Tóm tắt dữ liệu bằng cách dùng truy vấn

Nhập dữ liệu mẫu theo cách thủ công

1. Trên tab Tạo, trong nhóm Bảng, bấm vào Bảng.

   Access thêm một bảng trống mới vào cơ sở dữ liệu của bạn.

   Lưu ý: Bạn không cần làm theo bước này nếu mở một cơ sở dữ liệu trống, mới, nhưng bạn sẽ cần làm theo bước này bất cứ khi nào cần thêm một bảng vào cơ sở dữ liệu.

2. Bấm đúp vào ô đầu tiên trong hàng tiêu đề, rồi nhập tên trường trong bảng mẫu.

   Theo mặc định, Access sẽ biểu thị các trường trống trong hàng tiêu đề kèm theo văn bản Thêm Trường Mới, chẳng hạn như:

   

3. Sử dụng các phím mũi tên để di chuyển tới ô tiêu đề trống tiếp theo, rồi nhập tên trường thứ hai (bạn cũng có thể nhấn TAB hoặc bấm đúp vào ô mới). Lặp lại bước này cho đến khi bạn nhập tất cả tên trường.

4. Nhập dữ liệu vào bảng mẫu.

   Khi bạn nhập dữ liệu, Access sẽ suy ra kiểu dữ liệu cho từng trường. Nếu bạn mới sử dụng các cơ sở dữ liệu quan hệ, bạn nên đặt kiểu dữ liệu cụ thể, như Số, Văn bản hoặc Ngày/Giờ, cho từng trường trong bảng của bạn. Việc đặt kiểu dữ liệu sẽ giúp đảm bảo nhập dữ liệu chính xác, đồng thời cũng giúp tránh các lỗi, như sử dụng số điện thoại trong một tính toán. Đối với các bảng mẫu này, bạn sẽ cho phép Access suy ra kiểu dữ liệu.

5. Sau khi bạn hoàn thành nhập dữ liệu, bấm Lưu.

   Phím tắt  Nhấn CTRL+S.

   Hộp thoại Lưu Như sẽ xuất hiện.

6. Trong hộp Tên Bảng, nhập tên bảng mẫu, rồi bấm OK.

   Bạn sử dụng tên của từng bảng mẫu vì những truy vấn trong các mục hướng dẫn đều sử dụng những tên đó.

7. Lặp lại các bước này cho đến khi bạn tạo từng bảng mẫu được liệt kê ở phần đầu của mục này.

Nếu bạn không muốn nhập dữ liệu theo cách thủ công, hãy làm theo các bước tiếp theo để sao chép dữ liệu tới một tệp bảng tính, rồi nhập dữ liệu từ tệp bảng tính vào Access.

Tạo các trang tính mẫu

1. Khởi động chương trình bảng tính của bạn rồi tạo một tệp trống, mới. Nếu bạn sử dụng Excel, chương trình sẽ tạo một sổ làm việc trống, mới theo mặc định.

2. Sao chép bảng mẫu đầu tiên được cung cấp bên trên rồi dán vào trang tính đầu tiên, bắt đầu tại ô đầu tiên.

3. Sử dụng kỹ thuật được chương trình bảng tính cung cấp, đổi tên trang tính. Đặt tên cho trang tính giống với bảng mẫu. Ví dụ: nếu bảng mẫu được đặt tên là Thể loại, hãy đặt tên cho trang tính của bạn giống như vậy.

4. Lặp lại bước 2 và 3, sao chép từng bảng mẫu tới một trang tính trống rồi đổi tên trang tính.

   Lưu ý: Bạn có thể cần phải thêm các trang tính vào tệp bảng tính của mình. Để biết thông tin về cách thực hiện tác vụ đó, hãy xem phần trợ giúp về chương trình bảng tính của bạn.

5. Lưu sổ làm việc vào một vị trí thuận tiện trên máy tính hoặc mạng của bạn và đến bộ các bước tiếp theo.

Tạo bảng cơ sở dữ liệu từ trang tính

1. Trên tab Dữ liệu Bên ngoài, trong nhóm Nhập & Nối kết, hãy bấm Nguồn Dữ liệu Mới >Từ > Excel.

   Hộp thoại Lấy Dữ liệu Ngoài - Bảng tính Excel xuất hiện.

2. Bấm Duyệt, mở tệp bảng tính bạn đã tạo ở các bước trước đó, rồi bấm OK.

   Trình hướng dẫn Nhập Bảng tính sẽ bắt đầu.

