本文介绍启动 Access 和创建数据库的基本过程，该数据库将在台式计算机上使用，而不是通过 Web 使用。 本文介绍如何使用模板创建桌面数据库，以及如何通过创建自己的表、窗体、报表和其他数据库对象从头开始生成数据库。 本文还介绍了一些可用于将现有数据引入新数据库的技术。
本文内容
概述
首次启动 Access 时，或者在未关闭 Access 的情况下关闭数据库时，将显示 Microsoft Office Backstage 视图。
Backstage 视图是一个起点，可从中创建新数据库、打开现有数据库、查看 Office.com 中的特色内容（可以使用 Access 对 数据库文件或数据库 外部 执行的任何操作，而不是 在 数据库中执行任何操作）。
创建数据库
打开 Access 时，Backstage 视图将显示“ 新建 ”选项卡。 “ 新建 ”选项卡提供了几种创建新数据库的方法：
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空白数据库 如果需要，可以从头开始。 如果你有非常具体的设计要求或需要容纳或合并的现有数据，这是一个不错的选择。
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随 Access 一起安装的模板 如果要启动新项目，并希望先行先试，请考虑使用模板。 默认情况下，Access 附带多个模板。
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来自 Office.com 的模板 除了 Access 附带的模板外，还可以在 Office.com 上找到更多模板。 你甚至不必打开浏览器，可以在“ 新建 ”选项卡中使用模板。
添加到数据库
处理数据库后，可以添加字段、表或应用程序部件。
应用程序部件是一项功能，可让你将多个相关的数据库对象一起使用，就像它们是一个数据库对象一样。 例如，应用程序部件可能包含一个表和一个基于该表的窗体。 可以使用应用程序部件同时添加表和窗体。
还可以创建查询、窗体、报表、宏 - 你习惯使用的所有数据库对象。
使用模板创建数据库
Access 附带了各种模板，可以按原样使用或作为起点。 模板是一个随时可用的数据库，其中包含执行特定任务所需的所有表、查询、表单、宏和报表。 例如，有一些模板可用于跟踪问题、管理联系人或保留支出记录。 某些模板包含一些示例记录，以帮助演示其用法。
如果其中一个模板适合你的需求，则使用它通常是启动数据库最快的方法。 但是，如果另一个程序中有要导入到 Access 中的数据，则最好是不使用模板创建数据库。 模板已定义数据结构，可能需要大量工作才能使现有数据适应模板的结构。
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如果数据库已打开，请在“ 文件 ”选项卡上单击“ 关闭”。 Backstage 视图显示“ 新建 ”选项卡。
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“新建”选项卡中提供了多组模板，其中一些模板内置于 Access 中。 可以从 Office.com 下载其他模板。 有关详细信息，请参阅本文的下一部分。
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选择要使用的模板。
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Access 在“文件名”框中为数据库建议一个 文件名 ， 如果需要，可以更改文件名。 若要将数据库保存在文件名框下方显示的文件夹不同的文件夹中，请单击“
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单击“创建”。
Access 从所选模板创建数据库，然后打开该数据库。 对于许多模板，将显示一个窗体，你可以在其中开始输入数据。 如果模板包含示例数据，则可以通过单击记录选择器 (记录) 左侧的阴影框或条形图来删除每个记录，然后执行以下操作：
在“开始”选项卡上的“记录”组中，单击“删除”。
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若要开始输入数据，请单击窗体上的第一个空单元格并开始键入。 使用 导航窗格 浏览你可能要使用的其他窗体或报表。 某些模板包括一个导航窗体，可用于在不同的数据库对象之间移动。
有关使用模板的详细信息，请参阅 使用模板创建 Access 桌面数据库一文。
在不使用模板的情况下创建数据库
如果对使用模板不感兴趣，可以通过构建自己的表、窗体、报表和其他数据库对象来创建数据库。 在大多数情况下，这涉及以下一项或两项：
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在创建新数据库时，输入、粘贴或导入数据，然后使用“创建”选项卡上的“表”命令创建的新表重复此过程。
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从其他源导入数据并在过程中创建新表。
创建空白数据库
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在“ 文件 ”选项卡上，单击“ 新建”，然后单击“ 空白数据库”。
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在“文件名”框中键入 文件名 。 若要更改默认文件的位置，请单击“ 浏览”以将数据库
