Sử dụng định dạng có điều kiện để tô sáng thông tin trong Excel

Định dạng có điều kiện thường hoạt động giống nhau trong một phạm vi ô, bảng Excel hoặc báo cáo PivotTable. Tuy nhiên, định dạng có điều kiện trong báo cáo PivotTable có một số điều cần cân nhắc thêm:

• Có một số định dạng có điều kiện không hoạt động với các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable. Ví dụ: bạn không thể định dạng các trường đó dựa trên việc chúng chứa giá trị duy nhất hay trùng lặp. Những hạn chế này được đề cập trong các mục còn lại của bài viết này, nếu có.

• Nếu bạn thay đổi bố trí của báo cáo PivotTable bằng cách lọc, ẩn các mức, thu gọn và bung rộng các mức hoặc di chuyển trường, thì định dạng có điều kiện vẫn giữ nguyên miễn là các trường trong dữ liệu cơ bản không bị loại bỏ.

• Phạm vi định dạng có điều kiện cho các trường trong khu vực Giá trị có thể dựa trên cấu trúc phân cấp dữ liệu và được xác định bằng tất cả các mức con nhìn thấy được (mức thấp hơn kế tiếp trong cấu trúc phân cấp) của một mức mẹ (mức cao hơn kế tiếp trong cấu trúc phân cấp) trên các hàng của một hoặc nhiều cột hoặc trên các cột của một hoặc nhiều hàng.

  Lưu ý: Trong cấu trúc phân cấp dữ liệu, mức con không thừa kế định dạng có điều kiện từ mức mẹ và mức mẹ không thừa kế định dạng có điều kiện từ mức con.

• Có ba phương pháp khoanh phạm vi định dạng có điều kiện của các trường trong khu vực Giá trị: theo vùng chọn, theo trường tương ứng và theo trường giá trị.

Phương pháp khoanh phạm vi trường mặc định trong vùng Giá trị là theo lựa chọn. Bạn có thể thay đổi phương pháp khoanh phạm vi trường tương ứng hoặc trường giá trị bằng cách sử dụng nút tùy chọn Áp dụng quy tắc định dạng cho, hộp thoại Quy tắc định dạng mới hoặc hộp thoại Chỉnh sửa quy tắc định dạng.

Sử dụng nút Phân tích nhanh để áp dụng định dạng có điều kiện đã chọn với dữ liệu đã chọn. Nút Phân tích Nhanh tự động xuất hiện khi bạn chọn dữ liệu.

1. Chọn dữ liệu bạn muốn định dạng có điều kiện. Nút Phân tích nhanh xuất hiện ở góc dưới bên phải của vùng chọn.

   

2. Bấm nút Phân tích Nhanh, hoặc nhấn Ctrl+Q.

3. Trong cửa sổ bật lên xuất hiện, trên tab Định dạng, di chuyển chuột qua các tùy chọn khác nhau để xem Bản xem trước Trực tiếp trên dữ liệu của bạn, rồi bấm vào tùy chọn định dạng bạn muốn.

   

   Lưu ý: 

   • Các tùy chọn định dạng xuất hiện trong tab Định dạng phụ thuộc vào dữ liệu bạn đã chọn. Nếu vùng chọn của bạn chỉ chứa văn bản thì các tùy chọn khả dụng là Văn bản, Nhân đôi, Duy nhất, Bằng và Xóa. Khi vùng chọn có chỉ chứa số hoặc cả văn bản và số thì các tùy chọn là Thanh dữ liệu, Màu sắc, Bộ biểu tượng, Lớn hơn, 10% hàng đầu và Xóa.

   • Xem trước trực tiếp sẽ chỉ kết xuất những tùy chọn định dạng có thể được sử dụng trên dữ liệu của bạn. Ví dụ: nếu các ô đã chọn không chứa dữ liệu trùng khớp và bạn chọn Nhân đôi, bản xem trước trực tiếp sẽ không hoạt động.

4. Nếu hộp thoại Văn bản có chứa xuất hiện, hãy nhập tùy chọn định dạng mà bạn muốn áp dụng, rồi bấm vào OK.

Nếu bạn muốn xem video hướng dẫn cách sử dụng Phân tích Nhanh để áp dụng định dạng có điều kiện, hãy xem Video: Sử dụng định dạng có điều kiện.

Bạn có thể tải xuống sổ làm việc mẫu có chứa các ví dụ khác nhau về cách áp dụng định dạng có điều kiện, cả với các quy tắc tiêu chuẩn như trên cùng và dưới cùng, trùng lặp, Thanh dữ liệu, Bộ biểu tượng và Thang màu, cũng như tạo quy tắc của riêng bạn theo cách thủ công.

Tải xuống: Ví dụ về định dạng có điều kiện trong Excel

Thang màu là hướng dẫn trực quan giúp bạn hiểu rõ sự phân bố và biến thể dữ liệu. Thang đo hai màu giúp bạn so sánh phạm vi ô bằng cách dùng sự chuyển màu giữa hai màu. Sắc độ của màu tượng trưng cho các giá trị cao hơn hoặc thấp hơn. Ví dụ: trong thang màu xanh lá và vàng như minh họa dưới đây, bạn có thể xác định các ô giá trị cao hơn thiên về màu xanh lá và các ô giá trị thấp hơn thiên về màu vàng.

Định dạng nhanh

1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

2. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng có điều kiện, sau đó bấm Thang màu.

   

3. Chọn thang đo hai màu.

   Di chuột lên biểu tượng thang màu để xem biểu tượng nào là thang đo hai màu. Màu trên cùng tượng trưng cho các giá trị cao hơn và màu dưới cùng tượng trưng cho các giá trị thấp hơn.

Bạn có thể thay đổi phương pháp khoanh phạm vi cho các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable bằng cách dùng nút Tùy chọn Định dạng xuất hiện bên cạnh trường PivotTable đã được áp dụng định dạng có điều kiện.

Định dạng nâng cao

1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

2. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện rồi bấm Quản lý Quy tắc. Hộp thoại Trình quản lý Quy tắc Định dạng có Điều kiện sẽ hiển thị.

   

3. Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

   • Để thêm một định dạng có điều kiện hoàn toàn mới, hãy bấm Quy tắc Mới. Hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới sẽ hiển thị.

   • Để thêm định dạng có điều kiện mới dựa trên định dạng đã được liệt kê, hãy chọn quy tắc đó, rồi bấm Vào Quy tắc Trùng lặp. Quy tắc trùng lặp sẽ xuất hiện trong hộp thoại. Chọn mục trùng lặp, rồi chọn Chỉnh sửa quy tắc. Hộp thoại Sửa Quy tắc Định dạng sẽ hiển thị. 

   • Để thay đổi định dạng có điều kiện, hãy thực hiện các bước sau:

     1. Đảm bảo đã chọn trang tính, bảng hoặc báo cáo PivotTable thích hợp trong hộp danh sách Hiện các quy tắc định dạng cho.

     2. Hoặc bạn có thể thay đổi phạm vi ô bằng cách bấm Thu gọn Hộp Thoại trong hộp Áp dụng với để tạm thời ẩn hộp thoại, bằng cách chọn phạm vi ô mới trên trang tính, rồi chọn Bung rộng Hộp Thoại.

     3. Chọn quy tắc, rồi bấm Sửa quy tắc. Hộp thoại Sửa Quy tắc Định dạng sẽ hiển thị.

4. Trong phần Áp dụng Quy tắc Với, để tùy ý thay đổi phạm vi cho các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable theo:

   • Vùng chọn: Bấm Các ô đã chọn.

   • Tất cả các ô cho nhãn Giá trị: Bấm Tất cả các ô hiện giá trị <Value label>.

   • Tất cả các ô cho nhãn Giá trị, không bao gồm tổng phụ và tổng chính: Bấm Tất cả các ô hiện giá trị <Value label> cho <Row Label>.

5. Trong phần Chọn Kiểu Quy tắc, hãy bấm Định dạng tất cả các ô dựa trên giá trị của chúng (mặc định).

6. Trong phần Sửa Mô tả Quy tắc, ở hộp danh sách Kiểu Định dạng, hãy chọn Thang đo 2 Màu.

7. Để chọn một kiểu trong hộp Kiểu cho cả giá trị Tối thiểu và Tối đa, hãy thực hiện một trong những thao tác sau đây:

   • Định dạng giá trị nhỏ nhất và cao nhất:    Chọn Giá trị Nhỏ nhất và Giá trị Cao nhất.

     Trong trường hợp này, bạn không nhập Giá trị Tối thiểu và Tối đa.

   • Định dạng giá trị số, ngày tháng hay thời gian:    Chọn Số rồi nhập Giá trị Tối thiểu và Tối đa.

   • Định dạng Phần trăm:    Nhập Giá trịTối thiểu và Tối đa.

     Các giá trị hợp lệ là từ 0 (không) tới 100. Không nhập dấu phần trăm.

     Hãy dùng tỷ lệ phần trăm khi bạn muốn trực quan hóa tất cả các giá trị theo tỷ lệ vì các giá trị đó phân bố cân xứng.

