建立資料表並新增欄位

建立資料表

簡易的資料庫 (例如連絡人名單) 通常只會使用一個資料表。 不過，有許多資料庫卻會使用多個資料表。 建立新資料庫時，您會在電腦上建立新檔案，該檔案會做為資料庫中所有物件的容器，包括您的資料表在內。

您可以新建資料庫或將資料表插入現有資料庫，或者是匯入或連結其他資料來源的資料表 (如 Microsoft Excel 活頁簿、Microsoft Word 文件、文字檔案或其他資料庫)。 建立新的空白資料庫時，會自動幫您插入新的空白資料表。 然後您可以在資料表中輸入資料以開始定義欄位。

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在新資料庫中建立新資料表

1. 按一下 [檔案] > [新增]，然後選取 [空白桌面資料庫]。

2. 在 [檔案名稱] 方塊中，輸入新資料庫的檔案名稱。

3. 若要瀏覽至不同位置並儲存資料庫，請按一下資料夾圖示。

4. 按一下 [建立]。

   新資料庫隨即開啟，且名為 [資料表1] 的新資料表會在 [資料工作表檢視] 中建立並開啟。

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在現有資料庫中建立新資料表

1. 按一下 [檔案] > [開啟舊檔]，若資料庫有列於 [最近] 下，請按一下該資料庫。 如果沒有，請選擇其中一個瀏覽選項來找到該資料庫。

2. 在 [開啟舊檔] 對話方塊中，選取要轉換的資料庫，再按一下 [開啟]。

3. 在 [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中，按一下 [資料表]。

   新資料表隨即會插入資料庫中，且會在 [資料工作表檢視] 中開啟。

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匯入或連結以建立資料格

您可以匯入或連結至儲存在其他位置的資料以建立資料表。 您可以匯入或連結到 Excel 工作表、SharePoint 清單、XML 檔案、其他 Access 資料庫、Microsoft Outlook 資料夾等的資料。

匯入資料時，您會在目前資料庫中的新資料表內建立一份資料複本。 之後對來源資料所做的變更並不會影響已匯入的資料，而對已匯入之資料所做的變更也不會影響來源資料。 連接到資料來源並匯入其資料之後，不必再連接到來源一樣可以使用匯入的資料。 您可以變更匯入資料表的設計。

連結到資料時，您會在目前資料庫中建立一個連結資料表，代表對於儲存在其他位置之現有資訊的即時連結。 變更連結資料表中的資料時，也會變更來源中的資料。 每當來源中的資料變更時，也會在連結資料表中顯示該變更。 使用連結資料表時一定要能夠連接到資料來源。 您無法變更連結資料表的設計。

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設定資料表的屬性

除了設定屬性欄位以外，您也可以設定屬性，以套用至整份資料表或整筆記錄。

1. 選取要設定其屬性的資料表。

2. 在 [常用] 索引標籤的 [檢視] 群組中，按一下 [檢視]，然後按一下 [設計檢視]。

3. 在 [ 數據表設計] 索引 標籤的 [ 顯示/隱藏 ] 群組中，按兩下 [ 屬性表]。

   

   隨即顯示資料表屬性工作表。

4. 按一下屬性表上的 [一般] 索引標籤。

5. 按一下所要設定屬性左側的方塊，然後輸入屬性的設定。

   別忘了按 CTRL + S 儲存您的變更。

   使用此資料表屬性	若要
   在 SharePoint 網站顯示檢視	指定以資料表為基礎的檢視是否可在 SharePoint 網站顯示。 附註: 這個設定的效果會依 [在 SharePoint 網站顯示所有檢視] 資料庫屬性的設定而定。
   展開子資料工作表	在開啟資料表時，展開所有子資料工作表。
   子資料工作表高度	請執行下列其中一項操作： 如果您希望子資料工作表視窗展開以顯示所有資料列，這個屬性請保持設定為 0"。 如果您要控制子資料工作表的高度，請輸入所要的高度，以英吋為單位。
   方向	依據語言讀取方向是從左至右或從右至左，設定檢視的方向。
   描述	提供資料表的說明。 說明會在資料表的工具提示中顯示。
   驗證規則	輸入您新增或變更記錄時都必須為真的運算式。
   驗證文字	輸入當記錄違反 [驗證規則] 屬性中的運算式時所顯示的訊息。
   篩選	定義準則，只在 [資料工作表檢視] 中顯示相符資料列。
   排序方式	選取一個或多個欄位，以指定 [資料工作表檢視] 中的資料列預設排序順序。
   子資料工作表名稱	指定子資料工作表是否應該顯示在 [資料工作表檢視] 中，如果是，應該以哪一份資料表或查詢提供子資料工作表中的資料列。
   連結子欄位	列出資料表或查詢中，符合為資料表指定之 [連結主欄位] 屬性的子資料工作表所使用的欄位。
   連結主欄位	列出資料表中，符合為資料表指定之 [連結子欄位] 屬性的欄位。
   載入時篩選	在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表時，自動套用 [篩選] 屬性 (設定為 [是]) 中的篩選準則。
   載入時排序	在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表時，自動套用 [排序方式] 屬性 (設定為 [是]) 中的排序準則。

