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可以使用信息权限管理 (IRM) 来限制对 Outlook 中电子邮件中内容的权限,就像可以限制对其他 Microsoft Office 文件的权限一样。

重要: 如果在 Surface RT 设备上使用 Office,可以查看受 IRM 保护的邮件,但无法发送。 要查看你使用的 Office 是哪个版本?

信息权限管理 (IRM) 允许你指定对电子邮件的访问权限。 IRM 有助于防止未经授权的人员读取、打印、转发或复制敏感信息。 IRM 还帮助组织强制执行公司策略,以控制和传播机密或专有信息,无论是在组织内部,还是与客户和合作伙伴。

使用 IRM 限制邮件的权限后,无论邮件位于何处,都会强制实施访问和使用限制,因为访问电子邮件的权限保存在邮件文件本身中。

注意: IRM 无法阻止恶意程序或计算机病毒擦除、被盗、损坏或捕获和传输内容。 它也无法阻止对受限内容进行手动复制或重新键入,也无法阻止对受限内容进行数字照片或屏幕捕获。

具有受限权限的邮件将在邮件列表中显示一个锁图标。

首次尝试打开使用受限权限的电子邮件时,会连接到许可服务器。 如果许可服务器验证你的凭据,则会颁发使用许可证,用于定义你对文件的访问权限级别。 对于使用受限权限的每个文件,都需要此过程。 换句话说,如果许可服务器未向你颁发该内容的使用许可证,则无法打开具有受限权限的内容。

IRM 不可用时查看消息

如果必须使用受限权限读取或打开内容,但 Outlook 在所使用的计算机上不可用,则可以使用 Web 浏览器。 如果使用 Outlook 网页版 或 Outlook Web App (OWA) ,则可以在任何浏览器中查看受限消息。

从已发送的邮件中删除 IRM

如果你是邮件的原始发件人,并且想要删除受限权限,请使用以下步骤。

  1. 双击“已发送邮件”文件夹中的加密邮件,将其打开。

  2. 选择“ 文件 > 加密 > 不受限制的访问”。

  3. 选择“保存”。

注意: 

  • 从已发送的邮件中删除受限权限不会更新收件人邮箱中的邮件。 仅“已发送邮件”文件夹中的邮件副本受到影响。

  • 不能从其他人发送给你的邮件中删除 IRM。

IRM 策略在附加到消息时涵盖的文件类型

当以下文件类型附加到 Outlook 中的权限管理消息时,它们会自动进行权限管理。 

注意: 如果将 Outlook 邮件文件 (.msg) 附加到权限管理的邮件 ((例如转发一条消息) 中的多个 Outlook 邮件),则附加的邮件不受权限管理。

Word 文档

文件类型

扩展名

文档

.doc

文档

.docx

启用宏的文档

.docm

模板

.dot

模板

.dotx

启用宏的模板

.dotm

Excel 文档

文件类型

扩展名

工作簿

.xls

工作簿

.xlsx

启用宏的工作簿

.xlsm

模板

.xlt

模板

.xltx

启用宏的模板

.xltm

非 XML 二进制工作簿

.xlsb

启用宏的加载项

.xla

启用宏的加载项

.xlam

PowerPoint 文档

文件类型

扩展名

演示文稿

.ppt

演示文稿

.pptx

启用宏的演示文稿

.pptm

模板

.pot

模板

.potx

启用宏的模板

.potm

放映

.pps

显示

.ppsx

启用宏的播放

.ppsm

Office 主题

.thmx

InfoPath 文件

文件类型

扩展名

动态表单/模板

.xsn

XPS 文档

文件类型

扩展名

XML 纸张规范

.xps

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