这听起来是否很陌生? 您通过电子邮件向您的同事发送文件。 他们添加反馈后,您需要从原稿的 3 或 4 个副本中集成批注和更改。
还有另一种方法。 如果您在 SharePoint 或 Microsoft OneDrive 上拥有帐户,则可以将文件(如Word文档)存储到其中一个位置,然后使用“共享”命令让其他人读取或编辑文件副本。 没有更多的文件堆,只需一个副本,其中包含每个人的反馈。 (他们能否对文件执行哪些操作取决于你授予他们) 的权限。
以下是从开始到结束的整个过程。 直接跳到所需的部分。
首先在 Word 中,向位置列表中添加 SharePoint 或 OneDrive。
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在 Word 中,单击“文件”>“另存为”>“添加位置”。
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在“添加位置”下,单击要使用的服务,如 Office 365 SharePoint 或 OneDrive。
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填写为任一服务显示的“登录”屏幕。 您可能需要与 IT 部门联系,以获取用户名和密码。
完成后,新位置会出现在 Word 的“另存为”窗格上。
保存到新位置并进行共享
将 云存储 位置添加到位置列表后,可以共享文档。 您只需为每个文件执行一次这样的操作。
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打开要共享的文档。
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单击“文件”>“另存为”。
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在“另存为”页面上,双击要使用的位置(您的 SharePoint 文档库、您计算机上的位置、您的“我的网站”或您的 OneDrive)。
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为文件命名,然后单击“保存”。 如果这让你返回到“信息”选项卡,请再次单击“共享”。
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在“与人共享”(或者在 Word 2013 中,是“邀请他人”)下,输入要与之共享文件的用户的姓名或电子邮件地址。
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如果需要,请选择“可编辑”或“可查看”。 第一个选项允许您的同事更改文件,第二个选项让您的文件更加安全。
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在地址行下面的框中输入一条消息(如果需要),然后单击“共享”。
共享已保存的文档
如果您已将文件保存到 SharePoint 或 OneDrive,请执行以下步骤。
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打开要共享的文档。
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单击“文件”>“共享”>“与人共享”(或者在 Word 2013 中,是“邀请他人”)。
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输入与你共享的用户的姓名或电子邮件地址。
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如果需要,请单击“ 可以编辑” 或“ 可查看”。 第一个选项允许同事更改文件。 第二个使文件更安全。
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在地址行下面的框中输入一条消息(如果需要),然后单击“共享”。
停止与他人共享
停止共享文档的方法如下。
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打开您不想要共享的文档。
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单击“文件”>“共享”。
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在“与人共享”(或者在 Word 2013 中,是“邀请他人”)下,右键单击要删除的用户,然后单击“删除用户”。
有关 OneDrive 和 Microsoft 365 的详细信息
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若要打开 OneDrive 帐户,请参阅 注册 Microsoft 帐户。
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若要订阅Microsoft 365 SharePoint 帐户,请参阅 Microsoft 365 主页。
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如果您的公司有 SharePoint 而且您有关于它的问题,请与您的系统管理员联系。