Khi bạn lưu tài liệu trong thư viện trên site SharePoint của tổ chức bạn và đồng nghiệp của bạn có vị trí trung tâm để truy nhập vào tài liệu.
Để chia sẻ tài liệu, bạn có thể gửi một nối kết chứ không phải là gửi tệp đính kèm. Bằng cách đó, bạn duy trì chỉ một bản sao duy nhất của tài liệu. Nếu mọi người cần phải thực hiện chỉnh sửa, họ sẽ làm như vậy trong cùng một bản sao, mà không cần phải điều hoà nhiều phiên bản và bản sao của tài liệu.
SharePoint cũng có thể theo dõi các phiên bản của một tài liệu, trong trường hợp bạn cần truy xuất phiên bản trước đó. Bạn cũng có thể chọn nhận thông báo email khi các thay đổi đối với tài liệu được thực hiện.
Tùy thuộc vào phiên bản SharePoint mà tổ chức của bạn sử dụng, bạn có thể sử dụng các tính năng cộng tác khác. Nếu tổ chức của bạn đang chạy SharePoint 2010 hoặc Microsoft 365, hãy lưu trữ tài liệu trong thư viện SharePoint cho phép bạn chỉnh sửa tài liệu với nhiều người cùng một lúc trong Microsoft Word 2010 hoặc Microsoft PowerPoint 2010. Ngoài ra, nếu Office Web Apps được cấu hình, bạn có thể sử dụng trình duyệt web của mình để xem và sửa các tài liệu Word, Excel, PowerPoint và OneNote và bạn có thể sửa các tệp Excel và OneNote với nhiều người cùng một lúc trong trình duyệt.
Trong Word, Excel hoặc PowerPoint
-
Bấm vào tab Tệp, rồi bấm Lưu & Gửi.
-
Bấm lưu vào SharePoint.
-
Bấm duyệt đến vị trí.
Lưu ý: Nếu bạn đang lưu tài liệu vào vị trí SharePoint mà bạn đã sử dụng, hãy bấm vào tên của nó.
-
Trong hộp tên tệp , nhập địa chỉ web của thư viện tài liệu, chẳng hạn như tài liệu http://fabrikam/Shared, rồi nhấn Enter.
-
Nhập tên cho tệp, rồi bấm lưu.
Trong OneNote
-
Bấm vào tab Tệp rồi bấm Chia sẻ.
-
Bấm vào sổ ghi chép mà bạn muốn lưu.
-
Bấm mạng, rồi bấm vào một thư viện tài liệu trong danh sách vị trí. Nếu thư viện tài liệu bạn muốn không được liệt kê, hãy bấm duyệt để định vị nó.
-
Bấm Chia sẻ Sổ ghi chép.
-
OneNote cung cấp cho bạn cơ hội để gửi một nối kết đến sổ ghi chép. Nếu bạn muốn, hãy bấm vào liên kết emailvà soạn thư email.
Lưu ý: Nếu bạn chia sẻ sổ ghi chép của mình trong thư viện tài liệu mà Office Web Apps được cấu hình, thông điệp email chứa hai nối kết. Một nối kết sẽ mở sổ ghi chép trong ứng dụng OneNote trên máy tính và nối kết khác sẽ mở sổ ghi chép trong OneNote Web App.
