Áp dụng bộ lọc để xem các bản ghi chọn lọc trong cơ sở dữ liệu Access

Áp dụng bộ lọc chung

1. Mở một bảng, truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo trong bất cứ dạng xem nào sau đây: Biểu dữ liệu, Biểu mẫu, Báo cáo hoặc Bố trí.

2. Đảm bảo chưa lọc dạng xem. Trên thanh bộ chọn bản ghi, hãy xác nhận rằng biểu tượng Chưa được lọc hoặc không có biểu tượng Không Bộ lọc bị mờ.

   Mẹo: Để loại bỏ tất cả bộ lọc cho một đối tượng cụ thể, trên tab Trang đầu, trong nhóm Sắp xếp & Lọc , hãy bấm Nâng cao, rồi bấm Xóa Tất cả Bộ lọc.

3. Bấm vào vị trí bất kỳ trong cột hoặc điều khiển tương ứng với trường đầu tiên mà bạn muốn lọc và trên tab Trang đầu, trong nhóm Sắp xếp & Lọc , hãy bấm Bộ lọc.

Để áp dụng bộ lọc chung: Trỏ tới Bộ lọc Văn bản (hoặc Số hoặc Ngày), rồi bấm vào bộ lọc bạn muốn. Các bộ lọc như Bằng vàGiữa sẽ nhắc bạn nhập các giá trị cần thiết.

Để áp dụng bộ lọc dựa trên giá trị trường: Xóa hộp kiểm bên cạnh các giá trị mà bạn không muốn lọc, rồi bấm OK.

Để lọc trên một hoặc chỉ một vài giá trị trong danh sách dài, trước tiên hãy bỏ chọn hộp kiểm (Chọn Tất cả), rồi chọn giá trị bạn muốn.

Để lọc các giá trị null (giá trị null cho biết không có dữ liệu) trong trường văn bản, số và ngày: Trong danh sách hộp kiểm, hãy bỏ chọn hộp kiểm (Chọn Tất cả ), rồi chọn hộp kiểm bên cạnh (Trống).

Áp dụng bộ lọc dựa trên vùng chọn

1. Mở một bảng, truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo trong bất cứ dạng xem nào sau đây: Biểu dữ liệu, Biểu mẫu, Báo cáo hoặc Bố trí.

2. Đảm bảo chưa lọc dạng xem. Trên thanh bộ chọn bản ghi, hãy xác nhận rằng biểu tượng Chưa được lọc hoặc không có biểu tượng Không Bộ lọc bị mờ.

3. Di chuyển đến bản ghi có chứa giá trị mà bạn muốn sử dụng như một phần của bộ lọc, rồi bấm vào bên trong cột (trong dạng xem Biểu dữ liệu) hoặc điều khiển (trong dạng xem Biểu mẫu, Báo cáo hoặc Bố trí).

Để lọc dựa trên lựa chọn một phần; chọn các ký tự bạn muốn, trên tab Trang đầu, trong nhóm Sắp xếp & Lọc , bấm Lựa chọn, rồi bấm vào bộ lọc bạn muốn áp dụng.

Áp dụng bộ lọc bằng cách điền vào biểu mẫu

1. Mở bảng hoặc truy vấn trong dạng xem Biểu dữ liệu hoặc biểu mẫu trong dạng xem Biểu mẫu.

2. Đảm bảo dạng xem chưa được lọc. Trên thanh bộ chọn bản ghi, hãy xác nhận rằng biểu tượng Chưa được lọc hoặc không có biểu tượng Không Bộ lọc bị mờ.

3. Trên tab Trang đầu , trong nhóm Sắp xếp & Lọc , bấm vào Nâng cao, rồi bấm vào Lọc theo Biểu mẫu trên menu lối tắt.

4. Tùy thuộc vào việc bạn đang làm việc trong dạng xem Biểu dữ liệu hay ở dạng xem Biểu mẫu, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

   Dạng xem biểu dữ liệu: Bấm vào hàng đầu tiên trong cột mà bạn muốn lọc, bấm vào mũi tên xuất hiện, rồi chọn một giá trị. Để thêm các giá trị bổ sung, chỉ cần bấm vào tab Hoặc ở cuối biểu dữ liệu và chọn một giá trị khác.

   Dạng xem biểu mẫu: Bấm vào mũi tên xuất hiện trong điều khiển và chọn một giá trị để lọc. Để thêm các giá trị bổ sung, hãy bấm vào tab Hoặc ở cuối biểu mẫu và chọn một giá trị khác.

   Mẹo: Bạn không thể chỉ định giá trị trường cho trường đa giá trị bằng cách sử dụng bộ lọc theo biểu mẫu, nhưng bạn có thể chỉ định giá trị cho trường không đa giá trị trong tập bản ghi.

   • Để xác định danh sách các giá trị có thể có cho một trường, hãy sử dụng toán tử hoặc. Ví dụ: xác định "Portland" hoặc "Oregon" trong trường Thành phố để lọc các bản ghi có chứa một trong hai giá trị.