   • Định dạng phân vị:    Chọn Phân vị rồi nhập Giá trịTối thiểu và Tối đa. Các phân vị hợp lệ là từ 0 (không) tới 100.

     Hãy dùng phân vị khi bạn muốn trực quan hóa nhóm các giá trị cao (chẳng hạn như phân vị thứ 20 từ trên xuống) bằng một tỷ lệ cấp màu và các giá trị thấp (chẳng hạn như phân vị thứ 20 từ dưới lên) bằng một tỷ lệ cấp màu khác, vì chúng tượng trưng cho các giá trị cực trị có thể làm sai lệch việc trực quan hóa dữ liệu của bạn.

   • Định dạng kết quả công thức:    Chọn Công thức rồi nhập giá trị cho Tối thiểu và Tối đa.

     • Công thức đó phải trả về giá trị số, ngày hoặc thời gian.

     • Hãy bắt đầu công thức với dấu bằng (=).

     • Công thức không hợp lệ sẽ dẫn đến không có định dạng nào được áp dụng.

     • Bạn nên kiểm tra công thức để đảm bảo nó sẽ không trả về giá trị lỗi.

       Lưu ý: 

       • Hãy đảm bảo giá trị Tối thiểu nhỏ hơn giá trị Tối đa.

       • Bạn có thể chọn kiểu khác nhau cho Tối thiểu và Tối đa. Ví dụ, bạn có thể chọn số cho Tối thiểu và tỷ lệ phần trăm cho Tối đa.

8. Để chọn thang màu Tối thiểu và Tối đa, hãy bấm Màu cho từng giá trị rồi chọn màu.

   Nếu bạn muốn chọn thêm màu hoặc tạo màu tùy chỉnh, hãy bấm vào Thêm Màu. Thang màu bạn chọn được hiển thị trong hộp Xem trước.

Thang màu là hướng dẫn trực quan giúp bạn hiểu rõ sự phân bố và biến thể dữ liệu. Thang đo ba màu giúp bạn so sánh phạm vi ô bằng cách dùng sự chuyển màu giữa ba màu. Sắc độ của màu tượng trưng cho các giá trị cao, trung bình hoặc thấp. Ví dụ: trong thang màu lục, vàng và đỏ, bạn có thể chỉ định các ô chứa giá trị cao hơn có màu lục, các ô chứa giá trị trung bình có màu vàng và các ô chứa giá trị thấp hơn có màu đỏ.

Định dạng nhanh

1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

2. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng có điều kiện, sau đó bấm Thang màu.

   

3. Chọn thang đo ba màu. Màu trên cùng tượng trưng cho các giá trị cao hơn, màu ở giữa tượng trưng cho các giá trị trung bình và màu dưới cùng tượng trưng cho các giá trị thấp hơn.

   Di chuột lên biểu tượng thang màu để xem biểu tượng nào là thang đo ba màu.

Bạn có thể thay đổi phương pháp khoanh phạm vi cho các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable bằng cách dùng nút Tùy chọn Định dạng xuất hiện bên cạnh trường PivotTable đã được áp dụng định dạng có điều kiện.

Định dạng nâng cao

1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

2. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện rồi bấm Quản lý Quy tắc. Hộp thoại Trình quản lý Quy tắc Định dạng có Điều kiện sẽ hiển thị.

   

3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Để thêm định dạng có điều kiện mới, hãy bấm Quy tắc Mới. Hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới sẽ hiển thị.

   • Để thêm định dạng có điều kiện mới dựa trên định dạng đã được liệt kê, hãy chọn quy tắc đó, rồi bấm Vào Quy tắc Trùng lặp. Quy tắc trùng lặp được sao chép và xuất hiện trong hộp thoại. Chọn mục trùng lặp, rồi chọn Chỉnh sửa quy tắc. Hộp thoại Sửa Quy tắc Định dạng sẽ hiển thị. 

   • Để thay đổi định dạng có điều kiện, hãy thực hiện các bước sau:

     1. Đảm bảo đã chọn trang tính, bảng hoặc báo cáo PivotTable thích hợp trong hộp danh sách Hiện các quy tắc định dạng cho.

     2. Hoặc bạn có thể thay đổi phạm vi ô bằng cách bấm Thu gọn Hộp Thoại trong hộp Áp dụng với để tạm thời ẩn hộp thoại, bằng cách chọn phạm vi ô mới trên trang tính, rồi chọn Bung rộng Hộp Thoại.

     3. Chọn quy tắc, rồi bấm Sửa quy tắc. Hộp thoại Sửa Quy tắc Định dạng sẽ hiển thị.

4. Trong phần Áp dụng Quy tắc Với, để tùy ý thay đổi phạm vi cho các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable theo:

   • Vùng chọn:    Bấm Chỉ những ô này.

   • Trường tương ứng:    Bấm Tất cả các ô <trường giá trị> với các trường tương tự.

   • Trường giá trị:    Bấm Tất cả các ô <value field>.

5. Trong phần Chọn Kiểu Quy tắc, hãy bấm Định dạng tất cả các ô dựa trên giá trị của chúng.

6. Trong phần Sửa Mô tả Quy tắc, ở hộp danh sách Kiểu Định dạng, hãy chọn Thang đo 3 Màu.

7. Chọn kiểu cho Tối thiểu, Điểm giữa và Tối đa. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Định dạng giá trị nhỏ nhất và cao nhất:    Chọn một Điểm giữa.

     Trong trường hợp này, bạn không nhập Giá trị Thấp nhất và Cao nhất.

   • Định dạng giá trị số, ngày tháng hay thời gian:    Chọn Số rồi nhập giá trị cho Tối thiểu, Điểm giữa và Tối đa.

   • Định dạng phần trăm:    Chọn Phần trăm rồi nhập giá trị cho Tối thiểu, Điểm giữa và Tối đa. Các giá trị hợp lệ là từ 0 (không) tới 100. Bạn đừng nhập dấu phần trăm (%).

     Hãy dùng tỷ lệ phần trăm khi bạn muốn trực quan hóa tất cả các giá trị theo tỷ lệ vì việc dùng tỷ lệ phần trăm đảm bảo rằng các giá trị đó phân bố cân xứng.

   • Định dạng phân vị:    Chọn Phân vị rồi nhập giá trị cho Tối thiểu, Điểm giữa và Tối đa.

     Các phân vị hợp lệ là từ 0 (không) tới 100.

     Hãy dùng phân vị khi bạn muốn trực quan hóa nhóm các giá trị cao (chẳng hạn như phân vị thứ 20 từ trên xuống) bằng một tỷ lệ cấp màu và các giá trị thấp (chẳng hạn như phân vị thứ 20 từ dưới lên) bằng một tỷ lệ cấp màu khác, vì chúng tượng trưng cho các giá trị cực trị có thể làm sai lệch việc trực quan hóa dữ liệu của bạn.

   • Định dạng kết quả công thức:    Chọn Công thức rồi nhập giá trị cho Tối thiểu, Điểm giữa và Tối đa.

     Công thức phải trả về giá trị số, ngày hoặc thời gian. Hãy bắt đầu công thức với dấu bằng (=). Công thức không hợp lệ sẽ dẫn đến không có định dạng nào được áp dụng. Bạn nên kiểm tra công thức để đảm bảo công thức sẽ không trả về giá trị lỗi.

     Lưu ý: 

     • Bạn có thể đặt các giá trị tối thiểu, điểm giữa và tối đa cho phạm vi ô. Hãy đảm bảo giá trị ở Tối thiểu nhỏ hơn giá trị ở Điểm giữa và giá trị ở điểm giữa nhỏ hơn giá trị ở Tối đa.

     • Bạn có thể chọn kiểu khác nhau cho Tối thiểu, Điểm giữa và Tối đa. Ví dụ, bạn có thể chọn số Tối thiểu, phân vị Điểm giữa và phần trăm Tối đa.

     • Trong nhiều trường hợp, giá trị Điểm giữa mặc định là 50 phần trăm sẽ đạt hiệu quả tốt nhất, nhưng bạn có thể điều chỉnh giá trị này để phù hợp với các yêu cầu đặc biệt.

8. Để chọn thang màu Tối thiểu, Điểm giữa và Tối đa, hãy bấm Màu cho từng giá trị rồi chọn màu.

   • Nếu bạn muốn chọn thêm màu hoặc tạo màu tùy chỉnh, hãy bấm vào Thêm Màu.

   • Thang màu bạn chọn được hiển thị trong hộp Xem trước.

Thanh dữ liệu giúp bạn thấy giá trị của ô trong mối tương quan với các ô khác. Độ dài của thanh dữ liệu tượng trưng cho giá trị trong ô đó. Thanh dài hơn tượng trưng cho giá trị cao hơn và thanh ngắn hơn tượng trưng cho giá trị thấp hơn. Thanh dữ liệu hữu ích để nhìn thấy ngay các số lớn hơn và bé hơn, đặc biệt là với lượng dữ liệu lớn, chẳng hạn như các đồ chơi bán chạy nhất hay bán chậm nhất trong báo cáo doanh số cho dịp nghỉ lễ.

