Applies ToMicrosoft 365 专属 Excel Microsoft 365 专属 Word Microsoft 365 专属 Outlook Microsoft 365 专属 PowerPoint Microsoft 365 专属 Access Microsoft 365 Mac 版专属 Excel Microsoft 365 Mac 版专属 Word Microsoft 365 Mac 版专属 Outlook Microsoft 365 Mac 版专属 PowerPoint Excel 2024 Outlook 2024 PowerPoint 2024 Access 2024 Excel 2024 for Mac Word 2024 for Mac Outlook 2024 for Mac PowerPoint 2024 for Mac Excel 2021 Outlook 2021 PowerPoint 2021 Access 2021 Excel 2021 for Mac Word 2021 for Mac Outlook 2021 for Mac PowerPoint 2021 for Mac Excel 2019 Outlook 2019 PowerPoint 2019 Access 2019 Word 2019 for Mac Outlook 2019 for Mac PowerPoint 2019 for Mac Excel 2016 Outlook 2016 PowerPoint 2016 Access 2016

可以为 Microsoft 365 文档中的形状、图片、图表、 SmartArt 图形 或其他对象创建 可选文字 (替换文字) 。 替换文字可帮助有视觉障碍的人理解图片和其他图形内容。 当使用屏幕阅读器的人遇到文档中的图片时,他们将听到描述图片的替换文字:如果没有替换文字,他们只会知道自己已到达图片,而不知道图片显示的内容。

使用本文中的过程了解如何向形状、图片、图表、 SmartArt 图形 或其他图形对象添加替换文字。

若要了解如何编写替换文字,请转到编写有效替换文字所需的一切

添加替换文字

  1. 执行下列操作之一:

    • 右键单击相应对象,然后选择“编辑替换文字”。

      图片上下文菜单中的“编辑替换文字”选项
    • 选择对象,然后选择对象的格式菜单,例如“图片格式”。 选择“替换文字”。

      Word中的“图片格式”菜单上的“替换文字”按钮

    注意: 若要向整个 SmartArt 图形或图表添加替换文字,请单击 SmartArt 图形或图表的边框,而不是单个的形状或块。

  2. 在“替换文字”窗格中的文本框内键入 1-2 句话,来向无法看到该对象的人描述该对象及其上下文。

    可选文字窗格中显示好的可选文字示例。

将视觉对象标记为装饰

如果视觉对象完全是装饰性的,旨在增加视觉趣味而非提供信息,那么你可以如此标记这些对象,而无需编写任何替换文字。 应该标记为装饰的对象的例子是样式边框。 使用屏幕阅读器人员将听到这些对象是装饰性的,因此他们知道它们不会丢失任何重要信息。 可以在 Excel 、 PowerPoint 和 Word 中将视觉对象标记为装饰性。

  1. 若要打开“替换文字”窗格,请执行下述操作之一:

    • 右键单击图像,然后选择“编辑替换文字”。

    • 选择图像,选择“格式”>“替换文字”。

  2. 选中“ 标记为装饰性 ”复选框。 文本输入框将会灰显。

    可选文字窗格中标记为装饰的图像。

开启和关闭自动替换文字

如果不希望将自动生成的替换文字添加到插入的图片中,可以关闭自动替换文字选项。 如果以后改变了主意,你可以轻松地将其重新打开。

  1. 选择 “文件 > 选项 ”> “辅助功能”。

  2. 在“自动替换文字”部分中,选择或取消选择“自动为我生成替换文字”选项,然后选择“确定”。

批准自动替换文字

可以在 Microsoft 365 中批准自动生成的替换文字。

  1. 如果对替换文字感到满意,则选中“批准替换文字”复选框。

    在“替换文字”窗格中批准的自动生成的替换文字

另请参阅

编写有效替换文字所需的全部信息

Microsoft Office 帮助 & 培训

在 Microsoft 365 专属 Excel 、 Microsoft 365 专属 PowerPoint 和 Microsoft 365 Mac 版专属 Word 中添加替换文字

提示: 

  • 对于音频和视频内容,除了替换文字外,为耳聋或有听力障碍的用户包含隐藏字幕。

  • 若要在 Mac 上启用右键单击,请确保在“系统设置”中选择了“辅助单击”选项。

  • 若要拼写检查并更正键入的单词,请按住 control 键单击或右键单击该单词,然后从建议的替代项中选择一个选项。

  1. 执行下列操作之一:

    • 按住 Control 单击或右键单击对象,然后选择“ 查看替换文字...”。 此时会打开“替换文字”窗格。

      PowerPoint for Mac上下文菜单中的“查看替换文字”选项。
    • 选择一个对象。 在功能区中,选择该对象的“格式”选项,然后选择“替换文字”。

