So sánh hai bảng trong Access và chỉ tìm dữ liệu khớp

Chuẩn bị dữ liệu mẫu

Trong ví dụ này, bạn tạo một truy vấn xác định mức độ ảnh hưởng của các thay đổi gần đây trong chương trình giảng dạy của khoa toán đến điểm số của học viên khoa toán. Bạn sử dụng hai bảng mẫu sau đây, Chuyên ngành của Học viên và Đăng ký Lớp học. Thêm hai bảng mẫu Chuyên ngành của Học viên và Đăng ký Lớp học này vào cơ sở dữ liệu.

Access cung cấp một vài cách để thêm các bảng mẫu này vào cơ sở dữ liệu. Bạn có thể nhập dữ liệu theo cách thủ công, bạn có thể sao chép từng bảng vào chương trình bảng tính, rồi nhập các trang tính vào Access hoặc bạn có thể dán dữ liệu vào một trình soạn thảo văn bản, chẳng hạn như Notepad, rồi nhập dữ liệu từ các tệp văn bản thu được.

Các bước trong phần này giải thích cách nhập thủ công dữ liệu vào biểu dữ liệu trống, đồng thời giải thích các sao chép bảng mẫu vào Excel, rồi nhập các bảng đó vào Access.

So sánh các bảng mẫu và tìm bản ghi khớp sử dụng kết hợp

Giờ bạn đã sẵn sàng so sánh bảng Đăng ký Lớp học với bảng Chuyên ngành của Học viên. Vì chưa xác định mối quan hệ giữa hai bảng nên bạn cần tạo ra sự kết hợp giữa các trường thích hợp trong truy vấn. Các bảng có nhiều trường chung và bạn sẽ cần tạo sự kết hợp cho từng cặp trường chung: ID Học viên, Năm và Chương trình giảng dạy (bảng Đăng ký Lớp học) và Chuyên ngành (bảng Chuyên ngành của Học viên). Trong ví dụ này, bạn chỉ quan tâm đến chuyên ngành toán, do đó, bạn còn có thể sử dụng tiêu chí trường để giới hạn kết quả truy vấn.

1. Mở cơ sở dữ liệu mà bạn đã lưu các bảng mẫu.

2. Trên tab Tạo, bấm Thiết kế Truy vấn.

3. Bấm đúp vào bảng có chứa các bản ghi mà bạn muốn hiển thị — trong ví dụ này, bảng Đăng ký Lớp học, rồi bấm đúp vào bảng mà bạn đang so sánh nó — trong ví dụ này là bảng Chuyên ngành của Học viên.

4. Kéo trường ID Học viên từ bảng Đăng ký Lớp học vào trường ID Học viên của bảng Chuyên ngành của Học viên. Một dòng sẽ xuất hiện giữa hai bảng trong lưới thiết kế, cho biết bạn đã tạo kết hợp. Bấm đúp vào dòng để mở hộp thoại Thuộc tính Kết hợp.

5. Xem lại ba tùy chọn trong hộp thoại Thuộc tính Kết hợp. Theo mặc định, tùy chọn 1 sẽ được chọn. Trong một số trường hợp, bạn cần điều chỉnh thuộc tính kết hợp để bao gồm thêm các hàng từ một bảng. Vì bạn đang cố chỉ tìm dữ liệu khớp, hãy đặt bộ kết hợp là tùy chọn 1. Đóng hộp thoại Thuộc tính Kết hợp bằng cách bấm Hủy bỏ.

6. Bạn sẽ cần tạo hai kết hợp khác. Tạo các kết hợp này bằng cách kéo trường Năm từ bảng Đăng ký Lớp học vào trường Năm của bảng Chuyên ngành của Học viên, sau đó kéo trường Chương trình giảng dạy từ bảng Đăng ký Lớp học vào trường Chuyên ngành trong bảng Chuyên ngành của Học viên.

7. Trong bảng Đăng ký Lớp học, hãy bấm đúp vào dấu sao (*) để thêm tất cả các trường trong bảng vào lưới thiết kế truy vấn.