Ví dụ cho thấy ở đây dùng thanh dữ liệu để tô sáng các giá trị âm và dương ấn tượng nhất. Bạn có thể định dạng thanh dữ liệu để thanh dữ liệu đó bắt đầu ở giữa ô và kéo sang bên trái đối với các giá trị âm.

Định dạng nhanh

1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện, bấm vào Thanh Dữ liệu, rồi chọn biểu tượng thanh dữ liệu.

   

Bạn có thể thay đổi phương pháp khoanh phạm vi đối với các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable bằng cách dùng nút tùy chọn Áp dụng quy tắc định dạng với.

Định dạng nâng cao

1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

2. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện rồi bấm Quản lý Quy tắc. Hộp thoại Trình quản lý Quy tắc Định dạng có Điều kiện sẽ hiển thị.

   

3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Để thêm định dạng có điều kiện, hãy bấm Quy tắc Mới. Hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới sẽ hiển thị.

   • Để thêm định dạng có điều kiện mới dựa trên định dạng đã được liệt kê, hãy chọn quy tắc đó, rồi bấm Vào Quy tắc Trùng lặp. Quy tắc trùng lặp được sao chép và xuất hiện trong hộp thoại. Chọn mục trùng lặp, rồi chọn Chỉnh sửa quy tắc. Hộp thoại Sửa Quy tắc Định dạng sẽ hiển thị. 

   • Để thay đổi định dạng có điều kiện, hãy thực hiện các bước sau:

   • 1. Đảm bảo đã chọn trang tính, bảng hoặc báo cáo PivotTable thích hợp trong hộp danh sách Hiện các quy tắc định dạng cho.

     2. Hoặc bạn có thể thay đổi phạm vi ô bằng cách bấm Thu gọn Hộp Thoại trong hộp Áp dụng với để tạm thời ẩn hộp thoại, bằng cách chọn phạm vi ô mới trên trang tính, rồi chọn Bung rộng Hộp Thoại.

     3. Chọn quy tắc, rồi bấm Sửa quy tắc. Hộp thoại Sửa Quy tắc Định dạng sẽ hiển thị.

4. Trong phần Áp dụng Quy tắc Với, để tùy ý thay đổi phạm vi cho các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable theo:

   • Vùng chọn:    Bấm Chỉ những ô này.

   • Trường tương ứng:    Bấm Tất cả các ô <trường giá trị> với các trường tương tự.

   • Trường giá trị:    Bấm Tất cả các ô <value field>.

5. Trong phần Chọn Kiểu Quy tắc, hãy bấm Định dạng tất cả các ô dựa trên giá trị của chúng.

6. Trong phần Sửa Mô tả Quy tắc, ở hộp danh sách Kiểu Định dạng, hãy chọn Thanh Dữ liệu.

7. Chọn KiểuTối thiểu và Tối đa. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Định dạng các giá trị nhỏ nhất và cao nhất:    Chọn Giá trị Nhỏ nhất và Giá trị Cao nhất.

     Trong trường hợp này, bạn không nhập giá trị cho Tối thiểu và Tối đa.

   • Định dạng giá trị số, ngày tháng hay thời gian:    Chọn Số rồi nhập Giá trịTối thiểu và Tối đa .

   • Định dạng phần trăm:    Chọn Phần trăm rồi nhập giá trị cho Tối thiểu và Tối đa.

     Các giá trị hợp lệ là từ 0 (không) tới 100. Bạn đừng nhập dấu phần trăm (%).

     Hãy dùng tỷ lệ phần trăm khi bạn muốn trực quan hóa tất cả các giá trị theo tỷ lệ vì việc dùng tỷ lệ phần trăm đảm bảo rằng các giá trị đó phân bố cân xứng.

   • Định dạng phân vị    Chọn Phân vị, rồi nhập giá trị cho Tối thiểu và Tối đa.

     Các phân vị hợp lệ là từ 0 (không) tới 100.

     Dùng phân vị khi bạn muốn trực quan hóa nhóm các giá trị cao (chẳng hạn như phân vị thứ 20 từ trên xuống) là một phần của thanh dữ liệu và các giá trị thấp (chẳng hạn như phân vị thứ 20 từ dưới lên) là một phần khác của thanh dữ liệu, vì chúng tượng trưng cho các giá trị cực trị có thể làm sai lệch việc trực quan hóa dữ liệu của bạn.

   • Định dạng kết quả công thức     Hãy chọn Công thức rồi nhập giá trị cho Tối thiểu và Tối đa.

     • Công thức đó phải trả về giá trị số, ngày tháng hoặc thời gian.

     • Hãy bắt đầu công thức với dấu bằng (=).

     • Công thức không hợp lệ sẽ dẫn đến không có định dạng nào được áp dụng.

     • Bạn nên kiểm tra công thức để đảm bảo nó sẽ không trả về giá trị lỗi.

   Lưu ý: 

   • Hãy đảm bảo giá trị Tối thiểu nhỏ hơn giá trị Tối đa.

   • Bạn có thể chọn kiểu khác nhau cho Tối thiểu và Tối đa. Ví dụ, bạn có thể chọn số Tối thiểu và phần trăm Tối đa.

8. Để chọn thang màu Tối thiểu và Tối đa, hãy bấm Màu trong Thang.

   Nếu bạn muốn chọn thêm màu hoặc tạo màu tùy chỉnh, hãy bấm vào Thêm Màu. Thang màu bạn chọn được hiển thị trong hộp Xem trước.

9. Để chỉ hiện thanh dữ liệu và không hiện giá trị trong ô, hãy chọn Chỉ Hiện Thanh.

10. Để áp dụng viền liền nét cho thanh dữ liệu, hãy chọn Viền Liền nét trong hộp danh sách Viền và chọn màu cho viền.

11. Để chọn giữa thanh một màu và thanh chuyển màu, hãy chọn Tô Một màu hoặc Tô Chuyển màu trong hộp danh sách Tô.

12. Để định dạng các thanh giá trị âm, hãy bấm Trục và Giá trị Âm, sau đó trong hộp thoại Thiết đặt Trục và Giá trị Âm, hãy chọn tùy chọn cho màu tô và màu viền cho thanh giá trị âm. Bạn có thể chọn thiết đặt vị trí và màu cho trục. Khi bạn đã chọn xong tùy chọn, hãy bấm OK.

13. Bạn có thể thay đổi hướng của thanh bằng cách chọn thiết đặt trong hộp danh sách Hướng Thanh. Theo mặc định, thiết đặt này được đặt là Ngữ cảnh, nhưng bạn có thể chọn hướng từ trái sang phải hoặc từ phải sang trái, tùy thuộc vào cách bạn muốn trình bày dữ liệu.

Hãy dùng bộ biểu tượng để chú thích và phân loại dữ liệu thành ba đến năm thể loại được phân cách bằng một giá trị ngưỡng. Mỗi biểu tượng sẽ tượng trưng cho một phạm vi giá trị. Ví dụ, trong bộ biểu tượng 3 Mũi tên, mũi tên màu xanh lá hướng lên trên tượng trưng cho các giá trị cao hơn, mũi tên màu vàng hướng sang ngang tượng trưng cho các giá trị trung bình và mũi tên màu đỏ hướng xuống dưới tượng trưng cho các giá trị thấp hơn.

Ví dụ được trình bày ở đây thao tác với một số ví dụ về các bộ biểu tượng định dạng có điều kiện.

Bạn có thể chọn chỉ hiện các biểu tượng cho các ô thỏa mãn một điều kiện; ví dụ như hiển thị biểu tượng cảnh báo cho các ô thấp hơn giá trị tới hạn và không hiển thị biểu tượng cho các ô vượt quá giá trị đó. Để làm điều này, bạn hãy ẩn biểu tượng bằng cách chọn Không có Biểu tượng Ô từ danh sách biểu tượng thả xuống bên cạnh biểu tượng khi bạn thiết lập điều kiện. Bạn cũng có thể tạo kết hợp bộ biểu tượng của riêng mình; ví dụ như dấu kiểm "ký hiệu" màu xanh lá, "đèn giao thông" màu vàng và "cờ" màu đỏ.

Định dạng nhanh

1. Chọn ô bạn muốn định dạng có điều kiện.

2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện, bấm Bộ Biểu tượng rồi chọn một bộ biểu tượng.

   

Bạn có thể thay đổi phương pháp khoanh phạm vi đối với các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable bằng cách dùng nút tùy chọn Áp dụng quy tắc định dạng với.

Định dạng nâng cao

1. Chọn ô bạn muốn định dạng có điều kiện.

2. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện rồi bấm Quản lý Quy tắc. Hộp thoại Trình quản lý Quy tắc Định dạng có Điều kiện sẽ hiển thị.

   

3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Để thêm định dạng có điều kiện, hãy bấm Quy tắc Mới. Hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới sẽ hiển thị.

   • Để thêm định dạng có điều kiện mới dựa trên định dạng đã được liệt kê, hãy chọn quy tắc đó, rồi bấm Vào Quy tắc Trùng lặp. Quy tắc trùng lặp được sao chép và xuất hiện trong hộp thoại. Chọn mục trùng lặp, rồi chọn Chỉnh sửa quy tắc. Hộp thoại Sửa Quy tắc Định dạng sẽ hiển thị. 