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单击“创建”。
Access 使用名为 Table1 的空表创建数据库，然后在数据表视图中打开 Table1。 光标位于 “单击添加” 列中的第一个空单元格中。
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开始键入以添加数据，或者可以粘贴其他源中的数据，如 将数据从另一个源复制到 Access 表中部分所述。
在数据表视图中输入数据与在 Excel 工作表中工作非常相似。 输入数据时会创建表结构。 向数据表添加新列时，表中将定义一个新字段。 Access 根据输入的数据自动设置每个字段的数据类型。
如果此时不想在 Table1 中输入数据，请单击“ 关闭 
提示: Access 在 [安装驱动器]：\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access\的文件夹中查找名为 Blank.accdb 的文件。 如果存在， 则 Blank.accdb 是所有新空白数据库的模板。 它包含的任何内容都由所有新的空白数据库继承。 这是分发默认内容（例如部件号或公司免责声明和策略）的好方法。
重要: 如果关闭 Table1 而不至少保存一次，则 Access 会删除整个表，即使已输入数据也是如此。
添加表格
可以使用“创建”选项卡上的“表”组中的命令将新表添加到现有数据库。
从数据表视图开始创建表 在数据表视图中，可以立即输入数据，让 Access 在后台生成表结构。 字段名称 (Field1、Field2 等) 进行数字分配，Access 会根据输入的数据自动设置每个字段的数据类型。
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在“创建”选项卡上的“表”组中，单击“表”。
Access 创建表并选择 “单击添加” 列中的第一个空单元格。
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在“ 表字段 ”选项卡上的“ 添加 & 删除 ”组中，单击要添加的字段类型。 如果看不到所需的类型，请单击“ 更多字段 ”
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Access 显示常用字段类型的列表。 单击所需的字段类型，Access 会将新字段添加到插入点处的数据表。
可以通过拖动字段来移动字段。 在数据表中拖动字段时，将显示一个垂直插入条，将放置该字段。
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若要添加数据，请开始键入第一个空单元格，或粘贴来自另一个源的数据，如 将数据从另一个源复制到 Access 表中一节中所述。
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若要将列重命名 (字段) ，请双击列标题，然后键入新名称。
应为每个字段指定一个有意义的名称，以便在“ 字段列表 ”窗格中看到它时，可以判断它包含的内容。
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若要移动列，请单击其标题以选择该列，然后将该列拖动到所需位置。 还可以选择多个连续列，然后将其一次性拖动到新位置。 若要选择多个连续列，请单击第一列的列标题，然后在按住 Shift 的同时单击最后一列的列标题。
从“设计”视图开始创建表 在“设计”视图中，首先创建表结构。 然后切换到“数据表”视图以输入数据，或使用其他方法（例如粘贴或导入）输入数据。
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在“创建”选项卡上的“表”组中，单击“表设计”。
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对于表中的每个字段，请在“ 字段名称” 列中键入名称，然后从“ 数据类型 ”列表中选择数据类型。
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如果需要，可以在“说明”列中键入每个字段 的说明 。 然后，当光标位于数据表视图中的该字段中时，该说明将显示在状态栏上。 该说明还用作通过从“ 字段列表 ”窗格中拖动字段创建的窗体或报表中的任何控件的状态栏文本，以及使用“窗体向导”或“报表向导”时为该字段创建的任何控件的状态栏文本。
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添加所有字段后，保存表：
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在“文件”选项卡上，单击“保存”。
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可以通过切换到数据表视图并单击第一个空单元格，随时开始在表中键入数据。 还可以粘贴另一个源中的数据，如 将数据从另一个源复制到 Access 表中一节中所述。
在设计视图中设置字段属性 无论如何创建表，都最好检查和设置字段属性。 虽然某些属性在数据表视图中可用，但某些属性只能在设计视图中设置。 若要切换到“设计”视图，请右键单击导航窗格中的表，然后单击“ 设计视图”。 若要查看字段的属性，请单击设计网格中的字段。 这些属性显示在设计网格下方的 “字段属性”下。
若要查看每个字段属性的说明，请单击属性并阅读字段 属性下属性列表旁边的框中的说明。 可以通过单击“帮助”按钮获取更详细的信息。
