Bạn có thể sử dụng các chương trình Office để lưu hoặc chuyển đổi tệp sang định dạng PDF nhằm chia sẻ tệp hoặc in tệp bằng máy in thương mại. Và bạn sẽ không cần bất kỳ phần bổ trợ hoặc phần mềm nào khác.
Sử dụng định dạng PDF khi bạn muốn một tệp:
-
Có hình thức giống nhau trên hầu hết các máy tính.
-
Có kích thước tệp nhỏ hơn.
-
Tuân theo một định dạng ngành.
Ví dụ bao gồm sơ yếu lý lịch, tài liệu pháp lý, bản tin, tệp được thiết kế để đọc (không chỉnh sửa) và in, cũng như các tệp được thiết kế để in chuyên nghiệp.
Quan trọng:
-
Nhiều chương trình, bao gồm cả Microsoft Word, có khả năng mở và chỉnh sửa tệp PDF. Chỉ cần chia sẻ nội dung nào đó dưới dạng PDF là không đủ để đảm bảo người nhận không thể chỉnh sửa tệp.
-
Khi bạn chuyển đổi bảng tính của mình thành PDF, các nối kết nội bộ trong bảng tính sẽ bị mất trong quá trình chuyển đổi, vì vậy các nối kết sẽ cần được xác minh. Tuy nhiên, các nối kết bên ngoài đến các nguồn khác sẽ vẫn hoạt động tốt.
Để xem hướng dẫn từng bước, hãy chọn chương trình Office từ danh sách thả xuống.
-
Mở bảng hoặc báo cáo mà bạn muốn phát hành dưới dạng PDF.
-
Trên tab Dữ liệu Bên ngoài, trong nhóm Xuất , chọn PDF hoặc XPS.
-
Trong trường Tên Tệp , nhập hoặc chọn tên cho tài liệu.
-
Trong danh sách Lưu dưới dạng , chọn PDF (*.pdf) .
-
Nếu tài liệu đó yêu cầu chất lượng in cao, hãy chọn Tiêu chuẩn (phát hành trực tuyến và in) .
-
Nếu kích cỡ tệp quan trọng hơn chất lượng in, hãy chọn Kích cỡ tối thiểu (phát hành trực tuyến).
-
-
Chọn Tùy chọn để đặt trang sẽ in, chọn xem có in vết cập nhật hay không và để chọn các tùy chọn đầu ra. Chọn OK .
-
Chọn Phát hành.
-
Nếu tệp đã được lưu trước đó, hãy chọn Tệp > Lưu Bản sao.Nếu tệp chưa được lưu, hãy chọn Tệp > Lưu Như.
-
Chọn Duyệt để chọn vị trí trên máy tính mà bạn muốn lưu tệp.
-
Trong danh sách thả xuống, chọn PDF.
-
Chọn Lưu.
Chọn Xem thêm Tùy > chọn để tùy chỉnh tệp PDF của bạn.
-
Để tạo tệp PDF từ chỉ một số trang trong tài liệu của bạn, hãy chọn một tùy chọn bên dưới Phạm vi trang.
-
Để đưa thay đổi được theo dõi vào tệp PDF, bên dưới mục Phát hành gì, chọn Tài liệu hiển thị vết cập nhật. Nếu không, hãy đảm bảo chọn Tài liệu.
-
Để tạo một bộ thẻ đánh dấu trong tệp PDF, hãy chọn Tạo thẻ đánh dấu bằng. Sau đó, chọn Đầu đề hoặc nếu bạn đã thêm thẻ đánh dấu vào tài liệu, hãy chọn Word dấu.
-
Nếu bạn muốn đưa thuộc tính tài liệu vào tệp PDF, hãy đảm bảo chọn Thuộc tính tài liệu.
-
Để giúp phần mềm đọc màn hình đọc tài liệu dễ dàng hơn, hãy chọn Thẻ cấu trúc tài liệu cho trợ năng.
-
Tuân thủ ISO 19005-1 (PDF/A) Tùy chọn này cung cấp tài liệu PDF dưới dạng phiên bản PDF 1.7, đây là một tiêu chuẩn lưu trữ. PDF/A giúp bảo đảm tài liệu sẽ hiển thị đồng nhất khi mở trên một máy tính khác về sau.
-
Văn bản bitmap khi không thể nhúng phông chữ Nếu không thể nhúng phông chữ vào tài liệu, tệp PDF sẽ sử dụng các hình ảnh bitmap của văn bản để PDF hiển thị giống như tài liệu gốc. Nếu tùy chọn này không được chọn và tệp sử dụng phông chữ không thể nhúng được thì bộ đọc PDF có thể thay thế bằng phông chữ khác.