   Lưu ý: Khi bạn sử dụng dấu sao để thêm tất cả các trường, chỉ một cột xuất hiện trong lưới thiết kế. Cột xuất hiện có tên bảng, theo sau là dấu chấm (.) và dấu sao (*). Trong ví dụ này, cột có tên là Đăng ký Lớp học.*.

8. Trong bảng Chuyên ngành của Học viên, hãy bấm đúp vào trường Chuyên ngành để thêm vào lưới.

9. Bỏ chọn hộp kiểm trong hàng Hiển thị của cột Chuyên ngành trong lưới thiết kế truy vấn.

10. Trong hàng Tiêu chí của cột Chuyên ngành, hãy nhập TOÁN.

11. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

    Truy vấn sẽ chạy, rồi chỉ hiển thị điểm môn toán cho chuyên ngành toán.

Đầu Trang

Thay đổi kiểu dữ liệu của trường ID Học viên trong bảng Chuyên ngành của Học viên

1. Mở cơ sở dữ liệu mà bạn đã lưu các bảng mẫu.

2. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng Chuyên ngành của Học viên, rồi bấm Cửa sổ Thiết kế trên menu lối tắt.

   Bảng Chuyên ngành của Học viên sẽ mở ra trong cửa sổ Thiết kế.

3. Trong cột Kiểu Dữ liệu, hãy thay đổi thiết đặt cho ID Học viên từ Số thành Văn bản.

4. Đóng bảng Chuyên ngành của Học viên. Khi bạn được nhắc lưu các thay đổi, hãy bấm Có.

So sánh các bảng mẫu và tìm bản ghi trùng khớp bằng cách sử dụng tiêu chí trường

Quy trình sau đây cho thấy cách so sánh hai trường ID Học viên bằng cách sử dụng trường từ bảng Đăng ký Lớp học làm tiêu chí cho trường từ bảng Chuyên ngành của Học viên. Bằng cách sử dụng từ khóa Giống nhau, bạn có thể so sánh các trường, dù chúng có kiểu dữ liệu khác nhau.

1. Trên tab Tạo, trong nhóm Khác, bấm Thiết kế Truy vấn.

2. Bấm đúp vào Đăng ký Lớp học, rồi bấm đúp vào Chuyên ngành của Học viên.

3. Kéo trường Năm từ bảng Đăng ký Lớp học vào trường Năm của bảng Chuyên ngành của Học viên, sau đó kéo trường Chương trình giảng dạy từ bảng Đăng ký Lớp học vào trường Chuyên ngành trên bảng Chuyên ngành của Học viên. Vì các trường này có cùng kiểu dữ liệu nên bạn có thể so sánh chúng sử dụng kết hợp. Kết hợp là phương pháp ưu tiên để so sánh các trường có cùng kiểu dữ liệu.

4. Hãy bấm đúp vào dấu sao (*) trên bảng Đăng ký Lớp học để thêm tất cả các trường trong bảng vào lưới thiết kế truy vấn.

   Lưu ý: Khi bạn sử dụng dấu sao để thêm tất cả các trường, chỉ một cột xuất hiện trong lưới thiết kế. Cột xuất hiện có tên bảng, theo sau là dấu chấm (.) và dấu sao (*). Trong ví dụ này, cột có tên là Đăng ký Lớp học.*.

5. Trong bảng Chuyên ngành của Học viên, hãy bấm đúp vào trường ID Học viên để thêm vào lưới.

6. Bỏ chọn hộp kiểm trong hàng Hiển thị của cột ID Học viên trong lưới thiết kế. Trong hàng Tiêu chí của cột ID Học viên, hãy nhập Giống nhau [Đăng ký Lớp học].[ID Học viên].

7. Trong bảng Chuyên ngành của Học viên, hãy bấm đúp vào trường Chuyên ngành để thêm vào lưới.

8. Bỏ chọn hộp kiểm trong hàng Hiển thị của cột Chuyên ngành trong lưới thiết kế. Trong hàng Tiêu chí, hãy nhập TOÁN.

9. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

   Truy vấn sẽ chạy, rồi chỉ hiển thị điểm môn toán cho chuyên ngành toán.

Đầu Trang