白板为团队提供了一个共同思考、尝试不同想法和制定最佳计划的空间。 Whiteboard 已完全集成到 Microsoft 团队中,这使得在 Teams 会议之前、期间和之后可以轻松规划项目。
请查看下一次规划会话中充分利用 Whiteboard 的这些提示。
提前准备白板
以下是在会议前准备好白板的一些建议:
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从板选取器屏幕创建新的白板。
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在“创建”面板中,选择“ 模板 > 项目规划。
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选择最符合需求的模板。 例如,选择“每日站立”模板来跟踪工作负荷和日常任务。 或者,如果需要定义团队的长期目标,请选择“项目启动”。
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根据需要自定义模板。 例如,可以添加其他备注、更改颜色或添加突出显示箭头。
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将图像或相关文档 作为 PDF 上传。
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若要了解详细信息,请参阅 Whiteboard 功能
开发板准备就绪后,可以向团队发送链接。
控制会议
会议开始后,请按照以下步骤 共享董事会:
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选择会议共享托盘中的 “共享 ”图标。
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在“白板”部分中,选择“Microsoft Whiteboard”。
将打开开发板选取器视图。 可以从列表中选择已准备的板,或启动新板。
下面是领导会议时可以使用的一些其他 Whiteboard 功能:
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使用激光指针工具引导团队的注意力。
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使用荧光笔工具或箭头形状标出关键概念。
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添加新的便笺以跟踪讨论。
让团队保持参与
提醒团队,他们可以使用以下工具进行实时协作:
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添加便笺以跟踪新想法。
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使用便笺反应(如复选标记或笑脸)对想法进行投票。
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使用墨迹书写工具在板上绘制或手写笔记。
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上传图像,包括必应的库存图像。
通过协作游标,可以轻松跟踪哪些与会者正在进行哪些更改。
将计划付诸实施
下面是一些有关在会后跟进的建议,让团队随时了解情况:
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向与会者发送消息,其中包含结果和后续操作。 还可以包含指向白板的链接。
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提醒与会者,他们可以在开发板选取器中找到白板。
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向错过会议的任何人发送已完成白板的快照。 从“设置”菜单中选择“导出图像”。
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若要了解详细信息,请参阅会议后继续在白板上工作。
运行常规规划会话
如果要设置定期规划会议,请执行以下操作:
在 Teams 中创建规划频道并添加白板
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导航到 Teams 中的团队,选择 . . . 菜单并添加频道。 其名称应为你规划的时间段(例如,“第一季度”)。
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在同一频道中,选择顶部的 + 按钮,搜索 Whiteboard,然后选择 保存。
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白板已附加到频道,可以开始规划。
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在 Teams 中提及频道和板块,从而确保团队了解。
完成规划流程
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使用项目规划模板布局板的结构,或创建自己的板。
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在板块的清晰位置编写说明,以便团队成员了解使用方式。
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一些说明可能包括指定某些颜色以指示某些功能属于哪些区域,或哪些回应表示功能验收等。
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指示团队成员在颜色编码便笺上将待办列表项填充到板块。
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在与规划相关的会议期间,使用板块围绕待办列表项移动项目,并促进相关对话。
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设置计划后,将其迁移到项目管理系统。