您傳送和接收的電子郵件越多，Outlook 信箱就越大。 大型信箱可能需要較長的時間來開啟和搜尋，而且許多電子郵件提供者，包括 Microsoft 365，會限制信箱的大小上限。 如果您收到超過信箱大小限制的訊息，刪除郵件和資料夾會有所説明，但如果您將資訊儲存在 Outlook 數據檔 (.pst) 或脫機 Outlook 數據檔 (.ost) ，該數據檔可能不會自動縮小。
注意：如果您使用 POP 帳戶，您的所有電子郵件帳戶資訊，包括您的資料夾、電子郵件訊息、連絡人、行事歷和工作資訊，都會儲存在 Outlook 數據檔 (.pst) 中。 如果您使用 Microsoft 365、Exchange、IMAP 或 Outlook.com 帳戶，您的信箱複本會儲存在離線 Outlook 資料檔 (.ost) 中。
若要縮小 Outlook 數據檔 (.pst) 或離線 Outlook 資料檔 (.ost) 的大小，您可以手動壓縮數據檔。 在下方選取您的 Outlook 版本，以查看如何縮減 .pst 或 .ost 檔案大小的指示。
有幾種方法可以縮減信箱大小。
您可以使用 [信箱清理] 工具來檢視信箱和個別資料夾的大小。 此工具也可協助您搜尋您可能會想要刪除或移至 Outlook 資料檔 (.pst) 的較舊或非常大型的郵件。
通常，大型信箱的原因就是大型 [刪除的郵件] 資料夾。 此工具提供一個按鈕，可檢視 [刪除的郵件] 資料夾的大小，以及清空 [刪除的郵件] 資料夾。
有時候，Outlook 會將衝突專案儲存在名為 「衝突」的資料夾中。 當儲存在電子郵件伺服器上的專案復本與儲存在本機計算機上的項目複本不同步時，就會發生衝突。 信箱清理工具可以為您刪除這些衝突。
執行信箱清理工具
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按一下 [檔案] 索引標籤。
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按兩下 [信箱清理> 工具 ]。
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選 取 [檢視信箱大小]、 [尋找比舊的專案]、[ 尋找大於的專案]、[ 檢視刪除的郵件大小]、[ 清空刪除的郵件] 資料夾、 [檢視衝突大小] 或 [ 空白衝突 ] 以執行您想要的工作。
使用 [交談清理] 移除冗餘郵件
在冗長的電子郵件對話中，通常有許多郵件包含與先前郵件相同的所有資訊。 「交談清理」可以自動移除這些冗餘郵件。 如需詳細資訊，請參 閱使用交談清理刪除冗餘郵件。
搜尋大型郵件
您可以從 Outlook 的 [搜尋] 方塊搜尋大於特定大小的所有郵件。 在 [搜尋] 方塊中按下並輸入：訊息大小：>5 mb。 這會找出所有大於 5 MB 的郵件。 您可以刪除部分或所有這些訊息，或將它們移到其他 Outlook 資料檔 (.pst) 。 如需有關行動項目的詳細資訊，請參閱在 資料夾之間移動或複製郵件。
如果您從 Outlook 數據檔 (.pst) 或離線 Outlook 資料檔 (.ost) 刪除項目，當您未使用電腦，但 Outlook 仍在執行時，Outlook 會自動壓縮背景中的檔案。
注意： 如果檔案中有超過 20% 的「空白」 (未使用的空間) ，Outlook 才會壓縮檔案。
您也可以使用下列步驟，立即手動開始壓縮程式，這可能需要幾分鐘的時間才能完成。
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刪除您不想保留的任何專案，並清空 [ 刪除的郵件] 檔案 夾。
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按兩下 [帳戶設定] > [帳戶 設定] > [帳戶設定]。
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在 [ 數據檔] 索引 標籤上，按下您要壓縮的數據檔，然後按兩下 [ 設定]。注意：如果您使用的是 Exchange 或 Outlook.com 電子郵件帳戶，您必須另外按兩下 Outlook 數據檔設定 > [進階] 索引標籤。
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在 [Outlook 數據檔] 對話框中，按兩下 [ 立即壓縮 ]，然後按兩下 [ 確定]。
附註: 壓縮 Outlook 數據檔之後，就不需要結束 Outlook。
