使用“对话清理”删除多余的邮件
Applies ToMicrosoft 365 专属 Outlook Outlook 2024 Outlook 2021 Outlook 2019 Outlook 2016 Office 商业版 Office 365 小型企业版

Outlook 中的“对话清理”功能可以减少邮件文件夹中的邮件数。 “对话”中多余的邮件移到“已删除邮件”文件夹中。

什么是对话?

你可能知道“电子邮件线程”一词的“对话”。 “对话”是完整的一组从第一封邮件到所有答复的电子邮件。 “对话”的邮件有相同的主题。

例如,向某人发一封邮件,然后他答复,就形成了一个“对话”。 在许多“对话”中,可能有许多次往来答复。 多人可能答复“对话”中的不同邮件。

“对话清理”执行哪些操作?

“对话清理”评估“对话”中每封邮件的内容。 如果邮件完全包含在答复之一中,则删除上一封邮件。 请考虑以下示例。

Jeff 向 Anne 和 Tim 发送邮件。 Anne 在她的 Outlook 邮件正文中答复 Jeff 和 Tim,其中包括 Jeff 的完整原始邮件。 现在,Tim 看到 Anne 的邮件并答复 Jeff 和 Anne。 Tim 的答复包括对话中的所有上一封邮件。 “对话清理”可以删除除来自 Tim 的最后一封邮件以外的所有邮件,因为该邮件包含所有上一封邮件的副本。

“对话清理”对于有许多反复答复,尤其是有许多收件人的“对话”最有用。

删除多余的邮件

  1. (经典功能区) 在“ 开始 ”选项卡上的“ 删除 ”组中,单击“经典功能区上的“清理”按钮 清理”。

    在经典功能区上选中的“清理对话”下拉箭头

    (简化功能区) 在“ 开始 ”选项卡上,单击“ Outlook 回收站删除按钮图标删除”旁边的箭头。 

    已选中“清理对话”向下箭头

  2. 请选择下列选项之一:

    • 清理对话    审阅当前对话,并删除冗余消息。

    • 清理文件夹    将审阅所选文件夹中的所有对话,并删除冗余邮件。

    • 清理文件夹 & 子文件夹    将审阅所选文件夹及其包含的任何文件夹中的所有对话,并删除冗余邮件。

返回页首

更改“对话清理”选项

您可以指定从“清理”中删除的邮件以及删除时移动邮件的位置。

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“选项”。

  3. 单击“邮件”。

  4. “对话清理”下,执行下列操作之一:

    • 要更改项目移至的位置,对于“已清理的项目将转到此文件夹”,单击“浏览”,然后选择一个 Outlook 文件夹。 默认情况下,邮件移至“已删除邮件”文件夹。 如果 Outlook 配置文件中有多个电子邮件帐户,则每个帐户都有自己的“已删除邮件”文件夹。 邮件移至对应于电子邮件帐户的“已删除邮件”文件夹。

    • 若要复制“清理”所删除邮件的文件夹结构(使用“清理文件夹和子文件夹”命令时),选择“清理子文件夹时,在目标文件夹中重新创建文件夹层次结构”。

      注意: 如果目标是“已删除邮件”文件夹,则此选项不可用。

    • 若要始终保留任何未读邮件,请选择“不要移动未读邮件”复选框。 建议不要选择此选项。 剩余的“对话”邮件将包含已删除的任何邮件,如未读邮件。

    • 若要始终保留任何已分类的邮件,请选择“不要移动已分类邮件”复选框。 建议选择此选项。 类别应用于特定邮件,删除分类邮件将导致分类邮件丢失。

    • 若要始终保留任何带标志的邮件,请选择“不要移动已标记邮件”复选框。 建议选中此选项。 标志应用于特定邮件,删除已标记的邮件将导致已标记的邮件丢失。

    • 若要始终保留任何数字签名邮件,请选择“不要移动数字签名邮件”复选框。 建议选择此选项。

    • 有人修改了答复中包含的邮件时,若要始终保留原始邮件,请选中“答复修改邮件时,不要移动邮件原件”复选框。 建议选择此选项。 如果有人修改答复中包含的邮件,这可确保留有“对话”中所有内容的完整记录。

返回页首

另请参阅

需要更多帮助?

需要更多选项?

了解订阅权益、浏览培训课程、了解如何保护设备等。

社区可帮助你提出和回答问题、提供反馈,并听取经验丰富专家的意见。