   • Để thay đổi định dạng có điều kiện, hãy thực hiện các bước sau:

     1. Đảm bảo đã chọn trang tính, bảng hoặc báo cáo PivotTable thích hợp trong hộp danh sách Hiện các quy tắc định dạng cho.

     2. Hoặc bạn có thể thay đổi phạm vi ô bằng cách bấm Thu gọn Hộp Thoại trong hộp Áp dụng với để tạm thời ẩn hộp thoại, bằng cách chọn phạm vi ô mới trên trang tính, rồi chọn Bung rộng Hộp Thoại.

     3. Chọn quy tắc, rồi bấm Sửa quy tắc. Hộp thoại Sửa Quy tắc Định dạng sẽ hiển thị.

4. Trong phần Áp dụng Quy tắc Với, để tùy ý thay đổi phạm vi cho các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable theo:

   • Vùng chọn:    Bấm Chỉ những ô này.

   • Trường tương ứng:    Bấm Tất cả các ô <trường giá trị> với các trường tương tự.

   • Trường giá trị:    Bấm Tất cả các ô <value field>.

5. Trong phần Chọn Kiểu Quy tắc, hãy bấm Định dạng tất cả các ô dựa trên giá trị của chúng.

6. Trong phần Sửa Mô tả Quy tắc, ở hộp danh sách Kiểu Định dạng, hãy chọn Bộ Biểu tượng.

   1. Chọn bộ biểu tượng. Mặc định là 3 Đèn Giao thông (Không có viền). Số biểu tượng, các toán tử so sánh mặc định và giá trị ngưỡng cho mỗi biểu tượng có thể khác nhau cho mỗi bộ biểu tượng.

   2. Bạn có thể điều chỉnh toán tử so sánh và giá trị ngưỡng. Phạm vi giá trị mặc định cho mỗi biểu tượng có kích thước như nhau, nhưng bạn có thể điều chỉnh chúng để phù hợp với các yêu cầu đặc biệt. Hãy bảm bảo các giá trị ngưỡng có thứ tự lô-gic từ cao nhất đến thấp nhất từ trên xuống dưới.

   3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

      • Định dạng giá trị số, ngày tháng hay thời gian:    Chọn Số.

      • Định dạng phần trăm:    Chọn Phần trăm.

        Các giá trị hợp lệ là từ 0 (không) tới 100. Bạn đừng nhập dấu phần trăm (%).

        Hãy dùng tỷ lệ phần trăm khi bạn muốn trực quan hóa tất cả các giá trị theo tỷ lệ vì việc dùng tỷ lệ phần trăm đảm bảo rằng các giá trị đó phân bố cân xứng.

      • Định dạng phân vị:    Chọn Phân vị. Các phân vị hợp lệ là từ 0 (không) tới 100.

        Hãy dùng phân vị khi bạn muốn trực quan hóa nhóm các giá trị cao (chẳng hạn như phân vị thứ 20 từ trên xuống) bằng cách dùng một biểu tượng cụ thể và các giá trị thấp (chẳng hạn như phân vị thứ 20 từ dưới lên) bằng một biểu tượng khác, vì chúng tượng trưng cho các giá trị cực trị có thể làm sai lệch việc trực quan hóa dữ liệu của bạn.

      • Định dạng kết quả công thức:    Chọn Công thức, rồi nhập một công thức vào từng hộp Giá trị.

        • Công thức đó phải trả về giá trị số, ngày hoặc thời gian.

        • Hãy bắt đầu công thức với dấu bằng (=).

        • Công thức không hợp lệ sẽ dẫn đến không có định dạng nào được áp dụng.

        • Bạn nên kiểm tra công thức để đảm bảo nó sẽ không trả về giá trị lỗi.

   4. Để đặt biểu tượng đầu tiên tượng trưng cho các giá trị thấp hơn và biểu tượng cuối cùng tượng trưng các giá trị cao hơn, hãy chọn Đảo ngược Thứ tự Biểu tượng.

   5. Để chỉ hiển thị biểu tượng và không hiển thị giá trị trong ô, hãy chọn Chỉ Hiện Biểu tượng.

      Lưu ý: 

      • Bạn có thể cần điều chỉnh độ rộng cột để chứa vừa biểu tượng.

      • Kích cỡ của biểu tượng được hiển thị phụ thuộc vào kích cỡ phông được sử dụng trong ô đó. Khi cỡ phông tăng, kích cỡ của biểu tượng sẽ tăng theo tỷ lệ tương ứng.

Để dễ dàng hơn trong việc tìm các ô cụ thể, bạn có thể định dạng chúng bằng cách sử dụng toán tử so sánh. Ví dụ: trong trang tính kiểm kê được sắp xếp theo thể loại, bạn có thể tô sáng sản phẩm có dưới 10 mục bằng màu vàng. Hoặc trong trang tính tóm tắt cửa hàng bán lẻ, bạn có thể xác định tất cả các cửa hàng có lợi nhuận lớn hơn 10%, doanh số bán hàng dưới $100.000 và khu vực bằng "Đông Nam"

Các ví dụ hiện ở đây thao tác với các ví dụ về tiêu chí của định dạng có điều kiện cài sẵn, chẳng hạn như Lớn Hơn và % Cao nhất. Tính năng này sẽ định dạng các thành phố có dân số lớn hơn 2.000.000 bằng nền xanh lục và nhiệt độ cao trung bình ở mức 30% cao nhất bằng màu cam.

Định dạng nhanh

1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

2. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện, rồi bấm Quy tắc Tô sáng Ô.

   

3. Chọn lệnh bạn muốn, chẳng hạn như Giữa, Bằng Với Văn bản Chứa, hoặc Ngày Diễn ra.

4. Nhập các giá trị bạn muốn dùng rồi chọn một định dạng.

Bạn có thể thay đổi phương pháp khoanh phạm vi đối với các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable bằng cách dùng nút tùy chọn Áp dụng quy tắc định dạng với.

Nếu bạn muốn xem video về những kỹ thuật này, hãy xem Video: Định dạng có điều kiện văn bản và Video: Ngày định dạng có điều kiện.

Định dạng nâng cao

1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện rồi bấm Quản lý Quy tắc. Hộp thoại Trình quản lý Quy tắc Định dạng có Điều kiện sẽ hiển thị.

   

3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Để thêm định dạng có điều kiện, hãy bấm Quy tắc Mới. Hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới sẽ hiển thị.

   • Để thêm định dạng có điều kiện mới dựa trên định dạng đã được liệt kê, hãy chọn quy tắc đó, rồi bấm Vào Quy tắc Trùng lặp. Quy tắc trùng lặp được sao chép và xuất hiện trong hộp thoại. Chọn mục trùng lặp, rồi chọn Chỉnh sửa quy tắc. Hộp thoại Sửa Quy tắc Định dạng sẽ hiển thị. 

   • Để thay đổi định dạng có điều kiện, hãy thực hiện các bước sau:

   • 1. Đảm bảo đã chọn trang tính, bảng hoặc báo cáo PivotTable thích hợp trong hộp danh sách Hiện các quy tắc định dạng cho.

     2. Hoặc bạn có thể thay đổi phạm vi ô bằng cách bấm Thu gọn Hộp Thoại trong hộp Áp dụng với để tạm thời ẩn hộp thoại, bằng cách chọn phạm vi ô mới trên trang tính đó hoặc trên các trang tính khác, rồi chọn Bung rộng Hộp Thoại.

     3. Chọn quy tắc, rồi bấm Sửa quy tắc. Hộp thoại Sửa Quy tắc Định dạng sẽ hiển thị.

4. Trong phần Áp dụng Quy tắc Với, để tùy ý thay đổi phạm vi cho các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable theo:

   • Vùng chọn:    Bấm Chỉ những ô này.

   • Trường tương ứng:    Bấm Tất cả các ô <trường giá trị> với các trường tương tự.

   • Trường giá trị:    Bấm Tất cả các ô <value field>.

5. Trong phần Chọn Kiểu Quy tắc, hãy bấm Chỉ định dạng những ô chứa.

6. Trong phần Sửa Mô tả Quy tắc, ở hộp danh sách Chỉ định dạng ô với, hãy thực hiện một trong những thao tác sau đây:

   • Định dạng theo số, ngày tháng hay thời gian:    Chọn Giá trị Ô, chọn toán tử so sánh rồi nhập số, ngày tháng hoặc thời gian.

     Ví dụ, chọn Giữa rồi nhập 100 và 200 hoặc chọn Bằng rồi nhập 1/1/2009.

     Bạn cũng có thể nhập công thức trả về giá trị số, ngày hoặc thời gian.

     • Nếu bạn nhập công thức, hãy bắt đầu với dấu bằng (=).

     • Công thức không hợp lệ sẽ dẫn đến không có định dạng nào được áp dụng.

     • Bạn nên kiểm tra công thức để đảm bảo nó sẽ không trả về giá trị lỗi.

   • Định dạng theo văn bản:    Chọn Văn bản Cụ thể, chọn toán tử so sánh rồi nhập văn bản.

     Ví dụ, chọn Chứa, rồi nhập Bạc hoặc chọn Bắt đầu bằng rồi nhập Tri.