   • Để lọc dựa trên trạng thái của điều khiển, chẳng hạn như hộp kiểm hoặc nút, hãy bấm vào điều khiển để điều khiển ở trạng thái bạn muốn. Để trả điều khiển về vị trí trung lập, để điều khiển không được dùng làm tiêu chí để lọc bản ghi, hãy đảm bảo rằng điều khiển không khả dụng (xuất hiện mờ đi).

   • Để lọc các bản ghi có giá trị null (thiếu), không phải null, trống (trống hoặc ""), hoặc không trống, hãy nhập Is Null, Is Not Null, "", hoặc Not "" vào trường.

5. Ví dụ, nếu bạn muốn chỉ định hai bộ tiêu chí thay thế để chỉ xem tên của những liên hệ có giá trị Quốc_gia_Vùng_lãnh_thổ là Hoa Kỳ và có ngày sinh trong tháng 4, bạn có thể thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:

   • Để truy xuất tất cả các bản ghi đáp ứng một trong nhiều bộ tiêu chí bất kỳ, hãy chỉ định tiêu chí bằng cách nhập bộ tiêu chí đầu tiên, Bấm tab Hoặc , rồi nhập bộ tiêu chí tiếp theo. Lưu ý rằng nếu bạn muốn giá trị trường hoạt động như một bộ lọc độc lập với các giá trị trường khác, bạn phải nhập giá trị đó vào tab Tìm kiếm và mỗi tab Hoặc . Nói cách khác, tab Tìm kiếm và mỗi tab Hoặc đại diện cho một tập hợp giá trị bộ lọc thay thế.

   • Ngoài ra, hãy lưu ý rằng mỗi lần bạn thêm tiêu chí trường vào tab Hoặc , Access sẽ tạo một tab Hoặc khác. Điều này cho phép bạn chỉ định một số tiêu chí "hoặc". Bộ lọc trả về bất kỳ bản ghi nào chứa tất cả các giá trị đã xác định trên tab Tìm kiếm hoặc tất cả các giá trị đã xác định trên tab Or đầu tiên hoặc tất cả các giá trị đã xác định trên tab Or thứ hai, v.v.

Để loại bỏ một bộ lọc và hiển thị tất cả các bản ghi, hãy bấm bật/tắt Bộ lọc một lần nữa.

Để sửa đổi bộ lọc theo biểu mẫu, bấm vào Nâng cao, rồi bấm lại vào Lọc Theo Biểu mẫu. Bộ tiêu chí bộ lọc hiện tại được hiển thị.

Áp dụng bộ lọc nâng cao

1. Mở một bảng, truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo trong bất cứ dạng xem nào sau đây: Biểu dữ liệu, Biểu mẫu, Báo cáo hoặc Bố trí.

2. Đảm bảo chưa lọc dạng xem. Trên thanh Bộ dẫn hướng bản ghi, hãy xác thực rằng Không áp dụng Bộ lọc xuất hiện mờ đi (không sẵn dùng). Nếu không nhìn thấy thanh Bộ dẫn hướng bản ghi, hãy bấm Nâng cao trong nhóm Sắp xếp & Lọc trên tab Trang đầu và sau đó bấm Xóa Tất cả các Bộ lọc (nếu Xóa Tất cả các Bộ lọc xuất hiện mờ đi, có nghĩa là không bộ lọc nào có hiệu lực ).

3. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Sắp xếp & Lọc, hãy bấm Nâng cao rồi bấm Sắp xếp/Lọc Nâng cao trên menu lối tắt.

4. Thêm trường vào nơi bạn muốn lọc tới lưới.

5. Trong hàng Tiêu chí của mỗi trường, hãy xác định một tiêu chuẩn. Áp dụng tiêu chuẩn như một tập và chỉ có bản ghi khớp với tất cả các tiêu chuẩn trong hàng Tiêu chí được hiển thị. Để xác định tiêu chuẩn thay thế cho trường đơn, hãy nhập tiêu chuẩn đầu tiên trong hàng Tiêu chí và tiêu chuẩn thứ hai trong hàng Or v.v.

   Mẹo: 

   • Áp dụng toàn bộ tập tiêu chuẩn trong hàng Or thay thế cho tập tiêu chuẩn trong hàng Tiêu chí. Nếu bạn muốn áp dụng bất cứ tiêu chuẩn nào cho cả hai tập tiêu chuẩn thì bạn phải nhập vào cả hàng Tiêu chí và hàng Or . Bấm Bật tắt Bộ lọc để xem hàng đã lọc.

   • Một cách hay để tìm hiểu cách ghi tiêu chí là áp dụng bộ lọc chung hoặc bộ lọc dựa vào vùng chọn cho kết quả gần đúng với những điều bạn đang tìm kiếm. Sau đó, khi đã áp dụng bộ lọc cho dạng xem, hãy hiển thị tab đối tượng Bộ lọc