專案管理目標：新增人員並為其分派任務

開始之前應瞭解的專案管理祕訣

如果您是專案管理的新使用者 如果您是專案管理的新手，您可能會發現除了新增任務之外，還有更多值得擔心的事項，例如要投入的工作數、如何考慮人員的假期和假期時間，以及如何以及將電話號碼、電子郵件地址和薪資資訊等個人資訊放入何處。

以下是協助您入門的秘訣。

• 瞭解您可以分派給任務的資源類型    收集項目任務所需的信息之後，找出您需要的資源類型。

  • 人員 資源    這些是我們通常認為正在處理任務的資源。 項目經理有時會呼叫這些工時資源，而不是材料和設備。

  • 企業資源    這些資源是在組織間管理及共用的工作資源。 企業資源會與 Project 專業版 搭配使用。

  • 材料資源    這些資源包括用來完成任務的計算機或機械。

  • 一般資源    這些資源會指定任務的人力需求，而非特定個人，例如木匠或開發人員。

• 考慮資源數目如何變更工期 當您在任務上放置多個資源時，您會預期任務工期會縮短。 不過，在許多情況下，將人員新增至工作可能會產生相反的效果。 這可能會增加額外成本、額外通訊及其他低效率。 例如，如果您將專案中的架構數量加倍，新付費網橋的設計可能不會更快速。 Project 可讓您控制新增到任務之後的任務工期會發生什麼情況。

• 考慮人員的功能如何影響任務工期 人員的體驗可能會直接影響任務的工期。 您可能會預期擁有五年經驗的人員比有兩名的人員更短的時間完成工作。

如果您是經驗豐富的項目經理 隨著項目變大，有更多事情需要考慮。 您現在會擔心如何在其他部門使用資源、僱用廠商、追蹤一百名人員的工作、為高階主管產生報告，以及您甚至從未想過的其他許多複雜問題。 幸好，Microsoft Project 提供您需要的專家工具。

以下是提升您專業知識的秘訣。

• 檢閱並精簡工期估計值    使用您收集關於目前專案和類似專案的資訊來精簡工期估計值。 資源需求 (及最終專案成本的精確度) 取決於任務工期估計值的精確度。

• 追蹤資源進度    請確定專案中的人員會定期傳送任務狀態更新。 Microsoft Project 中的檢視和報告可協助您不會遺失每個人正在執行的工作。

• 找出資源過度分派問題    Project 可協助您識別人員同時處理太多任務的時間。

• 留意比較基準    比較基準可提供專案快照，讓您比較目前進度與您最初規劃的進度。

• 透過撫平發佈工作    當人員同時處理太多任務時，Project 可以將工作分派調整為更實際的工作量。 撫平資源分派是將負載平均化的一種方式。

• 將專案資料匯出到 Excel 做進一步的分析 Excel 可以協助您進一步分析專案資訊。 例如，您可以將任務和資源資訊匯出到 Excel，以製作進階的實獲值報告，然後使用走勢圖顯示資訊，以查看成本耗用狀況與完成工作量之間有何關聯性。
  
  
  
  訓練員工的新技能    大型組織會投資時間與金錢以訓練員工習得新技能，並在各種不同的環境中工作。 比起新聘人員，訓練目前的員工可能是較為符合成本效益的效能改善方法。