日期。 在這種情況下，您會將 [驗證規則] 屬性方塊中的值設定為：
>= Date()
定義查詢準則
最後，您可以用運算式來設定查詢的準則。 例如，假設您想查看某段時間內出貨的訂單產品銷售情形。 您可以輸入準則來定義日期範圍，Access 只會傳回符合準則的列。 例如，運算式可能看起來會像這樣：
Between #1/1/2017# And #12/31/2017#
當您將準則新增到查詢中，接著執行查詢時，只會傳回符合指定日期的值。
運算式的範例
下表列出一些 Access 運算式的範例，以及它們的常見使用方式：
|
運算式 |
目的 |
|---|---|
|
=[RequiredDate]-[ShippedDate] |
計算報表上兩個文字方塊控制項 (名稱為 RequiredDate 和 ShippedDate) 中日期值之間的差異。 |
|
Date() |
將 [日期/時間] 資料表欄位的預設值設為目前日期。 |
|
Between #1/1/2017# And #12/31/2017# |
指定查詢中 [日期/時間] 欄位的準則。 |
|
=[Orders Subform].Form!OrderSubtotal |
傳回訂單表單之訂單子表單上 OrderSubtotal 控制項的值。 |
|
>0 |
為資料表中的數值欄位設定驗證規則 - 使用者必須輸入大於零的值。 |
部分運算式的開頭為等於 (=) 運算子，其他運算式則否。 當您為表單或報表上的控制項計算值時，應在運算式的開頭使用 = 運算子。 在其他情況下，例如當您在查詢或是欄位或控制項的 DefaultValue 或 ValidationRule 屬性中輸入運算式時，除非要將運算式新增到資料表中的文字欄位，否則不應使用 = 運算子。 在某些情況下，例如當您將運算式新增到查詢時，Access 會自動移除 = 運算子。
運算式的組成
運算式包含數個您可單獨或合併使用以產生結果的可能元素。 這些元素包括：
-
識別碼 表單或報表的資料表欄位或控制項的名稱，或是這類欄位或控制項的屬性。
-
運算子 例如 + (加號) 或 - (減號)。
-
函數 例如 SUM 或 AVG。
-
常數 即不會變更的值，例如運算式不會計算的文字字串或數字。
-
值 運算中使用到的字串 (例如「輸入一個 1 到 10 之間的數字」) 或數字 (例如 1,254)。
下列各節將詳細說明這些元素。
識別碼
識別碼就是欄位、屬性或控制項的名稱。 您可以在運算式中使用識別碼來參照與欄位、屬性或控制項相關的值。 以 =[RequiredDate]-[ShippedDate] 運算式為例。 這個運算式會將 RequiredDate 欄位或控制項的值減去 ShippedDate 欄位或控制項的值。 在這個運算式中，RequiredDate 和 ShippedDate 都作為識別碼。
運算子
Access 支援多種運算子，包括常見的算術運算子，例如 +、-、* (乘) 和 / (除)。 您也可以使用 < (小於) 或 > (大於) 等比較運算子來比較值、使用 & 和 + 等文字運算子來串連 (合併) 文字、使用 Not 和 And 等邏輯運算子來判斷 True 或 False 值，以及使用其他 Access 特有的運算子。
函數
函數是可用於運算式的內建程序。 您可以在多種作業中使用函數，例如計算值、處理文字和日期，以及摘要資料。 例如，常用的函數之一包括 DATE，此函數會傳回目前日期。 使用 DATE 函數的方式有很多，例如用於為資料表欄位設定預設值的運算式。 在這個範例中，每當有人新增記錄時，根據預設，欄位值就會設定為目前的日期。
有些函數需要引數。 引數就是為函數提供輸入內容的值。 如果函數需要一個以上的引數，請以逗號分隔引數。 例如，我們可以參考下列範例運算式中的 DATE 函數：
=Format(Date(),"mmmm d, yyyy")
這個範例使用了兩個引數：
-
第一個引數是 Date() 函數，會傳回目前的日期。 沒有引數時，您仍然需要加入函數括號。
-