3. Theo mặc định, trình hướng dẫn sẽ chọn trang tính đầu tiên trong sổ làm việc (trang tính Khách hàng nếu bạn đã làm theo các bước trong mục trước đó) và dữ liệu từ trang tính đó sẽ xuất hiện trong mục bên dưới của trang trình hướng dẫn. Bấm vào Tiếp theo.

4. Ở trang tiếp theo của trình hướng dẫn, bấm vào Hàng đầu tiên chứa các đầu đề cột, rồi bấm Tiếp theo.

5. Ở trang tiếp theo, bạn có thể sử dụng các hộp văn bản và danh sách bên dưới Tùy chọn Trường để thay đổi tên trường cũng như kiểu dữ liệu hoặc để bỏ qua các trường khỏi thao tác nhập. Nếu không thì bấm vào Tiếp theo.

6. Để nguyên tùy chọn Cho phép Access thêm khóa chính ở trạng thái được chọn, rồi bấm Tiếp theo.

7. Theo mặc định, Access sẽ áp dụng tên của trang tính cho bảng mới của bạn. Chấp nhận tên hoặc nhập một tên khác, rồi bấm Hoàn thành.

8. Lặp lại các bước từ 1 đến 7 cho đến khi bạn đã tạo được một bảng từ từng trang tính trong sổ làm việc.

Đổi tên các trường khóa chính

1. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào từng bảng bạn đã tạo ở các bước trước đó rồi bấm Dạng xem Thiết kế.

2. Đối với từng bảng, hãy định vị trường khóa chính. Theo mặc định, Access sẽ đặt tên từng trường là ID.

3. Trong cột Tên Trường dành cho từng trường khóa chính, hãy thêm tên của bảng.

   Ví dụ: bạn sẽ đổi tên trường ID dành cho bảng Thể loại thành "ID Thể loại" và trường dành cho bảng Đơn hàng là "ID Đơn hàng". Đối với bảng Chi tiết Đơn hàng, hãy đổi tên trường thành "ID Chi tiết". Đối với bảng Sản phẩm, đổi tên trường thành "ID Sản phẩm".

4. Lưu thay đổi của bạn.

Bất cứ khi nào các bảng mẫu xuất hiện trong bài viết này, chúng đều bao gồm trường khóa chính và trường được đổi tên như đã mô tả bằng cách sử dụng các bước trước đó.

Đầu Trang

Tạo một truy vấn chọn cơ bản

1. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm Thiết kế Truy vấn.

2. Bấm đúp vào những bảng bạn muốn sử dụng trong truy vấn.

   Những bảng đã chọn sẽ xuất hiện dưới dạng cửa sổ trong mục bên trên trình thiết kế truy vấn.

3. Bấm đúp vào các trường bảng bạn muốn sử dụng ở truy vấn của mình.

   Bạn có thể kèm theo các trường có chứa dữ liệu mang tính mô tả, chẳng hạn như tên và mô tả nhưng bạn phải đưa một trường có chứa số hoặc dữ liệu tiền tệ vào.

   Mỗi trường sẽ xuất hiện ở một ô trong lưới thiết kế.

4. Bấm Chạy để chạy truy vấn.

   Tập kết quả truy vấn sẽ xuất hiện trong dạng xem Biểu dữ liệu.

5. Bạn có thể tùy ý chuyển sang dạng xem Thiết kế và điều chỉnh truy vấn của mình. Để làm vậy, hãy bấm chuột phải vào tab tài liệu dành cho truy vấn rồi bấm vào Dạng xem Thiết kế. Sau đó, bạn có thể điều chỉnh truy vấn, khi cần, bằng cách thêm hoặc loại bỏ các trường bảng. Để loại bỏ một trường, hãy chọn cột trong lưới thiết kế rồi nhấn DELETE.

6. Lưu truy vấn của bạn.

Thêm một hàng Tổng

1. Đảm bảo rằng truy vấn của bạn đang mở ở dạng xem Biểu dữ liệu. Để thực hiện điều đó, hãy bấm chuột phải vào tab tài liệu với truy vấn rồi bấm vào Dạng xem Biểu dữ liệu.

   -hoặc-

   Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm đúp vào truy vấn. Thao tác này sẽ chạy truy vấn và tải kết quả vào một biểu dữ liệu.

2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Bản ghi, bấm vào Tổng.

   Một hàng Tổng mới sẽ xuất hiện trong biểu dữ liệu của bạn.

3. Trong hàng Tổng, bấm vào ô trong trường bạn muốn tính tổng, rồi chọn Sum từ danh sách.

Ẩn một hàng Tổng

• Trên tab Trang đầu, trong nhóm Bản ghi, bấm vào Tổng.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng một hàng Tổng, hãy xem bài viết Hiển thị tổng cột trong một biểu dữ liệu.