下表描述了一些通常调整的字段属性。
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属性 |
说明 |
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字段大小 |
对于“文本”字段，此属性设置字段中可存储的最大字符数。 最大值为 255。 对于“数字字段”，此属性设置将存储 (长整型、双精度型等) 的数字类型。 为了获得最有效的数据存储，建议分配你认为数据所需的最小空间量。 如果需要更改，可以稍后向上调整值。 |
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格式 |
此属性设置数据的显示方式。 它不会影响存储在字段中的实际数据。 可以选择预定义的格式或输入自定义格式。 |
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输入掩码 |
使用此属性可指定将在此字段中输入的所有数据的模式。 这有助于确保正确输入所有数据，并且包含所需的字符数。 有关生成输入掩码的帮助，请单击属性框右侧的“ |
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默认值 |
使用此属性可以指定每次添加新记录时都会在此字段中显示的默认值。 例如，如果有一个“日期/时间”字段，始终希望记录记录的添加日期，则可以输入“日期 () ” (不带引号) 作为默认值。 |
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必需 |
此属性设置此字段中是否需要值。 如果将此属性设置为 “是”，除非为此字段输入了值，否则 Access 不允许添加新记录。 |
将数据从另一个源复制到 Access 表中
如果数据当前存储在另一个程序（如 Excel）中，则可以将其复制并粘贴到 Access 表中。 通常，如果数据已按列分隔（就像在 Excel 工作表中一样），则此方法效果最佳。 如果数据位于字处理程序中，最好使用制表符分隔数据列，或在复制数据之前将数据转换为字处理程序中的表。 如果你的数据需要任何编辑或操作 (例如，将全名分隔为名字和姓氏) ，你可能希望在复制数据之前执行此操作，尤其是在不熟悉 Access 的情况下。
将数据粘贴到空表中时，Access 会根据其中找到的数据类型来设置每个字段的数据类型。 例如，如果粘贴的字段只包含日期值，Access 会将日期/时间数据类型应用于该字段。 如果粘贴的字段仅包含单词“yes”和“no”，Access 会将“是/否”数据类型应用于该字段。
Access 根据在粘贴数据的第一行中找到的内容来命名字段。 如果粘贴数据的第一行的类型与后面的行相似，Access 将确定第一行是数据的一部分，并将字段的通用名称 (F1、F2 等 ) 。 如果粘贴数据的第一行与后面的行不同，Access 将确定第一行由字段名称组成。 Access 相应地对字段命名，并且不包括数据中的第一行。
如果 Access 分配泛型字段名称，应尽快重命名字段以避免混淆。 使用以下过程：
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按 Ctrl+S 保存表。
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在“数据表”视图中，双击每个列标题，然后为每个列键入描述性字段名称。
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再次保存表。
注意: 还可以通过切换到“设计”视图并编辑该视图中的字段名称来重命名字段。 若要切换到“设计”视图，请右键单击导航窗格中的表，然后单击“ 设计视图”。 若要切换回数据表视图，请双击导航窗格中的表。
从其他源导入、追加或链接到数据
你可能具有存储在另一个程序中的数据，并且想要将该数据导入新表或将其追加到 Access 中的现有表。 或者，你可能会与将他们的数据保存在其他程序中的人员合作，并且你希望通过链接到它来在 Access 中使用它。 无论采用哪种方式，Access 都可以轻松地处理来自其他源的数据。 可以从 Excel 工作表、另一个 Access 数据库中的表、SharePoint 列表或各种其他源导入数据。 使用的过程略有不同，具体取决于源，但以下过程将帮助你入门。
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在 Access 的“ 外部数据 ”选项卡上的“ 导入 & 链接 ”组中，选择“ 新建数据源”，然后选择要导入的文件类型的命令。
例如，如果要从 Excel 工作表导入数据，请单击“ 新建数据源 > 从文件 > Excel”。
注意: 如果在 “导入 & 链接 ”组中找不到正确的格式类型，则可能必须启动最初创建数据的程序，然后使用该程序以通用文件格式 (（如 带分隔符的文本文件 ) ）保存数据，然后才能将数据导入 Access。
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在“ 获取外部数据 ”对话框中，单击“ 浏览 ”查找源数据文件，或在“ 文件名 ”框中键入源数据文件的完整路径。
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单击要 (所有程序允许导入的选项，有些程序允许追加或链接) “ 指定将数据存储在当前数据库中的方式和位置”。 可以创建一个新表，该表使用导入的数据或使用某些程序 () 可以将数据追加到现有表，或者创建一个链接表来维护源程序中数据的链接。
