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打开表或查看查询结果时, Access 在数据表视图中显示表或查询结果。 数据表视图中显示的表数据或查询结果通常称为数据表。 可以自定义数据表的外观,以显示要用作简单报表的特定数据。

您要做什么?

了解数据表

数据表是表中包含的数据的可视表示形式,或查询返回的结果。 它以表格 (行和列) 格式显示表、窗体或查询结果中每个记录的字段,如下所示。

数据表视图中的“雇员”表

默认情况下,表和查询在数据表视图中打开。 在导航窗格中,右键单击表或查询,然后单击快捷菜单上的“ 打开 ”,以将表或查询作为数据表打开。

将特定格式应用于行和列或添加“总计”行时,数据表也可以用作简单报表。

通过修改和移动列或行来组织数据

可以组织数据,使数据表更易于查看或在特定时间仅显示所需的数据。 本部分介绍了实现此目的的几种方法。

调整列或行的大小

有时,并非数据表中的所有列都适合你的屏幕或打印输出,或者单个列可能占用的空间可能超出其内容所需的空间。 此外,你可能希望更改行的高度,以便不适合列的文本可以继续在新行上。

在数据表视图中打开表、查询或窗体后,可以手动调整各个列的大小,也可以自动调整列的大小以适应其内容。

手动调整列的大小

  1. 将指针置于要调整大小的列的边缘。

  2. 当指针变为双向箭头时,拖动列的边缘,直到其大小为所需大小。

    调整数据表中的列大小

自动调整列的大小

  1. 若要调整列的大小以使其内容最合适,请将指针放在要调整其大小的列的边缘。

  2. 当指针变为双向箭头时,双击列的边缘。

    调整列的大小以最佳适应其文本

调整多个列的大小

  • 若要同时调整多个列的大小,请按住 Shift 键,选择多个相邻列,然后调整所选列的大小。 还可以选择整个数据表并调整所有列的大小。

调整行的大小

  • 若要重设行大小,请将指针置于数据表中的任何两个记录选择器之间,并拖动到行的大小为所需大小。

不能单独调整每一行的大小 - 调整行的大小时,将调整所有行的大小。

调整数据表中的行大小

将行大小调整为默认高度

  1. 若要将行大小调整为默认高度,请右键单击记录选择器,然后单击快捷菜单上的“ 行高度 ”。

    右键单击记录选择器

    在快捷菜单上单击“行高”

  2. 在“行高度”对话框中,选择“标准高度检查”框,然后单击“确定”。

注意: 无法通过单击快速访问工具栏上的“ 撤消 ”按钮来撤消对列宽或行高度的更改。 若要撤消更改,请关闭数据表,然后在系统提示保存对数据表布局所做的更改时单击“ ”。 单击“ ”还会撤消所做的任何其他布局更改。

移动列

通过将列拖动到数据表中的不同位置,可以快速更改数据表中列的顺序。 例如,可以执行此操作以确保特定列始终保留在视图中。

  • 单击列标题以选择一列,或按住 Shift 键选择多个相邻列,然后将该列拖动到新位置。

    将“名字”列移到最左侧

重命名列

有时,你可能想要重命名列,以便更好地描述它包含的数据。 例如,如果包含电子邮件地址的列名为 EMAdd,则可能需要通过将列标题更改为“电子邮件地址”来使其更易于理解。 为此,请右键单击列的标题,在快捷菜单上单击“ 重命名列 ”,然后键入新名称。 例如,键入 “电子邮件地址”。

重命名列

显示或隐藏栏

如果只想显示或打印数据表的某些列,可以隐藏不希望显示的列。 例如,如果使用的是联系人信息数据库,则可能只想查看每个联系人的完整姓名和电子邮件地址。 可以通过隐藏所有其他列来创建此视图。

