使用 Access 資產追蹤範本

準備要使用的資料庫

• 當您第一次開啟資料庫時，Access 會顯示歡迎表單。 若要防止此表單在您下次開啟資料庫時顯示，請清除 [開 啟此資料庫時顯示歡迎 ] 複選框。

  關閉歡迎表單以開始使用資料庫。

• 若要確認已啟用所有資料庫內容，請在 [訊息列] 中，按兩下 [ 啟用此內容]。

  如需啟用資料庫內容的詳細資訊，請參閱 決定是否信任資料庫一文。

顯示或隱藏已停用資產

已停用資產為在目前日期或之前有已停用日期的專案。 資產在過時、損毀或未使用時，可能會淘汰。 您可以在 [資產清單] 表單上顯示或隱藏已停用資產。

• 在 [ 資產清單] 表 單上，選取或清除 [ 顯示已停用 ] 複選框。

搜尋資產或聯繫人

[ 快速搜尋] 方 塊可讓您快速尋找 [ 資產清單 ] 窗體上的資產，以及 [ 聯繫人清單 ] 窗體上的聯繫人。

• 在 [ 快速 搜尋] 方塊中輸入您要搜尋的文字，然後按 ENTER。

  Access 會篩選清單，僅顯示包含您搜尋之文字的記錄。 若要返回完整清單，請按兩下 [清除目前的搜尋]。 (這是搜尋方塊內的 X。)

篩選資產清單

在 [ 資產清單 ] 表單上，您可以篩選資產清單，並儲存您最愛的篩選以供日後使用。

1. 以滑鼠右鍵按兩下表單並選取您想要的篩選，以套用篩選。

2. 按兩下 [儲存篩選]。

3. 在 [ 篩選詳細數據 ] 表單上，輸入篩選名稱和描述，然後按兩下 [ 關閉]。

4. 使用 [ 篩選我的最愛 ] 方塊來套用已儲存的篩選，或按兩下 [清除篩選) (來移除篩選。

顯示或隱藏欄

在 [資產清單] 表 單和 [ 聯繫人清單 ] 表單上，預設會隱藏 (欄) 的部分欄位。 若要變更顯示的欄位：

1. 按兩下 [顯示/隱藏欄位]。

2. 在 [ 取消隱藏欄 ] 對話框中，選取您要顯示的每一欄旁的複選框。 清除複選框以隱藏欄。

顯示資產或聯繫人詳細數據

[資產詳細數據] 表單和 [聯繫人詳細數據] 表單可讓您檢視及輸入專案的詳細資訊。 若要顯示 [資產詳細資料] 或 [ 連絡人詳細資料] 表單：

• 在 [資產清單] 窗 體或 [聯繫人列表 ] 窗體上，按兩下您要查看之專案旁的 [ 開 啟]。

新增圖片

在 [ 資產詳細數據] 表單和 [ 聯繫人詳細 數據] 窗體上，您可以新增圖片和其他附件。

• 在 [ 資產詳細 數據] 表單的圖片框底下，按兩下 [新增或移除附件]。

  在 [ 聯繫人詳細 數據] 窗體的圖片框底下，按兩下 [編輯圖片]。

• 在 [ 附件 ] 對話框中，按兩下 [ 新增]。

• 在 [ 選擇檔案] 對話框中，流覽至包含該檔案的資料夾。

• 選取您要新增的檔案，然後按兩下 [ 開啟]。

• 在 [ 附件] 對話框中，按兩下 [ 確定]。

從 Microsoft Outlook 新增聯繫人

如果您使用 Microsoft Outlook，您可以從該計劃新增聯繫人或資產擁有者，而不需要重新輸入資訊。

1. 在 [ 聯繫人清單] 窗體上，按兩下 [ 從 Outlook 新增]。

2. 在 [ 選取要新增的名稱 ] 對話框中，選取您要新增至資料庫的名稱。

3. 按一下 [新增]，然後按一下 [確定]。

顯示連絡人位址的地圖

在 [ 聯繫人詳細 數據] 窗體上，如果您已輸入該聯繫人的街地道址，您可以顯示該位置的地圖：

• 按兩下 [對應此位址]。

顯示報表

資產追蹤包含數個報表，包括 [所有資產]、[ 資產詳細數據]、[ 資產已停用]、[ 連絡通訊簿] 等。 若要顯示報表：

• 在 [導航窗格] 的 [ 報表] 底下，按兩下您要顯示的報表。

您可以建立自己的自訂報表。 如需詳細資訊，請參閱簡易報表 Create 一文。

將欄位新增至 [資產] 資料表

1. 關閉所有開啟的索引標籤。

2. 在 [導航窗格] 中，按兩下 [ 資產] 資料 表。

3. 向右卷動，直到您看到名為 [ 新增字段] 的欄。 按兩下欄標題，然後輸入功能變數名稱。

第一次在欄中輸入數據時，Access 會為您設定數據類型。

將欄位新增至表單或報表

將欄位新增至資料表後，您就可以將它新增至表單或報表。

1. 以滑鼠右鍵按兩下 [導航窗格] 中的表單單或報表，然後按兩下 [ 版面配置檢視]。

2. 在 [設計] 索引標籤的 [工具] 群組中，按一下 [新增現有欄位]。

3. 將您要的欄位從 [字段清單] 拖曳到表單或報表。