Lọc dữ liệu (Power Query)

Sử dụng tính năng Tự Lọc để tìm, hiển thị hoặc ẩn các giá trị và dễ dàng chỉ định tiêu chí lọc hơn. Theo mặc định, bạn chỉ thấy 1.000 giá trị riêng biệt đầu tiên. Nếu thư cho biết danh sách bộ lọc có thể chưa hoàn tất, hãy chọn Tải thêm. Tùy thuộc vào lượng dữ liệu, bạn có thể thấy thông báo này nhiều lần.

1. Để mở truy vấn, hãy định vị truy vấn đã tải trước đó từ Trình soạn thảo Power Query, chọn một ô trong dữ liệu, rồi chọn Truy vấn> Sửa. Để biết thêm thông tin , hãy xem mục Tạo, tải hoặc chỉnh sửa truy vấn trong Excel.

2. Chọn mũi tên xuống bên cạnh cột mà bạn muốn lọc.

3. Bỏ chọn hộp kiểm (Chọn Tất cả) để bỏ chọn tất cả các cột.

4. Chọn hộp kiểm của các giá trị cột mà bạn muốn lọc, rồi chọn OK.

Bạn có thể lọc theo một giá trị văn bản cụ thể bằng menu con Bộ lọc Văn bản.

1. Để mở truy vấn, hãy định vị truy vấn đã tải trước đó từ Trình soạn thảo Power Query, chọn một ô trong dữ liệu, rồi chọn Truy vấn> Sửa. Để biết thêm thông tin , hãy xem mục Tạo, tải hoặc chỉnh sửa truy vấn trong Excel.

2. Chọn mũi tên xuống bên cạnh cột có chứa giá trị văn bản mà bạn muốn lọc.

3. Chọn Bộ lọc Văn bản, rồi chọn tên loại bình đẳng là Bằng,Dkhông Bằng, Bắt đầu Bằng, Không Bắt đầu Bằng, Kết thúc Bằng, Không Kết thúc Bằng, Chứa và Không Chứa.

4. Trong hộp thoại Lọc Hàng :

   • Sử dụng chế độ Cơ bản để nhập hoặc cập nhật hai toán tử và giá trị.

   • Sử dụng chế độ Nâng cao để nhập hoặc cập nhật nhiều hơn hai mệnh đề, so sánh, cột, toán tử và giá trị.

5. Chọn OK.

Bạn có thể lọc theo một giá trị số bằng cách sử dụng menu con Bộ lọc Số.

1. Để mở truy vấn, hãy định vị truy vấn đã tải trước đó từ Trình soạn thảo Power Query, chọn một ô trong dữ liệu, rồi chọn Truy vấn> Sửa. Để biết thêm thông tin , hãy xem mục Tạo, tải hoặc chỉnh sửa truy vấn trong Excel.

2. Chọn mũi tên xuống cột có chứa giá trị số mà bạn muốn lọc.

3. Chọn Bộ lọc Số, rồi chọn tên loại bằng bằng, KhôngBằng, Lớnhơn, Lớn hơn hoặc Bằng, Nhỏhơn, Nhỏ hơn hoặc Bằng hoặc Giữa.

4. Trong hộp thoại Lọc Hàng :

   • Sử dụng chế độ Cơ bản để nhập hoặc cập nhật hai toán tử và giá trị.

   • Sử dụng chế độ Nâng cao để nhập hoặc cập nhật nhiều hơn hai mệnh đề, so sánh, cột, toán tử và giá trị.

5. Chọn OK.

Bạn có thể lọc theo giá trị ngày/giờ bằng menu con Bộ lọc Ngày/Thời gian.

1. Để mở truy vấn, hãy định vị truy vấn đã tải trước đó từ Trình soạn thảo Power Query, chọn một ô trong dữ liệu, rồi chọn Truy vấn> Sửa. Để biết thêm thông tin , hãy xem mục Tạo, tải hoặc chỉnh sửa truy vấn trong Excel.

2. Chọn mũi tên xuống cột có chứa giá trị ngày/giờ mà bạn muốn lọc.

3. Chọn Bộ lọc Ngày/Giờ, rồi chọn tên loại bình đẳng là Bằng, Trước, Sau, Giữa, Trong Tiếp theo, Trướcđó, Là Sớm nhất, Mớinhất, Không Sớm nhất, Không Phải Là Mới nhất và Bộ lọc Tùy chỉnh.
   
   Mẹo    Bạn có thể thấy dễ dàng hơn khi sử dụng các bộ lọc được xác định trước bằng cách chọn Năm, Quý, Tháng, Tuần, Ngày, Giờ, Phút và Thứ hai. Các lệnh này hoạt động ngay lập tức.

4. Trong hộp thoại HàngBộ lọc:

   • Sử dụng chế độ Cơ bản để nhập hoặc cập nhật hai toán tử và giá trị.

   • Sử dụng chế độ Nâng cao để nhập hoặc cập nhật nhiều hơn hai mệnh đề, so sánh, cột, toán tử và giá trị.

5. Chọn OK.

Để lọc nhiều cột, hãy lọc một cột đầu tiên, rồi lặp lại một bộ lọc cột cho mỗi cột bổ sung.

Trong ví dụ trên thanh công thức như sau, hàm Table.SelectRows trả về một truy vấn được lọc theo Bang và Năm.

