Mẹo tạo và trình bày bản trình bày hiệu quả

Chọn kiểu phông chữ mà người xem có thể đọc từ xa.

Việc chọn kiểu phông chữ đơn giản, như Arial hoặc Calibri sẽ giúp chuyển tải thông điệp của bạn. Tránh phông chữ rất mỏng hoặc trang trí có thể làm giảm tính dễ đọc, đặc biệt là ở kích cỡ nhỏ.

Chọn cỡ phông mà người xem có thể đọc từ xa.

Hãy cố gắng tránh sử dụng cỡ phông nhỏ hơn 18 pt và bạn có thể cần tăng kích cỡ cho một căn phòng lớn nơi khán giả ở xa.

Duy trì văn bản đơn giản và giảm thiểu lượng văn bản trên các trang chiếu

Sử dụng dấu đầu dòng hoặc câu ngắn và cố gắng giữ từng dòng một; nghĩa là, không ngắt dòng văn bản.

Bạn muốn người xem lắng nghe bạn trình bày thông tin của mình, thay vì đọc màn hình.

Một số máy chiếu cắt xén trang chiếu ở các cạnh, vì vậy các câu dài có thể bị cắt xén.

Bạn có thể loại bỏ các bài viết như "a" và "the" để giúp giảm số từ trên một dòng.

Sử dụng hình ảnh để giúp truyền tải thông điệp của bạn.

Sử dụng đồ họa để giúp kể câu chuyện của bạn. Tuy nhiên, đừng làm cho khán giả của bạn choáng ngợp khi thêm quá nhiều đồ họa vào trang chiếu.

Làm cho nhãn cho biểu đồ và đồ thị trở nên dễ hiểu.

Chỉ sử dụng đủ văn bản để làm cho các thành phần nhãn trong biểu đồ hoặc đồ thị dễ hiểu.

Làm cho nền trang chiếu tinh tế và luôn nhất quán.

Chọn một hình ảnh thu hút mẫu nhất quán chủ đề hoặc hình ảnh không quá bắt mắt. Bạn không muốn nền hoặc thiết kế làm mất đi thông điệp của mình.

Xem mục Kết hợp màu sắc trong PowerPoint – Các lỗi cần tránh.

Để biết thông tin về cách sử dụng chủ đề, hãy xem mục Thêm màu và thiết kế vào trang chiếu của tôi với chủ đề.

Sử dụng độ tương phản cao giữa màu nền và màu văn bản.

Chủ đề tự động đặt độ tương phản giữa nền sáng với văn bản có màu sẫm hoặc nền tối với văn bản có màu sáng.

Xem mục Kết hợp màu sắc trong PowerPoint – Các lỗi cần tránh.

Kiểm tra chính tả và ngữ pháp.

Để giành được và duy trì sự tôn trọng của người xem, hãy luôn kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong bản trình bày của bạn.

Hiển thị sớm và xác minh rằng thiết bị của bạn hoạt động bình thường.

Đảm bảo rằng tất cả các thiết bị đều được kết nối và đang chạy.

Đừng giả định rằng bản trình bày của bạn sẽ hoạt động tốt trên một máy tính khác.

Lỗi đĩa, phiên bản phần mềm không khớp, thiếu dung lượng đĩa, bộ nhớ thấp và nhiều yếu tố khác có thể làm hỏng bản trình bày.

Tắt bộ bảo vệ màn hình và đảm bảo rằng bạn có các tệp và phiên bản phần mềm thích hợp mà bạn cần, bao gồm PowerPoint.

Để đảm bảo tất cả các tệp được tính khi bạn sao chép chúng vào ổ đĩa USB và mang chúng đến vị trí trình bày của bạn, hãy xem Đóng gói bản trình bày cho CD hoặc ổ đĩa flash USB.

Hãy cân nhắc lưu trữ bản trình bày của bạn trên OneDrive để bạn có thể truy nhập bản trình bày từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.

Xác minh rằng máy chiếu độ phân giải giống với máy tính mà bạn đã tạo bản trình bày.

Nếu các giải pháp không khớp, các trang chiếu của bạn có thể bị cắt xén hoặc các sự cố hiển thị khác có thể xảy ra.

Tắt bộ bảo vệ màn hình.

Tập trung người xem vào nội dung bản trình bày của bạn.

Kiểm tra tất cả các màu trên màn hình chiếu trước khi trình bày bản trình bày thực tế.

Màu sắc có thể chiếu khác với màu xuất hiện trên màn hình của bạn.

Yêu cầu khán giả của bạn giữ câu hỏi cho đến khi kết thúc.

Câu hỏi là một chỉ số tuyệt vời cho thấy mọi người đang tham gia bởi vấn đề chủ đề của bạn và kỹ năng trình bày. Nhưng nếu bạn lưu các câu hỏi cho đến khi kết thúc trình bày, bạn sẽ nhận được thông qua tài liệu của bạn mà không bị gián đoạn. Ngoài ra, các câu hỏi đầu tiên thường được trả lời bằng các trang chiếu tiếp theo và bình luận.

Tránh di chuyển con trỏ bất tỉnh.

Khi bạn không sử dụng con trỏ, hãy tháo bàn tay ra khỏi chuột. Điều này giúp ngăn bạn di chuyển con trỏ trong vô thức, điều này có thể gây mất tập trung.

Không đọc bản trình bày.

Thực hành bản trình bày để bạn có thể nói từ các dấu đầu dòng. Văn bản phải là gợi ý cho diễn giả chứ không phải là toàn bộ thông điệp cho người xem.

Luôn đúng giờ.

Nếu bạn dự định một khoảng thời gian nhất định cho bản trình bày của mình, đừng bỏ qua. Nếu không có giới hạn thời gian, hãy dành ít thời gian hơn là nhiều hơn để đảm bảo mọi người luôn tham gia.

Theo dõi hành vi của người xem.

Mỗi lần bạn chiếu một bản trình bày, hãy theo dõi hành vi của người xem. Nếu bạn thấy mọi người tập trung vào các trang chiếu của bạn, các trang chiếu có thể chứa quá nhiều dữ liệu hoặc gây nhầm lẫn hay gây mất tập trung theo cách nào đó. Sử dụng thông tin bạn tìm hiểu mỗi lần để cải thiện bản trình bày trong tương lai của bạn.

Có công mài sắt có ngày nên kim.

Hãy cân nhắc việc diễn tập bản trình bày của bạn với Huấn luyện viên Diễn giả.