     Chuỗi tìm kiếm có chứa trích dẫn và bạn có thể dùng ký tự đại diện. Độ dài tối đa của chuỗi là 255 ký tự.

     Bạn cũng có thể nhập công thức trả về văn bản.

     • Nếu bạn nhập công thức, hãy bắt đầu với dấu bằng (=).

     • Công thức không hợp lệ sẽ dẫn đến không có định dạng nào được áp dụng.

     • Bạn nên kiểm tra công thức để đảm bảo nó sẽ không trả về giá trị lỗi.

     Để xem video về kỹ thuật này, hãy xem Video: Văn bản định dạng có điều kiện.

   • Định dạng theo ngày tháng:    Chọn Ngày Diễn ra rồi chọn so sánh ngày tháng.

     Ví dụ, chọn Hôm qua hoặc Tuần tới.

     Để xem video về kỹ thuật này, hãy xem Video: Ngày tháng định dạng có điều kiện.

   • Định dạng các ô có khoảng trống hoặc không có khoảng trống:    Chọn Khoảng trống hoặc Không có Khoảng trống.

     Giá trị trống là ô không chứa dữ liệu và khác với ô chứa một hoặc nhiều dấu cách (dấu cách được xem là văn bản).

   • Định dạng các ô có giá trị lỗi hoặc không có giá trị lỗi:    Chọn Lỗi hoặc Không Lỗi.

     Các giá trị lỗi bao gồm: #####, #VALUE!, #DIV/0!, #NAME?, #N/A, #REF!, #NUM! và #NULL!.

7. Để chỉ rõ định dạng, hãy bấm Định dạng. Hộp thoại Định dạng Ô xuất hiện.

8. Hãy chọn định dạng số, phông, đường viền hoặc màu tô mà bạn muốn áp dụng khi giá trị ô thỏa mãn điều kiện, rồi bấm OK.

   Bạn có thể chọn nhiều định dạng. Các định dạng bạn chọn được hiển thị trong hộp Xem trước.

Bạn có thể tìm các giá trị cao nhất và thấp nhất trong phạm vi ô dựa trên giá trị ngưỡng do bạn chỉ định. Ví dụ, bạn có thể tìm 5 sản phẩm bán chạy nhất trong báo cáo khu vực, 15% sản phẩm cuối cùng trong khảo sát khách hàng hoặc 25 người có lương cao nhất trong bộ phận.

Định dạng nhanh

1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

2. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện, rồi bấm Quy tắc Đầu/Cuối.

   

3. Chọn lệnh bạn muốn, chẳng hạn như 10 mục hàng đầu hoặc 10 % cuối cùng.

4. Nhập các giá trị bạn muốn dùng rồi chọn một định dạng.

Bạn có thể thay đổi phương pháp khoanh phạm vi đối với các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable bằng cách dùng nút tùy chọn Áp dụng quy tắc định dạng với.

Định dạng nâng cao

1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

2. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện rồi bấm Quản lý Quy tắc. Hộp thoại Trình quản lý Quy tắc Định dạng có Điều kiện sẽ hiển thị.

   

3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Để thêm định dạng có điều kiện, hãy bấm Quy tắc Mới. Hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới sẽ hiển thị.

   • Để thêm định dạng có điều kiện mới dựa trên định dạng đã được liệt kê, hãy chọn quy tắc đó, rồi bấm Vào Quy tắc Trùng lặp. Quy tắc trùng lặp được sao chép và xuất hiện trong hộp thoại. Chọn mục trùng lặp, rồi chọn Chỉnh sửa quy tắc. Hộp thoại Sửa Quy tắc Định dạng sẽ hiển thị. 

   • Để thay đổi định dạng có điều kiện, hãy thực hiện các bước sau:

   • 1. Đảm bảo đã chọn trang tính, bảng hoặc báo cáo PivotTable thích hợp trong hộp danh sách Hiện các quy tắc định dạng cho.

     2. Hoặc bạn có thể thay đổi phạm vi ô bằng cách bấm Thu gọn Hộp Thoại trong hộp Áp dụng với để tạm thời ẩn hộp thoại, bằng cách chọn phạm vi ô mới trên trang tính, rồi chọn Bung rộng Hộp Thoại.

     3. Chọn quy tắc, rồi bấm Sửa quy tắc. Hộp thoại Sửa Quy tắc Định dạng sẽ hiển thị.

4. Trong phần Áp dụng Quy tắc Với, để tùy ý thay đổi phạm vi cho các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable theo:

   • Vùng chọn:    Bấm Chỉ những ô này.

   • Trường tương ứng:    Bấm Tất cả các ô <trường giá trị> với các trường tương tự.

   • Trường giá trị:    Bấm Tất cả các ô <value field>.

5. Trong phần Chọn Kiểu Quy tắc, hãy bấm Chỉ định dạng các giá trị được xếp hạng đầu hoặc cuối.

6. Trong phần Sửa Mô tả Quy tắc, ở hộp danh sách Định dạng các giá trị xếp hạng ở, hãy chọn Đầu hoặc Cuối.

7. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Để xác định số đầu hoặc cuối, hãy nhập số rồi xóa hộp % của phạm vi đã chọn. Các giá trị hợp lệ là 1 đến 1000.

   • Để xác định tỷ lệ phần trăm đầu hoặc cuối, hãy nhập số rồi xóa hộp % của phạm vi đã chọn. Các giá trị hợp lệ là 1 đến 100.

8. Hoặc bạn có thể thay đổi cách áp dụng định dạng cho các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable được khoanh phạm vi theo trường tương ứng.

   Theo mặc định, định dạng có điều kiện được dựa trên tất cả các giá trị nhìn thấy được. Tuy nhiên, khi bạn khoanh phạm vi theo trường tương ứng, thay vì dùng tất cả các giá trị nhìn thấy được, bạn có thể áp dụng định dạng có điều kiện cho mỗi kết hợp của:

   • Một cột và trường hàng mẹ của cột đó, bằng cách chọn mỗi nhóm Cột.

   • Một hàng và trường cột mẹ của hàng đó, bằng cách chọn mỗi nhóm Hàng.

9. Để chỉ rõ định dạng, hãy bấm Định dạng. Hộp thoại Định dạng Ô xuất hiện.

10. Hãy chọn định dạng số, phông, đường viền hoặc màu tô mà bạn muốn áp dụng khi giá trị ô thỏa mãn điều kiện, rồi bấm OK.

    Bạn có thể chọn nhiều định dạng. Các định dạng bạn chọn được hiển thị trong hộp Xem trước.

Bạn có thể tìm các giá trị trên hoặc dưới mức trung bình hay độ lệch chuẩn trong phạm vi ô. Ví dụ, bạn có thể tìm những người có hiệu suất trên mức trung bình trong bản đánh giá hiệu suất hàng năm hoặc bạn có thể tìm các vật liệu đã sản xuất nằm dưới hai độ lệch chuẩn trong bản đánh giá chất lượng.

Định dạng nhanh

1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

2. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện, rồi bấm Quy tắc Đầu/Cuối.

   

3. Chọn lệnh bạn muốn, chẳng hạn như Trên Trung bình hoặc Dưới Trung bình.

4. Nhập các giá trị bạn muốn dùng rồi chọn một định dạng.

Bạn có thể thay đổi phương pháp khoanh phạm vi đối với các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable bằng cách dùng nút tùy chọn Áp dụng quy tắc định dạng với.

Định dạng nâng cao

1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

2. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện rồi bấm Quản lý Quy tắc. Hộp thoại Trình quản lý Quy tắc Định dạng có Điều kiện sẽ hiển thị.

   

3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Để thêm định dạng có điều kiện, hãy bấm Quy tắc Mới. Hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới sẽ hiển thị.

   • Để thêm định dạng có điều kiện mới dựa trên định dạng đã được liệt kê, hãy chọn quy tắc đó, rồi bấm Vào Quy tắc Trùng lặp. Quy tắc trùng lặp được sao chép và xuất hiện trong hộp thoại. Chọn mục trùng lặp, rồi chọn Chỉnh sửa quy tắc. Hộp thoại Sửa Quy tắc Định dạng sẽ hiển thị. 

   • Để thay đổi định dạng có điều kiện, hãy thực hiện các bước sau:

   • 1. Đảm bảo đã chọn trang tính, bảng hoặc báo cáo PivotTable thích hợp trong hộp danh sách Hiện các quy tắc định dạng cho.

     2. Hoặc bạn có thể thay đổi phạm vi ô bằng cách bấm Thu gọn Hộp Thoại trong hộp Áp dụng với để tạm thời ẩn hộp thoại, bằng cách chọn phạm vi ô mới trên trang tính, rồi chọn Bung rộng Hộp Thoại.

     3. Chọn quy tắc, rồi bấm Sửa quy tắc. Hộp thoại Sửa Quy tắc Định dạng sẽ hiển thị.

4. Trong phần Áp dụng Quy tắc Với, để tùy ý thay đổi phạm vi cho các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable theo:

   • Vùng chọn:    Bấm Chỉ những ô này.

   • Trường tương ứng:    Bấm Tất cả các ô <trường giá trị> với các trường tương tự.