Giá trị null hoặc trống xảy ra khi một ô không có gì trong đó. Có hai phương pháp để loại bỏ giá trị null hoặc trống:

Sử dụng Tự Lọc

1. Để mở truy vấn, hãy định vị truy vấn đã tải trước đó từ Trình soạn thảo Power Query, chọn một ô trong dữ liệu, rồi chọn Truy vấn> Sửa. Để biết thêm thông tin , hãy xem mục Tạo, tải hoặc chỉnh sửa truy vấn trong Excel.

2. Chọn mũi tên xuống bên cạnh cột mà bạn muốn lọc.

3. Bỏ chọn hộp kiểm (Chọn Tất cả) để bỏ chọn tất cả các cột.

4. Chọn Loại bỏ trống rồi chọn OK.

Phương pháp này sẽ kiểm tra từng giá trị trong một cột bằng cách dùng công thức này (đối với cột "Tên"):

Table.SelectRows(#"Changed Type", each ([Name] <> null and [Name] <> ""))

Dùng lệnh Loại bỏ Hàng Trống

1. Để mở truy vấn, hãy định vị một truy vấn đã được tải trước đó từ Trình soạn thảo Power Query, chọn một ô trong dữ liệu, rồi chọn Dữ liệu> truy > Sửa. Để biết thêm thông tin , hãy xem mục Tạo, tải hoặc chỉnh sửa truy vấn trong Excel.

2. Chọn Trang > Loại bỏ Hàng > Loại bỏ Hàng Trống.

Để xóa bộ lọc này, hãy xóa bước tương ứng bên dưới Các bước đã Áp dụng trong Thiết đặt Truy vấn.

Phương pháp này sẽ kiểm tra toàn bộ hàng dưới dạng bản ghi bằng công thức này:

Table.SelectRows(#"Changed Type", each not List.IsEmpty(List.RemoveMatchingItems(Record.FieldValues(_), {"", null})))

Lọc hàng theo vị trí tương tự như lọc hàng theo giá trị, ngoại trừ việc các hàng được bao gồm hoặc loại trừ dựa trên vị trí của chúng trong dữ liệu truy vấn thay vì theo giá trị.

Để giữ lại các hàng trên cùng

1. Để mở truy vấn, hãy định vị truy vấn đã tải trước đó từ Trình soạn thảo Power Query, chọn một ô trong dữ liệu, rồi chọn Truy vấn> Sửa. Để biết thêm thông tin , hãy xem mục Tạo, tải hoặc chỉnh sửa truy vấn trong Excel.

2. Chọn Trang > Giữ Lại Hàng >Giữ Hàng Trên cùng.

3. Trong hộp thoại Giữ Hàng Trên cùng, hãy nhập số trong Số hàng.

4. Chọn OK.

Để giữ lại hàng dưới cùng

1. Để mở truy vấn, hãy định vị truy vấn đã tải trước đó từ Trình soạn thảo Power Query, chọn một ô trong dữ liệu, rồi chọn Truy vấn> Sửa. Để biết thêm thông tin , hãy xem mục Tạo, tải hoặc chỉnh sửa truy vấn trong Excel.

2. Chọn Trang > Giữ Lại Hàng >Giữ Hàng Dưới cùng.

3. Trong hộp thoại Giữ Hàng Dưới cùng, hãy nhập số trong Số hàng.

4. Chọn OK.

Để giữ một phạm vi hàng

Đôi khi, bảng dữ liệu được lấy từ một báo cáo với bố trí cố định. Ví dụ: năm hàng đầu tiên là tiêu đề báo cáo, theo sau là bảy hàng dữ liệu, sau đó là một số hàng đa dạng có chứa chú thích. Nhưng bạn chỉ muốn giữ lại các hàng dữ liệu.

1. Để mở truy vấn, hãy định vị một truy vấn đã được tải trước đó từ Trình soạn thảo Power Query, chọn một ô trong dữ liệu, rồi chọn Dữ liệu> truy > Sửa. Để biết thêm thông tin , hãy xem mục Tạo, tải hoặc chỉnh sửa truy vấn trong Excel.

2. Chọn Trang > Giữ Lại Hàng > Giữ Lại Phạm vi Hàng.

3. Trong hộp thoại Giữ Phạm vi Hàng , hãy nhập số trong Hàng đầutiên và Số hàng. Để làm theo ví dụ, hãy nhập sáu làm hàng đầu tiên và bảy làm số hàng.

4. Chọn OK.

Để loại bỏ hàng trên cùng

1. Để mở truy vấn, hãy định vị một truy vấn đã được tải trước đó từ Trình soạn thảo Power Query, chọn một ô trong dữ liệu, rồi chọn Dữ liệu> truy > Sửa. Để biết thêm thông tin , hãy xem mục Tạo, tải hoặc chỉnh sửa truy vấn trong Excel.

2. Chọn Trang > Loại bỏ Hàng >Loại bỏ Hàng Trên cùng.

3. Trong hộp thoại Loại bỏ Hàng Trên cùng, hãy nhập số trong Số hàng.

4. Chọn OK.

Để loại bỏ hàng dưới cùng

1. Để mở truy vấn, hãy định vị một truy vấn đã được tải trước đó từ Trình soạn thảo Power Query, chọn một ô trong dữ liệu, rồi chọn Dữ liệu> truy > Sửa. Để biết thêm thông tin , hãy xem mục Tạo, tải hoặc chỉnh sửa truy vấn trong Excel.

2. Chọn Trang > Loại bỏ Hàng >Loại bỏ Hàng Dưới cùng.

3. Trong hộp thoại Loại bỏ Hàng Dưới cùng, hãy nhập số trong Số hàng.

4. Chọn OK.