封存 Access 資料

封存數據的方法

下表列出封存數據的方法、方法描述、何時應使用每個方法的說明，以及該方法的其他特定考慮。

處理引用完整性

如果您要封存的記錄與其他數據表中的記錄相關，您可能需要處理關聯。 如果您要封存的記錄是「子女」記錄， (它們屬於 一對多關聯性) 的「多」端，您或許可以放心地封存這些記錄。 如果您要封存的記錄是「父項」記錄， (它們屬於 一對多關聯性) 的「一」端，當您將相關的「子女」記錄封存時，可能會：

• 防止您刪除「父項」記錄。 如果您已經將「父項」記錄附加到封存數據表，這可能會造成問題。

  - 或 -

• 變成「孤立專案」，即屬於「父系」且不存在的記錄。 這可能會導致資料庫中使用「孤立」記錄的數據完整性和功能發生問題。

若要考慮引用完整性，請採取下列步驟：

1. 決定哪些「子」記錄屬於您要封存的記錄。 例如，若要封存文檔庫中資產的記錄，請先判斷這些資產是否已開啟任何交易，也就是資產是否已取出但未傳回。

2. 執行下列其中一個動作：

   • 如果一律可以安全地刪除「子」記錄，請確認關聯會強制執行引用完整性，並串聯刪除。 這可確保刪除所有相關的「子女」記錄。

   • 如果無法隨時安全地刪除「子」記錄，請考慮封存資料庫中的所有數據表。

   • Create 選取沒有「子女」記錄的「父項」記錄的查詢。 然後，使用第一個查詢建立封存查詢 (請參閱 定期將記錄移至 封存數據表) 一節，而非使用「父項」數據表。

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準備後端資料庫的空白複本

首先，匯入後端資料庫中所有數據表的數據表定義。

1. 在 [檔案] 索引標籤上，按兩下 [新增]，選取 [空白資料庫]，然後按兩下 [Create]。

2. 關閉 Table1。

3. 在 [ 外部數據] 索 引標籤的 [ 匯入 & 連結] 群組中，按兩下 [Access]。

4. 在 [ 取得外部數據 – Access 資料庫 ] 對話框中，選取 [將 數據表、查詢、窗體、報表、宏和模組匯入到目前的資料庫]，然後按兩下 [ 瀏覽]。

5. 在 [ 開啟舊檔 ] 對話框中，選取後端資料庫。 按兩下 [開 啟] 關閉 [ 開啟舊檔 ] 對話框，然後按兩下 [ 確定]。

6. 在 [ 匯入物件 ] 對話框中，按兩下 [ 選項]。

7. 在 [ 匯入數據表] 底下，選取 [僅定義]。

8. 在 [ 表格] 索 引標籤上，按兩下 [全選]，按兩下 [ 確定]，然後按兩下 [ 關閉]。

將數據新增至空白複本中的任何查閱表格 

針對每個查閱表格，執行下列步驟：

1. 連結至現有後端資料庫中的查閱數據表。

2. Create 追加查詢，將原始記錄的所有記錄新增至複本。

以空白複本取代後端資料庫

首先，重新命名現有的後端資料庫，表示它現在是封存。 然後，開啟空白復本，然後使用原始的後端資料庫名稱來儲存。

1. 按兩下 [ 檔案] 索 引標籤，然後按兩下 [ 另存資料庫為]。 系統可能會提示您關閉所有開啟的物件;如果是，請按兩下 [ 確定]。 [ 另存新 檔] 對話框隨即開啟。

2. 在 [ 存回 ] 方塊中， ([另 存 新檔] 對話框頂端) ，請確定您將檔案儲存在原始後端資料庫的相同位置。

3. 在 [ 檔案名] 方 塊中，輸入原始後端資料庫的名稱。

4. 在 [ 存盤類型] 方 塊中，選 取 [Access Database (*.accdb) 。

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步驟 1：Create 封存數據表

若要將所有封存的記錄保留在一個數據表中，請執行此步驟一次。 您在此步驟中建立的封存資料表會保留您所有封存的記錄。

若要在建立新資料表時刪除舊的封存資料表，而不是執行此步驟，您可以使用 產生資料表查詢 將數據複製到封存數據表。 若要這麼做，請跳到 步驟 2。

若要在每次封存時使用新的封存數據表，但若要保留舊的封存數據表，請在建立新數據表之前重新命名舊的封存數據表。 如果您要根據日期進行封存，請考慮根據舊的封存數據表所代表的日期範圍命名舊的封存數據表。

1. 在 [導航窗格] 中，選取要封存記錄的數據表，按 CTRL+C，然後按 CTRL+V。

2. 在 [ 數據表名稱] 方塊中，刪除 [ 複製] 文字，然後在現有數據表名稱中加上底線和「封存」一詞，然後按兩下 [ 確定]。 例如，如果原始數據表名為 「交易 」，則封存數據表的名稱 Transactions_archive。

   