   • Trường giá trị:    Bấm Tất cả các ô <value field>.

5. Trong phần Chọn Kiểu Quy tắc, hãy bấm Chỉ định dạng các giá trị trên hoặc dưới mức trung bình.

6. Trong phần Sửa Mô tả Quy tắc, ở hộp danh sách Định dạng các giá trị, hãy thực hiện một trong những thao tác sau đây:

   • Để định dạng những ô trên hoặc dưới mức trung bình cho tất cả các ô trong phạm vi, hãy chọn Trên hoặc Dưới.

   • Để định dạng những ô trên hoặc dưới một, hai hoặc ba độ lệch chuẩn cho tất cả các ô trong phạm vi, hãy chọn độ lệch chuẩn.

7. Hoặc bạn có thể thay đổi cách áp dụng định dạng cho các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable được khoanh phạm vi theo trường tương ứng.

   Theo mặc định, định dạng có điều kiện được dựa trên tất cả các giá trị nhìn thấy được. Tuy nhiên, khi bạn khoanh phạm vi theo trường tương ứng, thay vì dùng tất cả các giá trị nhìn thấy được, bạn có thể áp dụng định dạng có điều kiện cho mỗi kết hợp của:

   • Một cột và trường hàng mẹ của cột đó, bằng cách chọn mỗi nhóm Cột.

   • Một hàng và trường cột mẹ của hàng đó, bằng cách chọn mỗi nhóm Hàng.

8. Hãy bấm vào Định dạng để hiển thị hộp thoại Định dạng Ô.

9. Hãy chọn định dạng số, phông, đường viền hoặc màu tô mà bạn muốn áp dụng khi giá trị ô thỏa mãn điều kiện, rồi bấm OK.

   Bạn có thể chọn nhiều định dạng. Các định dạng bạn chọn được hiển thị trong hộp Xem trước.

Trong ví dụ được trình bày ở đây, định dạng có điều kiện được dùng trong cột Giảng viên để tìm những giảng viên đang giảng dạy ở nhiều lớp (tên giảng viên trùng lặp được tô sáng bằng màu đỏ nhạt). Các giá trị điểm chỉ tìm thấy một lần trong cột Điểm (các giá trị duy nhất) được tô sáng bằng màu xanh lá.

Định dạng nhanh

1. Chọn ô bạn muốn định dạng có điều kiện.

2. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện, rồi bấm Quy tắc Tô sáng Ô.

   

3. Chọn Giá trị Trùng lặp.

4. Nhập các giá trị bạn muốn dùng rồi chọn một định dạng.

Định dạng nâng cao

1. Chọn ô bạn muốn định dạng có điều kiện.

2. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện rồi bấm Quản lý Quy tắc. Hộp thoại Trình quản lý Quy tắc Định dạng có Điều kiện sẽ hiển thị.

   

3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Để thêm định dạng có điều kiện, hãy bấm Quy tắc Mới. Hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới sẽ hiển thị.

   • Để thêm định dạng có điều kiện mới dựa trên định dạng đã được liệt kê, hãy chọn quy tắc đó, rồi bấm Vào Quy tắc Trùng lặp. Quy tắc trùng lặp được sao chép và xuất hiện trong hộp thoại. Chọn mục trùng lặp, rồi chọn Chỉnh sửa quy tắc. Hộp thoại Sửa Quy tắc Định dạng sẽ hiển thị. 

   • Để thay đổi định dạng có điều kiện, hãy thực hiện các bước sau:

   • 1. Hãy bảm bảo đã chọn trang tính hoặc bảng thích hợp trong hộp danh sách Hiện các quy tắc định dạng cho.

     2. Hoặc bạn có thể thay đổi phạm vi ô bằng cách bấm Thu gọn Hộp Thoại trong hộp Áp dụng với để tạm thời ẩn hộp thoại, bằng cách chọn phạm vi ô mới trên trang tính, rồi chọn Bung rộng Hộp Thoại.

     3. Chọn quy tắc, rồi bấm Sửa quy tắc. Hộp thoại Sửa Quy tắc Định dạng sẽ hiển thị.

4. Trong phần Chọn Kiểu Quy tắc, hãy bấm Chỉ định dạng các giá trị duy nhất hoặc trùng lặp.

5. Trong phần Sửa Mô tả Quy tắc, ở hộp danh sách Định dạng tất cả, hãy chọn duy nhất hoặc trùng lặp.

6. Hãy bấm vào Định dạng để hiển thị hộp thoại Định dạng Ô.

7. Hãy chọn định dạng số, phông, đường viền hoặc màu tô mà bạn muốn áp dụng khi giá trị ô thỏa mãn điều kiện, rồi bấm OK.

   Bạn có thể chọn nhiều định dạng. Các định dạng bạn chọn được hiển thị trong hộp Xem trước.

Nếu không có tùy chọn nào ở trên là tùy chọn bạn đang tìm kiếm, bạn có thể tạo quy tắc định dạng có điều kiện của riêng mình trong một vài bước đơn giản. 

1. Chọn ô mà bạn muốn định dạng.

2. Trên tab Trang đầu, bấm vào Định dạng có Điều kiện > Quy tắc Mới.

   

3. Tạo quy tắc và chỉ định tùy chọn định dạng cho quy tắc, rồi bấm vào OK.

   Nếu bạn không thấy tùy chọn mình muốn, bạn có thể dùng công thức để xác định ô cần định dạng - hãy xem phần tiếp theo để biết các bước).

Nếu bạn không thấy các tùy chọn chính xác mà bạn cần khi tạo quy tắc định dạng có điều kiện của riêng mình, bạn có thể sử dụng công thức lô-gic để chỉ định tiêu chí định dạng. Ví dụ, bạn có thể muốn so sánh các giá trị trong vùng chọn với kết quả mà hàm trả về hoặc đánh giá dữ liệu trong các ô bên ngoài phạm vi đã chọn, có thể ở một trang tính khác trong cùng sổ làm việc. Công thức của bạn phải trả về True hoặc False (1 hoặc 0), nhưng bạn có thể sử dụng lô-gic có điều kiện để chuỗi tập hợp các định dạng có điều kiện tương ứng, chẳng hạn như các màu khác nhau cho mỗi bộ giá trị văn bản nhỏ (ví dụ, tên danh mục sản phẩm).

1. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện rồi bấm Quản lý Quy tắc.

   

   Hộp thoại Trình quản lý Quy tắc Định dạng có Điều kiện sẽ hiển thị.

   

2. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Để thêm định dạng có điều kiện, hãy bấm Quy tắc Mới. Hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới sẽ hiển thị.

   • Để thêm định dạng có điều kiện mới dựa trên định dạng đã được liệt kê, hãy chọn quy tắc đó, rồi bấm Vào Quy tắc Trùng lặp. Quy tắc trùng lặp được sao chép và xuất hiện trong hộp thoại. Chọn mục trùng lặp, rồi chọn Chỉnh sửa quy tắc. Hộp thoại Sửa Quy tắc Định dạng sẽ hiển thị. 

   • Để thay đổi định dạng có điều kiện, hãy thực hiện các bước sau:

   • 1. Đảm bảo đã chọn trang tính, bảng hoặc báo cáo PivotTable thích hợp trong hộp danh sách Hiện các quy tắc định dạng cho.

     2. Hoặc bạn có thể thay đổi phạm vi ô bằng cách bấm Thu gọn Hộp Thoại trong hộp Áp dụng với để tạm thời ẩn hộp thoại, bằng cách chọn phạm vi ô mới trên trang tính đó hoặc trên các trang tính khác, rồi chọn Bung rộng Hộp Thoại.

     3. Chọn quy tắc, rồi bấm Sửa quy tắc. Hộp thoại Sửa Quy tắc Định dạng sẽ hiển thị.

3. Bên dưới Áp dụng Quy tắc Với, để tùy ý thay đổi phạm vi cho các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable, hãy làm như sau:

   • Phạm vi theo vùng chọn:    Bấm Các ô đã chọn.

   • Phạm vi theo trường tương ứng:    Bấm Tất cả các ô hiện giá trị <Trường giá trị>.

   • Phạm vi theo trường Giá trị:    Bấm Tất cả các ô hiện <Value field> cho <Row>.

4. Trong phần Chọn Kiểu Quy tắc, hãy bấm Dùng công thức để xác định những ô nào cần định dạng.

   1. Trong phần Sửa Mô tả Quy tắc, trong hộp danh sách Định dạng giá trị khi công thức này đúng, hãy nhập công thức.
      
      Bạn phải bắt đầu công thức với dấu bằng (=) và công thức phải trả về giá trị lô-gic TRUE (1) hoặc FALSE (0).

   2. Hãy bấm vào Định dạng để hiển thị hộp thoại Định dạng Ô.

   3. Hãy chọn định dạng số, phông, đường viền hoặc màu tô mà bạn muốn áp dụng khi giá trị ô thỏa mãn điều kiện, rồi bấm OK.
      
      Bạn có thể chọn nhiều định dạng. Các định dạng bạn chọn được hiển thị trong hộp Xem trước.

