可以使用 Office 程序将文件另存或转换为 PDF，以便可以共享文件或使用专业印刷机打印文件。 不需要任何其他软件或加载项。
如果希望文件具有以下特征，则使用 PDF 格式：
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在大多数计算机上看起来均相同。
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文件大小较小。
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遵循行业格式。
示例包括简历、法律文档、新闻稿、打算 (未) 编辑和打印的文件，以及用于专业打印的文件。
重要:
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许多程序（包括 Microsoft Word）都能够打开和编辑 PDF 文件。 仅以 PDF 形式共享内容并不足以保证收件人无法编辑文件。
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将电子表格转换为 PDF 时，电子表格中的内部链接将在转换过程中丢失，因此需要验证链接。 但是，指向其他源的外部链接会很好。
若要查看分步说明，请从下拉列表中选择 Office 程序。
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打开要发布为 PDF 的表或报表。
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在“ 外部数据 ”选项卡上的“ 导出 ”组中，选择 “PDF”或“XPS”。
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在“ 文件名” 字段中，键入或选择文档的名称。
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在 “保存类型 ”列表中，选择“ PDF (*.pdf) ”。
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如果文档需要高打印质量，请选择“ 标准 (联机发布和打印) 。
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如果文件大小比打印质量更重要，请选择“ 最小大小 (联机发布) 。
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选择 “选项” 以设置要打印的页面，选择是否打印标记，并选择输出选项。 选择“ 确定 ”。
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选择“ 发布”。
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如果文件以前已保存，请选择“ 文件 ”> “保存副本”。如果文件未保存，请选择“ 文件 > 另存为”。
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选择“ 浏览 ”，选择要在计算机上保存文件的位置。
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在下拉列表中，选择“ PDF”。
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选择“保存”。
选择“ 更多选项” > “选项” 以自定义 PDF。
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若要仅从文档中的某些页面创建 PDF 文件，请在“ 页面范围”下选择一个选项。
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若要在 PDF 中包含修订，请在 “发布内容”下，选择“ 显示标记的文档”。 否则，请确保已选择 “文档 ”。
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若要在 PDF 文件中创建一组书签，请选择“ 使用创建书签”。 然后，选择“标题”，或者，如果向文档添加了书签， Word书签。
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如果要在 PDF 中包含文档属性，请确保已选择 文档属性 。
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若要使文档更易于屏幕阅读软件阅读，请选择 “文档结构标记”进行辅助功能。
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符合 ISO 19005-1 (PDF/A) 此选项将 PDF 文档输出为版本 1.7 的 PDF（这是一种存档标准）。 PDF/A 有助于确保文档以后在另一台计算机上打开时的外观相同。
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字体可能未嵌入时的位图文本 如果无法将字体嵌入到文档中，PDF 将使用文本的位图图像，使 PDF 与原始文档的外观相同。 如果未选择此选项，且文件使用的字体无法嵌入，则 PDF 阅读器可能会改用另一种字体。
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使用密码加密文档 若要限制访问权限，使只有拥有密码的用户才能打开 PDF，请选择此选项。 选择“确定”时，Word打开“加密 PDF 文档”框，可在其中键入并重新输入密码。
使用 Word 打开和复制 PDF 中的内容
可以通过在 Word 中打开 PDF，复制所需的任何内容。
转到 “文件 ”> “打开 ”并浏览到 PDF 文件。 Word 将在一个新文件中打开 PDF 内容。 可以从其中复制所需的任何内容，包括图像和关系图。
若要在 Office for Mac 中将文件另存为 PDF，请按照以下简单步骤操作：
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选择“ 文件”。
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选择 “另存为”。
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选择窗口底部的 “文件格式 ”。
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从可用文件格式列表中选择 PDF 。
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为文件指定一个名称，如果该文件还没有名称，请选择“ 导出”。
注意: 使用 Best 进行打印时，超链接可能无法正确转换。 这是Word for Mac中的已知问题。
重要:
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使用 联机服务 时，只能使用 Microsoft 具有合法权限的字体。 如果文档包含自定义字体，则将替换该字体，并可能导致问题。 通过将字体嵌入到文档中可以避免这种情况。
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访问以下内容，详细了解如何嵌入字体：
可以使用 Word、PowerPoint 和 OneNote 网页版将文档转换为 PDF。
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在 PowerPoint 中选择“ 文件 > 打印 > 打印 (，) 选择三种格式之一。
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在“ 打印机 ”下的下拉菜单中，选择“ 另存为 PDF ”，然后选择“ 保存”。
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然后，在打开的“资源管理器”菜单中，你可以命名 PDF，然后选择保存它的位置，然后选择“ 保存”。
这将生成保留文档原始布局和格式的基本 PDF。
如果需要对 PDF 选项（例如添加书签）进行更多控制，请使用桌面应用将文档转换为 PDF。 在 PowerPoint 和 OneNote 工具栏中选择“在桌面应用中打开”以开始使用桌面应用，并在Word先选择“编辑”下拉列表，然后选择“在桌面应用中打开 ”。
如果你没有桌面应用，可以 尝试 或 购买 Microsoft 365。
若要在 iOS 上将Word文档或 Excel 工作簿导出为 PDF 格式，请点击左上角的“文件”按钮，然后选择“导出”，然后选择“PDF”。
可移植文档格式 (PDF) 保留了文档格式并支持文件共享。 联机查看或打印 PDF 格式的文件时，该文件可保留预期的格式。 对于要使用专业印刷方法进行复制的文档，PDF 格式也很有用。 许多代理机构和组织接受 PDF 为有效格式，除 XPS 外的更广泛平台也提供查看器。
XML 纸张规范 (XPS) 是一种电子文件格式，该文件保留文档格式并允许文件共享。 XPS 格式可确保在联机查看或打印 XPS 文件时，保留预期的格式，并且他人无法轻易更改文件中的数据。
重要: 大多数新式 Web 浏览器都可以打开和显示 PDF 文件。 但是，如果你有较旧的操作系统，则可能需要在设备上安装 PDF 阅读器，例如 Adobe Systems 提供的 Acrobat 阅读器。
