有許多方式可以自定義專案的存取權,以便安全無虞地與您想要共用該專案的人員共用。 共用專案的兩個主要方式是透過電子郵件傳送邀請或複製項目的連結。 

在本文中: 

開始共用

選擇許可權 

以電子郵件傳送邀請至專案 

複製項目連結 

連結設定

快速複製連結 

敏感度標籤

在組織外部共用 

開始共用 

共用 SharePoint 文件庫或 OneDrive 中的專案有兩種方式:  

  • 在 [列表檢視] 中,將游標暫留在專案列上,或選取專案旁邊的複選框,然後選取 [ Fluent 2 共享圖示小型 共用] 從清單檢視共享專案

  • 在 [清單] 或 [磚] 檢視中,選取專案列或磚。 然後,從檔案檢視上方的命令行選取 [Fluent 2 共享圖示小型共用]。 從命令行共享專案

    附註: OneDrive [首頁] 檢視中無法使用此選項。 

若要從應用程式共用 Microsoft 365 檔案,例如 PowerPoint、Word 或 Excel 檔案:   

  1. 在右上角,選取 [ Fluent 2 共享圖示小型 共用]

  2. 再次選 Fluent 2 共享圖示小型[共享]

從 PowerPoint 應用程式共享檔案

附註: 公司或學校用 SharePoint 或 OneDrive 無法同時選取和共用多個專案。 請改為將專案新增至資料夾並共享資料夾。 

選取 [共用] Fluent 2 共享圖示小型后,您可以新增人員的電子郵件以傳送專案邀請給他們,或者您可以複製專案的連結,然後將連結貼到您要傳送的任何地方, (在 Teams 訊息或電子郵件) 中一樣。 

附註: 

  • 如果您尚未共享該專案,左下角會有一個 Fluent 2 鎖定圖示小型 鎖定圖示,表示它是私人檔案。

  • 如果專案已經共用,共享物件和群組的配置檔影像或縮寫會顯示在左下角。 您可以選取其中一個圖示來開啟 [管理存取],您可以在此檢閱和管理具有現有存取權的人員。

  • 如果您將連結複製到尚未共享的項目,鎖定圖示將會取代為您的配置檔影像,即使該連結尚未由任何人開啟。

  • 深入瞭解管理存取

選擇許可權

選取 [新增名稱、群組或電子郵件] 區域旁的許可權圖示,開啟許可權等級選項的下拉式清單。 您選取的許可權會同時套用至您可以透過選取 [ 邀請] 傳送的邀請,以及選取 [ 複製連結] 以複製的連結。 

  • 可以編輯 可讓人員對項目進行變更。 他們也可以與其他人共享專案。

    附註: 如果您共用資料夾,擁有編輯許可權的人員可以複製、移動、編輯、重新命名、共用及刪除他們可以存取之資料夾中的任何專案。 

  • [可以檢視 ] 可讓人員僅檢視專案。 人員無法編輯它。

  • 可以檢視 可讓人員檢視專案、留下批注及提出建議,但他們無法編輯專案。 

    附註: 

    • 此選項僅適用於 Word 檔案。

    • 如果有人已經擁有檔的編輯許可權,選取 [ 可以檢閱 ] 並不會阻止他們進行編輯,而且檔案仍會以編輯模式開啟。 您可以在 [管理存取] 中變更許可權。 

  • 無法下載 讓用戶檢視專案,但無法將該專案下載到他們的裝置。 

    附註: 

    • 此選項僅適用於公司或學校用 OneDrive。

    • 如果人員擁有該專案的現有編輯許可權,他們仍然可以下載該專案。 您可以在 [管理存取權] 中檢視及管理許可權和連結。

    • 系統管理員可以控制 哪些類型的檔案可以有「封鎖下載」設定。

以電子郵件傳送邀請至專案

邀請人員是一種僅讓您選取的人員存取項目的簡單方式。 

  1. 在 [ 新增名稱、群組或電子郵件 ] 區域中新增人員。

  2. 選取許可權圖示,檢閱或更新您想要授與的 許可權

  3. 您也可以選擇在消息框中新增附註。

  4. 選取 [邀請]

  5. 您新增的人員會收到您邀請他們存取檔案的自動電子郵件。

附註: 

  • 只有您新增的人員或具有現有存取權的人員才能存取此邀請。

  • 邀請他們之後,您可以在 [管理存取] 中輕鬆更新或移除個別存取。

  • 邀請人員與先前稱為 「授與存取權」的體驗相同。

敏感度標籤 

選取 [ Fluent 2 共享圖示小型共用] 之後,敏感度標籤會顯示在項目名稱下方,讓您知道專案的安全性層級。 將游標停留在敏感度標籤上以深入瞭解,或 深入瞭解敏感度標籤及其變更方式。 

在組織外部共用

如果貴組織可讓您與組織外部人員共享專案,在選取 [共用] Fluent 2 共享圖示小型后,有兩種方式可以執行此 動作。 檢閱下列選項或 深入瞭解外部共用。 

邀請 

將電子郵件新增至 [ 新增名稱、群組或電子郵件 ] 區域,然後選取 [ 繼續]。 

複製連結 

  1. 開啟 [ Fluent 2 設定圖示小型連結] 設定

  2. 選取 您選擇的 [人員 ] 或 [ 任何人]

  3. 取 [複製連結]

  4. 將連結貼到組織外部人員可以使用的地方,例如在Teams訊息或電子郵件中。

如果您選取 [您選擇的人員],請先將電子郵件新增至 [ 新增名稱、群組或電子郵件 ] 區域,然後再複製連結。  

附註: 如果在共用設定中已選取貴組織中的人員,您就無法與組織外部人員共用。 

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