   提示    若要提供更多的空間來輸入或編輯屬性方塊中的設定，請按 SHIFT+F2 以顯示 [縮放] 方塊。 如果您要將 [驗證規則] 屬性設定為運算式，並需要協助建置運算式，請按一下 [驗證規則] 屬性方塊旁邊的 ，以顯示運算式建立器。

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儲存資料表

建立或修改資料表之後，您必須儲存該資料表的設計。 第一次儲存資料表時，請為它取一個描述其內含資料的名稱。 您可以使用最多 64 個英數字元 (包括空格)。 例如，您可以將資料表命名為「Customers」、「Parts Inventory」或「Products」。

Access 讓您在為資料表命名時享有很大的彈性；不過，還是必須留意一些限制。 資料表名稱可以包含最多 64 個字元，且可以使用任何字母、數字、空格和特殊字元的組合，但不得使用英文句號 (.)、驚嘆號 (!)、方括號 ([])，且不得以空格或等號 (=) 開頭，也不得使用歸位字元等無法列印的字元。 此外，名稱不能包含下列任何字元：` / \ : ; * ? " ' < > | # <TAB> { } % ~ &。

1. 選取 [檔案] > [儲存]，或按 CTRL + S。

2. 首次儲存資料表時，請輸入資料表名稱，然後按一下 [確定]。

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設定主索引鍵

除非您有特定理由，否則每個資料表應指定一個主索引鍵。 Access 會自動建立主索引鍵的索引，可協助改善資料庫效能。 Access 也會確定每筆記錄在主索引鍵欄位中已設有值，且該值一律是唯一的。 值不重複非常重要，否則系統將無法可靠地分辨特定資料列與其他資料列的差別。

在 [資料工作表檢視] 中建立新的資料表時，Access 會自動建立主索引鍵，並為其指派「識別碼」欄位名稱及 [自動編號] 資料類型。

在 [設計檢視] 中，您可以變更或移除主索引鍵，或是設定一個不具主索引鍵的資料表。

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決定哪些欄位做為主索引鍵使用

有時候，您可能已擁有您想要當做主索引鍵使用的資料。 例如，您可能已經有員工的現有識別碼編號。 如果您想建立資料表來追蹤員工資訊，您可以決定要為該資料表使用現有員工編號做為主索引鍵。 或者，員工編號可能只有在搭配部門編號時才是唯一值，因此您需要搭配使用兩個欄位做為主索引鍵。 主索引鍵最好具備下列特性：

• 每一筆記錄的欄位或欄位組合都有唯一值。

• 欄位或欄位組合不得留空或 Null，一律要填寫值。

• 值不會改變。

如果目前沒有適當的資料做為主索引鍵使用，您可以建立新欄位來當做主索引鍵。 當您建立新欄位以做為主索引鍵時，請將欄位的資料類型設為 [自動編號]，以確保其符合前述清單中的三個特性。

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設定或變更主索引鍵

1. 選取您想要設定或變更主索引鍵的資料表。

2. 在 [常用] 索引標籤的 [檢視] 群組中，按一下 [檢視]，然後按一下 [設計檢視]。

3. 在資料表設計格線中，選取要用來當做主索引鍵的一或多個欄位。

   若要選取一個欄位，請按一下所要欄位的資料列選取器。

   若要選取多個欄位，請按住 CTRL，然後按一下各欄位的資料列選取器。

4. 在 [ 數據表設計] 索引 標籤的 [ 工具] 群組中，按兩下 [ 主鍵]。

   您指定做為主索引鍵的欄位左側會顯示索引鍵指示器。

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移除主索引鍵

1. 選取您想要移除主索引鍵的資料表。

2. 在 [常用] 索引標籤的 [檢視] 群組中，按一下 [檢視]，然後按一下 [設計檢視]。

3. 按一下目前主索引鍵的資料列選取器。 如果主索引鍵包含多個欄位，請按住 CTRL，然後按一下各欄位的資料列選取器。

4. 在 [ 數據表設計] 索引 標籤的 [ 工具] 群組中，按兩下 [ 主鍵]。

   索引鍵指示器即會從您先前指定為主索引鍵的一或多個欄位中移除。

若您要儲存缺少主索引鍵設定的新資料表，Access 會提示您建立主索引鍵的新欄位。 如果您按一下 [是]，Access 會建立採用 [自動編號] 資料類型的識別碼欄位，以為每筆記錄提供唯一值。 如果資料表中已包含 [自動編號] 欄位，則 Access 會使用它做為主索引鍵。 如果您按一下 [否]，Access 就不會新增欄位，也不會設定任何主索引鍵。

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新增欄位

若要儲存某個事項的相關資料，且已有 Access 資料表的話，請考慮在資料表中新增欄位。 例如，假設您有一個資料表，當中儲存了每位客戶的姓氏、名字、電子郵件地址、電話號碼及地址。 如果您想要開始追蹤每位客戶慣用的溝通方式，您可以新增一個欄位來儲存該資料。