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如果向导启动，请按照向导后续几页上的说明进行操作。 在该向导的最后一页上，单击“完成”。
如果从 Access 数据库导入对象或链接表，将显示“ 导入对象 或 链接表 ”对话框。 选择所需的项，然后单击“ 确定”。
具体过程取决于是选择导入、追加还是链接数据。
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Access 会提示你是否要保存刚刚完成的导入操作的详细信息。 如果认为将来会再次执行相同的导入操作，请单击“ 保存导入步骤”，然后输入详细信息。 然后，可以通过单击“外部数据”选项卡上“导入 & 链接”组中的“已保存的导入
如果选择导入表，Access 会将数据导入到新表中，然后在导航窗格中的 “表 ”组下显示该表。 如果选择将数据追加到现有表，则会将数据添加到该表。 如果选择链接到数据，Access 会在导航窗格中的 “表 ”组下创建链接表。
添加应用程序部件
可以使用应用程序部件向现有数据库添加功能。 应用程序部件可以像单个表一样简单，也可以包含多个相关对象，例如表和绑定窗体。
例如，“注释”应用程序部件由具有“自动编号 ID”字段、日期字段和备注字段的表组成。 可以将其添加到任何数据库，并按原样使用，或者只需最少的自定义即可使用。
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打开要向其添加应用程序部件的数据库。
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单击“创建”选项卡。
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在 “模板” 组中，单击“ 应用程序部件”。 此时会打开可用部件的列表。
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单击要添加的应用程序部件。
打开现有的 Access 数据库
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在“文件”选项卡上，单击“打开”。
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在“ 打开 ”对话框中，浏览到要打开的数据库。
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执行下列操作之一：
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双击数据库，以在 “访问选项 ”对话框中指定的默认模式或由管理策略设置的模式中打开数据库。
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单击“ 打开 ”打开数据库，以便在多用户环境中进行共享访问，以便你和其他用户可以读取和写入数据库。
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单击“ 打开 ”按钮旁边的箭头，然后单击“ 打开只读 ”以打开数据库进行只读访问，以便可以查看但不对其进行编辑。 其他用户仍然可以读取和写入数据库。
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单击“ 打开 ”按钮旁边的箭头，然后单击“ 打开独占 ”，使用独占访问权限打开数据库。 当数据库以独占访问权限打开时，尝试打开该数据库的任何其他人都会收到“文件已在使用”消息。
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单击“ 打开 ”按钮旁边的箭头，然后单击“ 打开独占只读 ”以打开数据库进行只读访问。 其他用户仍可打开数据库，但仅限于只读模式。
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注意: 可以直接打开外部文件格式（如 dBASE、Microsoft Exchange 或 Excel）的数据文件。 还可以直接打开任何 ODBC 数据源 ，例如 Microsoft SQL Server。 Access 会自动在数据文件所在的同一文件夹中创建新的 Access 数据库，并将链接添加到外部数据库中的每个表。
提示
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若要打开最近打开的数据库之一，请在“ 文件 ”选项卡上，单击“ 最近”，然后单击该数据库的文件名。 Access 使用与上次打开数据库时相同的选项设置打开数据库。 如果未显示最近使用的文件的列表，请在“ 文件 ”选项卡上单击“ 选项”。 在“ 访问选项 ”对话框中，单击“ 客户端设置”。 在 “显示”下，输入在“最近使用的文档”列表中显示的文档数，最多为 50 个。
还可以在 Backstage 视图的导航栏中显示最近的数据库，以便两次单击访问：1) “文件 ”选项卡，2) 要打开的最近数据库。 在“最近”选项卡底部附近，选择“快速访问此数目的最近数据库检查”框，然后调整要显示的数据库数。
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如果通过单击“文件”选项卡上的“打开”命令打开数据库，则可以通过单击“打开”对话框中的“我最近使用的文档”来查看以前打开的数据库的快捷方式列表。