3. 在 [ 貼上數據表為 ] 對話框的 [ 貼上選項] 底下，選取 [ 僅結構]。

步驟 2：Create 追加查詢將數據複製到封存數據表

1. 在 [建立] 索引標籤的 [查詢] 群組中，按一下 [查詢設計]。

2. 新增含有您要封存之記錄的數據表。

3. 在查詢設計視窗中，按兩下您剛新增之資料表中的星號 (*) 。 數據表名稱和星號會出現在查詢設計網格線的第一欄中。

   附註: 星號表示查詢應在查詢輸出中包含數據表的所有欄位。 當您使用星號時，如果從數據表新增或移除欄位，查詢輸出會隨之調整。

4. 在查詢設計視窗中，按兩下您要用來指定記錄在封存前應符合的條件的欄位。 例如，如果您的交易數據表有一個名為 [ 存回日期] 的欄位，而您想要封存該日期超過一年的所有記錄，請按兩下該字段，該字段會出現在查詢設計網格線的下一個空白欄中。

   

   如果您想要將準則用於其他字段，請重複此步驟。

5. 使用 [ 準則] 列為您剛才新增的欄位指定準則。 例如，您可以使用 [準則] 列中的運算式 <#1/1/2019# 來指定 [存回日期] 必須早於 2019 年 1 月 1 日。

   如果您的準則值在每次封存時都會變更，您應該讓查詢要求輸入。 若要這麼做，請使用 [ 準則 ] 數據列中的參數，讓查詢要求輸入。 若要使用參數，請像平常一樣使用表達式，但不要使用指定的值，而是使用以方括弧括住的簡短問題。 例如，您可以使用表示 式<[封存之前完成的交易]，如下所示：

   

   如需使用參數的詳細資訊，請參閱 查詢簡介一文。

   您可能也想要使用 或 列來指定替代條件。 如需使用準則的詳細資訊，請參閱查詢準則範例一文。

   提示: 如果您使用日期欄位來指定準則，而您想要封存所有早於目前日期的記錄，請在日期欄位的 [準則] 列中輸入 <日期 () 。

6. 執行下列其中一個動作：

   如果您已經建立封存資料表，請使用追加查詢將指定的記錄新增至該資料表：

   1. 在 [設計] 索引標籤的 [查詢類型] 群組中，按一下 [新增]。

   2. 在 [ 附加 ] 對話方塊的 [ 資料表名稱 ] 方塊中，選取封存資料表的名稱，然後按兩下 [ 確定]。

      

      在查詢設計網格線中， 隨即會出現 [附加至] 列 。

   3. 針對您用來指定準則的任何字段，清除 [ 附加至 ] 列。 (只有星號才應有 [附加至].) 的值

      

      如果您尚未建立封存資料表，請使用指定的記錄，使用製作資料表查詢來建立封存資料表：

   4. 在 [設計] 索引標籤的 [查詢類型] 群組中，按一下 [製成資料表]。

   5. 在 [ 建立數據表 ] 對話方塊的 [ 資料表名稱 ] 方塊中，輸入封存數據表的名稱，然後按兩下 [ 確定]。

7. 按下 CTRL+S 儲存查詢。

步驟 3：Create 刪除查詢以移除原始數據表中的數據

1. 在 [建立] 索引標籤的 [查詢] 群組中，按一下 [查詢設計]。

2. 新增含有您要封存之記錄的數據表。

3. 在查詢設計視窗中，按兩下您剛新增之資料表中的星號 (*) 。 數據表名稱和星號會出現在查詢設計網格線的第一欄中。

4. 在查詢設計視窗中，按兩下您用來在追加查詢中指定條件的相同欄位。

5. 使用 [ 準則] 列為您剛才新增的欄位指定準則。 如需使用準則的詳細資訊，請參閱查詢準則範例一文。

   重要: 如果追加或製作數據表查詢使用參數，請確定您的刪除查詢也會這麼做。 也請記住，您為這兩個查詢輸入相同的值。 如果您輸入不同的參數值，可能會遺失數據。 為協助防止數據遺失，請考慮使用表單來收集值，並讓查詢要求表單輸入值。 如需詳細資訊，請參閱 查詢簡介一文。

6. 在 [ 設計] 索引 標籤的 [ 查詢類型] 群組中，按兩下 [ 刪除]。

   [刪除] 列會出現在查詢設計網格線中。

   

7. 按下 CTRL+S 儲存查詢。

步驟 4：Create 執行追加和刪除查詢的宏

1. 在 [建立] 索引標籤上，按一下 [巨集與程式碼] 群組中的 [巨集]。

2. 按兩下 [ 新增動作] 旁的下拉式箭號，然後按兩下 [OpenQuery]。

   OpenQuery 宏指令隨即出現並顯示其自變數。

3. 在 [ 查詢名稱] 方 塊中，選取您在 步驟 2 中建立 (新增或建立數據表) 查詢。

4. 按兩下 [ 新增動作] 旁的下拉式箭號，然後按兩下 [OpenQuery]。

   OpenQuery 宏指令隨即出現並顯示其自變數。

5. 在 [ 查詢名稱] 方 塊中，選取您在 步驟 3 中建立的刪除查詢。

6. 按 CTRL+S 以儲存宏。

   當您想要封存記錄時，請執行宏。

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