有許多方式可以自定義專案的存取權,以便安全無虞地與您想要共用該專案的人員共用。 共用專案的兩個主要方式是透過電子郵件傳送邀請或複製項目的連結。
在本文中:
開始共用
共用 SharePoint 文件庫或 OneDrive 中的專案有兩種方式:
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在 [列表檢視] 中,將游標暫留在專案列上,或選取專案旁邊的複選框,然後選取 [ 共用]。
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在 [清單] 或 [磚] 檢視中,選取專案列或磚。 然後,從檔案檢視上方的命令行選取 [共用]。
附註: OneDrive [首頁] 檢視中無法使用此選項。
若要從應用程式共用 Microsoft 365 檔案,例如 PowerPoint、Word 或 Excel 檔案:
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在右上角,選取 [ 共用]。
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再次選 [共享]。
附註: 公司或學校用 SharePoint 或 OneDrive 無法同時選取和共用多個專案。 請改為將專案新增至資料夾並共享資料夾。
選取 [共用] 后,您可以新增人員的電子郵件以傳送專案邀請給他們,或者您可以複製專案的連結,然後將連結貼到您要傳送的任何地方, (在 Teams 訊息或電子郵件) 中一樣。
附註:
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如果您尚未共享該專案,左下角會有一個 鎖定圖示,表示它是私人檔案。
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如果專案已經共用,共享物件和群組的配置檔影像或縮寫會顯示在左下角。 您可以選取其中一個圖示來開啟 [管理存取],您可以在此檢閱和管理具有現有存取權的人員。
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如果您將連結複製到尚未共享的項目,鎖定圖示將會取代為您的配置檔影像,即使該連結尚未由任何人開啟。
選擇許可權
選取 [新增名稱、群組或電子郵件] 區域旁的許可權圖示,開啟許可權等級選項的下拉式清單。 您選取的許可權會同時套用至您可以透過選取 [ 邀請] 傳送的邀請,以及選取 [ 複製連結] 以複製的連結。
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可以編輯 可讓人員對項目進行變更。 他們也可以與其他人共享專案。
附註: 如果您共用資料夾,擁有編輯許可權的人員可以複製、移動、編輯、重新命名、共用及刪除他們可以存取之資料夾中的任何專案。
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[可以檢視 ] 可讓人員僅檢視專案。 人員無法編輯它。
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可以檢視 可讓人員檢視專案、留下批注及提出建議,但他們無法編輯專案。
附註:
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此選項僅適用於 Word 檔案。
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如果有人已經擁有檔的編輯許可權,選取 [ 可以檢閱 ] 並不會阻止他們進行編輯,而且檔案仍會以編輯模式開啟。 您可以在 [管理存取] 中變更許可權。
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無法下載 讓用戶檢視專案,但無法將該專案下載到他們的裝置。
附註:
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此選項僅適用於公司或學校用 OneDrive。
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如果人員擁有該專案的現有編輯許可權,他們仍然可以下載該專案。 您可以在 [管理存取權] 中檢視及管理許可權和連結。
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系統管理員可以控制 哪些類型的檔案可以有「封鎖下載」設定。
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以電子郵件傳送邀請至專案
邀請人員是一種僅讓您選取的人員存取項目的簡單方式。
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在 [ 新增名稱、群組或電子郵件 ] 區域中新增人員。
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選取許可權圖示,檢閱或更新您想要授與的 許可權。
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您也可以選擇在消息框中新增附註。
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選取 [邀請]。
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您新增的人員會收到您邀請他們存取檔案的自動電子郵件。
複製項目連結
連結是與您選擇的物件共享專案的另一種方式。
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選取許可權圖示,檢閱或更新您想要授與的 許可權。
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選取 [複製連結] 旁的 [鏈接設定] 圖示 來檢閱或更新 連結設定。 進行任何變更之後,選取 [ 套用]。
提示: 若要在複製連結之前快速查看連結類型,請將游標暫留在 [複製連結] 上。
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選 取 [複製連結]。
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將連結貼到您要傳送它的任何位置 (例如在 Teams 訊息或電子郵件) 中。