      Ví dụ 1: Sử dụng hai định dạng điều kiện với các tiêu chí sử dụng kiểm tra AND và OR    

      Ví dụ sau đây cho thấy cách sử dụng hai quy tắc định dạng có điều kiện. Nếu quy tắc thứ nhất không áp dụng thì quy tắc thứ hai sẽ được áp dụng.

      Quy tắc đầu tiên: một người mua nhà đã có ngân sách lên đến $ 75,000 như là một khoản thanh toán xuống và $ 1.500 mỗi tháng như là một khoản thanh toán thế chấp. Nếu cả tiền mặt trả trước và tiền thanh toán hàng tháng đáp ứng các yêu cầu này, các ô B4 và B5 sẽ được định dạng xanh lục.

      Quy tắc thứ hai: nếu tiền mặt trả trước hoặc tiền thanh toán hàng tháng không đáp ứng được ngân sách của người mua, B4 và B5 sẽ được định dạng đỏ. Thay đổi một số giá trị, chẳng hạn như APR, điều khoản vay, tiền mặt trả trước và số tiền mua để xem những gì xảy ra với các ô được định dạng có điều kiện.

      Công thức cho quy tắc đầu tiên (áp dụng màu xanh lục)	=AND(IF($B$4<=75000;1);IF(ABS($B$5)<=1500;1))
      Công thức cho quy tắc thứ hai (áp dụng màu đỏ)	=OR(IF($B$4>=75000,1),IF(ABS($B$5)>=1500,1))

      

      Ví dụ 2: Cách một hàng tô nền một hàng bằng cách dùng hàm MOD và hàm ROW    

      Định dạng có điều kiện được áp dụng với mọi ô trong trang tính này sẽ tô nền xen kẽ các hàng trong phạm vi ô bằng màu xanh dương. Bạn có thể chọn tất cả các ô trong trang tính bằng cách bấm vào hình vuông phía trên hàng 1 và ở bên trái cột A. Hàm MOD trả về số dư sau khi chia một số (đối số thứ nhất) cho ước số (đối số thứ hai). Hàm ROW trả về số hàng hiện tại. Khi bạn chia số hàng hiện tại cho 2, bạn luôn nhận được số dư là 0 cho số chẵn hoặc số dư là 1 cho số lẻ. Vì 0 là FALSE và 1 là TRUE, cho nên mọi hàng được đánh số lẻ sẽ được định dạng. Quy tắc dùng công thức này: =MOD(ROW(),2)=1.

      

      Lưu ý: Bạn có thể nhập tham chiếu ô trong công thức bằng cách chọn ô trực tiếp trên trang tính hoặc các trang tính khác. Việc chọn ô trên trang tính sẽ chèn tham chiếu ô tuyệt đối. Nếu bạn muốn Excel điều chỉnh tham chiếu cho mỗi ô trong phạm vi đã chọn, hãy dùng tham chiếu ô tương đối. Để biết thêm thông tin, hãy Create hoặc thay đổi tham chiếu ô và Chuyển đổi giữa các tham chiếu hỗn hợp, tuyệt đối và tương đối.

Video sau đây cho bạn thấy những điều cơ bản về cách sử dụng công thức với định dạng có điều kiện.

Nếu bạn muốn áp dụng kiểu định dạng có điều kiện hiện có vào dữ liệu mới hoặc dữ liệu khác trên trang tính của mình, bạn có thể sử dụng Bút định dạng để sao chép định dạng có điều kiện này vào dữ liệu đó.

1. Bấm vào ô có định dạng có điều kiện mà bạn muốn sao chép.

2. Bấm Trang đầu > Bút Định dạng.

   

   Con trỏ sẽ đổi thành chổi sơn.

   Mẹo: Bạn có thể bấm đúp vào Bút Định dạng nếu bạn muốn tiếp tục sử dụng chổi sơn để dán định dạng có điều kiện trong các ô khác.

3. Để sao định dạng có điều kiện, hãy kéo chổi sơn qua các ô hoặc phạm vi ô mà bạn muốn định dạng.

4. Để dừng sử dụng chổi sơn, hãy nhấn Esc.

Nếu trang tính của bạn chứa định dạng có điều kiện, bạn có thể nhanh chóng định vị các ô để bạn có thể sao chép, thay đổi hoặc xóa định dạng có điều kiện. Dùng lệnh Đi Tới Đặc biệt để chỉ tìm những ô có định dạng có điều kiện cụ thể hoặc để tìm tất cả các ô có định dạng có điều kiện.

Tìm tất cả ô chứa định dạng có điều kiện

1. Bấm vào ô bất kỳ không chứa định dạng có điều kiện.

2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Chỉnh sửa, bấm vào mũi tên cạnh Tìm & Lựa chọn, rồi bấm vào Định dạng có điều kiện.

   

Chỉ tìm các ô chứa cùng định dạng có điều kiện

1. Bấm vào ô bất kỳ chứa định dạng có điều kiện bạn muốn tìm.

2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Chỉnh sửa, bấm vào mũi tên cạnh Tìm & Lựa chọn, rồi bấm Đi tới đặc biệt.

3. Bấm Định dạng có điều kiện.

4. Bấm Giống nhau dưới Xác thực dữ liệu.

   

Khi bạn sử dụng định dạng có điều kiện, bạn thiết lập các quy tắc mà Excel sử dụng để xác định thời điểm áp dụng định dạng có điều kiện. Để quản lý các quy tắc này, bạn cần hiểu thứ tự đánh giá các quy tắc này, điều gì sẽ xảy ra khi hai hoặc nhiều quy tắc xung đột, việc sao chép và dán có thể ảnh hưởng đến việc đánh giá quy tắc như thế nào, cách thay đổi thứ tự đánh giá quy tắc và thời điểm dừng đánh giá quy tắc.

• Tìm hiểu về mức độ ưu tiên áp dụng quy tắc định dạng có điều kiện

  Bạn tạo, sửa, xóa và xem tất cả các quy tắc định dạng có điều kiện trong sổ làm việc bằng cách dùng hộp thoại Trình Quản lý Quy tắc Định dạng có Điều kiện. (Trên tab Trang chủ, bấm Định dạng có Điều kiện, rồi bấm Quản lý Quy tắc.)

  

  Hộp thoại Trình quản lý Quy tắc Định dạng có Điều kiện sẽ hiển thị.

  

  Khi áp dụng hai hoặc nhiều quy tắc định dạng có điều kiện, các quy tắc này được đánh giá theo thứ tự ưu tiên (từ trên xuống dưới) theo cách chúng được liệt kê trong hộp thoại này.

  Dưới đây là ví dụ, trong đó có ngày hết hạn đối với phù hiệu ID. Chúng tôi muốn đánh dấu các phù hiệu sẽ hết hạn trong vòng 60 ngày nhưng vẫn chưa hết hạn bằng màu nền vàng và các phù hiệu đã hết hạn bằng màu nền đỏ.

  

  Trong ví dụ này, các ô có số ID nhân viên là những người có ngày chứng nhận sẽ hết hạn trong vòng 60 ngày được định dạng bằng màu vàng và số ID của nhân viên có chứng nhận đã hết hạn được định dạng bằng màu đỏ. Các quy tắc này được thể hiện trong hình ảnh sau đây.

  

  Quy tắc đầu tiên (mà, nếu là True, thì đặt màu nền ô thành màu đỏ) sẽ kiểm tra giá trị ngày ở cột B so với ngày hiện tại (có được bằng cách dùng hàm TODAY trong công thức). Gán công thức vào giá trị dữ liệu đầu tiên ở cột B, tức là ô B2. Công thức cho quy tắc này là =B2<TODAY(). Công thức này kiểm tra các ô ở cột B (các ô B2:B15). Nếu công thức đối với bất kỳ ô nào trong cột B cho kết quả là True, thì ô tương ứng của nó ở cột A (ví dụ: A5 tương ứng với B5, A11 tương ứng với B11), sẽ được định dạng bằng màu nền đỏ. Sau khi tất cả các ô được chỉ định theo tùy chọn Áp dụng với đã được đánh giá bằng quy tắc đầu tiên này, quy tắc thứ hai sẽ được kiểm tra. Công thức này kiểm tra xem liệu giá trị trong cột B có nhỏ hơn 60 ngày kể từ ngày hiện tại hay không (ví dụ: giả sử ngày hôm nay là 11/08/2010). Ô B4, là ngày 04/10/2010, ít hơn 60 ngày kể từ ngày hôm nay, do đó công thức đánh giá là True và được đánh dấu bằng màu nền vàng. Công thức cho quy tắc này là =B2<TODAY()+60. Bất kỳ ô nào đã được định dạng màu đỏ trước tiên theo quy tắc cao nhất trong danh sách sẽ được để riêng.

  Quy tắc cao hơn trong danh sách có mức độ ưu tiên cao hơn quy tắc thấp hơn trong danh sách. Theo mặc định, các quy tắc mới thường được thêm vào đầu danh sách và vì vậy có mức độ ưu tiên cao hơn, vì vậy bạn nên để ý tới thứ tự của chúng. Bạn có thể thay đổi thứ tự ưu tiên bằng cách dùng mũi tên Di chuyển Lên và Di chuyển Xuống trong hộp thoại.