您將想要追蹤的每一筆資料都儲存在欄位中。 例如，您在連絡人資料表中建立 [姓氏]、[名字]、[電話號碼] 及 [地址] 的欄位。 而在產品資料表中建立 [產品名稱]、[產品識別碼] 及 [價格] 的欄位。

每一個欄位都具有某些基本特性，例如在資料表內能唯一識別欄位的名稱、可定義資料性質的資料類型、可對資料執行的作業，以及可為每個值保留的儲存空間量。

在建立欄位之前，請先試將資料分割為可使用的最小單位。 通常稍後合併資料會比分隔資料來得簡單。 例如，不要使用 [全名] 欄位，可考慮為 [姓氏] 和 [名字] 建立分開的欄位。 之後便可以依 [名字]、[姓氏] 或同時使用兩者輕鬆進行搜尋或排序。 若您打算針對某個資料項目進行報告、排序、搜尋或計算，請將該項目單置一欄。

在建立欄位後，也可以設定欄位屬性來控制其外觀和行為。 例如，[格式] 屬性會定義資料在包含此欄位之資料工作表或表單中的顯示方式。

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輸入資料以新增欄位

您在 [資料工作表檢視] 中建立新的資料表或開啟現有的資料表時，可以在資料工作表的 [新增欄位] 欄中輸入資料，以新增欄位至資料表 (1)。 Access 會根據您所輸入的值，自動指定欄位的資料類型。 如果您的輸入並未隱含其他任何資料類型，Access 會將資料類型設定為「文字」，不過日後仍可變更資料類型。

若要在 [新增欄位] 欄中輸入資料：

1. 在 [資料工作表檢視] 中建立或開啟資料表，做法是在 [瀏覽窗格] 中以滑鼠右鍵按一下所需的資料表，再按一下捷徑功能表中的 [資料工作表檢視]。

2. 在 [新增欄位] 資料欄中，輸入您想要建立的欄位名稱。

   請使用描述性名稱，以便日後辨識此欄位。

3. 在新欄位中輸入資料。

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使用欄位範本新增欄位

比起手動建立欄位，有時候從預先定義的欄位清單中選擇符合您需求的欄位會更加容易。 您可以使用 [其他欄位​​] 清單，在欄位範本的清單中選擇。 欄位範本是一組預先定義的欄位描述特性和屬性。 欄位範本定義包含欄位名稱、資料類型、欄位的 [格式] 屬性設定，以及其他欄位屬性。

1. 在 [常用] 索引標籤的 [檢視] 群組中，按一下 [檢視]，然後按一下 [資料工作表檢視]。

2. 在 [ 數據表欄位] 索引標籤的 [ 新增 & 刪除 ] 群組中，按兩下 [ 其他字段]。

   

3. 在 [其他欄位] 清單中選取所需欄位，以插入新資料欄。 Access 會將欄位放置在您滑鼠游標目前所在位置的資料欄右側。 如果您選擇 [快速入門] 標題底下的其中一個欄位選項 (例如 [地址])，Access 會在您的資料表中建立多個欄位，以容納地址的各個組成部分。

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設定欄位屬性

在建立欄位後，可以設定欄位屬性來控制其外觀和行為。

例如，藉由設定欄位屬性，您可以：

• 控制欄位中之資料的外觀

• 有助於防止在欄位中輸入不正確的資料

• 指定欄位的預設值

• 有助於加速欄位的搜尋和排序

您在 [資料工作表檢視] 中操作時可以設定某些可用的欄位屬性。 但是，若要存取及設定欄位屬性的完整清單，您就必須使用 [設計檢視]。

您可以設定的屬性需視欄位資料類型而定。

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在 [資料工作表檢視] 中設定欄位屬性

您在 [資料工作表檢視] 中操作時，可以重新命名欄位、變更其資料類型、變更其格式屬性，以及變更欄位的其他一些屬性。

1. 在 [瀏覽窗格] 中，以滑鼠右鍵按一下要開啟的資料表。

2. 按一下捷徑功能表上的 [資料工作表檢視]。

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在 [設計檢視] 中設定欄位屬性

您在 [設計檢視] 中處理資料表的同時，也可以設定任何欄位屬性。 在 [設計檢視] 中，您會在資料表設計格線中設定欄位的資料類型，然後在 [欄位屬性] 窗格中設定其他屬性。

1. 在 [瀏覽窗格] 中，以滑鼠右鍵按一下所需資料表。

2. 按一下捷徑功能表上的 [設計檢視]。

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移動欄位

若要移動欄位，請將它拖曳至您要的位置。 若要一次選取移動多個連續的欄位，請按一下第一個欄位，按住 SHIFT 鍵，再按最後一個欄位。 然後再將選取的欄位組拖曳至新的位置。

拖曳欄位會變更欄位在 [資料工作表] 中的位置，但不會變更資料表設計的欄位順序。 若您是以程式設計方式存取欄位，則會套用原始的順序。 例如，若您將欄位拖曳到資料工作表的新位置，再利用 [表單] 按鈕，從資料表建立新表單，欄位便會在其原始位置。

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另請參閱

在資料表中加入導出欄位

將欄位新增至表單或報表