Applies ToMicrosoft 365 专属 Excel Microsoft 365 专属 Word Microsoft 365 专属 PowerPoint Excel 2024 PowerPoint 2024 Excel 2021 Word 2021 PowerPoint 2021 Excel 2019 Word 2019 PowerPoint 2019 Excel 2016 Word 2016 PowerPoint 2016

若要了解数字签名 (也称为数字 ID) 、它们可用于哪些用途以及如何在 Word、Excel 和 PowerPoint 中使用这些签名,请参阅 关于数字签名的一切。 

在 Word 或 Excel 中创建签名行

  1. 在文档或工作表中,将指针置于要创建签名行的位置。

  2. 在“插入”选项卡上,选择“文本”组中的“签名行”。

  3. 在“ 签名设置 ”对话框中,键入要显示在签名行下方的信息:

    “签名设置”对话框

    • 建议的签名者:   签名人的全名。

    • 建议的签名者的标题:    签名人的职务(如果有)。

    • 建议的签名者的电子邮件地址:    签名人的电子邮件地址(如果需要)。

    • 向签名者提供的说明:    为签名者添加说明,例如“在对文档进行签名之前,请验证内容是否正确。

  4. 选择下列一个或两个复选框:

    允许签名者在“签名”对话框中添加注释   ,允许签名者键入签名目的。在签名行中显示签名   日期 文档的签名日期将随签名一起显示。

若要添加其他签名行,请重复这些步骤。

注意: 如果文档未经签名,则会显示“签名”消息栏。 选择“查看签名” 以完成签名过程。 文档需要签名警告

签署 Word 或 Excel 中的签名行

签署签名行时,将添加您的签名的可见形式和一个数字签名。

未签名的签名行

  1. 在文件中,右键单击签名行,然后选择“ 签名”。 如果文件在受保护的视图中打开,请选择“仍然编辑”(如果该文件来自可靠源)。

  2. 执行下列一项或多项操作: 

    • 要添加签名的打印版本,请在“X”旁边的框中键入姓名。

    • 若要添加手写签名,请在 X 旁边的框中使用墨迹书写功能对姓名进行签名。

    • 若要使用书面签名的图像,请选择“选择图像”。 从“ 插入图片 ”对话框中,选择签名图像文件的位置,选择该文件,然后选择“选择”。

      注意: 如果用户使用的是中文(繁体或简体)、朝鲜语或日语版本,将出现“图章签名行”选项。

  3. 选择“签名”。

此时“签名”按钮会显示在文档或工作表的底部。

状态栏中的“签名”按钮

注意: 可以通过双击签名行对签名行进行签名。 在“X”旁边键入您的姓名。 或者,在 “签名窗格”的“ 请求的签名 ”部分中,选择签名旁边的 箭头 。 从菜单中选择“签名”

从 Word 或 Excel 中删除数字签名

  1. 打开包含要删除的可见签名的文档或工作表。

  2. 右键单击签名行,然后选择“删除签名”。

  3. 选择“”。

注意: 此外,还可以通过在签名窗格中选择签名旁边的箭头来删除 签名。 选择“删除签名”。

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关于数字签名的一切

什么是数字签名?

数字签名是电子邮件、宏或电子文档等数字信息上的一种经过加密的电子身份验证戳。 签名用于确认宏或文档来自签名人且未经更改。

签名证书和证书颁发机构

签名证书     若要创建数字签名,您需要具有用于证实身份的签名证书。 当您发送经过数字签名的宏或文档时,证书和公钥也会随之一起发送。 证书由证书颁发机构颁发,与驾驶执照类似,也可以被吊销。 证书的有效期通常为一年,超过此时间后,签名人必须续订或获取新的签名证书才能确认身份。

注意: 您可以在本文中了解有关公钥和私钥的更多信息。

证书颁发机构 (CA)     证书颁发机构是一个类似公证人的实体。 它可以颁发数字证书,对证书进行签名以验证其有效性,以及跟踪已吊销或过期的证书。

提示: 有关获取数字证书的详细信息,请参阅获取数字证书和创建数字签名

数字签名能保证什么?

  • 真实性     确认签名人的身份属实。

  • 完整性     内容在经过数字签名后未被更改或篡改。

  • 不可否认性     向所有相关方证明已签名内容的来源。 “否认性”指签名人否认与签署内容有任何关系的行为。

  • 公证性     在某些情况下,由安全时间戳服务器标记的 Word、Excel 或 PowerPoint 文件中的签名具有公证的有效性。

为了提供以上保证,内容创建者必须使用满足下列条件的签名对内容进行数字签名:

  • 该数字签名有效。

  • 与该数字签名关联的证书有效(没有过期)。

  • 签名人或组织(即发布者)受信任。

    重要: 无论签名证书已使用了多长时间或其吊销状态如何,具有有效时间戳的已签名文档都被视为有效的签名。

  • 与数字签名关联的证书由有声望的证书颁发机构 (CA) 颁发给签名发布者。

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Word 和 Excel 中的签名行

签名行类似于典型的签名占位符,可能会出现在打印文档中。 但其工作方式不同。 在 Microsoft 365 文件中插入签名行时,作者可以指定有关预期签名者的信息以及签名者的说明。 当将文件的电子副本发送给预期签名人后,此人将看到签名行和要求其签名的通知。 签名人可执行以下操作:

  • 键入签名

  • 选择墨迹签名的图片

  • 使用触屏电脑的墨迹功能手写签名。

签名人向文档中添加签名的可见表示形式时,同时也会添加用于验证签名人身份的数字签名。

重要: 经过数字签名的文档会变为只读以防止修改。 标记为最终警告横幅

Word、Excel 或 PowerPoint 中不可见的数字签名

不可见的数字签名(如可见的数字签名行)可确保文档的真实性、完整性和来源。 您可以向 Word 文档、Excel 工作簿 和 PowerPoint 演示文稿中添加不可见的数字签名。

已签名文档的底部有“签名”按钮。 此外,对于已签名的文档,签名信息会显示在您的“信息”部分(单击“文件”选项卡后将显示此部分)。

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在 Word、Excel 或 PowerPoint 中添加不可见的数字签名

要保护文档内容的真实性,可以添加不可见的数字签名。 已签名文档的底部有“签名”按钮。

  1. 在“文件”选项卡上,选择“信息”。

  2. 选择“ 信息保护文档锁定按钮保护文档”、“ 信息保护文档锁定按钮保护工作簿 ”或“ 信息保护文档锁定按钮保护演示文稿”。

  3. 选择“添加数字签名”。

  4. 阅读 Word、Excel 或 PowerPoint 消息,然后选择“确定”。

  5. 在“ 签名 ”对话框中,在“ 签署此文档的用途 ”框中键入目的。

  6. 选择“签名”。

在对文件进行数字签名后,将出现“签名”按钮,并且文件会变为只读以防止修改。

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从 Word、Excel 或 PowerPoint 中删除不可见的数字签名

  1. 打开包含要删除的不可见签名的文档、工作表或演示文稿。

  2. 在“文件”选项卡上,选择“信息”。

  3. 选择“ “查看签名”按钮查看签名”。

  4. 将重现文档、工作表或演示文稿视图,并出现“签名”窗格。

  5. 在签名名称旁边,选择 箭头

  6. 选择“删除签名”,然后选择“”。

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