Sắp xếp dữ liệu trong phạm vi hoặc bảng

1. Chọn một ô trong cột bạn muốn sắp xếp.

2. Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Sắp xếp & Lọc, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

   • Để sắp xếp nhanh theo thứ tự tăng dần, hãy chọn (Sắp xếp từ A đến Z).

   • Để sắp xếp nhanh theo thứ tự giảm dần, hãy chọn (Sắp xếp từ Z đến A).

1. Chọn một ô trong cột bạn muốn sắp xếp.

2. Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Sắp xếp & Lọc, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

   • Để sắp xếp từ thấp đến cao, hãy chọn (Sắp xếp từ Nhỏ nhất đến Lớn nhất).

   • Để sắp xếp từ cao xuống thấp, hãy chọn (Sắp xếp từ Lớn nhất đến Nhỏ nhất).

1. Chọn một ô trong cột bạn muốn sắp xếp.

2. Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Sắp xếp & Lọc, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

   • Để sắp xếp từ ngày hoặc thời gian cũ hơn đến mới hơn, hãy chọn (Sắp xếp từ Cũ nhất đến Mới nhất).

   • Để sắp xếp từ ngày hoặc thời gian sau này đến ngày hoặc giờ trước đó, hãy chọn (Sắp xếp từ Mới nhất đến Cũ nhất).

Bạn có thể muốn sắp xếp theo nhiều cột hoặc hàng khi có dữ liệu mà bạn muốn nhóm theo cùng một giá trị trong một cột hoặc hàng và sau đó sắp xếp một cột hoặc hàng khác trong nhóm giá trị bằng nhau đó. Ví dụ, nếu bạn có cột Bộ phận và cột Nhân viên, trước tiên bạn có thể sắp xếp theo Bộ phận (để nhóm tất cả nhân viên trong cùng phòng ban với nhau), rồi sắp xếp theo tên (để đặt tên theo thứ tự bảng chữ cái trong mỗi bộ phận). Bạn có thể sắp xếp tối đa 64 cột.

1. Chọn một ô bất kỳ trong dải dữ liệu.

   

2. Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Sắp xếp & lọc , chọn Sắp xếp.

   

3. Trong hộp thoại Sắp xếp, bên dưới Cột, trong hộp Sắp xếp theo, chọn cột đầu tiên bạn muốn sắp xếp.

   

4. Bên dưới Sắp xếp Dựa trên, hãy chọn kiểu sắp xếp. Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

   • Để sắp xếp theo văn bản, số hoặc ngày và giờ, hãy chọn Giá trị Ô.

   • Để sắp xếp theo định dạng, hãy chọn Màu Ô, Màu Phông hoặc Biểu tượng Ô.

5. Bên dưới Thứ tự, hãy chọn cách bạn muốn sắp xếp. Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

   • Đối với giá trị văn bản, hãy chọn A đến Z hoặc Z đến A.

   • Đối với giá trị số, hãy chọn Nhỏ nhất đến Lớn nhất hoặc Lớn nhất đến Nhỏ nhất.

   • Đối với giá trị ngày hoặc thời gian, hãy chọn Cũ nhất đến Mới nhất hoặc Mới nhất đến Cũ nhất.

   • Để sắp xếp dựa trên một danh sách tùy chỉnh, hãy chọn Danh sách Tùy chỉnh.

6. Để thêm cột khác để sắp xếp theo đó, hãy chọn Thêm Mức, rồi lặp lại các bước từ ba đến năm.

   

7. Để sao chép một cột để sắp xếp theo đó, hãy chọn mục nhập đó, rồi chọn Sao chép Mức.

8. Để xóa cột để sắp xếp theo đó, hãy chọn mục nhập, rồi chọn Xóa Mức.

   Lưu ý: Bạn phải giữ ít nhất một mục trong danh sách.

