Tạo Trung tâm Bản ghi

Xác định một kế hoạch quản lý bản ghi

Ở mức cao nhất, có hai bước chính tham gia vào việc thiết kế một site Trung tâm bản ghi để thực hiện một chương trình quản lý bản ghi:

1. Một tổ chức phải phát triển một chiến lược quản lý bản ghi và một kế hoạch quản lý bản ghi chính thức. Đây là một nỗ lực hợp tác liên quan đến việc phối hợp giữa người quản lý bản ghi, cán bộ tuân thủ, chuyên gia CNTT và công nhân thông tin.

2. Sau đó, một tổ chức phải cấu hình một hoặc nhiều site Trung tâm bản ghi để thực hiện kế hoạch quản lý bản ghi của nó.

Các phần bên dưới đại cương cho các thành phần chính liên quan đến từng bước này.

Lập kế hoạch quản lý bản ghi

Trước khi một tổ chức có thể cấu hình một site Trung tâm bản ghi là giải pháp quản lý bản ghi, nó sẽ phát triển một kế hoạch chính thức cho chiến lược quản lý bản ghi của nó. Các thành phần cụ thể của một kế hoạch quản lý bản ghi chính thức có thể là duy nhất đối với các tổ chức hoặc doanh nghiệp riêng lẻ. Tuy nhiên, hầu như tất cả các gói quản lý bản ghi bao gồm các tài liệu và quy trình sau đây:

Lập kế hoạch tệp      Một gói tệp mô tả các loại tài liệu hoặc mục mà một tổ chức thừa nhận là các bản ghi doanh nghiệp chính thức. Nó cho biết nơi những bản ghi này được lưu trữ, và nó cung cấp thông tin phân biệt một kiểu bản ghi khác. Gói tệp này phục vụ như một tuyển tập chính sách, quy trình và hướng dẫn toàn diện để tạo, lưu trữ và quản lý bản ghi. Một gói tệp nên bao gồm tất cả các bản ghi, bất kể phương tiện, bao gồm cả giấy, blog, wiki, email và các tệp điện tử. Nó cũng phải xác định cách từng bản ghi được phân loại, được bảo mật và cuối cùng đã bị hủy. Nó cũng sẽ bao gồm tính cân nhắc cho các danh mục đặc biệt của các bản ghi, chẳng hạn như bí mật, quan trọng, thương mại, hoặc các bản ghi đặc quyền. Cuối cùng, một kế hoạch tệp phải xác định những người chịu trách nhiệm quản lý từng loại bản ghi.

Ghi thư viện    Các thư viện bản ghi là các thư viện tài liệu mà bạn tạo để phân loại và lưu trữ các bản ghi quan trọng. Bạn tạo thư viện bản ghi cho từng loại bản ghi mà bạn muốn giữ lại. Các bản ghi được tự động định tuyến đến thư viện thích hợp dựa trên thiết đặt được cấu hình trong trình sắp xếp nội dung.

Các loại nội dung    Bạn tạo kiểu nội dung để xác định các loại bản ghi tổ chức của bạn cần lưu trữ và xác định bất kỳ thuộc tính duy nhất nào cho từng loại bản ghi. Khi xác định kiểu nội dung cho các loại bản ghi cụ thể, tổ chức của bạn có thể đảm bảo rằng mỗi nhóm nội dung này được quản lý theo cách nhất quán. Tài liệu Office, PDF, TIFFs (hình ảnh quét), email, hội thoại tin nhắn tức thời, video và các bản ghi vật lý có thể được phân loại và lưu trữ với các kiểu nội dung mà bạn tạo ra. Bất kỳ bản ghi nào gọi là "hợp đồng", ví dụ: sẽ được xử lý theo cùng một cách và theo cách nhất quán trong hệ thống quản lý bản ghi của SharePoint. Sử dụng kiểu nội dung để phân loại và lưu trữ bản ghi là phương pháp thay thế để dùng các thư viện bản ghi.

Lịch biểu duy trì    Lịch biểu duy trì xác định thời gian loại bản ghi trong gói tệp phải được giữ lại (khoảng thời gian lưu giữ của nó) và quy trình bị hủy bỏ khi nó đạt đến cuối giai đoạn này (quy trình bố trí của nó). Các hướng dẫn trong lịch biểu duy trì thường dựa trên các yêu cầu pháp lý, rủi ro đối với tổ chức và nhu cầu của doanh nghiệp. Ngoài ra, lịch biểu duy trì thường mô tả các contingencies quản lý rủi ro xác định khoảng thời gian lưu giữ cho mỗi loại bản ghi.

Tài liệu yêu cầu tuân thủ    Tài liệu yêu cầu tuân thủ xác định các quy tắc để quản lý bản ghi đó có phải tuân thủ, các khả năng mà họ phải có, và các loại giám sát thường xuyên mà họ phải hỗ trợ để đảm bảo tuân thủ.

• Quy trình chính thức cho việc đình chỉ bố trí các bản ghi      Quy trình này thường được gọi là giữ, thông tin chi tiết về cách tổ chức ngừng bố trí các bản ghi khi các sự kiện như tranh chấp, kiểm xuất hoặc điều tra sẽ xảy ra.

• Hệ thống giám sát và báo cáo việc xử lý các bản ghi      Để đảm bảo nhân viên đang nộp đơn, truy nhập và quản lý bản ghi theo các chính sách và quy trình được xác định, một chương trình quản lý bản ghi phải có một quy trình hoặc hệ thống giám sát và báo cáo về việc xử lý các bản ghi.

Đầu trang

Cấu hình site Trung tâm bản ghi

Sau khi tổ chức tham gia vào việc lập kế hoạch chi tiết về quản lý bản ghi và phát triển một kế hoạch chính thức cho việc quản lý bản ghi, nó có thể tạo và cấu hình một site Trung tâm bản ghi để giúp ứng dụng này thực hiện chương trình này.

Bạn cần thực hiện các bước sau đây để cấu hình một site Trung tâm bản ghi:

1. Tạo thư viện hoặc danh sách bản ghi để quản lý và lưu trữ từng kiểu bản ghi đã được xác định trong kế hoạch tệp.

   • Chúng tôi khuyên bạn nên tạo một thư viện bản ghi cho từng kiểu nội dung trong gói bản ghi của mình.

   • Khi các bản ghi được gửi đến Trung tâm bản ghi, chúng sẽ được định tuyến tới danh sách hoặc thư viện có liên quan.

2. Tạo cột cho các thư viện tài liệu liên quan, danh sách hoặc kiểu nội dung để chứa và hiển thị siêu dữ liệu cho từng kiểu bản ghi được xác định trong gói tệp.

3. Xác định chính sách quản lý thông tin cho từng loại bản ghi trên trang Trung tâm bản ghi. Những chính sách này sẽ phản ánh các giai đoạn duy trì và các yêu cầu kiểm tra được xác định trong kế hoạch tệp của tổ chức bạn và lịch biểu duy trì.

4. Cấu hình trình sắp xếp nội dung để định tuyến mỗi loại bản ghi đến vị trí thích hợp. Khi các bản ghi được gửi đến trang Trung tâm bản ghi, thì ứng dụng này sẽ sử dụng tính năng này để xác định cách phân loại bản ghi trong site Trung tâm bản ghi và vị trí nào để gửi.

Đầu trang