隐藏列

  1. 单击要隐藏的列的标题。

    若要选择相邻的列,请按住 Shift 并单击其他列标题。

    注意: 不能选择非相邻列。 选择任何其他列并单独隐藏这些列。

  2. 右键单击列标题,然后单击快捷菜单上的“ 隐藏字段 ”。

显示列

  1. 右键单击任意列标题,然后单击快捷菜单上的“ 取消隐藏字段 ”。

  2. 在“取消隐藏列”对话框中,选择要显示的每个列旁边的检查框,然后单击“关闭”。

更改网格线样式和背景色

使用数据表时,可以通过更改格式(如网格线样式或背景色)或为交替行创建不同的颜色来增强数据的外观。

设置网格线样式

  1. 在“ 开始 ”选项卡上的“ 文本格式” 组中,单击“ 网格线 ”按钮旁边的箭头。

  2. 单击所需的网格线样式。

设置背景色

  1. 在“ 开始 ”选项卡上的“ 文本格式” 组中,单击“ 背景色 ”按钮旁边的箭头。

  2. 单击所需的背景色。

更改交替行的背景色

可以在数据表中设置交替行的背景色,而不考虑默认背景色。 通过设置交替背景色,可以更轻松地区分相邻行。

  1. 在“ 开始 ”选项卡上的“ 文本格式” 组中,单击“ 备用行颜色 ”按钮旁边的箭头。

  2. 单击要应用的背景色。

更改文本格式

在数据表视图中打开表、查询或窗体后,可以更改文本的外观,包括格式设置。 请注意,所做的更改将应用于整个数据表。 如果希望在下次打开数据表时自动显示所做的更改,请记得在关闭数据表时单击“ ”,系统会提示保存对布局所做的更改。

使用“开始”选项卡上的“文本格式”组中的附加命令对数据表中的字体特征进行更改。

  1. 单击数据表中的任意单元格。

  2. 在“ 开始 ”选项卡上的“ 文本格式” 组中,执行以下一项或多项操作:

    • 若要更改字体,请在“ 字体”框中键入 或单击字体。

    • 若要更改字号,请在“字号”框中键入或单击字

    • 若要更改字体样式,请单击“ 粗体”、“ 斜体”或“ 下划线 ”按钮 (或三个) 的任意组合。

    • 若要更改字体颜色,请单击“ 字体颜色 ”按钮旁边的箭头,然后从调色板中选择一种颜色。

通过添加“汇总”行来汇总数据

通过向数据表添加“总计”行,可以快速查看列的计算总计。 除了对数据列求和外,还可以使用 Total 行执行其他计算,例如查找平均值、计算列中的项数以及查找数据列中的最小值或最大值。

若要显示“总计”行,请执行以下操作:

  1. 在“开始”选项卡上的“记录”组中,单击“合计”。

    数据表底部会显示一个新行,第一列中有 “总计 ”一词。

  2. 单击与包含单词 “Total”的单元格位于同一行中的任何单元格。

  3. 单击出现的箭头,然后单击要在该单元格中显示的计算类型。

    可用的函数或计算类型的列表取决于列的 数据类型 。 例如,如果列包含货币值,则会看到应用于货币计算的函数列表,例如 “最小值”“最大值”。

    具有函数选项的数据表中的汇总行

有关使用汇总行功能的详细信息,请参阅 使用汇总行在数据表中显示列总计一文。

应用排序和筛选

还有一些其他快速更改可以使数据表更易于查看或打印。 例如,在下图中,公司名称按字母顺序排序。

包含按字母顺序排序的列的数据表

  • 若要应用排序,请右键单击列 (或单击列标题) 中的箭头,然后单击所需的排序选项。

  • 若要应用筛选器,请单击列标题中的箭头,然后选择要显示的值的检查框。 或者,可以单击“ 文本筛选器” 或“ 数字筛选器” 以创建更详细的筛选器。

保存布局更改

更改数据表的布局和外观后,如果要在下次打开数据表时保留更改,则需要保存更改。 更改数据表布局后关闭数据表时,系统会提示保存这些更改。 如果单击“ ”,则会在下次打开数据表时保存并应用更改。 如果单击“ ”,将放弃所做的更改,此时会打开数据表,并显示默认布局设置 (或下次打开时) 上次保存的设置。

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