Access 桌面数据库中的基本任务

本文内容

• 选择模板

• 从头开始创建数据库

• 添加表

• 复制并粘贴数据

• 导入或链接到数据

• 使用表分析器组织数据

• 后续步骤

选择模板

访问模板具有随时可用的内置表、查询、窗体和报表。 启动 Access 时，首先会注意到模板的选择，可以在线搜索更多模板。

1. 在“访问”中，单击“ 文件 > 新建”。

2. 选择桌面数据库模板，并在“ 文件名”下输入数据库的名称。 (如果没有看到适合你的模板，请使用 “搜索联机模板 ”框。)

3. 可以使用 Access 在“ 文件名 ”框下方显示的默认位置，或单击文件夹图标选取一个。

4. 单击“创建”。

根据模板，可能需要执行以下任一操作才能开始：

• 如果 Access 显示包含空用户列表的 “登录 ”对话框：

  1. 单击“ 新建用户”。

  2. 填写“ 用户详细信息” 窗体。

  3. 单击“保存并关闭”。

  4. 选择刚输入的用户名，然后单击“ 登录名”。

• 如果 Access 在消息栏中显示 安全警告 消息，并且你信任模板的源，请单击“ 启用内容”。 如果数据库需要登录名，请再次登录。

有关详细信息，请参阅 从模板创建 Access 桌面数据库。

从头开始创建数据库

如果这些模板都不符合你的需求，则可以从空白桌面数据库开始。

1. 在 Access 中，单击“ 新建 > 空白桌面数据库”。

2. 在“文件名”框中键入数据库 的名称 。

3. 可以使用 Access 在“ 文件名 ”框下方显示的默认位置，或单击文件夹图标选取一个。

4. 单击“创建”。

添加表格

在数据库中，信息存储在多个相关表中。 若要创建表，请：

1. 首次打开数据库时，会在数据表视图中看到一个空白表，可在其中添加数据。 若要添加另一个表，请单击“ 创建 > 表”。 可以开始在单元格) (空字段中输入数据，也可以粘贴其他源（如 Excel 工作簿）中的数据。

2. 若要将列重命名 (字段) ，请双击列标题，然后键入新名称。

   提示: 有意义的名称有助于了解每个字段包含的内容，而无需查看其内容。

3. 单击“文件”>“保存”。

• 若要添加更多字段，请在 “单击以添加” 列中键入。

• 若要移动列，请单击列标题将其选中，然后将其拖动到所需位置。 还可以选择连续列，并将其全部拖动到新位置。

有关详细信息，请参阅表简介。

复制并粘贴数据

可以将其他程序（如 Excel 或 Word）中的数据复制并粘贴到 Access 表中。 如果数据被分成列，则此方法效果最佳。 如果数据位于字处理程序（如 Word）中，请使用标记分隔列，或在复制前转换为表格式。

1. 如果需要编辑数据（例如将全名分隔为名字和姓氏），请先在源程序中执行此操作。

2. 打开源并复制 (Ctrl + C) 数据。

3. 打开要在数据表视图中添加数据的 Access 表，并将其粘贴 (Ctrl + V) 。

4. 双击每个列标题并键入有意义的名称。

5. 单击“ 文件 ”> “保存” 并为新表指定名称。

   注意: Access 基于粘贴到每列第一行的信息设置每个字段的数据类型，因此请确保以下行中的信息与第一行相匹配。

导入或链接到数据

可以从其他源导入数据，也可以从 Access 链接到数据，而无需从存储位置移动信息。 如果有多个用户正在更新数据，并且希望确保看到最新版本，或者想要节省存储空间，则链接是一个不错的选择。 可以选择是链接到还是导入大多数格式的数据。 有关详细信息，请参阅 导入或链接到另一个 Access 数据库中的数据 。

此过程根据数据源略有不同，但以下说明将帮助你入门：

1. 在“ 外部数据 ”选项卡上的“ 导入 & 链接 ”组中，单击“ 新建数据源 ”，然后选择将从列出的子菜单选项导入或链接到的数据格式。

   注意: 如果仍然找不到正确的格式，可能需要先将数据导出为 Access 支持 (的文件格式，例如 带分隔符的文本文件 ) 。

2. 按照“ 获取外部数据 ”对话框中的说明进行操作。

链接时，某些格式以只读形式提供。 下面是可从中导入数据或链接的外部源：

有关详细信息，请参阅 导入或链接到另一个 Access 数据库中的数据。

使用表分析器组织数据

可以使用表分析器向导快速识别冗余数据。 然后，该向导提供了一种将数据组织到单独的表中的简单方法。 Access 将原始表保留为备份。

1. 打开包含要分析的表的 Access 数据库。

2. 单击“ 数据库工具” > “分析表”。

   向导的前两页包含一个包含示例的简短教程。 如果看到标记为 “显示介绍页？”的复选框，请选中该框，然后单击“ 后退 ”两次以查看简介。 如果不想再次看到介绍页，请取消选中 “显示介绍页？”

有关详细信息，请参阅 使用表分析器规范化数据。

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后续步骤

设计过程的其余部分因你想要执行的操作而异，但你可能想要考虑创建查询、窗体、报表和宏。 这些文章可以帮助：

• 表简介

• 查询简介

• 创建 Access 窗体

• Access 中的报表简介

• 通过备份和还原过程保护数据

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