連結設定
有不同的連結選項可供選擇。
附註: 如果某些選項無法使用,表示貴組織或 SharePoint 網站的系統管理員可能已加以限制。 例如,他們可能會選擇移除 [ 任何人 ] 選項,以防止轉寄組織外部的連結。
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任何人可以 存取任何收到連結的人,不論是直接從您收到連結,還是從其他人轉寄。 這可能包括貴組織外部的人員。
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具有連結的組織內部人員可存取擁有貴組織帳戶和連結的任何人,無論他們直接從您處接收或從其他人轉寄。 他們必須登入公司或學校帳戶,例如「someone@contoso.com」。
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具有現有存取權的人員 可存取已有權存取檔或資料夾的人員。 連結僅適用於他們。 它不會變更任何許可權。 當您再次傳送連結給已具有存取權的人員時,這會很有説明。
附註: 如果專案已經共用,共享物件和群組的配置檔影像或縮寫會顯示在這裡。 您可以選取其中一個圖示來開啟 [管理存取],您可以在此檢閱和管理具有現有存取權的人員。
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您選擇的人員 只能存取您依名稱、群組或電子郵件指定的人員。 如果有人轉寄連結,則只有有權存取該專案的人員才能使用連結。
附註: 如果您選取此選項,請選取 [ 套 用],然後將名稱新增至 [ 新增名稱、群組或電子郵件] 區域。 然後選取 [複製連結]。
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設定到期日可讓您設定任何共享連結到期的日期。 用戶設定日期且連結過期后,鏈接就無法再運作,您必須建立新的連結,或與其他人重新共用,讓他們可以繼續存取檔案。
附註:
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到期功能僅適用於透過複製的共享連結 ([任何人連結]、[特定人員] 或 [公司連結]) 存取的使用者。
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變更到期日: 如果您重新流覽 [鏈接設定],併為具有相同許可權和範圍) 的相同連結 (設定新的到期日,它會覆寫先前的到期日。
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沒有到期日設定: 如果您在未設定到期日的情況下建立連結,鏈接永遠不會過期。 它將會繼續適用於已無限期與之共用的每個人。
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檢視具有到期日的連結: 若要查看有到期日的連結,請流覽至 [管理存取],然後查看 [連結] 索引卷標。 尋找在其範圍旁邊標示行事曆圖標的連結;這些有到期日。
視選取的連結類型而定,可能提供選擇性設定。
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設定密碼 可讓您設定存取檔案的密碼。 當使用者按兩下連結時,系統會提示他們輸入密碼,然後才能存取檔案。 您必須個別提供此密碼給任何要共用檔案的物件。
選取您的設定之後,選取 [ 套 用] 以更新連結。
快速複製連結
從 SharePoint 文件庫或 OneDrive 複製項目連結有兩個快捷鍵:
在清單或磚檢視中:
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選取專案列或磚。
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從檔案檢視上方的命令行選取 [複製連結 ]。
在清單檢視中:
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暫留或選取專案列。
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選取 更多動作 圖示。
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從動作選單選取 [複製連結 ]。
如果在開啟的 Microsoft 365 檔案內 (例如 PowerPoint、Word 或 Excel 檔,) :
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選 右上角的 [共享 ]。
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然後選取 [複製連結]。
選取 [複製連結 ] 會自動將連結複製到剪貼簿,並選取預設的共享設定。 如果您想要變更連結,請移至 設定]。
附註: 如果您選取 [ 您選擇的人員],則必須直接在 [連結] 設定 選取要讓鏈接運作 的人員。
敏感度標籤
選取 [ 共用] 之後,敏感度標籤會顯示在項目名稱下方,讓您知道專案的安全性層級。 將游標停留在敏感度標籤上以深入瞭解,或 深入瞭解敏感度標籤及其變更方式。
在組織外部共用
如果貴組織可讓您與組織外部人員共享專案,在選取 [共用] 后,有兩種方式可以執行此 動作。 檢閱下列選項或 深入瞭解外部共用。
邀請
將電子郵件新增至 [ 新增名稱、群組或電子郵件 ] 區域,然後選取 [ 繼續]。
複製連結
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開啟 [ 連結] 設定。
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選取 您選擇的 [人員 ] 或 [ 任何人]。
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選 取 [複製連結]。
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將連結貼到組織外部人員可以使用的地方,例如在Teams訊息或電子郵件中。
如果您選取 [您選擇的人員],請先將電子郵件新增至 [ 新增名稱、群組或電子郵件 ] 區域,然後再複製連結。
附註: 如果在共用設定中已選取貴組織中的人員,您就無法與組織外部人員共用。