      PowerPoint for Mac功能区上的“替换文字”按钮。

    注意: 若要向整个 SmartArt 图形或图表添加替换文字,请单击 SmartArt 图形或图表的边框,而不是单个的形状或块。

  2. 在“替换文字”窗格中的文本框内键入 1-2 句话,来向无法看到该对象的人描述该对象及其上下文。

    PowerPoint for Mac中的“替换文字”窗格。

为 Microsoft 365 for Mac 在 Outlook 中添加替换文字

  1. 按住 Control 单击或右键单击对象,然后选择 “编辑替换文字...”。 此时会打开“替换文字”窗格。

    注意: 若要向整个 SmartArt 图形或图表添加替换文字,请单击 SmartArt 图形或图表的边框,而不是单个的形状或块。

  2. 在“替换文字”窗格中的文本框内键入 1-2 句话,来向无法看到该对象的人描述该对象及其上下文。

    Outlook for Mac中的“替换文字”窗格。

向 Excel 数据透视表添加替换文字

  1. 按住 Control 单击或右键单击数据透视表,然后选择“ 数据透视表选项...”

    Excel for Mac上下文菜单中的数据透视表选项。

  2. 在“ 数据透视表选项...” 对话框中,选择“ 替换文字”。

  3. 在“替换文字”选项卡上的“标题”文本框中,为数据透视表键入标题。

  4. 在“说明”文本框中,键入 1-2 句话,向看不到该表格的人描述该表格及其上下文。 完成时选择“确定”。

Excel for Mac中的“替换文字”选项卡。

将视觉对象标记为装饰

如果视觉对象完全是装饰性的,旨在增加视觉趣味而非提供信息,那么你可以如此标记这些对象,而无需编写任何替换文字。 应该标记为装饰的对象的例子是样式边框。 使用屏幕阅读器的人将听到这些对象是装饰性的,这样他们便知道他们没有错过任何重要信息。 可以在 Excel 、 PowerPoint 和 Word 中将视觉对象标记为装饰性。

  1. 若要打开“替换文字”窗格,请执行下述操作之一:

    • 按住 Control 单击或右键单击图像,然后选择“ 查看替换文字”。

    • 选择图像,然后选择“ 图片格式 ”> “替换文字”。

  2. 选中“ 标记为装饰性”复选框。 文本输入框将会灰显。

PowerPoint for Mac的“替换文字”窗格中选中了“标记为装饰性”复选框。

打开和关闭自动替换文字

如果不希望将自动生成的替换文字添加到插入的图片中,可以在 PowerPoint 中关闭自动替换文字选项, Word 。 如果稍后改变主意,可以轻松将其重新打开。

  1. 按 Command+逗号 (,) 。 此时会打开“应用首选项”对话框。

  2. 选择“ 辅助功能”,然后选中或取消选中“ 为我自动生成替换文字 ”复选框。

另请参阅

编写有效可选文字的须知

Microsoft 365 帮助 & 学习

添加替换文字

  1. 执行下列操作之一:

    • 右键单击相应对象,然后选择“编辑替换文字”。

      Excel Win32 中针对形状的“编辑替换文字”菜单
    • 选择相应对象。 选择“格式”>“替换文字”。

      Outlook for Windows 功能区上的“替换文字”按钮。

    注意: 若要向整个 SmartArt 图形或图表添加替换文字,请单击 SmartArt 图形或图表的边框,而不是单个的形状或块。

  2. 在“替换文字”窗格中的文本框内键入 1-2 句话,来向无法看到该对象的人描述该对象及其上下文。

    Word for Windows 中的“替换文字”对话框

    提示: 节省时间并向对象添加系统生成的替换文字。 在“替换文字”窗格中,选择“为我生成说明”。 在 “使 Office 更智能地工作 ”对话框中,选择“ 打开”。 然后,编辑自动替换文字,使其更加适合所对应的内容。

将视觉对象标记为装饰

如果视觉对象完全是装饰性的,旨在增加视觉趣味而非提供信息,那么你可以如此标记这些对象,而无需编写任何替换文字。 应该标记为装饰的对象的例子是样式边框。 使用屏幕阅读器人员将听到这些对象是装饰性的,因此他们知道它们不会丢失任何重要信息。

  1. 若要打开“替换文字”窗格,请执行下述操作之一:

