在 Microsoft 365 中,您可以录制问候语、编辑呼叫应答规则、设置 Outlook Voice Access、编辑短信和电子邮件通知设置,以及使用Outlook 网页版 打开语音邮件预览。
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若要访问新邮件中的语音邮件设置,Outlook 网页版 "设置" >"常规"或"语音邮件> Outlook>设置。
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若要在经典电子邮件中访问语音邮件Outlook 网页版 ,请选择"设置" >"常规>">"。
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若要访问电脑Outlook 中的语音邮件设置,请选择"文件>管理语音邮件"。
注意:
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从 2020 年 1 月开始,Microsoft 365 中不再支持语音邮件。
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如果语音邮件选项灰显,则你正在使用具有 Skype for Business PSTN 的语音邮件服务。 语音邮件选项在 Outlook 中不可用。
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在“语音邮件”下选择“问候语”。
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选择要录制的问候语的类型。
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选择“拨打我的号码以播放或录制所选问候语”。
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输入你的电话号码,然后选择“拨号”。
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请按照录制消息中的说明来录制问候语。
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完成录制后,单击“保存”。
注意:如果选择了让呼叫者知道你将离开很长时间的问候语,将忽略以前录制的呼叫应答规则,并且仅播放此选项录制的问候语。
使用电话应答规则来确定当呼叫方进入语音邮件时会发生什么情况。 例如,如果你打开了自动答复,则可设置规则,将呼叫方转接到其他号码。 如果你有多个规则,则可指定应用它们的顺序。
如果未创建电话应答规则,则在联系不到您时,传入的呼叫者将被直接发送到您的语音邮件。
如果创建了呼叫应答规则但未指定操作,则呼叫者将听到以下提示:"你已到达呼叫者姓名<邮箱>。 请稍后回电。 ",通话将结束。
创建规则
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在“语音邮件”下选择“电话应答规则”。
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单击“新建”按钮。
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键入规则的名称。
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在“如果呼叫方进入我的语音邮件”中选择一个选项。
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如果要向规则添加其他条件,请选择“添加条件”。 你可以向一个规则添加多个条件,但请谨慎执行此操作,以便规则不会变得过于复杂。
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在“为呼叫方提供这些选项”中选择一个选项。 某些选项会提示你输入其他信息,如备用电话号码或文本,以供呼叫方读取。
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如果要向规则添加其他选项,请选择“添加选项”。
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选择“确定”。
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使用“电话应答规则”页上的复选框打开或关闭该规则。
编辑规则
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在“语音邮件”下选择“电话应答规则”。
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选择要编辑的规则,然后单击“编辑”按钮。
删除规则
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在“语音邮件”下选择“电话应答规则”。
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选择要删除的规则,然后单击“删除”按钮。
更改规则的应用顺序
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在“语音邮件”下选择“电话应答规则”。
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规则应按应用的顺序列出,因此按该顺序选择想要上移或下移的规则,然后单击箭头。
有了通知,当你错过电话或收到语音邮件消息时就会收到提醒。 你可以决定你希望何时以何种方式收到提醒。 例如,可在错过电话时收到一封电子邮件,也可在某个留下语音邮件时收到短信。 默认情况下,每次错过电话时都会收到一封电子邮件,且关闭短信通知。
设置短信通知
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在“语音邮件”下选择“通知”。
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单击“设置短信”。
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选择你手机进行注册的国家/地区。
注意: 短信通知功能仅在特定地区受支持,且仅适用于特定的移动服务提供商。 如果未列出你的移动服务提供商,则你将无法设置短信通知。
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选择你的移动服务提供商,然后单击“下一步”。
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输入你的电话号码并单击“下一步”。
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你将收到一条附有密码的短信。 在“短信设置”屏幕上输入该密码,然后单击“完成”。
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选择何时收到短信通知,然后单击“保存”。
编辑短信通知设置
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在“语音邮件”下选择“通知”。
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单击“编辑短信设置”。
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选择一个短信选项,然后单击“保存”。
通过 Outlook Voice Access,你可以使用手机访问语音邮件、电子邮件、日历和联系人。 为 Outlook Voice Access 设置的选项包括访问新消息的顺序和对其进行拨号的文件夹(如收件箱)。
Outlook Voice Access 的电话号码是多少? 管理员为你设置语音邮件时,会为你提供电话号码和 PIN。 联系管理员以获得帮助。
通过在电话上播放,你可以使用指定的电话号码在电话上播放语音邮件。
默认情况下,电话号码是你组织分配给你的号码,但也可以是手机号码或电子邮件地址。 在这种情况下,语音邮件将通过电子邮件收件箱进行播放。
设置语音邮件的号码
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在“语音邮件”下选择“在手机上播放”。
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键入要用于语音邮件的电话号码或电子邮件地址。
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单击“保存”。
PIN 可用于通过 Outlook Voice Access 访问邮箱和日历信息。 在重置 PIN 时,将向你的电子邮件收件箱发送一个临时的 PIN。 此临时 PIN 将在下次致电 Outlook Voice Access 时使用。 此时,系统会提示你创建一个永久的 PIN。
重置 Voice Access PIN
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在“语音邮件”下选择“重置 PIN”。
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单击“重置我的语音邮件 PIN”。
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单击“确定”确认重置。
语音邮件预览可用于预览收到的语音消息文本。 你还可以将文本预览附加在所发送的语音消息中。
打开语音邮件预览
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在“语音邮件”下选择“语音邮件预览”。
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选择或取消选择所需的选项。 默认情况下同时选中两者。
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单击“保存”。