Đầu Trang

Tính một tổng cuối đơn giản

1. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm Thiết kế Truy vấn.

2. Bấm đúp vào bảng bạn muốn sử dụng trong truy vấn của mình.

   Nếu bạn sử dụng dữ liệu mẫu, hãy bấm đúp vào bảng Đơn hàng.

   Bảng sẽ xuất hiện trong một cửa sổ ở mục bên trên của trình thiết kế truy vấn.

3. Bấm đúp vào trường bạn muốn tính tổng. Đảm bảo rằng trường được đặt thành kiểu dữ liệu Số hoặc Tiền tệ. Nếu bạn tìm cách tính tổng các giá trị trong trường không phải là số, như trường Văn bản, Access sẽ hiển thị thông báo lỗi Kiểu dữ liệu không khớp trong biểu thức tiêu chí khi bạn tìm cách chạy truy vấn.

   Nếu bạn sử dụng dữ liệu mẫu, hãy bấm đúp vào cột Phí Vận chuyển.

   Bạn có thể thêm các trường số bổ sung vào lưới nếu muốn tính tổng cuối cho các trường đó. Một truy vấn tổng có thể tính tổng cuối cho nhiều cột.

4. Trên tab Thiết kế Truy vấn, trong nhóm Hiện/Ẩn, hãy bấm Tổng.

   Hàng Tổng sẽ xuất hiện trong lưới thiết kế và Nhóm Theo xuất hiện ở ô trong cột Phí Vận chuyển.

5. Thay đổi giá trị ở ô trong hàng Tổng thành Sum.

6. Bấm Chạy để chạy truy vấn và hiển thị kết quả trong dạng xem Biểu dữ liệu.

   Mẹo: Lưu ý rằng Access sẽ gắn thêm "SumOf" vào đầu tên của trường bạn tính tổng. Để thay đổi đầu đề cột thành tên có ý nghĩa hơn, như Tổng Vận chuyển, hãy chuyển về lại dạng xem Thiết kế, bấm vào hàng Trường của cột Phí Vận chuyển trong lưới thiết kế. Đặt con trỏ cạnh Phí Vận chuyển rồi nhập các từ Tổng Vận chuyển, theo sau là dấu hai chấm, giống như sau: Tổng Vận chuyển: Phí Vận chuyển.

7. Hoặc bạn có thể lưu truy vấn rồi đóng lại.

Tính tổng cuối không bao gồm một số bản ghi

1. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm Thiết kế Truy vấn.

2. Bấm đúp vào bảng Đơn hàng và bảng Chi tiết Đơn hàng.

3. Thêm trường Ngày Đặt hàng từ bảng Đơn hàng tới cột đầu tiên trong lưới thiết kế truy vấn.

4. Trong hàng Tiêu chí của cột đầu tiên, nhập Date() -1. Biểu thức đó loại trừ các bản ghi trong ngày hiện tại khỏi tổng được tính.

5. Tiếp theo, tạo cột tính số tiền bán hàng cho từng giao dịch. Nhập biểu thức sau đây trong hàng Trường của cột thứ hai trong lưới:

   Tổng Giá trị Doanh số: (1-[Chi tiết Đơn hàng].[Giảm giá]/100)*([Chi tiết Đơn hàng].[Đơn Giá]*[Chi tiết Đơn hàng].[Số lượng])

   Đảm bảo biểu thức của bạn tham chiếu các trường được đặt thành kiểu dữ liệu Số hoặc Tiền tệ. Nếu biểu thức của bạn tham chiếu đến các trường được đặt thành các kiểu dữ liệu khác, Access sẽ hiển thị thông báo Kiểu dữ liệu không khớp trong biểu thức tiêu chí khi bạn cố gắng chạy truy vấn.

6. Trên tab Thiết kế Truy vấn, trong nhóm Hiện/Ẩn, hãy bấm Tổng.

   Hàng Tổng sẽ xuất hiện trong lưới thiết kế và Nhóm Theo xuất hiện ở cột đầu tiên cùng cột thứ hai.

7. Ở cột thứ hai, thay đổi giá trị ở ô của hàng Tổng thành Sum. Hàm Sum thêm số liệu bán hàng riêng lẻ.

8. Bấm Chạy để chạy truy vấn và hiển thị kết quả trong dạng xem Biểu dữ liệu.

9. Lưu truy vấn dưới dạng Doanh số Hàng ngày.

   Lưu ý: Vào lần tiếp theo khi bạn mở truy vấn ở dạng xem Thiết kế, bạn có thể nhận thấy sự thay đổi nhỏ về các giá trị được chỉ định trong hàng Trường và Tổng của cột Tổng Giá trị Doanh số. Biểu thức sẽ xuất hiện bên trong hàm Sum, hàng Tổng sẽ hiển thị Biểu thức thay vì Sum.