9. Để thay đổi thứ tự sắp xếp cột, hãy chọn một mục nhập, rồi chọn mũi tên Lên hoặc Xuống bên cạnh nút Tùy chọn để thay đổi thứ tự.
   
   Các mục cao hơn trong danh sách được sắp xếp trước các mục thấp hơn trong danh sách.

Nếu bạn đã định dạng theo cách thủ công hoặc có điều kiện cho một dải ô hoặc cột bảng theo màu ô hoặc màu phông chữ, bạn cũng có thể sắp xếp theo những màu này. Bạn cũng có thể sắp xếp theo một bộ biểu tượng mà bạn đã tạo bằng định dạng có điều kiện.

1. Chọn một ô trong cột bạn muốn sắp xếp.

2. Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Sắp xếp & lọc , chọn Sắp xếp.

   

3. Trong hộp thoại Sắp xếp, bên dưới Cột, trong hộp Sắp xếp theo, chọn cột mà bạn muốn sắp xếp.

   

4. Dưới Sắp xếp Dựa trên, hãy chọn Màu Ô, Màu Phông hoặc Biểu tượng Ô.

   

5. Bên dưới Thứ tự, chọn mũi tên bên cạnh nút, rồi tùy thuộc vào loại định dạng, hãy chọn màu ô, màu phông hoặc biểu tượng ô.

6. Tiếp theo, chọn cách bạn muốn sắp xếp. Thực hiện một trong các thao tác sau đây:

   • Để di chuyển màu ô, màu phông hoặc biểu tượng lên trên cùng hay sang bên trái, hãy chọn Ở Trên cùng cho thao tác sắp xếp cột và Ở Bên trái cho thao tác sắp xếp hàng.

   • Để di chuyển màu ô, màu phông hoặc biểu tượng xuống dưới cùng hay sang bên phải, hãy chọn Ở Dưới cùng cho thao tác sắp xếp cột và Ở Bên phải cho thao tác sắp xếp hàng.

     Lưu ý: Không có thứ tự sắp xếp màu ô, màu phông hoặc biểu tượng mặc định. Bạn phải xác định thứ tự mà bạn muốn cho mỗi thao tác sắp xếp.

7. Để chỉ định màu ô, màu phông hoặc biểu tượng tiếp theo để sắp xếp theo đó, hãy chọn Thêm Mức, rồi lặp lại các bước từ ba đến năm.

   Đảm bảo bạn chọn cùng một cột trong hộp Sau đó theo và chọn cùng một lựa chọn bên dưới Thứ tự.

   Tiếp tục lặp lại cho mỗi màu ô, màu phông hoặc biểu tượng bổ sung mà bạn muốn đưa vào thao tác sắp xếp.

Bạn có thể sử dụng một danh sách tùy chỉnh để sắp xếp theo thứ tự do người dùng xác định. Chẳng hạn, một cột có thể chứa các giá trị mà bạn muốn sắp xếp theo đó, chẳng hạn như Cao, Trung bình và Thấp. Làm thế nào để bạn có thể sắp xếp sao cho các hàng chứa Cao xuất hiện đầu tiên, tiếp theo là Trung bình rồi đến Thấp? Nếu bạn sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, thì thao tác sắp xếp "A đến Z" sẽ đưa Cao lên trên cùng, nhưng Thấp sẽ đứng trước Trung bình. Và nếu bạn sắp xếp "Z đến A", thì Trung bình sẽ xuất hiện đầu tiên và Thấp ở giữa. Bất kể thứ tự nào, bạn luôn muốn "Trung bình" ở giữa. Bằng cách tạo danh sách tùy chỉnh của riêng mình, bạn có thể giải quyết vấn đề này.

1. Hoặc, tạo một danh sách tùy chỉnh:

   1. Trong một dải ô, nhập những giá trị bạn muốn sắp xếp theo đó, theo thứ tự bạn muốn, từ trên xuống dưới như trong ví dụ này.