第二個引數 "mmmm d, yyyy" (和第一個引數之間以逗號分隔) 則能指定文字字串，以指示 FORMAT 函數如何設定傳回日期值的格式。 請注意，文字字串必須以引號括住。
這個運算式也說明，您通常可將某個函數傳回的值做為引數，將它巢狀放入另一個函數中。 在這個例子中， 做為引數的是 Date()。
常數
常數是 Access 執行時值不會變動的項目。 True、False 和 Null 等常數經常用於運算式。
值
您可以在運算式中使用常值，例如數字 1,254 或字串 "Enter a number between 1 and 10"。 您也可以使用數值，數值可以是包含正負號和小數點 (如有需要) 的一串數字。
當您使用文字字串值時，請用引號括住，Access 才更能正確地解譯。 在某些情況下，Access 會為您加上引號。 例如，當您在驗證規則或查詢準則運算式中輸入文字時，Access 會自動為您的文字字串加上引號。
若要使用日期/時間值，請使用井字號 (#) 將值括住。 例如，#3-7-17#, #7-Mar-17# 和 #Mar-7-2017# 都是有效的日期/時間值。 當 Access 遇到用 # 字元括住的有效日期/時間值時，會自動將值視為「日期/時間」資料類型。
比較 Access 運算式和 Excel 公式
Access 運算式與 Excel 公式的近似之處在於兩者使用相仿的元素產生結果。 Excel 公式和 Access 運算式都包含下列一或多個項目：
-
識別碼 在 Excel 中，識別碼是工作表中個別儲存格或儲存格範圍的名稱，例如 A1、B3:C6 或 Sheet2!C32。 在 Access 中，識別碼是資料表欄位的名稱 (例如 [Contacts]![First Name])、表單或報表上的控制項 (例如 Forms![Task List]![Description])，或這些欄位或控制項的屬性 (例如 Forms![Task List]![Description].ColumnWidth)。
-
運算子 在 Access 和 Excel 中，運算子都可以用來比較值，或進行簡單的資料計算。 範例包括 + (加號) 或 - (減號)。
-
函數 在 Access 和 Excel 中，函數和引數是用來完成您無法透過單獨使用運算子所執行的工作。例如，您可以尋找欄位中值的平均值，或將計算結果轉換為貨幣格式。 函數的範例包括 SUM 和 STDEV。 引數是提供函數資訊的值。 請注意，Access 和 Excel 都有許多函數可供選擇，但程式中類似函數的名稱有時候會有所不同。 例如，Excel 中的 AVERAGE 函數等同於 Access 中的 AVG 函數。
-
常數 在 Access 和 Excel 中，常數是不會變的值。例如並非使用運算式計算出來的數字。
-
值 在 Access 和 Excel 中，值的用法都很類似。
Access 運算式所使用的運算子和常數與 Excel 公式很相似，但 Access 運算式使用不同的識別碼和函數。 Excel 公式通常只會在工作表儲存格中派上用場，而 Access 運算式在 Access 中則常會用來進行多種工作，包括下列各項工作：
-
在表單和報表上建立計算控制項
-
在資料表和查詢中建立導出欄位
-
做為查詢中的準則
-
驗證輸入欄位或表單控制項的資料
-
在報表中群組資料
利用數學運算子，您就可以用 Access 運算式或 Excel 公式來計算數字或日期/時間的值。 例如，若要計算客戶的折扣價格，您可以使用 Excel 公式 =C2*(1-D2) 或 Access 運算式 = [Unit Price]*(1-[Discount])。
您也可以使用字串運算子，透過 Access 運算式或 Excel 公式來合併、分割或以其他方式操作字串。 例如，若要將名字和姓氏合併為單一字串，您可以使用 Excel 公式 =D3 & " " & D4 或 Access 運算式 = [First Name] & " " & [Last Name]。
