Đếm dữ liệu bằng cách sử dụng truy vấn

Bạn muốn làm gì?

Hiểu cách đếm dữ liệu
Đếm dữ liệu bằng cách sử dụng hàng Tổng
Đếm dữ liệu bằng cách sử dụng truy vấn tổng
Tham khảo hàm tổng hợp

Hiểu cách đếm dữ liệu

Bạn có thể đếm số mục trong một trường (một cột giá trị) bằng cách sử dụng hàm Count . Hàm Count thuộc về một tập hợp các hàm được gọi là hàm tổng hợp. Bạn sử dụng hàm tổng hợp để thực hiện tính toán trên một cột dữ liệu và trả về một giá trị duy nhất. Access cung cấp một số hàm tổng hợp ngoài Count, chẳng hạn như:

Tính tổng để tính tổng một cột số.
Trung bình, để tính trung bình một cột số.
Tối đa, để tìm giá trị cao nhất trong một trường.
Tối thiểu, để tìm giá trị thấp nhất trong một trường.
Độ lệch Chuẩn , để đo độ phân tán của các giá trị với một giá trị trung bình (trung bình).
Phương sai, để đo phương sai thống kê của tất cả các giá trị trong cột.

Access cung cấp hai cách để thêm Count và các hàm tổng hợp khác vào truy vấn. Bạn có thể:

Mở truy vấn của bạn ở dạng xem Biểu dữ liệu rồi thêm một hàng Tổng. Hàng Tổng cho phép bạn sử dụng hàm tổng hợp trong một hoặc nhiều cột của tập kết quả truy vấn mà không cần phải thay đổi thiết kế truy vấn của mình.
Tạo một truy vấn tổng. Một truy vấn tổng sẽ tính tổng phụ trên các nhóm bản ghi. Ví dụ: nếu bạn muốn tính tổng phụ toàn bộ doanh số theo thành phố hoặc theo quý, bạn sử dụng truy vấn tổng để nhóm các bản ghi của mình theo thể loại bạn muốn, rồi tính tổng các số liệu bán hàng. Ngược lại, một hàng Tổng sẽ tính tổng cuối cho một hoặc nhiều cột (trường) dữ liệu.

Lưu ý: Các mục hướng dẫn trong tài liệu này sẽ nhấn mạnh cách sử dụng hàm Count nhưng hãy nhớ rằng bạn có thể sử dụng các hàm tổng hợp khác trong hàng Tổng và truy vấn của mình. Để biết thêm thông tin về cách sử dụng các hàm tổng hợp khác, hãy xem Tham khảo hàm tổng hợp ở phần sau trong bài viết này.

Để biết thêm thông tin về những cách sử dụng các hàm tổng hợp khác, hãy xem bài viết Hiển thị tổng cột trong một biểu dữ liệu.

Các bước trong các mục sau đây sẽ giải thích cách thêm hàng Tổng và cách sử dụng truy vấn tổng để đếm dữ liệu. Khi bạn tiếp tục, hãy nhớ rằng hàm Count hoạt động trên số lượng kiểu dữ liệu lớn hơn so với thực hiện các hàm tổng hợp khác. Ví dụ: bạn có thể chạy hàm Count đối với bất kỳ loại trường nào ngoại trừ một trường chứa dữ liệu vô hướng lặp, phức tạp, chẳng hạn như trường danh sách đa giá trị.

Ngược lại, nhiều hàm tổng hợp chỉ hoạt động trên dữ liệu trong các trường được đặt thành một kiểu dữ liệu cụ thể. Ví dụ: hàm Sum chỉ hoạt động với các trường được đặt thành kiểu dữ liệu Số, Thập phân hoặc Tiền tệ. Để biết thêm thông tin về các kiểu dữ liệu mà mỗi hàm yêu cầu, hãy xem Tham khảo hàm tổng hợp, ở phần sau trong bài viết này.

Để biết thông tin chung về kiểu dữ liệu, hãy xem bài viết Sửa đổi hoặc thay đổi kiểu dữ liệu được đặt cho một trường.

Đầu Trang

Đếm dữ liệu bằng cách sử dụng hàng Tổng

Bạn thêm hàng Tổng vào truy vấn bằng cách mở truy vấn trong dạng xem Biểu dữ liệu, thêm hàng, rồi chọn hàm Count hoặc một hàm tổng hợp khác, chẳng hạn như Sum, Minimum, Maximum hoặc Average. Các bước trong mục này sẽ giải thích cách tạo truy vấn chọn cơ bản và cách thêm hàng Tổng.

Tạo một truy vấn chọn cơ bản

Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm Thiết kế Truy vấn.
Bấm đúp vào những bảng bạn muốn sử dụng trong truy vấn, rồi bấm Đóng.

Những bảng đã chọn sẽ xuất hiện dưới dạng cửa sổ trong mục bên trên trình thiết kế truy vấn. Hình này hiển thị một bảng điển hình trong trình thiết kế truy vấn:
Bấm đúp vào các trường bảng bạn muốn sử dụng ở truy vấn của mình.

Bạn có thể bao gồm các trường có chứa dữ liệu mô tả, chẳng hạn như tên và mô tả, nhưng bạn phải đưa vào trường có chứa các giá trị mà bạn muốn đếm.

Mỗi trường xuất hiện trong một cột trong lưới thiết kế truy vấn.
Trên tab Thiết kế Truy vấn, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

Kết quả của truy vấn được hiển thị trong dạng xem Biểu dữ liệu.
Hoặc bạn có thể quay lại dạng xem Thiết kế và điều chỉnh truy vấn của mình. Để làm vậy, hãy bấm chuột phải vào tab tài liệu dành cho truy vấn rồi bấm vào Dạng xem Thiết kế. Sau đó, bạn có thể điều chỉnh truy vấn khi cần bằng cách thêm hoặc loại bỏ trường bảng. Để loại bỏ một trường, hãy chọn cột trong lưới thiết kế rồi nhấn DELETE.
Bạn có thể tùy chọn lưu truy vấn của mình.

Thêm một hàng Tổng

Mở truy vấn của bạn trong dạng xem Biểu dữ liệu. Bấm chuột phải vào tab tài liệu của truy vấn và bấm Dạng xem Biểu dữ liệu.

-hoặc-

Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm đúp vào truy vấn. Thực hiện thao tác này sẽ chạy truy vấn và tải kết quả vào biểu dữ liệu.
Trên tab Trang đầu, trong nhóm Bản ghi, bấm vào Tổng.

Hàng Tổng mới xuất hiện bên dưới hàng dữ liệu cuối cùng trong biểu dữ liệu của bạn.
Trong hàng Tổng , bấm vào trường bạn muốn tính tổng, rồi chọn Đếm từ danh sách.

Ẩn một hàng Tổng

Trên tab Trang đầu, trong nhóm Bản ghi, bấm vào Tổng.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng một hàng Tổng, hãy xem bài viết Hiển thị tổng cột trong một biểu dữ liệu.

Đầu Trang