      

   2. Chọn phạm vi mà bạn vừa nhập. Sử dụng ví dụ trước, hãy chọn các ô A1:A3.

   3. Đi tới Tùy chọn > Tệp > Tổng quát > Nâng cao > Chỉnh sửa Danh sách Tùy chỉnh, sau đó trong hộp thoại Danh sách Tùy chỉnh, chọn Nhập, rồi chọn OK hai lần.

      Lưu ý: 

      • Bạn có thể tạo danh sách tùy chỉnh chỉ dựa trên một giá trị (văn bản, số và ngày hoặc thời gian). Bạn không thể tạo danh sách tùy chỉnh dựa trên một định dạng (màu ô, màu phông hoặc biểu tượng).

      • Độ dài tối đa của danh sách tùy chỉnh là 255 ký tự và ký tự đầu tiên không được bắt đầu bằng số.

2. Chọn một ô trong cột bạn muốn sắp xếp.

3. Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Sắp xếp & lọc , chọn Sắp xếp.

   

4. Trong hộp thoại Sắp xếp, bên dưới Cột, trong hộp Sắp xếp theo hoặc Sau đó theo, chọn cột bạn muốn sắp xếp theo danh sách tùy chỉnh.

5. Dưới Thứ tự, hãy chọn Danh sách Tùy chỉnh.

6. Trong hộp thoại Danh sách Tùy chỉnh, hãy chọn danh sách mà bạn muốn. Sử dụng danh sách tùy chỉnh mà bạn đã tạo trong ví dụ trước, chọn Cao, Trung bình, Thấp.

7. Chọn OK.

1. Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Sắp xếp & lọc , chọn Sắp xếp.

   

2. Trong hộp thoại Sắp xếp, chọn Tùy chọn.

   

3. Trong hộp thoại Tùy chọn Sắp xếp, hãy chọn Phân biệt chữ hoa, chữ thường.

   

4. Chọn OK hai lần.

Thường thì mọi người sẽ sắp xếp từ trên xuống dưới nhưng bạn cũng có thể sắp xếp từ trái sang phải.

1. Chọn một ô bất kỳ trong dải ô mà bạn muốn sắp xếp.

2. Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Sắp xếp & lọc , chọn Sắp xếp.

   

3. Trong hộp thoại Sắp xếp, chọn Tùy chọn.

   

4. Trong hộp thoại Tùy chọn Sắp xếp, bên dưới Hướng, chọn Sắp xếp từ trái sang phải, rồi chọn OK.

   

5. Bên dưới Hàng, trong hộp Sắp xếp theo, chọn hàng mà bạn muốn sắp xếp. Hàng này thường là hàng 1 nếu bạn muốn sắp xếp theo hàng tiêu đề.

   

   Mẹo: Nếu hàng tiêu đề của bạn là văn bản nhưng bạn muốn sắp xếp cột theo số, bạn có thể thêm một hàng mới ở trên dải dữ liệu của mình, rồi thêm số theo thứ tự bạn muốn.

6. Để sắp xếp theo giá trị, hãy chọn một trong các tùy chọn từ danh sách thả xuống Thứ tự:

   1. Đối với giá trị văn bản, hãy chọn A đến Z hoặc Z đến A.

   2. Đối với giá trị số, hãy chọn Nhỏ nhất đến Lớn nhất hoặc Lớn nhất đến Nhỏ nhất.

   3. Đối với giá trị ngày hoặc thời gian, hãy chọn Cũ nhất đến Mới nhất hoặc Mới nhất đến Cũ nhất.