    • 右键单击图像,然后选择“编辑替换文字”。

    • 选择图像,选择“格式”>“替换文字”。

  2. 选中 “装饰性 ”复选框。 文本输入框将会灰显。

    Word Win32 的装饰元素“替换文字”窗格

添加替换文字

  1. 执行下列操作之一:

    • 按住 Control 单击对象,然后选择 “编辑替换文字...”。 此时会打开“替换文字”窗格。

      PowerPoint for Mac 中上下文菜单中的“编辑替换文字”选项
    • 选择一个对象。 在功能区中,选择该对象的“格式”选项,然后选择“替换文字”。

      PowerPoint for Mac 功能区上的“替换文字”按钮

    注意: 若要向整个 SmartArt 图形或图表添加替换文字,请单击 SmartArt 图形或图表的边框,而不是单个的形状或块。

  2. 在“替换文字”窗格中的文本框内键入 1-2 句话,来向无法看到该对象的人描述该对象及其上下文。

    PowerPoint for Mac 中的替换文字

    提示: 节省时间并向对象添加系统生成的替换文字。 在“替换文字”窗格中,选择“为我生成说明”。 在“ 使用智能服务?” 对话框中,选择“ 打开”。

向 Excel 数据透视表添加替换文字

  1. 按住 Control 键单击数据透视表,然后选择“ 数据透视表选项...”

  2. 在“ 数据透视表选项...” 对话框中,选择“ 替换文字”。

  3. 在“替换文字”选项卡上的“标题”文本框中,为数据透视表键入标题。

  4. 在“说明”文本框中,键入 1-2 句话,向看不到该表格的人描述该表格及其上下文。 完成时选择“确定”。

Excel 数据透视表的“替换文字”对话框。

将视觉对象标记为装饰

如果视觉对象完全是装饰性的,旨在增加视觉趣味而非提供信息,那么你可以如此标记这些对象,而无需编写任何替换文字。 应该标记为装饰的对象的例子是样式边框。 使用屏幕阅读器的人将听到这些对象是装饰性的,这样他们便知道他们没有错过任何重要信息。 可以在 Excel 、 PowerPoint 和 Word 中将视觉对象标记为装饰性。

  1. 若要打开“替换文字”窗格,请执行下述操作之一:

    • 右键单击图像,然后选择“编辑替换文字”。

    • 选择图像,选择“格式”>“替换文字”。

  2. 选中 “装饰性 ”复选框。 文本输入框将会灰显。

    已在 Word for Mac“替换文字”窗格中选中“标记为装饰”复选框。
  1. 执行下列操作之一:

    • 如果是形状、图片、图表、SmartArt 图形或其他对象,请右键单击该对象,再单击“设置对象格式”、“设置图片格式”、“设置图表​​区域格式”或其他,然后单击“可选文字”。

      在对象窗格中单击“替换文字”。

      注意: 在其中单击“替换文字”的窗格是动态的,标题和列表会根据所单击的对象而有所变化。

      若要向整个 SmartArt 图形或图表添加替换文字,请单击 SmartArt 图形或图表的边框,而不是单个的形状或块。

    • 对于 Excel 数据透视表,右键单击它,指向 “数据透视表选项”,然后单击“ 替换文字”。

  2. 在“说明”框中,输入形状、图片、图表、数据透视表、SmartArt 图形或其他对象的解释。 此框为必填项。

    提示: 如果不需要替换文字,请从替换文字“标题”和“说明”框中删除文字,或者不要在框中填写文字。

  3. 如果需要,请在“标题”框中输入简短摘要。 仅当要在“说明”框中输入详细或较长的解释时,才应填写此框。

    注意: 除非图表很复杂,否则通常只需在“说明”框中输入文字。 当需要说明复杂的内容时,填写“标题”字段就很有帮助,这样除非需要,一般无需阅读整个说明。

注意: 

  • 如果经常需要向形状、图片、图表、SmartArt 图形或其他对象添加替换文字,可将“替换文字”命令添加到快速访问工具栏,以为其创建快捷方式。

  • 若要通过“快速访问工具栏”使用“替换文字”命令,请选择形状、图片、图表、SmartArt 图形或其他对象,单击该工具栏按钮,然后添加替换文字。

  1. 在功能区的左上角,单击“自定义快速访问工具栏“自定义快速访问工具栏”按钮

  2. 单击“其他命令”>“从下列位置选择命令”>“不在功能区中的命令”。

  3. 单击“替换文字”>“添加”。

需要更多帮助?

需要更多选项?

了解订阅权益、浏览培训课程、了解如何保护设备等。

社区可帮助你提出和回答问题、提供反馈,并听取经验丰富专家的意见。

查找常见问题的解决方案或从支持代理获取帮助。