   Ví dụ: nếu bạn sử dụng dữ liệu mẫu và tạo truy vấn (như minh họa trong các bước trước đó), bạn sẽ thấy:

   Tổng Giá trị Doanh số: Sum((1-[Chi tiết Đơn hàng].Giảm gia/100)*([Chi tiết Đơn hàng].Đơn giá*[Chi tiết Đơn hàng].Số lượng))

Đầu Trang

Tạo truy vấn tổng

1. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm Thiết kế Truy vấn.

2. Chọn bảng bạn muốn làm việc, rồi bấm Thêm.

   Từng bảng sẽ xuất hiện dưới dạng một cửa sổ trong mục bên trên của trình thiết kế truy vấn.

   Nếu bạn sử dụng các bảng mẫu được liệt kê trước đó, bạn thêm bảng Sản phẩm và Chi tiết Đơn hàng.

3. Bấm đúp vào các trường bảng bạn muốn sử dụng ở truy vấn của mình.

   Theo quy tắc, bạn chỉ thêm trường nhóm và trường giá trị vào truy vấn. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng một tính toán thay vì một trường giá trị — các bước tiếp theo sẽ giải thích cách thực hiện điều đó.

   1. Thêm trường Thể loại từ bảng Sản phẩm vào lưới thiết kế.

   2. Tạo cột tính số tiền bán hàng cho từng giao dịch bằng cách nhập biểu thức sau đây ở cột thứ hai trong lưới:

      Tổng Giá trị Doanh số: (1-[Chi tiết Đơn hàng].[Giảm giá]/100)*([Chi tiết Đơn hàng].[Đơn Giá]*[Chi tiết Đơn hàng].[Số lượng])

      Đảm bảo rằng trường bạn tham chiếu trong biểu thức là kiểu dữ liệu Số hoặc Tiền tệ. Nếu bạn tham chiếu trường của các kiểu dữ liệu khác, Access sẽ hiển thị thông báo lỗi Kiểu dữ liệu không khớp trong biểu thức tiêu chí khi bạn cố gắng chuyển sang dạng xem Biểu dữ liệu.

   3. Trên tab Thiết kế Truy vấn, trong nhóm Hiện/Ẩn, hãy bấm Tổng.

      Hàng Tổng sẽ xuất hiện trong lưới thiết kế và trong hàng đó, Nhóm Theo xuất hiện ở cột đầu tiên và cột thứ hai.

   4. Ở cột thứ hai, thay đổi giá trị trong hàng Tổng thành Sum. Hàm Sum thêm số liệu bán hàng riêng lẻ.

   5. Bấm Chạy để chạy truy vấn và hiển thị kết quả trong dạng xem Biểu dữ liệu.

   6. Duy trì mở truy vấn để sử dụng trong mục tiếp theo.

      Sử dụng tiêu chí với một truy vấn tổng

      Truy vấn bạn đã tạo trong mục trước đó chứa mọi bản ghi trong các bảng cơ sở. Truy vấn không loại trừ bất kỳ đơn hàng nào khi tính tổng và truy vấn sẽ hiển thị tổng cho mọi thể loại.

      Nếu bạn cần loại trừ một số bản ghi, bạn có thể thêm tiêu chí vào truy vấn. Ví dụ: bạn có thể bỏ qua các giao dịch nhỏ hơn $100 hoặc tính tổng chỉ cho một số thể loại sản phẩm của bạn. Các bước trong mục này sẽ giải thích cách sử dụng ba loại tiêu chí:

   7. Tiêu chí bỏ qua các nhóm nhất định khi tính tổng.    Ví dụ: bạn sẽ chỉ tính tổng thể loại Trò chơi Video, Tranh nghệ thuật và Khung và Thể thao.

   8. Tiêu chí ẩn các tổng nhất định sau khi tính.    Ví dụ: bạn có thể chỉ hiển thị tổng lớn hơn $150.000.

   9. Tiêu chí loại trừ các bản ghi riêng lẻ đang có trong tổng.    Ví dụ: bạn có thể loại trừ các giao dịch bán hàng riêng lẻ khi giá trị (Đơn Giá * Số lượng) giảm dưới $100.

      Các bước sau đây sẽ giải thích cách thêm từng tiêu chí một và xem ảnh hưởng trên kết quả truy vấn.