7. Để sắp xếp theo màu ô, màu phông hoặc biểu tượng ô, hãy làm như sau:

   1. Dưới Sắp xếp Dựa trên, hãy chọn Màu Ô, Màu Phông hoặc Biểu tượng Ô.

   2. Bên dưới Thứ tự, chọn màu ô, màu phông chữ hoặc biểu tượng ô, rồi chọn Ở bên Trái hoặc Ở bên Phải.

Để sắp xếp theo một phần của giá trị trong cột, chẳng hạn như mã số linh kiện (789-WDG-34), họ (Carol Philips) hoặc tên (Philips, Carol), trước tiên bạn cần tách cột thành hai hay nhiều cột để giá trị mà bạn muốn sắp xếp theo nằm trong cột riêng. Để thực hiện điều này, bạn có thể sử dụng hàm văn bản để phân tách các phần của ô hoặc bạn có thể sử dụng Trình hướng dẫn Chuyển Văn bản thành Cột. Để xem ví dụ và biết thêm thông tin, hãy xem mục Tách văn bản thành các ô khác nhau và Tách văn bản giữa các cột bằng cách dùng hàm.

Thật may, Excel sẽ cảnh báo bạn nếu Excel thấy bạn đang chuẩn bị thực hiện điều này:

Nếu bạn không định sắp xếp như vậy thì hãy nhấn vào tùy chọn Bung rộng lựa chọn, nếu không hãy chọn Tiếp tục với lựa chọn hiện tại.

Nếu kết quả không như mong muốn, hãy chọn Hoàn tác .

Nếu bạn nhận được kết quả ngoài dự kiến khi sắp xếp dữ liệu của mình, hãy làm như sau:

Kiểm tra xem có phải giá trị do công thức trả về đã thay đổi hay không    Nếu dữ liệu mà bạn đã sắp xếp chứa một hoặc nhiều công thức, thì các giá trị trả về của những công thức này có thể thay đổi khi trang tính được tính toán lại. Trong trường hợp này, hãy đảm bảo áp dụng lại thao tác sắp xếp để có được kết quả cập nhật.

Bỏ ẩn hàng và cột trước khi bạn sắp xếp    Các cột ẩn không được di chuyển khi bạn sắp xếp cột và hàng ẩn không được di chuyển khi bạn sắp xếp hàng. Trước khi sắp xếp dữ liệu, bạn nên bỏ ẩn các cột và hàng ẩn.

Kiểm tra thiết đặt bản địa    Thứ tự sắp xếp có thể thay đổi tùy theo thiết đặt bản địa. Đảm bảo bạn có thiết đặt bản địa thích hợp trong Thiết đặt Khu vực hoặc Tùy chọn Ngôn ngữ và Khu vực trong Panel Điều khiển trên máy tính của bạn. Để biết thêm thông tin về cách thay đổi thiết đặt bản địa, hãy xem hệ thống trợ giúp của Windows.

Nhập đầu đề cột chỉ trong một hàng    Nếu bạn cần nhãn nhiều dòng, hãy ngắt dòng văn bản bên trong ô.

Bật hoặc tắt hàng đầu đề    Thường thì tốt nhất là nên có một hàng đầu đề khi bạn sắp xếp cột để dễ hiểu ý nghĩa của dữ liệu hơn. Theo mặc định, giá trị trong đầu đề không được bao gồm trong thao tác sắp xếp. Đôi khi, bạn có thể cần phải bật hoặc tắt đầu đề để giá trị trong đầu đề được hoặc không được bao gồm trong thao tác sắp xếp. Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

• Để loại trừ hàng dữ liệu đầu tiên khỏi thao tác sắp xếp vì đó là đầu đề cột, trên tab Trang đầu, trong nhóm Sửa, chọn Sắp xếp &Lọc, Sắp xếp Tùy chỉnh, rồi chọn Dữ liệu của tôi có tiêu đề.

• Để bao gồm hàng dữ liệu đầu tiên trong thao tác sắp xếp vì đó không phải là đầu đề cột, trên tab Trang đầu, trong nhóm Sửa, chọn Sắp xếp & Lọc, Sắp xếp Tùy chỉnh, rồi xóa Dữ liệu của tôi có tiêu đề.