您可以使用資訊版權管理 (IRM) 來限制 Outlook 中電子郵件訊息內容的許可權,就像限制其他 Microsoft Office 檔案的許可權一樣。
重要: 如果您在 Surface RT 裝置上使用 Office,您可以檢視受 IRM 保護的郵件,但無法傳送。 想查看您正在使用哪個版本的 Office 嗎?
信息版權管理 (IRM) 可讓您指定電子郵件的存取許可權。 IRM 可協助防止機密資訊遭到未經授權的人員讀取、列印、轉寄或複製。 IRM 也可協助組織強制執行公司原則,以控管和傳播機密資訊或專利資訊,無論是組織內部還是客戶和合作夥伴。
在使用 IRM 限制郵件的許可權之後,無論郵件送至何處,都會強制執行存取和使用限制,因為存取電子郵件訊息的許可權會儲存在郵件檔案本身中。
附註: IRM 無法防止內容遭到惡意程式或計算機病毒清除、竊取、損毀或擷取及傳送。 它也無法防止限制的內容遭到手寫或重新輸入,也無法防止對受限制的內容擷取數位相片或螢幕快照。
當您第一次嘗試開啟使用限制許可權的電子郵件訊息時,您會連線到授權伺服器。 如果授權伺服器驗證您的認證,就會發行使用授權,這會定義您對檔案的存取層級。 使用限制許可權的每個檔案都必須有此程式。 換句話說,如果授權伺服器尚未向您發出該內容的使用授權,則無法開啟具有限制許可權的內容。
無法使用 IRM 時檢視郵件
如果您必須讀取或開啟具有限制許可權的內容,但 Outlook 無法在您使用的計算機上使用,您可以使用網頁瀏覽器。 如果您使用 Outlook 網頁版 或 Outlook Web App (OWA) ,您可以在任何瀏覽器上檢視受限制的郵件。
從您已傳送的郵件中移除 IRM
如果您是郵件的原始發件者,而且想要移除受限制的許可權,請使用下列步驟。
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按兩下 [寄件備份] 資料夾,即可開啟加密的郵件。
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選取 [檔案 > 加密 > 不受限制的存取]。
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選取 [儲存]。
附註:
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從您已傳送的郵件中移除受限制的許可權,並不會更新收件者信箱中的郵件。 只有 [寄件備份] 資料夾中的郵件複本會受到影響。
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您無法從其他人傳送給您的郵件中移除 IRM。
附加至郵件時,IRM 原則涵蓋的文件類型
當下列檔類型附加至 Outlook中受版權管理的郵件時,這些檔類型會自動受到版權管理。
附註: 如果您將 Outlook 郵件檔案附加 (.msg) 至受版權管理的郵件 (,例如在一封郵件中轉寄多封 Outlook 郵件) ,則附加的郵件並不會受到版權管理。
Word 文件
檔案類型 |
副檔名 |
---|---|
文件 |
.doc |
文件 |
.docx |
啟用巨集的文件 |
.docm |
範本 |
.dot |
範本 |
.dotx |
啟用巨集的範本 |
.dotm |
Excel 檔
檔案類型 |
副檔名 |
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活頁簿 |
.xls |
活頁簿 |
.xlsx |
啟用巨集的活頁簿 |
.xlsm |
範本 |
.xlt |
範本 |
.xltx |
啟用巨集的範本 |
.xltm |
非 XML 二進位格式的活頁簿 |
.xlsb |
啟用巨集的增益集 |
.xla |
啟用巨集的增益集 |
.xlam |
PowerPoint 檔
檔案類型 |
副檔名 |
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簡報 |
.ppt |
簡報 |
.pptx |
啟用巨集的簡報 |
.pptm |
範本 |
.pot |
範本 |
.potx |
啟用巨集的範本 |
.potm |
播放檔 |
.pps |
播放檔 |
.ppsx |
啟用巨集的播放檔 |
.ppsm |
Office 佈景主題 |
.thmx |
InfoPath 檔案
檔案類型 |
副檔名 |
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動態表單/範本 |
.xsn |
XPS 檔
檔案類型 |
副檔名 |
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XML 檔案規格 |
.xps |