可以使用信息权限管理 (IRM) 来限制对 Outlook 中电子邮件中内容的权限,就像可以限制对其他 Microsoft Office 文件的权限一样。
重要: 如果在 Surface RT 设备上使用 Office,可以查看受 IRM 保护的邮件,但无法发送。 要查看你使用的 Office 是哪个版本?
信息权限管理 (IRM) 允许你指定对电子邮件的访问权限。 IRM 有助于防止未经授权的人员读取、打印、转发或复制敏感信息。 IRM 还帮助组织强制执行公司策略,以控制和传播机密或专有信息,无论是在组织内部,还是与客户和合作伙伴。
使用 IRM 限制邮件的权限后,无论邮件位于何处,都会强制实施访问和使用限制,因为访问电子邮件的权限保存在邮件文件本身中。
注意: IRM 无法阻止恶意程序或计算机病毒擦除、被盗、损坏或捕获和传输内容。 它也无法阻止对受限内容进行手动复制或重新键入,也无法阻止对受限内容进行数字照片或屏幕捕获。
首次尝试打开使用受限权限的电子邮件时,会连接到许可服务器。 如果许可服务器验证你的凭据,则会颁发使用许可证,用于定义你对文件的访问权限级别。 对于使用受限权限的每个文件,都需要此过程。 换句话说,如果许可服务器未向你颁发该内容的使用许可证,则无法打开具有受限权限的内容。
IRM 不可用时查看消息
如果必须使用受限权限读取或打开内容,但 Outlook 在所使用的计算机上不可用,则可以使用 Web 浏览器。 如果使用 Outlook 网页版 或 Outlook Web App (OWA) ,则可以在任何浏览器中查看受限消息。
从已发送的邮件中删除 IRM
如果你是邮件的原始发件人,并且想要删除受限权限,请使用以下步骤。
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双击“已发送邮件”文件夹中的加密邮件,将其打开。
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选择“ 文件 > 加密 > 不受限制的访问”。
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选择“保存”。
注意:
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从已发送的邮件中删除受限权限不会更新收件人邮箱中的邮件。 仅“已发送邮件”文件夹中的邮件副本受到影响。
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不能从其他人发送给你的邮件中删除 IRM。
IRM 策略在附加到消息时涵盖的文件类型
当以下文件类型附加到 Outlook 中的权限管理消息时,它们会自动进行权限管理。
注意: 如果将 Outlook 邮件文件 (.msg) 附加到权限管理的邮件 ((例如转发一条消息) 中的多个 Outlook 邮件),则附加的邮件不受权限管理。
Word 文档
文件类型 |
扩展名 |
---|---|
文档 |
.doc |
文档 |
.docx |
启用宏的文档 |
.docm |
模板 |
.dot |
模板 |
.dotx |
启用宏的模板 |
.dotm |
Excel 文档
文件类型 |
扩展名 |
---|---|
工作簿 |
.xls |
工作簿 |
.xlsx |
启用宏的工作簿 |
.xlsm |
模板 |
.xlt |
模板 |
.xltx |
启用宏的模板 |
.xltm |
非 XML 二进制工作簿 |
.xlsb |
启用宏的加载项 |
.xla |
启用宏的加载项 |
.xlam |
PowerPoint 文档
文件类型 |
扩展名 |
---|---|
演示文稿 |
.ppt |
演示文稿 |
.pptx |
启用宏的演示文稿 |
.pptm |
模板 |
.pot |
模板 |
.potx |
启用宏的模板 |
.potm |
放映 |
.pps |
显示 |
.ppsx |
启用宏的播放 |
.ppsm |
Office 主题 |
.thmx |
InfoPath 文件
文件类型 |
扩展名 |
---|---|
动态表单/模板 |
.xsn |
XPS 文档
文件类型 |
扩展名 |
---|---|
XML 纸张规范 |
.xps |