您的 Outlook 邮箱大小是固定的，可以预见，用不了多久，您将无法继续收到电子邮件。 为防止邮箱被塞满，您可以将要保留的旧项目移动到存档，这是您在需要时可从 Outlook 打开的单独 Outlook 数据文件 (.pst)。
注意: 如果包含 Exchange Server 帐户且组织使用 Microsoft Exchange Server Online Archive，则 Outlook 配置文件中的任何帐户都不会显示 “存档” 命令和功能。 网络管理员还可以禁用此功能。
默认情况下，Outlook 使用自动存档功能定期将项目存档。 要了解详细信息，请参阅自动存档较旧项目。
您也可以在需要时手动存档项目。 这样，您可以控制存档哪些项目、存储位置以及项目经过多久后进行存档。
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在 Outlook 中：单击“ 文件 > 信息 > 工具 > 清理旧项目
提示: 如果您的邮件配置文件连接到 Exchange Server，则存档和自动存档可能不可用。 您的组织的邮件保留策略可能会覆盖自动存档。 有关详细信息，请与系统管理员联系。
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单击“将该文件夹及其子文件夹存档”选项，然后选择要存档的文件夹。
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在“将早于该时间的项目存档”下，输入日期。
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如果希望使用不同设置存档一些文件夹，您可以创建多个 .pst 文件。 例如，您可能希望“已发送邮件”文件夹中项目的保留时间长于“收件箱”文件夹中的项目
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选中“包含标记为‘此项目不自动存档’的项目”框，以便存档从自动存档操作中排除的各个项目。 此选项并不是解除对这些项目的排除，而是仅在这次存档操作中忽略“不自动存档”设置。
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单击“确定”。
关闭自动存档
要仅在需要时存档，请关闭自动存档。
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单击“文件”>“选项”>“高级”。
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在“自动存档”下，单击“自动存档设置”。
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取消选中“自动存档时间间隔为 n 天”框。