  

• Điều gì sẽ xảy ra khi có nhiều quy tắc định dạng có điều kiện có kết quả là True

  Đôi khi, bạn có nhiều quy tắc định dạng có điều kiện có kết quả là True. Dưới đây là cách áp dụng các quy tắc, đầu tiên là khi các quy tắc không xung đột và sau đó là khi các quy tắc xung đột:

  Khi quy tắc không xung đột     Ví dụ, nếu một quy tắc định dạng ô bằng phông đậm và quy tắc khác định dạng cùng ô đó bằng màu đỏ, thì ô đó sẽ được định dạng bằng cả phông đậm và màu đỏ. Vì không có xung đột giữa hai định dạng, cả hai quy tắc đều được áp dụng.

  Khi quy tắc xung đột     Ví dụ, một quy tắc đặt màu phông là màu đỏ và quy tắc khác đặt màu phông là màu xanh lục. Vì hai quy tắc này xung đột, chỉ có thể áp dụng một quy tắc. Quy tắc được áp dụng là quy tắc có thứ tự ưu tiên cao hơn (nằm ở vị trí cao hơn trong danh sách ở hộp thoại).

• Việc dán, điền và Bút Định dạng ảnh hưởng như thế nào đến quy tắc định dạng có điều kiện

  Trong khi sửa trang tính, có thể bạn sẽ sao chép và dán các giá trị ô có định dạng có điều kiện, áp dụng định dạng có điều kiện cho một phạm vi ô, hoặc dùng Bút Định dạng. Những thao tác này có thể ảnh hưởng đến mức độ ưu tiên của các quy tắc định dạng có điều kiện theo cách sau đây: quy tắc định dạng có điều kiện mới dựa trên ô nguồn sẽ được tạo cho các ô đích.

  Nếu bạn sao chép và dán các giá trị ô có định dạng có điều kiện vào trang tính được mở ở cửa sổ Excel khác (một quy trình Excel.exe khác chạy trên máy tính đó vào cùng thời điểm), thì sẽ không có quy tắc định dạng có điều kiện nào được tạo trong cửa sổ Excel khác đó và định dạng không được sao chép tới cửa sổ Excel đó.

• Điều gì sẽ xảy ra khi định dạng có điều kiện và định dạng thủ công xung đột với nhau

  Nếu quy tắc định dạng có điều kiện đánh giá là True, quy tắc sẽ được ưu tiên hơn mọi định dạng thủ công hiện có cho cùng một vùng chọn. Điều này có nghĩa là nếu chúng xung đột, thì định dạng có điều kiện sẽ áp dụng và định dạng thủ công thì không. Nếu bạn xóa quy tắc định dạng có điều kiện thì định dạng thủ công đối với phạm vi ô vẫn được giữ lại.

  Định dạng thủ công không được liệt kê trong hộp thoại Trình quản lý Quy tắc Định dạng có Điều kiện mà cũng không được dùng để xác định mức độ ưu tiên.

• Kiểm soát việc khi nào dừng đánh giá quy tắc bằng cách dùng hộp kiểm Dừng Nếu Đúng

  Để có tính tương thích ngược, hãy chọn hộp kiểm Dừng Nếu Đúng trong hộp thoại Quản lý Quy tắc để mô phỏng cách định dạng có điều kiện có thể xuất hiện trong các phiên bản Excel trước không hỗ trợ nhiều hơn ba quy tắc định dạng có điều kiện hoặc nhiều quy tắc được áp dụng cho cùng một phạm vi.

  Ví dụ, nếu bạn có nhiều hơn ba quy tắc định dạng có điều kiện cho một phạm vi ô và đang làm việc với phiên bản Excel cũ hơn, thì phiên bản Excel đó:

  • Chỉ đánh giá ba quy tắc đầu tiên.

  • Áp dụng quy tắc có thứ tự ưu tiên đầu tiên có kết quả là True.

  • Bỏ qua các quy tắc có thứ tự ưu tiên thấp hơn nếu chúng là True.

  Bảng dưới đây tóm tắt từng điều kiện có thể đối với ba quy tắc đầu tiên:

  Nếu quy tắc	Là	Và nếu quy tắc	Là	Và nếu quy tắc	Là	Thì
  Một	True	Hai	True hoặc False	Ba	True hoặc False	Quy tắc một được áp dụng, quy tắc hai và ba bị bỏ qua.
  Một	False	Hai	True	Ba	True hoặc False	Quy tắc hai được áp dụng và quy tắc ba bị bỏ qua.
  Một	False	Hai	False	Ba	True	Quy tắc ba được áp dụng.
  Một	False	Hai	False	Ba	False	Không quy tắc nào được áp dụng.

  Bạn có thể chọn hoặc xóa hộp kiểm Dừng Nếu Đúng để thay đổi hành vi mặc định:

  • Để chỉ đánh giá quy tắc đầu tiên, hãy chọn hộp kiểm Dừng Nếu Đúng đối với quy tắc đầu tiên.

  • Để chỉ đánh giá quy tắc đầu tiên và thứ hai, hãy chọn hộp kiểm Dừng Nếu Đúng đối với quy tắc thứ hai.

  Bạn không thể chọn hay xóa hộp kiểm Dừng Nếu Đúng nếu quy tắc đó định dạng bằng cách dùng thanh dữ liệu, thang đo màu hay bộ biểu tượng.

Nếu bạn muốn xem video hiển thị cách quản lý quy tắc định dạng có điều kiện, hãy xem Video: Quản lý định dạng có điều kiện.

Thứ tự đánh giá các quy tắc định dạng có điều kiện - mức độ ưu tiên của chúng - cũng phản ánh tầm quan trọng tương đối của chúng: quy tắc càng cao nằm trong danh sách các quy tắc định dạng có điều kiện, thì quy tắc càng quan trọng. Điều này có nghĩa là trong trường hợp hai quy tắc định dạng có điều kiện xung đột với nhau, quy tắc cao hơn trong danh sách sẽ được áp dụng và quy tắc thấp hơn trong danh sách sẽ không được áp dụng.

1. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, hãy bấm mũi tên bên cạnh Định dạng có Điều kiện, rồi bấm Quản lý Quy tắc.

   

   Hộp thoại Trình quản lý Quy tắc Định dạng có Điều kiện sẽ hiển thị.

   

   Các quy tắc định dạng có điều kiện đối với vùng chọn hiện tại được hiển thị, bao gồm kiểu quy tắc, định dạng, phạm vi ô mà quy tắc đó áp dụng và cài đặt Dừng nếu True.

   Nếu bạn không thấy quy tắc mà bạn muốn, trong hộp danh sách Hiện quy tắc định dạng cho, hãy đảm bảo bạn đã chọn phạm vi ô, trang tính, bảng hay báo cáo PivotTable thích hợp.

2. Chọn quy tắc. Chỉ có thể chọn một quy tắc mỗi lần.

3. Để di chuyển quy tắc đã chọn lên trên trong thứ tự ưu tiên, hãy bấm Di chuyển lên. Để di chuyển quy tắc đã chọn xuống dưới trong thứ tự ưu tiên, hãy bấm Di chuyển xuống.
   
   

4. Hoặc, để dừng đánh giá một quy tắc cụ thể, hãy chọn hộp kiểm Dừng nếu True.

Xóa định dạng có điều kiện trên trang tính    

• Trên tab Trang chủ, bấm vào Định dạng có điều kiện > Xóa quy tắc > Xóa quy tắc khỏi toàn bộ trang tính.

Làm theo các bước sau nếu bạn có định dạng có điều kiện trong một trang tính và bạn cần loại bỏ định dạng đó.

Đối với toàn bộ trang tính

• Trên tab Trang chủ, hãy bấm Định dạng có Điều kiện > Xóa Quy tắc > Xóa Quy tắc khỏi Toàn bộ Trang tính.

Trong một phạm vi ô

1. Chọn những ô có chứa định dạng có điều kiện.

2. Bấm vào nút Ống kính Phân tích Nhanh xuất hiện phía dưới bên phải của dữ liệu được chọn.

   Lưu ý:  Ống kính Phân tích Nhanh sẽ không hiển thị nếu:

   • Tất cả các ô trong dải ô đã chọn là trống hoặc

   • Chỉ có một mục nhập trong ô ở góc trên bên trái của dải ô đã chọn, tất cả các ô còn lại trong dải ô đều đang trống.

3. Bấm vào Xóa định dạng.

   

Tìm và loại bỏ các định dạng có điều kiện giống nhau trong toàn bộ trang tính

1. Bấm vào một ô có định dạng có điều kiện mà bạn muốn loại bỏ trên toàn bộ trang tính.

2. Trên tab Trang chủ, hãy bấm vào mũi tên kế bên Tìm & Chọn, rồi bấm Đi Đến Đặc biệt.

3. Bấm Định dạng có điều kiện.

4. Bấm Giống nhau dưới Xác thực dữ liệu. để chọn tất cả các ô chứa cùng quy tắc định dạng có điều kiện.

5. Trên tab Trang đầu, bấm vào Định dạng có điều kiện > Xóa quy tắc > Xóa quy tắc khỏi các ô được chọn.