-
Mã hóa tài liệu bằng mật khẩu Để hạn chế truy nhập sao cho chỉ những người có mật khẩu mới có thể mở tệp PDF, chọn tùy chọn này. Khi bạn chọn OK, Word hộp Mã hóa Tài liệu PDF, nơi bạn có thể nhập và nhập lại mật khẩu.
Mở và sao chép nội dung từ PDF bằng Word
Bạn có thể sao chép bất kỳ nội dung nào bạn muốn từ PDF bằng cách mở tệp trong Word.
Đi tới Tệp > Mở và duyệt đến tệp PDF. Word sẽ mở nội dung PDF trong một tệp mới. Bạn có thể sao chép bất kỳ nội dung nào bạn muốn từ đó, kể cả hình ảnh và sơ đồ.
Để lưu tệp dưới dạng PDF trong Office for Mac, hãy làm theo các bước đơn giản sau:
-
Chọn Tệp.
-
Chọn Lưu Dưới dạng.
-
Chọn Định dạng Tệp ở cuối cửa sổ.
-
Chọn PDF từ danh sách các định dạng tệp sẵn dùng.
-
Đặt tên cho tệp của bạn nếu tệp chưa có tên, rồi chọn Xuất.
Lưu ý: Khi sử dụng Tốt nhất để in, các siêu kết nối có thể không chuyển đổi chính xác. Đây là sự cố đã biết trong Word for Mac.
Quan trọng:
-
Khi sử dụng Dịch vụ Trực tuyến , chỉ phông chữ mà Microsoft có quyền hợp pháp mới có thể sử dụng được. Nếu tài liệu có chứa phông chữ tùy chỉnh, thì phông chữ đó sẽ được thay thế và có thể gây ra sự cố. Bạn có thể tránh được điều này bằng cách nhúng phông chữ vào tài liệu.
-
Tìm hiểu thêm về nhúng phông chữ bằng cách truy nhập:
-
Một số phông chữ của bạn không thể lưu cùng với bản trình bày
Bạn có thể sử Word, PowerPoint và OneNote for the Web để chuyển đổi tài liệu của mình thành PDF.
-
Chọn Tệp > In > (trong PowerPoint, bạn sẽ chọn một trong ba định dạng).
-
Trong menu thả xuống bên dưới Máy in , chọn Lưu dưới dạng PDF , rồi chọn Lưu.
-
Sau đó, trong menu Explorer mở ra, bạn có thể đặt tên cho tệp PDF và chọn vị trí lưu, rồi chọn Lưu.
Lệnh này sẽ tạo một PDF cơ bản giúp giữ nguyên bố trí và định dạng trong tài liệu gốc của bạn.
Nếu bạn cần kiểm soát nhiều hơn đối với các tùy chọn cho PDF, chẳng hạn như thêm thẻ đánh dấu, hãy sử dụng ứng dụng trên máy tính để chuyển đổi tài liệu của bạn thành PDF. Chọn Mở trong Ứng dụng trên Máy tính trong thanh công cụ của PowerPoint và OneNote để bắt đầu sử dụng ứng dụng trên máy tính, rồi trong Word chọn danh sách thả xuống Chỉnh sửa trước, rồi chọn Mở trong Ứng dụng trên máy tính .
Nếu không sở hữu ứng dụng dành cho máy tính để bàn, bạn có thểthử hoặc mua Microsoft 365.
Để xuất tài liệu Word hoặc sổ làm việc Excel sang định dạng PDF trên iOS, nhấn vào nút Tệp ở trên cùng bên trái, chọn Xuất, rồi pdf.
Định dạng Tài liệu Di động (PDF) duy trì định dạng tài liệu và cho phép chia sẻ tệp. Khi xem tệp định dạng PDF trực tuyến hoặc in ra, tệp sẽ giữ nguyên định dạng như bạn muốn. Định dạng PDF cũng hữu ích đối với các tài liệu sẽ được chế bản theo phương thức in thương mại. PDF được chấp nhận là định dạng hợp lệ đối với nhiều cơ quan và tổ chức, đồng thời có các trình xem trên nhiều nền tảng hơn so với XPS.
Thông số giấy XML (XPS) là định dạng tệp điện tử giữ nguyên định đạng của tài liệu và cho phép chia sẻ tệp. Định dạng XPS đảm bảo rằng khi được xem trực tuyến hoặc in ra, tệp vẫn giữ nguyên định dạng như bạn muốn và khó có thể thay đổi dữ liệu trong tệp.
Quan trọng: Hầu hết các trình duyệt web hiện đại đều có thể mở và hiển thị tệp PDF. Tuy nhiên, nếu bạn có hệ điều hành cũ hơn, bạn có thể cần cài đặt trình đọc PDF trên thiết bị của mình, chẳng hạn như Acrobat Reader, có sẵn từ Adobe Systems.