      Thêm tiêu chí vào truy vấn

   10. Mở truy vấn từ mục trước đó ở dạng xem Thiết kế. Để làm vậy, hãy bấm chuột phải vào tab tài liệu dành cho truy vấn rồi bấm vào Dạng xem Thiết kế.

       -hoặc-

       Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào truy vấn và bấm Cửa sổ Thiết kế.

   11. Trong hàng Tiêu chí của cột ID Thể loại, nhập =Búp bê Hoặc Thể thao hay Tranh nghệ thuật và Khung.

   12. Bấm Chạy để chạy truy vấn và hiển thị kết quả trong dạng xem Biểu dữ liệu.

   13. Chuyển về lại dạng xem Thiết kế, trong hàng Tiêu chí của cột Tổng Giá trị Doanh số, nhập >100.

   14. Chạy truy vấn để xem kết quả, rồi chuyển về lại dạng xem Thiết kế.

   15. Giờ thì thêm các tiêu chí để loại trừ những giao dịch bán hàng riêng lẻ dưới $100. Để thực hiện điều này, bạn cần thêm một cột khác.

       Lưu ý: Bạn không thể chỉ định tiêu chí thứ ba trong cột Tổng Giá trị Doanh số. Bất cứ tiêu chí nào bạn chỉ định trong cột này cũng đều áp dụng cho tổng giá trị, mà không phải cho các giá trị riêng lẻ.

   16. Sao chép biểu thức từ cột thứ hai sang cột thứ ba.

   17. Trong hàng Tổng dành cho cột mới, chọn Vị trí, trong hàng Tiêu chí, nhập >20.

   18. Chạy truy vấn để xem kết quả, rồi lưu truy vấn.

       Lưu ý: Vào lần tiếp theo khi bạn mở truy vấn ở dạng xem Thiết kế, bạn có thể nhận thấy các thay đổi nhỏ về lưới thiết kế. Trong cột thứ hai, biểu thức ở hàng Trường sẽ xuất hiện bên trong hàm Sum và giá trị trong hàng Tổng sẽ hiển thị Biểu thức thay vì Sum.

       Tổng Giá trị Doanh số: Sum((1-[Chi tiết Đơn hàng].Chiết khấu/100)*([Chi tiết Đơn hàng].Đơn giá*[Chi tiế t Đơn hàng].Số lượng))

       Bạn cũng sẽ thấy một cột thứ tư. Cột này là bản sao của cột thứ hai nhưng các tiêu chí bạn đã chỉ định trong cột thứ hai thực sự xuất hiện như là một phần của cột mới.

Đầu Trang

Tạo một truy vấn chéo bảng

1. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm Thiết kế Truy vấn.

2. Bấm đúp vào bảng bạn muốn sử dụng trong truy vấn.

   Từng bảng sẽ xuất hiện dưới dạng một cửa sổ trong mục bên trên của trình thiết kế truy vấn.

   Nếu bạn sử dụng các bảng mẫu, hãy bấm đúp vào bảng Đơn hàng và bảng Chi tiết Đơn hàng.

3. Bấm đúp vào các trường bạn muốn sử dụng trong truy vấn của mình.

   Từng tên trường sẽ xuất hiện ở ô trống trong hàng Trường của lưới thiết kế.

   Nếu bạn sử dụng các bảng mẫu, hãy thêm trường Thành phố nơi Vận chuyển và Ngày Vận chuyển từ bảng Đơn hàng.

4. Ở ô trống kế tiếp trong hàng Trường, hãy sao chép và dán hoặc nhập biểu thức sau đây: Tổng Doanh số: Sum(CCur([Chi tiết Đơn hàng].[Đơn Giá]*[Số lượng]*(1-[Giảm giá])/100)*100)

5. Trên tab Thiết kế Truy vấn, trong nhóm Loại Truy vấn, bấm Chéo bảng.

   Hàng Tổng và hàng Chéo bảng xuất hiện trong lưới thiết kế.

6. Bấm vào ô trong hàng Tổng thuộc trường Thành phố rồi chọn Nhóm Theo. Thực hiện tương tự cho trường Ngày Vận chuyển. Thay đổi giá trị trong ô Tổng của trường Tổng Doanh số thành Biểu thức.

7. Trong hàng Chéo bảng, đặt ô trong trường Thành phố thành Đầu đề Hàng, đặt trường Ngày Vận chuyển thành Đầu đề Cột rồi đặt trường Tổng Doanh số thành Giá trị.

8. Trên tab Thiết kế Truy vấn, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

   Kết quả truy vấn xuất hiện trong dạng xem Biểu dữ liệu.

Đầu Trang